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cip-kurztitelaufnahme der deutschen bibliothek checklisten für die personalarbeit autoren dr gerhard koller andreas merz rené mettler thomas wachter weka business media ag schweiz © weka business media ag zürich 2010 alle rechte vorbehalten nachdruck ­ auch auszugsweise ­ nicht gestattet die definitionen empfehlungen und rechtlichen informationen sind von den autoren und verlag auf deren korrektheit in jeder beziehung sorgfältig recherchiert und geprüft worden trotz aller sorgfalt kann eine garantie nicht übernommen werden eine haftung der autoren bzw des verlags ist daher ausgeschlossen der einfachheit halber und zwecks besserer lesbarkeit wurden meist die männlichen formen verwendet die weiblichen formen sind dabei selbstverständlich mitgemeint weka business media ag hermetschloostr 77 ch-8010 zürich telefon 044 434 88 88 telefax 044 434 89 99 www.weka.ch zürich · kissing · paris · amsterdam · wien isbn 978-3-297-02001-2 1 auflage 2010 druck kösel gmbh co kg layout dimitri gabriel satz peter jäggi projektleitung andrea krugfahrt ein problem kein problem!

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inhaltsverzeichnis 1 inhaltsverzeichnis 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 planung und steuerung 4 nutzen personalbedarfsplanung 4 personalbedarfsermittlung 5 ablauf und zuständigkeiten der personalbeschaffung 6 personalkosten senken 9 gewinnung 11 stellenanzeige und anforderungsprofil 12 inhalte einer stellenanzeige 12 innerbetriebliche stellenausschreibung 15 Überprüfung der ausgestaltung von stellenanzeigen 16 interne oder externe stellenbesetzung 17 anforderungsprofile erstellen 18 beispiel für ein anforderungsprofil 19 bewerber beurteilen 20 bewerbungsanalyse 20 auswertung des lebenslaufs 23 vorstellungsgespräch 25 inhalte des vorstellungsgesprächs 25 fragenkatalog für das vorstellungsgespräch 28 beobachtungen im vorstellungsgespräch 35 fragen zur führungseignung im vorstellungsgespräch 37 beurteilung nach dem vorstellungsgespräch 39 anstellung 41 administratives beim personaleintritt 42 eintritt und einarbeitung allgemein 42 administratives bei der einstellung neuer mitarbeiter 45 erster arbeitstag neuer mitarbeiter 48 inhalt personaldossier 49 mustertexte für ein willkommensschreiben 51 arbeitsvertrag 52 arbeitsverhältnisse 52 allgemeiner arbeitsvertrag 53 lehrvertrag 55 einführung 58 beispiel für ein einführungsprogramm 58 vorbereitung und durchführung einführungsgespräch 59 richtiges einführen in neue aufgabengebiete 60 probezeit 61 feedback und kontrollpunkte während der probezeit 61 probezeitbeurteilung 62 probezeitgespräch 64 checklisten für die personalarbeit

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2 inhaltsverzeichnis 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 entwicklung und erhaltung 67 personalgespräche 68 personalgespräche vorbereiten 68 personalgespräche durchführen 69 personalgespräche nachbereiten 69 mitarbeiterbeurteilung 70 einführung mitarbeiterbeurteilung 70 die mitarbeiterbeurteilung in der einführungsphase 72 motivierendes feedback bei der mitarbeiterbeurteilung 74 killerphrasen bei der mitarbeiterbeurteilung 75 vorgesetztenbeurteilung 76 personalentwicklung 80 stand der personalentwicklung 80 erfolgskontrolle bei externer weiterbildung 81 erfolgskontrolle externer weiterbildung durch mitarbeiter 83 gesundheit am arbeitsplatz 85 betriebliche fördermassnahmen zur work-life-balance 85 handlungsfelder der betrieblichen gesundheitsförderung 88 stresssignale 94 wie gesundheitsfördernd führen sie 96 wiedereingliederungsmassnahmen 97 zeitdruck minimieren 98 entlöhnung 99 lohnabrechnung mögliche detailstruktur 100 kontrolle der lohnabrechnung 103 lohndifferenzierung 104 elemente leistungslohn 105 neuer lohnausweis ­ was ist wo anzugeben 107 beendigung 111 kündigung 112 abwicklung ordentliche betriebsbedingte kündigung 112 kündigungsgespräch 115 austritt 118 austrittsformalitäten 118 austrittsgespräch 119 arbeitszeugnis 120 arbeitsablauf bei zeugniserstellung 120 musterzeugnis büroangestellt 121 beurteilen von arbeitszeugnissen 122 sonderfälle 123 todesfall 123 pensionierung 124 vorzeitige pensionierung 126 autoren 127 ein problem kein problem!

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1 planung und steuerung 3 1 1.1 1.2 1.3 1.4 planung und steuerung nutzen personalbedarfsplanung 4 personalbedarfsermittlung 5 ablauf und zuständigkeiten der personalbeschaffung 6 personalkosten senken 9 checklisten für die personalarbeit

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4 1 planung und steuerung 1 planung und steuerung das wichtigste in kÜrze jedes unternehmen steht in einem bewegten umfeld die märkte und die nachfrage verändern sich es gilt die kundenbedürfnisse genau zu verfolgen die produkte und die eingesetzten technologien verlangen nach neuem know-how und binden mehr oder weniger personal wer als unternehmen den anschluss verpasst ist schnell von den mitbewerbern am markt verdrängt die umsetzung einer strategie kann nur gelingen wenn auch die dafür erforderlichen mitarbeitenden im unternehmen vorhanden sind dies erfordert eine sorgfältige personalplanung mit einer geeigneten planung lassen sich engpässe oder teure Überkapazitäten vermeiden auch lassen sich know-how-engpässe und zu wenig oder falsch ausgebildetes personal verhindern 1.1 nutzen personalbedarfsplanung die personalplanung hat eine hohe bedeutung um rechtzeitig auf veränderte bedürfnisse zu reagieren genauer sind es folgende gründe welche den aufwand für sie mehr als lohnend machen · rechtzeitige reaktion auf strategie markt technologieänderungen · vermeidung von Über oder unterkapazitäten d.h vermeidung von feuerwehrübungen weniger leerläufe doppelspurigkeiten zeitverzögerungen und weniger ungenutzte ressourcen maschinen personal · sicherstellung der zielerreichung umsatz qualität kundenpflege etc · vermeidung von fehlerbeseitigungskosten · sozial verträgliche rechtzeitige personalmassnahmen z.b bei personalabbau kapazitätsreduktion durch frühpensionierung unbezahlten urlaub ausbildung · erhaltung der motivation der mitarbeitenden vermeidung von Über und/oder unterforderung fehlanforderungen · entwicklungsmöglichkeiten für die mitarbeitenden personalentwicklung ein problem kein problem!

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1 planung und steuerung 5 1.2 personalbedarfsermittlung erläuterung soll-belegschaft ­ ­ ­ ist-belegschaft voraussehbare zugänge eintritte voraussehbare abgänge austritte pensionierungen versetzungen etc planbarer handlungsbedarf wahrscheinliche abgänge fluktuation wahrscheinlicher handlungsbedarf soll-qualifikation ­ ist-qualifikation handlungsbedarf das vorgehen der personalbedarfsplanung ist meist folgendes planungsdimension quantität qualität ort zeitpunkt/zeitdauer wo filiale abteilung müssen die mitarbeitenden zur verfügung stehen ab welchem zeitpunkt müssen die mitarbeitenden zur verfügung stehen wie lange werden die mitarbeitenden benötigt budgetierung kosten checklisten für die personalarbeit

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6 1 planung und steuerung 1.3 ablauf und zuständigkeiten der personalbeschaffung diese checkliste hilft ihnen festzulegen wer bei der personalbeschaffung für welche schritte zuständig ist zunächst wird die linie neues personal anfordern und die personalabteilung ein inserat erstellen nach der vorselektion der bewerbungen erfolgen gemeinsame vorstellungsgespräche und der einstellungsentscheid schliesslich sorgt die personalabteilung für die vertragsunterzeichnung und die absagen an die restlichen bewerber wer linie personalabteilung bewerber 1 notizen vorgehen 2 notizen vorgehen 3 notizen vorgehen 4 notizen vorgehen 5 interne besetzung notizen vorgehen 6 notizen vorgehen 7 notizen vorgehen 8 notizen vorgehen besprechung des inserats inseraterstellung externe suche inserat berater anforderungsprofil stellenbeschreibung prüfen der anforderung was bedarfsmeldung personalanforderung ein problem kein problem!

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1 planung und steuerung 7 wer linie personalabteilung bewerber 9 notizen vorgehen 10 eingang der bewerbungen notizen vorgehen 11 vorselektion teilweise schon telefonisch notizen vorgehen 12 durchsicht der bewerbungen notizen vorgehen 13 positive bewerbungen mit linie besprechen notizen vorgehen 14 entscheid über vorstellungsgespräche notizen vorgehen 15 entscheid über absagen und absagen notizen vorgehen 16 bewerber einladen notizen vorgehen 17 vorstellungsgespräch notizen vorgehen 18 referenzen einholen notizen vorgehen 19 entscheid über einstellung notizen vorgehen was inserat platzieren wann wo checklisten für die personalarbeit

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8 1 planung und steuerung wer linie personalabteilung bewerber was 20 brief und vertrag erstellen und bewerber zuschicken notizen vorgehen 21 notizen vorgehen 22 umgang mit restlichen bewerbern notizen vorgehen 23 einarbeitungsplan erster arbeitstag notizen vorgehen 24 Überwachung einarbeitung notizen vorgehen 25 probezeitgespräch notizen vorgehen 26 probezeitbeurteilung notizen vorgehen 27 notizen vorgehen 28 notizen vorgehen unterzeichneter vertrag zurück ein problem kein problem!

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1 planung und steuerung 9 1.4 personalkosten senken die personalkosten als kostensenkungspotenzial zu analysieren ist nicht unbedingt beliebt aber unter umständen notwendig und auch sinnvoll alle in der folgenden checkliste aufgeführten aspekte sind dabei zu berücksichtigen befund i.o prüfen 1 kriterien keine überqualifizierten mitarbeiter für eine zu einfache aufgabe einstellen massnahmen i.o prüfen 2 bei Überlastungen nicht unbedingt neues personal einstellen sondern die möglichkeiten von temporärarbeit nutzen oder aber Überstunden anordnen i.o prüfen 3 achten sie auf eine niedrige fluktuation eine hohe fluktuation verursacht zusätzliche personalkosten durch die einstellungs und freistellungsverfahren i.o prüfen 4 achten sie auf ein motivierendes und leistungssteigerndes arbeitsklima i.o prüfen 5 besetzen sie nicht jede freigewordene stelle unbedingt rasch neu achten sie zuerst darauf ob die aufgaben anders verteilt werden können i.o prüfen 6 achten sie auf die flexibilität der mitarbeiter und setzen sie bei bedarf entsprechende «springer» ein die von einer abteilung in die andere wechseln und die anstehenden aufgaben wahrnehmen können i.o prüfen 7 achten sie auf eine reduktion von sitzungen und sitzungsdauer checklisten für die personalarbeit

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10 1 planung und steuerung befund i.o prüfen 8 kriterien legen sie wert auf einen sorgfältig erstellten urlaubsplan damit nicht engpässe und damit unnötige Überstunden entstehen massnahmen i.o prüfen 9 achten sie auf die fehlzeiten und führen sie entsprechende kontrollen durch i.o 10 prüfen achten sie bei der bewerberauswahl unbedingt auf die richtigen qualifikationen und sorgen sie für eine möglichst rasche integration der mitarbeiter in den betrieblichen ablauf i.o prüfen 11 aus und weiterbildungsmassnahmen können auch innerbetrieblich kostengünstiger erbracht werden i.o prüfen 12 ein problem kein problem!

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