Como elaborar manuais de formação

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rosário cação novembro de 2010 versão 2.1

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título como elaborar manuais de formação autora rosário cação rosario@evolui.com editor evolui.com cação e melo lda ilha da morraceira apartado 3 ­ estação 3081-851 figueira da foz 3081 edição novembro de 2010 versão 2.1 palavras-chave estilos de escrita formadores profissionais manuais de formação recursos didácticos ormadores imagem da capa rosário cação e evolui.com® agradecimentos a autora agradece a todos os seus clientes que têm contribuido com sugestões que lhe têm permitido ajudar os formadores profissionais a melhorarem os seus manuais de formação copyright copyright de rosário cação e evolui.com® este documento foi produzido a pedido de muitos formadores para orientar a produção de manuais de formação pode ser usado livremente e dissemina disseminado desde que mencionada a fonte como citar este documento cação r 2010 como elaborar manuais de formação versão 2.1 disponível em http www.slideshare.net/rosariocacao/manual-2010-5727819 http www.slideshare.net/rosariocacao/manual 2

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sobre a autora rosário cação nasceu em lisboa em 1974 É doutorada em ciências e tecnologias da informação pela universidade de coimbra e licenciada em gestão e administração de empresas pela universidade católica do porto tem ainda um mba pela escola de gestão do porto da universidade do porto foi administradoras de duas empresas do tradoras grupo sonae das quais tinha sido coco -fundadora e trabalhou em diversos sectores fundadora de actividade actualmente é directora-geral e directora sócia do evolui.com e presta consultoria a empresas e instituições de ensino e formação formaç o seu desempenho empresarial e académico têm sido reconhecido com inúmeros prémios 3

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Índice geral 3 sobre a autora resumo 5 introdução 6 1 trabalhos preparatórios 7 2 regras a não esquecer 8 3 elementos básicos dos manuais de formação 9 4 erros recorrentes 11 5 dúvidas frequentes 12 5.1 como formato referências bibliográficas 12 5.2 como formato os índices 13 5.3 como formato e cito as tabelas e as imagens 14 referências bibliográficas 16 leituras recomendadas 16 anexos 17 anexo 1 critérios de apreciação e avaliação de manuais de formação 18 Índice de tabelas tabela 1 erros frequentes na produção de manuais de formação 11 tabela 2 formatação de tabelas e imagens 14 Índice de figuras figura 1 elementos que motivam o leitor do manual 14 figura 2:esquema em disposição horizontal 15 4

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resumo este manual apresenta as principais regras de produção de manuais de formação expondo por um lado as principais regras de elaboração dos manuais e por outro exemplos práticos e formatações que podem ser copiados e adaptados noutros manuais destinado a formadores e a todos aqueles que precisam de produzir manuais de formação ou de alguma forma documentar informação este manual auxilia a produção de recursos didácticos escritos que são um auxiliar da aprendizagem do formando durante a formação e um referencial de utilização após terminada a formação ferencial 5

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introdução a maioria dos formadores é preparada para produzir apresentações em power point que apoiem o formando durante as sessões presenciais da formação no entanto raramente os formadores sabem elaborar manuais de formação de forma correcta a elaboração de laborar manuais de forma correcta revela se essencial por vários motivos primeiro porque eles revela-se são a parte estruturante de uma formação são a base a partir da qual são preparadas e dinamizadas as sessões presenciais acresce que eles sistematizam os temas chave que sões podem ser abordados de forma ligeira ou menos feliz nas sessões presenciais ou que por algum motivo não tenham sido compreendidos pelo formando por último tirando o conhecimento que o formando desenvolveu durante a formação o manual é aquilo com ormando que o formando fica depois da formação e se o conhecimento desenvolvido pode ser esquecido se não for aplicado e exercitado já o manual revela se um suporte tangível ao revela-se qual pode recorrer sempre que necessitar mesmo depois da formação terminar e quando re o formador já não está disponível neste manual são enfatizadas as preocupações que o formador deve ter ao elaborar manuais de formação o que deve incluir nos manuais e de que forma o objecti objectivo deste manual é também que o formador tenha um exemplo prático disponível concretamente pretende-se que o formador pegue neste documento e o utilize adaptando para iniciar se os seus próprios manuais de formação no primeiro capitulo são identificadas as etapas do processo preparatório da elaboração dos manuais o trabalho preparatório vai permitir que o formador não se perca e consiga definir à partida como será o manual e evite perder se numa tarefa que se torne perder-se gigantesca de seguida são apresentadas as regras básicas que o formador deve ter sempre em mente ao elaborar os manuais com estas regras interiorizadas o formador irá garantir que o manual que está a produzir não se desvia dos objectivos traçados está adequado ao público-alvo e que os materiais estão preparados para serem trabalhados de forma alvo hamoniosa e eficaz o terceiro capítulo detalha os elementos que devem constar num manual desde a capa aos anexos passando por especificar o que deve ser abordado por exe exemplo na introdução e em outras partes do manual o quarto capítulo resulta da experiência do evolui.com em elaborar analisar e avaliar manuais de formação e sintetiza os principais erros que mais frequentemente são detectados nos manuais de formação o quinto capítulo mais positivo do que o anterior dá resposta a três dúvidas operacionais que os formadores geralmente têm 6

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1 trabalhos preparatórios antes de começar a preparar manuais de formação devem ser esclarecidas várias questões · · · porque é que o manual é necessário quem são os destinatários do manual qual é o seu perfil em que formato será feito o manual geralmente os manuais são feitos em formato a4 297x210 mm mas nem sempre assim acontece por exemplo os manuais do evolui.com são feitos em formato 800x600 ou 1024x768 pixeis para são poderem ser utilizados online e a versão papel ser facilmente produzida evitando entre outros problemas diferentes versões entre a versão online e a versão papel como é que o manual vai ser usado vai ser o suporte base de uma actividade i um complemento vai ser o elemento principal de estudo ou vai ser um elemento agregador de outros recursos que são indicados para o formando consultar em que suporte será distribuído os manuais podem ser distribuí distribuídos em formato digital uma aplicação ou executável um documento ou um pdf uma apresentação powerpoint ou em papel se for distribuido em papel há que ter em atenção o tipo de impressão as impressões a preto e branco requerem determinados cuidados nas imagens e gráficos qual é a dimensão máxima em número de páginas que podem ter esta questão é relevante nos manuais impressos dados os constrangimentos financeiros associados especialmente se forem em formato de livro ou sebenta qual vai ser a política de disseminação a utilização do manual é restrita ele olítica pode ser distribuído livremente por exemplo pode ser colocado online em sites como o slideshare qual é a política de preços o manual vai ser oferecido ou é pago o manual foi elaborado ao abrigo de algum programa de financiamento se sim deve mencionar essas fontes quais são os requisitos para a eficaz utilização do manual por exemplo o manual requer que determinados módulos de formação tenham sido já abordados com que frequência de deve o manual ser actualizado pode ser já definido uma data limite para que o manual seja revisto qual é o impacto financeiro da criação dos manuais há receitas envolvidas sendo impressos a cargo de quem fica a impressão caso fique a cargo do formador quantas cópias devem ser preparadas e quanto custam vão ser necessários materiais externos por exemplo ilustrações imagens compradas separadores capas argolas etc no caso de serem utilizadas imagens externas tem de ser solicitada aos respectivos autores a devida respectivos autorização · · · · · · · · · 7

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2 regras a não esquecer existem algumas regras que devem ser acauteladas · identifique claramente o tema do manual e os seus objectivos mantenha-se objectivos fiel a eles ao longo de todo o processo de escrita temas que seriam interessantes mas que fogem ao tema e aos objectivos não devem ser abordados no manual defina as etapas de criação do manual e estabeleça um cronograma para as executar escreva a pensar na sua audiência o conteúdo estilo linguagem e layout audiência devem estar adaptados às necessidades do leitor por exemplo leitores menos escolarizados requerem manchas de texto menos densas e uma linguagem simples organize o seu material o material deve ser organizado em pequenas porções material de informação que devem ter títulos e referências de modo a que o leitor não se devem perca em grandes quantidades de informação apenas para obter um simples facto por exemplo os títulos devem estar numerados assim se o leitor estiver no ponto 4 ele sabe que já passou por 3 temas evite no entanto numerações temas complicadas como 2.4.1.4.3 tema x reescreva reveja e edite o seu material nunca nada sai bem feito à primeira material e pode ser melhorado peça comentários a colegas solicite solicite-lhes que revejam o seu manual e não se ofen ofenda com correcções e revisões simplifique a linguagem evite palavras ditas difíceis termos demasiado linguagem técnicos para o contexto e estruturas gramaticais demasiado elaboradas se for necessário forneça definições para cada termo elimine palavras desnecessárias como adjectivos ou advérbios em excesso por exemplo a frase esta questão é muito importante é poluição repare que se não fosse importante não estaria a ser mencionada ou seja se é mencionada no manual é porque é importante e não é preciso referir isso escreva frases curtas e com ideias encadeadas umas nas outras se uma frase tiver mais de 15 20 palavras procure separá-la em duas 15-20 separá frases ou simplificar a ideia utilize gráficos imagens e ilustrações para apoiar os seus conteúdos escritos e elimine imagens chamadas decorativas que apenas são colocadas para aliviar a mancha ou porque é engraçado uma imagem ou um gráfico só devem ser colocados se ajudarem o leitor no seu processo de leitura · · · · · · 8

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3 elementos básicos dos manuais de formação todos os manuais de formação devem conter os seguintes elementos · capa a capa deve incluir · título e subtítulo devem descrever a essência do manual de forma lógica rigorosa concisa e atractiva para o leitor mas sem criar falsa expectativa expectativas · série a que pertence o manual exemplo elaboração de manuais de formação formação inicial de formadores · autores e editor ou entidade para quem os autores prepararam o manual os autores devem ser apresentados por ordem decrescente do contributo para o manual e deve ser indicada a instituição a que pertencem a · data em que foi criado ou publicado ou a versão exemplo versão 2.1 · menção a entidades financiadoras exemplo os logotipos das entidades financiadoras elementos introdutórios · ficha técnica autor editor e isbn ica · agradecimentos por exemplo à entidade financiadora · indicação dos copyrights do manual e de imagens que sejam usadas por exemplo na capa e política de disseminação e utilização para outros fins por exemplo se é possível utilizar esse manual para fins comerciais se utilizar ele pode ser reproduzido e em caso afirmativo em que condições · indicações sobre como usar o manual por exemplo este manual deve ser consultado como complemento ao vídeo · palavras chave as palavras chave não devem ser mais do que 6 e devem ser organizadas de acordo com sistemas de classificação de palavras chave por exemplo para as áreas da psicologia e educação pode usar usar-se a taxonomia da associação americana de psicologia · prefácio opcional · resumo o resumo não deve ter mais do que 200 palavras e deve descrever 1 o que é abordado no manual 2 como é abordado e para quem 3 as ideias chave e 4 a relevância das questões abor abordadas o resumo é a primeira coisa a ser lida com atenção pelo leitor pelo que é o elemento que cria a primeira impressão sobre o manual e pode prender ou perder logo o leitor · · introdução a introdução geralmente é a última coisa a ser escrita pois pode haver pequenos ajustamentos no manual e até alterações de objectivos que se justificaram a introdução deve incluir · uma síntese da problemática à volta do tema que é trabalhado no manual · as principais temáticas abordadas ou o estado da literatura ou o entendimento geral sobre o tema · o objectivo do manual e a sua relevância · a forma como as temáticas são trabalhadas no manual exemplo através de casos práticos · a estrutura do manual o que o leitor encontrará em cada capítulo 9

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· Índices · · · · corpo · Índice de conteúdos índice ou agenda Índice de imagens Índice de autores outros índices por exemplo de equações · · o corpo do manual deve estar organizado em capítulos e etes em tópicos e os tópicos em blocos de texto e parágrafos os capítulos e os tópicos devem estar organizados por tópicos hierarquicamente organizados e com uma sequência lógica e devem estar numerados no corpo do manual devem ser mencionadas de forma abreviada todas as fontes externas ou elementos cujos direitos de autor não per pertencem ao autor do manual · conclusão · a conclusão deve incluir 1 uma reformulação das principais ideias mencionadas dos aspectos mais relevantes e originais ou das principais preocupações descritas 2 a descrição de possíveis problemas aplicações ou implicações dessas questões e 3 recomendações para o leitor em mplicações termos de aprofundamento das questões ou preocupações a ter em conta referências bibliograficas · as referências bibliográficas correspondem a uma lista de artigos livros capítulos de livros site e outros elementos bibliográficos que foram livros citados ao longo do manual deve ser organizada de acordo com um standard de formatação de referências leituras sugeridas · ao contrário das referências bibliográficas que menciona apenas as obras que foram utilizadas pelo autor do manual na elaboração do texto a lista m de leituras sugeridas inclui bibliografia recomendada para leitura complementar recursos adicionais e anexos · os anexos devem estar citados no corpo principal do manual que remete para a sua leitura no final do manual · os anexos devem estar numerados e devem ser apresentados pela ordem em que foram citados no corpo principal por exemplo se o manual inclui dois anexos um sobre motivação e outro sobre liderança na página 10 do manual é referido que as questões da liderança se encontram descritas em pormenor em anexo e na página 20 é referido que as questões de motivação são detalhadas igualmente em anexo o anexo 1 será o texto sobre liderança e o anexo 2 será o texto sobre motivação Índices remissivos · Índice remissivo de autores citados opcional · Índice remissivo de temas opcional · · · · o anexo 1 apresenta uma grelha de apreciação e avaliação de manuais de formação que pode ser utilizada como check list por quem está a preparar os seus manuais check-list 10

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4 erros recorrentes pro existem erros recorrentes que são cometidos por quem está a iniciar a produção de manuais de formação tabela 1 tabela Área referências bibliográficas erros frequentes quem escreve o manual não menciona o autor de ideias frases ou citações imagens ou outros elementos cujos direitos de auto autor pertencem a terceiros o autor do manual não formata as referências bibliográficas de acordo com um dos standards que existem o autor do manual inclui nas referências bibliográficas obras que não citou ao longo do manual manual o autor não inclui índices de temas e outros índices o autor do manual não utilizou os estilos do microsoft word® para identificar títulos e subtítulos e como tal o programa não tinha elementos para gerar os índices e o autor constroi os índices manualmente manualmente o autor não cria legendas nas imagens e nas tabelas o autor não menciona a fonte por baixo da legenda no caso da imagem ou da tabela terem direitos de autor protegidos de terceiros o autor não cita as imagens e tabelas ao longo do texto não referenciando dessa dessa ao leitor quando ao longo da leitura deve prestar atenção a esses elementos imagens desproporcionadas entre si ou em relação ao texto pouco nítidas ou que revelam problemas caso sejam impressas a preto e branco o autor não identifica as principais secções do manual o autor não numera os tópicos do manual a numeração dos tópicos está errada ou não sequencial há quebras de texto ou de tópicos desnecessárias por exemplo desnecessárias inicia um novo tópico no final de uma página em vez de iniciá iniciá-lo na página seguinte quebra desnecessariamente uma tabela em duas páginas quando a mesma pode ser apresentada integralmente na segunda página as manchas de texto não estão equilibradas por exemplo numa texto página há uma mancha densa e na página seguinte os parágrafos são separados por linhas em branco o manual não está todo formatado de forma uniforme fonte tamanho cor a excepção são os títulos e subtítulos mas entre eles devem estar concordantes por exemplo os pontos 1 e 2 deste manual têm uma formatação semelhante o texto à excepção das tabelas não está justificado por exemplo o espaçamento dos parágrafos não está uniforme ao longo do manual as imagens tabelas e demais elementos sobrepõem sobrepõem-se ao texto ou a outros elementos há erros ortográficos que denunciam que o autor ou não reviu o manual ou não passou o corrector ortográfico não utiliza itálicos para palavras estrangeiras utiliza aspas em palavras em vez de utilizar um termo mais adequado e claro ou por preguiça de definir o conceito erros frequentes na produção de manuais de formação 11 · · · Índices · · imagens e tabelas · · · · organização e aspecto · · · · · · · · · linguagem · · · tabela 1:

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5 dúvidas frequentes 5.1 como formato referências bibliográficas existem quatro regras básicas na elaboração de referências bibliográficas cação 2008 · citar o autor de ideias frases ou citações imagens ou outros elementos cujos direitos de autor pertencem a terceiros · formatar as referências bibliográficas de acordo com um dos sta standards que existem · não incluir nas referências bibliográficas obras que não foram citadas ao longo do manual · colocar nas referências bibliográficas todas as obras que foram citadas ao longo do manual tendo em conta que não se deve colocar na lista de referências nenhuma obra que não tenha citada ao longo do manual e que tudo o que é citado no manual deve estar na lista o de referências de seguida são apresentados alguns exemplos onde apenas para chamar a atenção do leitor incluimos sublinhados e onde se deve abstrair do texto incluimos exemplificativo usado exemplo 1 citação normal ao não considerarem a avaliação como uma parte integral das suas formações as organizações que as desenvolvem correm o risco de desaproveitar investimentos e oportunidades de desenvolvimento e esta situação irá permanecer enquanto as organizações e as agencias governamentais continuarem a ser orientadas por uma agencias visão de curto prazo massey 2004 p 465 exemplo 2 autor como elemento da frase horton 2007 p 5 por exemplo refere que em alguns casos o que tem sido feito é sobretudo validação e não avaliação porquanto a questão que é posta é se a formação atingiu ou não os objectivos previamente definidos perspectiva de single-loop ao passo que avaliar vai mais além pretende elaborar um juízo sobre os efeitos práticos da formação a vários níveis e se os objectivos previamente definidos eram os mais ajustados perspectiva de loop duplo exemplo 3 autor citado por out outro burgoyone cooper 1975 citados por foxon 1989 p 3 por exemplo parecem confundir avaliação com pesquisa avaliativa definido como o processo científico de recolha e análise de dados que posteriormente serão alvo de avaliação exemplo 4 várias páginas kirkpatrick e kirkpatrick 2006 pp 43 53 e 65 sugerem a utilização de um grupo de controlo na avaliação dos níveis de aprendizagem do comportamento e dos resultados sempre quando praticável dado que providência melhores evidências ainda que não pre provas de que a mudança ocorreu ou não estes dados podem obter se em formato de questionário online inventário online obter-se relatório online entre outros kirkpatrick kirkpatrick 2006 pp 102-107 kirkpatrick 102 12

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exemplo 6 várias obras do mesmo autor o principal objectivo da avaliação é determinar a eficácia de um programa de formação assim como justificar o investimento na formação demonstrando de que modo esta contribuiu para o alcance dos objectivos da organização fundamentar a continuidade ou não de um determinado programa de formação e obter informação para futuros o melhoramentos ao nível dos programas de formação kirkpatrick 1978 1994 1996 2006 exemplo 7 vários autores na mesma citação É por natureza a técnica utilizada com mais frequência para aferir do sucesso ou insucesso de qualquer estratégia organizacional onde se inclui a estratégia formativa dewhurst 1972 frost 1971 kendall 1971 mishan 1971 pearce 1971 citados por dewhurst hamblin 1974 p 171 existem vários standards de formatação de referências · em portugal existe a norma portuguesa 405 · na área da psicologia e da educação deve utilizar se o sistema da apa utilizar-se 6thamerican psychological association american association · nas áreas da ciência e tecnologia existe o sistema da acm association for computing machinery da ais association for information systems e o ieee machinery association systems institute of electrical and electrinics engineers institute engineers · na área da saúde existe por exemplo o sistema da ama american medical saúde association manual of style style no final do manual estas referências que foram identificadas de forma sintética ao longo do texto são detalhadas na secção referências bibliográficas esta secção inclui então bibliográficas todos os elementos das referências citadas organizados de acordo com um determinado standard de formatação de referência o leitor pode reparar que neste documento todos os autores citados têm as suas obras descritas na lista de referências lista o microsoft word® formata automaticamente as referências bibliográficas mas existem programas mais adequados como o endnote www.endnote.com o mendeley www.mendeley.com e o zotero www.zotero.com sendo que estes dois últimos têm como vantagem serem gratuitos 5.2 como formato os índices na página 4 deve ter repa reparado no índice geral no índice de figuras e no índice de tabelas o caso não saiba utilizar os estilos do microsoft word® sugerimos que veja este vídeo http www.youtube.com/watch?v=u3wh http www.youtube.com/watch?v=u3wh-9sa60w se precisar de actualizar os índices c com o rato colocado em cima de um desses índices clique no botão direito do rato e seleccione update field 13

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5.3 como formato e cito as tabelas e as imagens todas as tabelas e imagens devem ser formatadas de acordo com um conjunto de regras tabela 2 em particular as tabelas e imagens devem ter uma legenda onde são numeradas se a tabela ou a imagem forem propriedade de outro autor deve referenciá referenciálo logo abaixo da legenda no texto se se estiver a referir a uma tabela ou imagem faça erir referência a ela desta forma nota utiliza-se aqui o sublinhado apenas para chamar a se atenção do leitor de como deve citar a tabela tabela na tabela 1 são apresentados os principais elementos que devem constar num manual ou existem vários elementos que devem constar num manual tabela 1 tabela passe o rato em cima do texto tabela 1 que está nos dois parágrafos acima ­ repare que aparecerá a cinzento isso significa que este texto está referênciado e que se o número da tabela for alterado esta referência cruzada também se actualizará utilize também u para tal a funcionalidade de cross-reference do microsoft word® a figura 1 é aqui incluida para ilustrar como citar um elemento neste caso uma imagem cujos direitos de autor pertencem a outra obra ainda que do mesmo autor depois da legenda é referida a fonte a figura 2 chama atenção do leitor para a gestão de imagens verticais a meio dos manuais também aqui deve o leitor abstrair-se da imagem usada abstrairmeramente para efeitos ilustrativos formatação legenda descrição devem ser denominadas de tabela ou figura devem ser numeradas por exemplo tabela 1 ou figura 2 por fim devem ser legendadas ou seja devem ter um título devem mencionar a fonte caso se aplique depois da legenda mencionar utilize a funcionalidade `references do microsoft word® para as gerir references insert captation só dessa forma garantirá que no final references poderá criar um índice de tabelas e figuras automatico se passar o rato em cima do número da tabela verá que aparece a cinzento cite a tabela antes de a mostrar por exemplo no primeiro parágrafo desta página é mencionado todas as tabelas e imagens devem ser formatadas de acordo com um conjunto de regras tabela 2 o que tabela está a ser dito ao leitor é que nesse momento deve prestar atenção à momento tabela 2 utilize a funcionalidade references cross-reference reference tabela 2 formatação de tabelas e imagens fonte formatação citação figura 1 elementos que motivam o leitor do manual 1 adaptado de cação 2010 cação 2010 14

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figura 2:esquema em disposição horizontal adaptado de phillips stone 2002 p 24 phillips stone 2002 p 24 phillips 24 15

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