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daniel cerf eric gerini maîtriser l art du recrutement de la planification des besoins en personnel à la communication de la décision d embauche ress ou rc eshuma in e s un problème pas de problème!

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cip-notice abrégée de la deutsche bibliothek maîtriser l art du recrutement auteurs daniel cerf eric gerini direction de projet birgitt bernhard-postma weka business media ag suisse © weka business media ag zurich 2011 sous réserve de droits d édition la reproduction totale ou partielle des contenus est interdite les définitions recommandations et informations juridiques émises dans le cadre de cet ouvrage reflètent le point de vue des auteurs bien que la rédaction de la maison d édition accorde le plus grand soin à l exactitude des données que le lecteur peut consulter dans cet ouvrage des erreurs ne sont jamais exclues la maison d édition et ses auteurs ne peuvent en aucune façon être rendus responsables des dommages quelconques pouvant résulter de l utilisation de données erronées mentionnées dans cet ouvrage weka business media ag hermetschloostr 77 ch-8048 zurich téléphone 044 434 88 88 téléfax 044 434 89 99 www.weka.ch zurich · kissing · paris · amsterdam · vienne isbn 978-3-297-02007-4 1re édition 2011 impression kösel gmbh co kg layout dimitri gabriel composition peter jäggi un problème pas de problème!

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table des matières 1 table des matières introduction 3 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.5.1 1.1.5.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.6.1 1.2.6.2 1.2.6.3 1.2.6.4 1.2.6.5 1.2.6.6 1.2.6.7 1.2.6.8 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.4.1 2.1.4.2 2.1.4.3 2.1.4.4 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.4.1 2.2.4.2 2.2.4.3 2.2.4.4 planification des besoins en personnel et préparation du recrutement 5 planification et gestion prévisionnelle des besoins en personnel 6 principes de la planification du personnel 6 buts de la gestion prévisionnelle de besoins en personnel 7 formes de la planification du personnel 8 procédure en planification des besoins en personnel 9 documents pratiques 10 exemple de tableau récapitulatif 10 annonce des besoins en personnel 10 préparation du recrutement 12 détermination du poste à pourvoir 12 etablissement de la description de poste 15 formulation des descriptions de fonction et de poste 18 profil d exigences 23 etablissement du salaire et autres avantages offerts aux employés 29 documents pratiques 30 comment procéder à la rédaction d un descriptif d emploi 30 les étapes de la construction du descriptif de poste 31 listes de compétences 33 trame d une fiche de profil 35 profil d exigences 37 description de fonction vierge 41 modèle de descriptif d emploi d une secrétaire de direction 51 modèle de descriptif de fonction d un cadre moyen 53 contact avec le marché et publication d une annonce 57 contact avec le marché 58 in ou outsourcer le recrutement quelles conséquences pour l entreprise 58 rôle des intervenants dans la politique de recrutement 64 principaux canaux de recrutement 69 documents pratiques 70 le choix entre la promotion interne et le recrutement 70 les dix commandements pour un recrutement réussi 72 manières de procéder dans le cadre de la recherche du personnel 72 savoir choisir les supports de recherche et rédiger l offre d emploi 74 publication d une annonce 76 les éléments qui optimisent les chances d atteindre le bon candidat 76 différentes formes d annonces 77 concevoir et publier des annonces 80 documents pratiques 84 contrôle du texte d une annonce 84 eléments d une annonce de presse 85 exemple d une annonce publiée dans la presse 86 exemple d une annonce publiée en ligne 87 maîtriser l art du recrutement

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2 table des matières 2.2.4.5 2.2.4.6 2.2.4.7 2.2.4.8 3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.3.1 3.2.3.2 3.2.3.3 3.2.3.4 3.2.3.5 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.7.1 4.1.7.2 4.1.7.3 4.1.7.4 4.1.7.5 4.1.7.6 4.1.7.7 4.1.7.8 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.2.1 4.2.2.2 4.2.2.3 4.2.2.4 4.2.2.5 4.2.2.6 exemple d une annonce publiée à l interne 88 exemple d une annonce pour une employée de commerce 89 exemple d une annonce pour un cadre moyen 90 exemple d une annonce pour un cadre supérieur 91 dossier de candidature et sélection du personnel 93 cadre légal ce qu il faut savoir sur la sélection des candidats 95 principe d égalité de traitement 95 protection des données personnelles 97 engagement d un employé étranger 97 outils de sélection des candidats 101 cv lettres de motivation et certificats 101 références 105 documents pratiques 108 analyser un cv une lettre de motivation et un certificat de travail 108 analyser les candidatures 114 evaluer les candidatures 115 codes utilisés dans les certificats de travail 121 evaluation des certificats de travail 126 entretien de recrutement prise de décision et sa communication 131 entretien de recrutement 132 méthodes d entretiens 132 eléments de l entretien de recrutement 135 exemple d entretien 154 guide pratique de l entretien de recrutement 156 recours aux outils psychométriques et assessments 166 méthodes complémentaires 170 documents pratiques 174 les étapes de l entretien de recrutement 174 entretien de présentation check-liste 178 questionnaire sur l entretien d embauche 181 trame de questionnement en phase d investigation 197 check-liste de la gestuelle d entretien 198 modèle de synthèse d entretien 199 vue d ensemble sur les candidatures reçues 200 matrice de décision 201 engagement et intégration 204 entrée et introduction 205 documents pratiques 208 lettre de bienvenue 208 check-liste entrée en fonction et initiation 209 préparation du dossier d informations du nouvel employé 212 plan type du livret d accueil 212 note d information interne 214 la procédure d intégration du salarié 214 auteurs 216 un problème pas de problème!

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introduction 3 introduction tout l art du recrutement consiste à engager les compétences nécessaires au moment où l entreprise en a besoin aux meilleures conditions du marché et en offrant un cadre de travail permettant d assurer le meilleur rendement des ressources engagées l engagement de personnel est un exercice délicat nécessitant au préalable la détermination d une politique d entreprise · l entreprise évolue et il n est pas toujours aisé d identifier les besoins en personnel combien de travailleurs devront être engagés et quelles sont les compétences dont l entreprise a besoin aujourd hui et dans le futur · selon l organisation du travail dans l entreprise la fluctuation des besoins dans la journée dans la semaine ou dans la saison les ressources à engager peuvent nécessiter plus ou moins de souplesse l employeur doit pouvoir trouver le meilleur équilibre entre les différents types de contrats existants de durée déterminée ou indéterminée à temps complet ou à temps partiel et s assurer que les conditions d engagement et de travail sont conformes aux dispositions légales · a quelles conditions le marché offre-t-il les compétences dont l entreprise a besoin ces compétences sont-elles en abondance sur le marché ou au contraire difficiles à trouver l entreprise souhaite-t-elle s attacher les meilleures compétences que le marché offre ou est-elle prête à investir dans un effort de formation · l entreprise doit déterminer comment elle souhaite équilibrer et arbitrer le développement professionnel par les promotions internes et l acquisition de compétences nouvelles à l extérieur · les canaux de recrutement doivent être soigneusement choisis en fonction de la nature des compétences recherchées sur le marché · la sélection des candidatures d abord par les dossiers puis lors d entretiens et éventuellement de tests reste avant tout un exercice de prédiction dont le principal objectif sera de faire le meilleur choix en limitant les risques quels sont les rôles des gestionnaires rh et des responsables hiérarchiques durant le processus d engagement et avec quels outils de sélection le processus est-il conduit · l accueil et la qualité du programme d intégration est déterminante dans les chances de succès de l engagement un positionnement de l entreprise sur chacun de ces points lui permettra de dessiner une politique d engagement nécessaire principalement pour · positionner l image que l entreprise souhaite donner d elle-même en tant qu employeur · limiter les risques d échec une erreur au niveau d un engagement a des incidences financières importantes et peut affecter durablement l ambiance et l organisation du travail dans un service maîtriser l art du recrutement

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4 introduction l objectif de ce business book est de décrire chaque étape du processus d engagement en développant les éléments qui permettront au lecteur de définir une politique d engagement nous décrirons également à chaque étape les outils permettant de gérer dans les meilleures conditions le processus menant à l engagement et l accueil de nouveaux collaborateurs planification et gestion prévisionnelle des besoins · nombre de postes à pourvoir · compétences nécéssaires détermination du poste à pourvoir des critères de réussite du poste et du profil de compétences recherchées recrutement · interne · externe la sélection des candidats et la décision d engagement accueil et intégration un problème pas de problème!

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1 planification des besoins en personnel et préparation du recrutement 5 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.5.1 1.1.5.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.6.1 1.2.6.2 1.2.6.3 1.2.6.4 1.2.6.5 1.2.6.6 1.2.6.7 1.2.6.8 planification des besoins en personnel et préparation du recrutement planification et gestion prévisionnelle des besoins en personnel 6 principes de la planification du personnel 6 buts de la gestion prévisionnelle de besoins en personnel 7 formes de la planification du personnel 8 procédure en planification des besoins en personnel 9 documents pratiques 10 exemple de tableau récapitulatif 10 annonce des besoins en personnel 10 préparation du recrutement 12 détermination du poste à pourvoir 12 etablissement de la description de poste 15 formulation des descriptions de fonction et de poste 18 profil d exigences 23 etablissement du salaire et autres avantages offerts aux employés 29 documents pratiques 30 comment procéder à la rédaction d un descriptif d emploi 30 les étapes de la construction du descriptif de poste 31 listes de compétences 33 trame d une fiche de profil 35 profil d exigences 37 description de fonction vierge 41 modèle de descriptif d emploi d une secrétaire de direction 51 modèle de descriptif de fonction d un cadre moyen 53 maîtriser l art du recrutement

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6 1 planification des besoins en personnel et préparation du recrutement 1 planification des besoins en personnel et préparation du recrutement 1.1 planification et gestion prévisionnelle des besoins en personnel 1.1.1 principes de la planification du personnel en bref une entreprise pour rester compétitive doit aujourd hui faire preuve d une grande faculté d adaptation aux changements imposés par des marchés en évolution constante cette nécessité se traduit dans l entreprise par des structures et une organisation capables de réagir de manière souple et rapide en particulier en mobilisant ou en démobilisant les ressources nécessaires dans des laps de temps très courts dans un contexte d avenir incertain il est délicat de planifier à moyen ou long terme l évolution des besoins en ressources et en compétences il n en demeure pas moins qu un exercice de planification des besoins en ressources est une composante importante d une politique de gestion des ressources humaines en effet plus les fluctuations en besoins de personnel pourront être évaluées à l avance et meilleure en sera la gestion des incidences financières et humaines les lois protègent les travailleurs en ce sens que les entreprises ne peuvent faire supporter leurs risques à leurs employés lorsque par exemple une société enregistre une baisse importante d activité elle ne pourra pas simplement demander à son personnel de travailler moins et ainsi ajuster ses frais de salaire à l évolution de la production a un rythme d environ une fois par année cet exercice de planification de l évolution des besoins de personnel devrait être effectué il accompagne en règle générale le processus de budgétisation annuelle les paramètres permettant alors de mesurer cette évolution des besoins sont · les mouvements de personnel connus soit les taux de rotation prévisionnels par profession les futurs départs connus comme les retraites · l évolution de l activité de l entreprise le développement de nouvelles lignes de produits l ouverture de filiales la sous-traitance de certaines activités le repositionnement géographique de certaines activités ou la délocalisation la perte de parts de marchés et la baisse de production · l évolution des outils de production et l acquisition de nouvelles technologies l introduction de la robotique et l automatisation de certaines activités un problème pas de problème!

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1 planification des besoins en personnel et préparation du recrutement 7 · les modifications de la législation du travail des conventions collectives de travail ou des réglementations internes de travail pouvant avoir une incidence sur l emploi comme par exemple la modification des durées du travail les changements relatifs à la sécurité et la santé au travail ou encore dans les dispositions relatives à la conclusion du contrat de travail de sa modification et de sa résiliation cet exercice est en règle générale piloté par le responsable en charge de la gestion des ressources humaines il évaluera ces paramètres et leurs incidences par secteur d activité dans l entreprise et par profession un tableau des effectifs et des variations prévisionnelles des effectifs peut être rempli comprenant · les effectifs par métier dans l entreprise · les postes vacants au moment où l exercice est fait · les départs prévus pour la période à venir · les changements structurels et organisationnels ou autres modifications des réglementations de travail et les incidences en effectifs et nombres de postes de travail peuvent être reportées dans le tableau la prise en compte de l ensemble de ces facteurs permettra de mesurer l évolution des besoins en personnel aussi bien quantitativement qu au niveau des besoins prévisionnels en compétences nécessaires le responsable des ressources humaines coordonnera cet exercice avec l ensemble des responsables des secteurs ou départements de l entreprise qui eux sont les principaux répondants de l évaluation de leurs futurs besoins en personnel 1.1.2 buts de la gestion prévisionnelle des besoins en personnel cet exercice d évaluation des besoins futurs en personnel permettra de concrètement mettre en oeuvre la politique de ressources humaines que l entreprise s est fixée si l entreprise souhaite par exemple favoriser le développement professionnel interne et y associer des programmes de formation elle ne pourra véritablement mettre en oeuvre une telle politique qu à condition d anticiper les futurs besoins en compétences faute de quoi les investissements consentis dans de tels programmes ne pourront être rentabilisés et même dans certains cas produiront les effets contraires à ceux recherchés par exemple un programme de formation de futurs cadres n offrant à son terme pas les possibilités de développement professionnel initialement prévues pour les candidats n aura pour d autre effet que de voir des collaborateurs talentueux et formés par l entreprise quitter celle-ci pour valoriser dans d autres environnements les compétences développées maîtriser l art du recrutement

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8 1 planification des besoins en personnel et préparation du recrutement les programmes que l entreprise pourra ainsi mettre en oeuvre grâce à une gestion prévisionnelle des besoins en effectifs sont · un recrutement externe et interne équilibré et tenant compte de l abondance ou non sur les marchés des compétences recherchées · la formation et le développement professionnel dans l entreprise · le recrutement interne · la planification budgétaire · les objectifs de productivité des unités · l organisation du travail des congés et des remplacements · l équilibre entre les différents types de contrats comme ceux de durées indéterminées ou déterminées à plein temps ou temps partiel la gestion annuelle du temps de travail le travail rémunéré sur une base horaire mensuelle ou à la tâche · les formations et les stages proposés par l entreprise une gestion prévisionnelle des besoins en effectifs permettra de déployer une politique des ressources humaines dont les buts premiers restent d offrir au personnel les meilleures conditions de travail possibles et répondant aux attentes de chacun sous la contrainte des objectifs de développement et de rentabilité économique de l entreprise 1.1.3 formes de planification du personnel la planification du personnel comprend les domaines techniques suivants planification des besoins en personnel la planification des besoins en personnel constitue le «noyau» de la planification du personnel avec ce concept on aborde la transmission du besoin en personnel d un point de vue quantitatif et qualitatif quantitatif signifie dans ce contexte «de combien de personnes a-t-on besoin?» l aspect qualitatif est couvert par la question «quelles sont les connaissances et les compétences que devront avoir nos collaborateurs à l avenir?» de telles décisions seront prises une fois que vous aurez comparé vos objectifs d exploitation avec les capacités actuelles de votre entreprise planification du recrutement de personnel si la planification des besoins en personnel révèle une carence en collaborateurs la planification du recrutement de personnel constituera l étape suivante vous réfléchissez aux carences en personnel que vous souhaitez combler planification de réduction de personnel si par contre la planification des besoins en personnel indique un excédent en collaborateurs et qu aucune commande supplémentaire n est prévue vous devrez considérer une planification de réduction du personnel que vous le vouliez ou non un problème pas de problème!

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1 planification des besoins en personnel et préparation du recrutement 9 planification du développement du personnel la planification de développement du personnel pose la question de savoir quelles sont les connaissances et les compétences du personnel que vous devez leur faire acquérir planification du déploiement du personnel qui va travailler où combien de collaborateurs faut-il pour une commande déterminée la planification du déploiement du personnel implique la répartition de la main-d oeuvre sur un plan quantitatif qualitatif et temporel planification de la structure du personnel c est surtout dans les grandes entreprises que la décomposition du personnel par âge sexe nationalité qualification et autres critères est analysée régulièrement vous pouvez ainsi prévenir le fait qu une génération complète parvienne de manière «surprenante» à l âge de la retraite que tous les collaborateurs prennent leurs vacances en même temps ou que des connaissances linguistiques importantes viennent à manquer planification des frais de personnel evidemment l évolution des frais de personnel influe selon le modèle de calcul d entreprise sur les différents centres de coûts ou de profits en totalité ou pour partie 1.1.4 procédure en planification des besoins en personnel la procédure en planification des besoins en personnel est souvent la suivante dimension de la planification quantité ­ ­ ­ qualité explication personnel prÉvu personnel rÉel entrées prévisibles arrivées sorties prévisibles départs prises de retraite déplacements etc besoin prévisible départs vraisemblables fluctuation besoin vraisemblable qualification prÉvue ­ qualification rÉlle besoin où filiale département les collaborateurs doivent-ils être disponibles a quel moment les collaborateurs doivent-ils être disponibles combien de temps les employés sont-ils requis budget lieu moment/durée coûts maîtriser l art du recrutement

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10 1 planification des besoins en personnel et préparation du recrutement 1.1.5 documents pratiques 1.1.5.1 exemple de tableau récapitulatif métiers ­ effectifs/postes départs prévus autres variations autres variations variations variations totales totales prévues prévues postes effectifs managers administration ouvriers prod pers entretien totaux commentaires relatifs aux variations d effectifs prévues 1.1.5.2 annonce des besoins en personnel supérieur hiérarchique direct téléphone département centre de coûts demande de remplacement pour demande supplémentaire justificatif départ le oui non budget disponible oui non un problème pas de problème!

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1 planification des besoins en personnel et préparation du recrutement 11 descriptif de la fonction date d entrée souhaitée temps de travail semaine auxiliaire limité jusqu au autres domaine d activités profil d exigences formation expérience professionnelle compétences connaissances caractéristiques de la personnalité langues autres proposition pour l occupation proposition pour le recrutement date signature maîtriser l art du recrutement

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