A IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS PARA AS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS: UM ESTUDO DE CASO PARA O SETOR EDITORIAL

 

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Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Centro Universitário SENAC, Unidade Nove de Julho, como requisito legal para obtenção do título de especialista em Controladoria e Finanças. Orientadora: Profa. Adriana Marques Dias

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CENTRO UNIVERSITARIO SENAC PÓS-GRADUAÇÃO CONTROLADORIA E FINANÇAS UNIDADE NOVE DE JULHO GISELLE REZENDE PINHO A IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS PARA AS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS: UM ESTUDO DE CASO PARA O SETOR EDITORIAL SÃO PAULO 2011

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GISELLE REZENDE PINHO A IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS PARA AS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS: UM ESTUDO DE CASO PARA O SETOR EDITORIAL Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Centro Universitário SENAC, Unidade Nove de Julho, como requisito legal para obtenção do título de especialista em Controladoria e Finanças. Orientadora: Profa. Adriana Marques Dias São Paulo 2011

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GISELLE REZENDE PINHO A IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS PARA AS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS: UM ESTUDO DE CASO PARA O SETOR EDITORIAL Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Centro Universitário SENAC, Unidade Nove de Julho, como requisito legal para obtenção do título de especialista em Controladoria e Finanças. Orientadora: Profa. Adriana Marques Dias A banca examinadora do Trabalho de Conclusão de Curso em sessão pública realizada em __/__/____ considerou os candidatos ______________.

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Dedicatória Dedico este trabalho a todas as mulheres que brilham e que em algum momento de suas vidas foram capazes de perceber que podemos fazer a diferença e mudar a nossa própria realidade e a dos que estão a nossa volta. Em especial, à minha avó Carolina, que mesmo não estando mais entre nós me deixou a melhor das lições: “O que não está em nossas mãos, para resolvermos, está na Deus.”

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Agradecimentos Agradeço em primeiro lugar a Srta. Patty Pachas, Diretora da empresa analisada, que acreditou que uma mulher, mãe de três filhos, dona de casa e que tentava ser exemplar em seus afazeres domésticos, poderia voltar ao mercado de trabalho depois de 14 anos e fazer a diferença em sua empresa. Agradeço a minha família que como sempre me apoiou e acreditou incondicionalmente em todos os projetos a que me dispus realizar, mesmo os que pareciam não ser os mais adequados.

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Epígrafe “Dos diversos instrumentos do homem, o mais assombroso é, sem dúvida o livro. Os demais são extensões do seu corpo... Mas o livro é outra coisa, o livro é uma extensão da memória e da imaginação." Jorge Luís Borges - El Libro - de los diversos instrumentos del hombre, el más asombroso es, sin duda, el libro - Universidad de Belgrano, em maio de 1978 - citado em "Jorge Luís Borges: La biblioteca, símbolo y figura del Universo"; Por Angel Nogueira Dobarro; publicado por Anthropos Editorial, 2004; ISBN 847658640X, 9788476586402; 189 páginas; books. google, página 69

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Resumo Diante da nova ordem econômica, onde as empresas precisam ser ágeis e precisas na tomada de decisão, bem como ter a mesma característica para manter ou mudar o rumo traçado na busca dos objetivos impostos, a informação confiável é a chave do sucesso. “A administração tem de estar no presente e no futuro. Precisa fazer com que a empresa funcione no presente – doutra forma não haverá empresa para funcionar no futuro. E deve capacitá-la a desempenhar, crescer e mudar no futuro. Ou então terá inutilizado o capital – isto é, a capacidade dos recursos produzirem riqueza amanhã.” (DRUCKER, Peter F. Fator Humano e Desempenho – O melhor de Peter F. Drucker sobre a administração. 3ª ed. São Paulo: Pioneira, 1997. - pág. 41). O presente trabalho tem como foco principal os controles internos como instrumento de gestão, validando, protegendo e organizando a informação de modo que esta sirva como ferramenta para antecipar e minimizar erros e riscos que impactem na continuidade das operações da empresa. Ressalta a importância dos controles internos para as pequenas e médias empresas, através de estudo de caso no setor editorial, por intermédio de investigações na área de conhecimento da Controladoria Empresarial. Pretende enfatizar a ideia que para crescer e ser bem sucedido no futuro é preciso que cultivemos procedimentos no presente que garantam a qualidade, a funcionalidade, o cumprimento dos objetivos e compromissos assumidos interna e externamente. E esse é o papel dos controles internos. Palavras Chaves: Controle, Informação, Objetivo, Risco.

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Abstract In the face of new economic order, where companies need to be agile and accurate decision-making, as well as having the same feature to maintain or change the course in search of tax objectives, reliable information is the key to success. "The Administration has to be in the present and in the future. Need to make the company work on this – otherwise there will be no company to work in the future. And should enable it to play, grow and change in the future. Or else you will have cancelled the capital – that is to say, the capacity of the resources to produce wealth tomorrow. " (DRUCKER, Peter f. Human Factor and performance – the best of Peter f. Drucker on administering. 3rd ed. São Paulo: Pioneer, 1997.-pag 41). This work has as its main focus the internal controls as a management tool, validating, securing and organizing information so that it serves as a tool to anticipate and minimize errors and risks that impact on continuity of operations of the company. Underscores the importance of internal controls for small and medium-sized enterprises, through a case study in the publishing industry, through investigations in the area of knowledge of Corporate Controllership. Want to emphasize the idea that in order to grow and be successful in the future we must let these procedures to guarantee the quality, functionality, the fulfilment of the goals and commitments made both internally and externally. And this is the role of internal controls. Keywords: Control, Information, Goal, Risk

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Listas de Ilustrações Figura 1 – Objetivo do controle interno contábil ............................................................................. 17 Figura 2 - Processo de provas de cumprimento ............................................................................... 20 Figura 3 - Ponto de controle............................................................................................................. 35 Figura 4 - Interligação nas categorias de controle. .......................................................................... 35 Figura 5 - Retrato da leitura no Brasil .............................................................................................. 44 Figura 6 - Mercado editorial e as novas tecnologias ........................................................................ 45 Figura 7 – Perspectiva e vendas no mercado digital ........................................................................ 46 Figura 8 - Mercado Editorial ............................................................................................................. 47 Figura 9 – Relação de faturamento – 2009/2010 ............................................................................ 52 Figura 10 – Preços médios do setor Editorial................................................................................... 53 Figura 11 – Editora por nível de faturamento .................................................................................. 54 Figura 12 - Processo de produção de uma obra .............................................................................. 66 Figura 13 - Estrutura Organizacional em 1999 ................................................................................. 67 Figura 14 - Estrutura Organizacional em 2003 ................................................................................. 68 Figura 15 - Estrutura Organizacional em 2011 ................................................................................. 72 Figura 16 – Fluxo operacional .......................................................................................................... 73 Figura 17 - Fluxograma dos processos internos Setor Administrativo ............................................ 74 Figura 18 - Processo Editorial ........................................................................................................... 75 Figura 19 – Processo de divulgação dos produtos ........................................................................... 76 Figura 20 - Processo comercialização............................................................................................... 77 Figura 21 - Processo armazenagem e expedição. ............................................................................ 78 Figura 22 - Ciclo de atividades do setor comercial........................................................................... 79 Figura 23 - Gerenciamento do estoque ........................................................................................... 80 Figura 24 - Logístico de expedição e recepção de mercadoria ........................................................ 81 Figura 25 - Fluxo operacional - estoque x expedição ....................................................................... 82

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Lista de Tabelas Tabela 1 - Processo de controle ....................................................................................................... 21 Tabela 2 - Renda Familiar ................................................................................................................. 43 Tabela 3 - Títulos editados X exemplares produzidos – 2009/2010 ................................................ 48 Tabela 4 - Faturamento Mercado Editorial – 2009/2010 ................................................................ 49 Tabela 5 - Preços médios de mercado ............................................................................................. 49 Tabela 6 - Faturamento do mercado editorial – Governo – 2009/2010 .......................................... 50 Tabela 7 – Preços médios Governo .................................................................................................. 51 Tabela 8 – Relação comercial e o mercado livreiro ......................................................................... 63 Tabela 9 – Canais de comercialização .............................................................................................. 64 Tabela 10 - Histórico do Volume de Produção ................................................................................. 68

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Sumário Dedicatória........................................................................................................................................iii Agradecimentos ............................................................................................................................... iv Epígrafe..............................................................................................................................................v Resumo ............................................................................................................................................. vi Abstract ............................................................................................................................................ vii Listas de Ilustrações ..................................................................................................................... viii Lista de Tabelas .............................................................................................................................. ix INTRODUÇÃO ............................................................................................................................... 12 O CONTROLE INTERNO E A GESTÃO EMPRESARIAL...................................................... 13 Organização empresarial e o controle interno ............................................................................ 14 Objetivos do controle interno ...................................................................................................... 16 Estudo e avaliação dos sistemas de controle interno .................................................................. 17 Procedimentos de avaliação do controle interno ........................................................................ 18 Estudo e avaliação do sistema de controle interno ..................................................................... 19 Provas de cumprimento e substantivas ....................................................................................... 20 Conflitos de Agentes ............................................................................................................. 23 Novos modelos no enfoque do controle interno ............................................................... 24 COSO (“Committee of Sponsoring Organizations of Tread way Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting”). ........................................................... 24 Avaliação das condutas éticas .................................................................................................... 28 Importância dos fatores ............................................................................................................ 32 Como são estabelecidos os objetivos? ...................................................................................... 32 MERCADO EDITORIAL NO BRASIL ......................................................................................... 43 Da matéria prima ao produto. .................................................................................................. 54 Evolução do produto. ................................................................................................................ 57 Transformando uma ideia em produto ............................................................................... 59 Distribuição e comercialização ............................................................................................ 62 A EMPRESA ANALISADA ........................................................................................................... 65 Métodos e Técnicas...................................................................................................................... 82 DIAGNOSTICO DA EMPRESA ANALISADA ........................................................................... 89 Propostas de Melhorias ............................................................................................................... 94 Comportamentais..................................................................................................................... 94 Estruturais ................................................................................................................................ 94

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Técnico ..................................................................................................................................... 95 A IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS PARA AS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS: UM ESTUDO DE CASO PARA O SETOR EDITORIAL ................................. 96 CONSIDERAÇÕES FINAIS, LIMITAÇÕES E RECOMENDAÇÕES .................................. 101 ANEXOS ....................................................................................................................................... 102 Setor administrativo financeiro ................................................................................................. 103 Contas a pagar ........................................................................................................................ 103 Contas a receber .................................................................................................................... 104 Direito Autoral............................................................................................................................ 111 Comercial ................................................................................................................................... 128 Divulgação do produto ........................................................................................................... 128 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................................................... 138

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INTRODUÇÃO O trabalho de conclusão de curso ora apresentado tem como temática os controles internos como instrumento de gestão empresarial. Durante o desenvolvimento deste preocupou-se em conhecer, discutir, mensurar os controles Internos existentes em uma organização empresarial do setor editorial, através de um diagnóstico organizacional para estabelecer novos processos e procedimentos a serem adotados pela organização objeto de estudo deste trabalho. Inicialmente foi estabelecido o problema, que serviu de base para o questionamento da pesquisa, este fato estabeleceu o início das investigações na área de conhecimento da Controladoria Empresarial. Tendo como premissa básica que a controladoria existe para estabelecer melhores práticas de controles internos, a mesma se estende ás empresa de médio porte e no caso analisado ao setor editorial. Esta problematização inicial foi suficiente para estabelecer o contato com as intenções de estudo e passar ao desenvolvimento da pesquisa, traçando os objetivos deste. Por este meio, o trabalho objetiva de modo geral conhecer mais a fundo as práticas da controladoria empresarial para estabelecer melhores praticas de governança e de forma específica estabelecer os melhores processos para uma organização empresarial do setor editorial brasileiro. Metodologicamente este foi desenvolvido através de estudo de caso, sendo agora apresentado em capítulos conforme sumário. Buscou identificar a empresa através de sua história e cultura, identificar o mercado e seu funcionamento, bem como passar pelas fases de um processo de auditoria a fim de ter embasamento suficiente para identificar lacunas de processos e sugestões de melhoria.

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O CONTROLE INTERNO E A GESTÃO EMPRESARIAL De acordo com AVALOS (s/d) o controle interno representa um conjunto de procedimentos, políticas, diretrizes e planos de organização, que têm por objetivo garantir a eficiência, ordem e segurança na gestão administrativa, contábil e financeira da empresa (salvaguarda dos ativos, fidelidade do processo da informação e registros, cumprimento de políticas definidas, etc.), segundo a AICPA. Podemos classificar controle interno em contábil e administrativo: 1. O controle contábil é o conjunto de controles e métodos que estabelecemos com a finalidade de garantir e proteger os ativos e a confiabilidade e validade dos registros e sistemas contábeis. 2. O controle administrativo, é o conjunto de procedimentos implementados na empresa para assegurar a eficiência operacional e o cumprimento das diretrizes definidas pela direção. A estrutura organizacional é um dos elementos de controle interno, já que compreende a definição de áreas de responsabilidade, linhas de autoridade, canais de comunicação e níveis hierárquicos. Por intermédio da departamentalização da empresa podemos definir com clareza as funções e tarefas, bem como as responsabilidades de cada individuo com o processo realizado. “A estrutura segue a estratégia” é uma das percepções fundamentais que adquirimos nestes últimos vinte anos. “Se não houver uma compreensão da missão, dos objetivos e da estratégia da empresa, os administradores não serão administrados, as organizações não serão projetadas, e os serviços administrativos não se tornarão produtivos.” (DRUCKER, Peter F. Fator Humano e Desempenho – O melhor de Peter F. Drucker sobre a administração. 3ª ed. São Paulo: Pioneira, 1997. - pág. 44). Por intermédio da divisão de funções podemos identificar que determinadas funções, podem ser conflitantes entre si, e deverão ser eliminada quanto à autorização e execução, custódia de um ativo e o registro contábil. Em relação ao quadro de recursos humanos exigidos pela empresa, o fator humano desta organização, deve ser calcado em uma seleção adequada de pessoal de acordo com as exigências técnicas de cada posição, treinamento continuado se necessário, remuneração de acordo com a capacidade e posição ocupada, mobilidade vertical e horizontal bem um ambiente de trabalho harmonioso. Deve haver políticas e procedimentos operacionais mapeados, no tocante às finanças, investimentos, vendas, produção, compras, gestão de estoques, etc.

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Os procedimentos contábeis são base para políticas de gestão, pois dele consta todo o sistema de informação da empresa, não somente a contabilidade patrimonial básica, mas também o controle orçamentário. Desta forma os procedimentos são: O procedimento contábil: tem sua partida com a emissão da documentação correspondente a cada operação, passa por diversos registros, e finaliza formalizando a informação adequada. Para tal, este procedimento compreende: 1. Lançamentos a) As especificações dos meios e equipamentos empregados nos processamentos dos dados; b) A forma dos registros, os comprovantes, etc.; c) A rota da informação, e. d) O calendário das informações, ou seja, os períodos e prazos que a referente informação deverá estar processada. Os critérios aplicados aos lançamentos devem tomar como base uniforme: a inclusão, a classificação e descrição (plano de contas), a mensuração e a quantificação. 2. Controles adicionais e periódicos (checagem de contas, conciliações, verificações físicas, etc.). 3. Supervisão: É pela supervisão e através de verificações que os controladores e responsáveis irão garantir que a gestão econômica e financeira mantenha-se funcionando de acordo com os processos pré-definidos. Avaliar se as políticas de planejamento e procedimentos estão corretas. A supervisão pode ser executada de forma: Automática: desde que exista uma rotina na gestão interna de modo que a atual verificação tenha partida em tarefas anteriores finalizadas e autorizadas. Direta: quando é exercida por mecanismos de controle internos, como por exemplo, a auditoria interna. Organização empresarial e o controle interno I. Organização e controle:

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