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thomas wachter arbeitszeugnisse rechtssicher erstellen formulierungstipps mustertexte und konkrete antworten auf praxisfragen ein problem kein problem!

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cip-kurztitelaufnahme der deutschen bibliothek arbeitszeugnisse rechtssicher erstellen herausgeber thomas wachter weka business media ag schweiz © weka business media ag zürich 2010 alle rechte vorbehalten nachdruck ­ auch auszugsweise ­ nicht gestattet die definitionen empfehlungen und rechtlichen informationen sind von den autoren und verlag auf deren korrektheit in jeder beziehung sorgfältig recherchiert und geprüft worden trotz aller sorgfalt kann eine garantie nicht übernommen werden eine haftung der autoren bzw des verlags ist daher ausgeschlossen der einfachheit halber und zwecks besserer lesbarkeit wurden meist die männlichen formen verwendet die weiblichen formen sind dabei selbstverständlich mitgemeint weka business media ag hermetschloostr 77 ch-8010 zürich telefon 044 434 88 88 telefax 044 434 89 99 www.weka.ch zürich · kissing · paris · amsterdam · wien isbn 978-3-297-01998-6 1 auflage 2010 druck kösel gmbh co kg layout dimitri gabriel satz dimitri gabriel projektleitung andrea krugfahrt ein problem kein problem!

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inhaltsverzeichnis 1 inhaltsverzeichnis 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 4.1 4.2 4.3 4.4 5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.2 5.2.1 5.2.2 grundlagen 5 grundlagen der arbeitszeugniserstellung 6 anspruch des arbeitnehmers 7 arbeitszeugnis ist eine urkunde 8 der zeugnispflichtige 8 der zeugnisberechtigte 9 formale anforderungen 9 form und umfang 9 sprache gestaltung und brückentechnik 10 gütesiegel 10 die verschiedenen zeugnisformen 13 vollzeugnis 14 arbeitsbestätigung 15 zwischenzeugnis 15 das zeugnis in der probezeit 16 das lehrzeugnis 16 die grundsätze der formulierung 17 grundsatz der wahrheit 18 grundsatz der wohlwollens 19 grundsatz der vollständigkeit 19 grundsatz der einheitlichkeit 21 grundsatz der klarheit 21 brückentechnik 24 beispiel 1 schwächen eingrenzen und stärken aufzeigen 25 beispiel 2 schwierigkeiten in der zusammenarbeit aufzeigen 25 beispiel 3 fachlich unterqualifiziert 26 beispiel 4 fehlende sprachkenntnisse 26 bestandteile des arbeitszeugnisses 29 aufbau eines vollzeugnisses 30 bezeichnung des arbeitgebers 30 Überschrift 30 bezeichnung des arbeitsverhältnisses 30 art des arbeitsverhältnisses 30 dauer des arbeitsverhältnisses 31 beurteilung der leistung 31 beurteilung des verhaltens 32 schlussformulierungen 32 unzulässiger inhalt 34 unzulässige angaben 35 unzulässige formulierungen und codes 36 arbeitszeugnisse rechtssicher erstellen

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2 inhaltsverzeichnis 6 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 8.11 8.12 9 9.1 9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.2 9.2.1 9.2.2 9.2.3 9.2.4 arbeitszeugnis in der praktischen personalarbeit 39 bedeutung des arbeitszeugnisses 40 interpretation von arbeitszeugnissen 40 organisatorische einbettung 41 zeitpunkt 41 organisation und beteiligte personen 41 häufige fragen und antworten zum arbeitszeugnis 43 formales 44 wer unterschreibt das arbeitszeugnis 44 wann muss ein zeugnis fremdsprachig abgefasst sein 44 vollständiges arbeitszeugnis schon nach drei monaten 44 inhalte 45 wie soll im zeugnis auf krankheiten eingegangen werden 45 ist das abfassen negativer arbeitszeugnisse verboten 46 soll eine mangelhafte leistung im zeugnis vertuscht werden 46 wie sollen konflikte im zeugnis erwähnt werden 47 zeugniscode 47 besteht ein anspruch auf die qualifizierung «vollste zufriedenheit» 47 macht die qualifizierung «einfühlungsvermögen» einen zeugnisträger zum casanova 48 deutet das fehlen eines gütesiegels auf ein codiertes zeugnis 48 darf/muss das zeugnis arbeitsloseneinsatz als solchen deklarieren 49 gehören potenzielle gesundheitsprobleme ins zeugnis 49 fallbeispiele mit lösungsvorschlägen aus der praxis 51 probezeit 52 aussteller 52 sprachen 53 optik 53 mitarbeiterausflug 54 langes leiden 54 dauer und datierung 55 schlechte leistung 56 strafbare handlung 57 schwieriges verhalten 57 spätere ausstellung 58 informationen 58 streitigkeiten 59 zeugnisbeanstandungen 60 gerechtfertigte zeugnisbeanstandungen 60 nicht gerechtfertigte zeugnisbeanstandungen 61 beispiele 62 gerichtsentscheide arbeitszeugnis 68 arbeitsverhinderung im zeugnis erwähnen 68 gutes zwischenzeugnis schlechtes zwischenzeugnis 69 rückforderung eines zu guten zeugnisses durch den arbeitgeber 71 anspruch auf arbeitsbestätigung und/oder arbeitszeugnis 73 ein problem kein problem!

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inhaltsverzeichnis 3 10 10.1 10.2 10.2.1 10.2.2 10.2.3 10.2.4 10.2.5 10.3 10.3.1 10.3.2 10.3.3 10.3.4 10.3.5 10.4 10.4.1 10.4.2 10.4.3 10.4.4 10.4.5 10.4.6 10.4.7 10.4.8 10.5 10.5.1 10.5.2 10.6 10.6.1 10.6.2 10.6.3 10.6.4 10.6.5 10.7 10.8 10.8.1 10.8.2 zeugnisvorlagen und formulierungshilfen 75 checkliste arbeitsablauf bei der zeugniserstellung 77 musterzeugnisse verschiedener zeugnisformen 78 vollzeugnis 78 arbeitsbestätigung 79 zwischenzeugnis 79 zeugnis in der probezeit 80 lehrzeugnis 81 musterzeugnisse bei problematischen mitarbeiterverhältnissen 82 alkohol oder drogenprobleme 82 krankheit 83 kündigung wegen Überforderung 84 kündigung wegen unregelmässigkeiten 85 probleme in der zusammenarbeit 86 textbausteine für problematische mitarbeiterverhältnisse 87 destruktives verhalten 87 diebstahl 87 einarbeitungsprobleme 87 krankheit alkoholismus und drogen 88 mangelhafte leistung 88 mangelnde disziplin 88 mangelnde flexibilität 89 schwatzhaftigkeit 89 spezielle arbeitszeugnisse 90 pensionierung 90 kündigung aus wirtschaftlichen gründen 90 beispiele für verschiedene funktionen 92 personalchef 92 büroangestellte 94 geschäftsführungssekretärin 95 marketingassistentin 96 leiterin kundendienst 97 diverse zeugnistexte 98 textbausteine 102 bausteine für arbeitszeugnisse 102 bausteine für zusätzliche qualifikationen für kaderangehörige 115 herausgeber und autoren 117 arbeitszeugnisse rechtssicher erstellen

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1 grundlagen 5 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 grundlagen grundlagen der arbeitszeugniserstellung 6 anspruch des arbeitnehmers 7 arbeitszeugnis ist eine urkunde 8 der zeugnispflichtige 8 der zeugnisberechtigte 9 formale anforderungen 9 form und umfang 9 sprache gestaltung und brückentechnik 10 gütesiegel 10 arbeitszeugnisse rechtssicher erstellen

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6 1 grundlagen 1 grundlagen das wichtigste in kÜrze der arbeitnehmer hat jederzeit anspruch auf ein arbeitszeugnis stellt der arbeitgeber ein zeugnis aus wird er in der regel ein qualifiziertes zeugnis vollzeugnis erstellen welches sich über die leistung und das verhalten des mitarbeitenden ausspricht das arbeitszeugnis muss klar als solches gekennzeichnet sein der arbeitgeber muss mit firma oder namen voll erscheinen die personalien des arbeitnehmers sind vollständig zu bezeichnen und das zeugnis muss das tatsächliche ausstelldatum tragen das arbeitszeugnis ist schriftlich auf dem briefpapier des arbeitgebers grammatikalisch korrekt und optisch ansprechend auszustellen am ende des zeugnisses kann ein gütesiegel angebracht werden welches einem neuen arbeitgeber signalisiert dass das ausgestellte zeugnis nicht entschlüsselt werden muss 1.1 grundlagen der arbeitszeugniserstellung rechtliche grundlagen or art 330a der arbeitnehmer kann jederzeit vom arbeitgeber ein zeugnis verlangen das sich über die art und dauer des arbeitsverhältnisses sowie über seine leistungen und sein verhalten ausspricht 1 auf besonderes verlangen des arbeitnehmers hat sich das zeugnis auf angaben über die art und dauer des arbeitsverhältnisses zu beschränken 2 or art 346a 1 nach beendigung der lehre hat der lehrmeister dem lehrling ein zeugnis auszustellen das die erforderlichen angaben über den erlernten beruf und die dauer der lehre enthält auf verlangen des lehrlings oder seines gesetzlichen vertreters hat sich das zeugnis auch über die fähigkeiten die leistungen und das verhalten des lehrlings auszusprechen 2 or art 362 durch abrede normalarbeitsvertrag oder gesamtarbeitsvertrag darf von den folgenden vorschriften zuungunsten des arbeitnehmers nicht abgewichen werden 1 u.a · artikel 330a zeugnis · artikel 341 absatz 1 unverzichtbarkeit · artikel 346a lehrzeugnis abreden sowie bestimmungen von normalarbeitsverträgen und gesamtarbeitsverträgen die von den vorstehend aufgeführten vorschriften zuungunsten des arbeitnehmers abweichen sind nichtig 2 ein problem kein problem!

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1 grundlagen 7 verzicht nicht möglich der anspruch des arbeitnehmers auf ein arbeitszeugnis ist unabdingbar und unverzichtbar art 362 or in verbindung mit 341 abs 1 or somit kann der arbeitnehmer während der dauer des arbeitsverhältnisses und während eines monats nach beendigung desselben nicht rechtsgültig auf ein zeugnis verzichten ebenso wenig sind vereinbarungen gültig wonach der arbeitnehmer nur unter einhaltung bestimmter bedingungen ein zeugnis erhält die verjährung des zeugnisanspruchs es ist umstritten ob der zeugnisanspruch nach fünf oder nach zehn jahren verjährt der überwiegende teil der lehre befürwortet die zehnjährige verjährungsfrist das arbeitszeugnis und das strafrecht urkundenfälschung da das arbeitszeugnis eine urkunde im sinne des strafgesetzbuches darstellt ist das ausstellen eines unrichtigen oder das fälschen eines bestehenden arbeitszeugnisses eine urkundenfälschung gemäss dem strafgesetzbuch nötigung droht ein arbeitgeber dem arbeitnehmer er werde ihm kein oder ein schlechtes arbeitszeugnis ausstellen wenn er sich nicht in einer ganz bestimmten art und weise verhält macht er sich der nötigung schuldig aussteller der arbeitnehmer hat das recht dass der arbeitgeber persönlich bzw die zuständigen leitenden organe das zeugnis ausstellen diese ziehen zur beurteilung die entsprechenden vorgesetzten bei sind diese nicht mehr erreichbar oder verstorben ist dies entsprechend zu vermerken verlust geht das zeugnis verloren kann der arbeitnehmer eine kopie verlangen dies ist nicht auf dem zeugnis zu vermerken 1.1.1 anspruch des arbeitnehmers gemäss den rechtlichen grundlagen muss der arbeitgeber nicht von sich aus dem arbeitnehmer ein arbeitszeugnis ausstellen bei austritt betriebsübernahmen internen wechseln oder Ähnlichem ist dies dennoch zu empfehlen vielfach ist der arbeitnehmer vermeintlich der annahme dass er das arbeitszeugnis gar nicht brauche da er ja bereits eine neue stelle habe verliert er die neue stelle oder verlässt er diese ­ was früher oder später der fall sein kann ­ wird er bei der stellensuche auch auf frühere arbeitszeugnisse angewiesen sein für den arbeitgeber ist es schwierig und mit erheblichem mehraufwand verbunden wenn er nach jahren doch noch ein arbeitszeugnis ausstellen muss denn der arbeitnehmer kann bis zehn jahre nach ende des arbeitsverhältnisses ein arbeitszeugnis verlangen teilweise wird die meinung vertreten die frist betrage lediglich fünf jahre das bundesgericht hat zu dieser frage bis heute noch nie stellung nehmen müssen arbeitszeugnisse rechtssicher erstellen

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8 1 grundlagen stellt der arbeitgeber von sich aus ein zeugnis aus wird er in der regel ein qualifiziertes zeugnis vollzeugnis ausstellen welches sich über die leistung und das verhalten ausspricht die nachstehenden ausführungen widmen sich entsprechend dem vollzeugnis welche indes grundsätzlich für alle formen gelten 1.1.2 arbeitszeugnis ist eine urkunde jedes arbeitszeugnis stellt eine urkunde dar die das wissen des arbeitgebers in bezug auf leistungen und verhalten eines bestimmten arbeitnehmers festhält das unkorrekte erstellen von arbeitszeugnissen kann deshalb strafrechtliche konsequenzen nach sich ziehen zudem können sich zivilrechtliche konsequenzen missbräuchliche kündigung persönlichkeitsverletzung etc ergeben wenn der inhalt des zeugnisses nicht mit anderen auskünften über das arbeitsverhältnis übereinstimmt 1.1.3 der zeugnispflichtige zeugnispflichtig ist der arbeitgeber der arbeitnehmer hat keinen anspruch auf ausstellung durch eine bestimmte für den arbeitgeber tätige person der arbeitnehmer kann sich aber gegen die ausstellung durch eine person wehren die ihn gar nicht beurteilen kann dies rechtfertigt sich insofern als neue potenzielle arbeitgeber referenzauskünfte primär bei den unterzeichnenden des arbeitszeugnisses einholen kennen diese den arbeitnehmer nicht können sie auch keine referenzauskunft erteilen das arbeitszeugnis muss rechtsgültig unterzeichnet sein die unterschrift eines nicht zeichnungsberechtigten arbeitnehmers genügt nur wenn er intern für die zeugnisausstellung bevollmächtigt wurde beim personalverleih ist der verleiher arbeitgeber er kennt zwar die leistungen und das verhalten des arbeitnehmers nicht doch hat ihm der einsatzbetrieb die notwendigen informationen zur verfügung zu stellen hier geht die rechtliche arbeitgeberstellung vor damit die divergenz ­ zwischen arbeitgeberstellung und tatsächlichen kenntnissen über den arbeitnehmer ­ dem arbeitnehmer nicht zum nachteil gereicht ist auf das verleihverhältnis hinzuweisen bei betriebsübernahmen ist entscheidend ob der arbeitnehmer den Übergang des arbeitsverhältnisses abgelehnt hat oder nicht wenn ja bleibt das arbeitsverhältnis zum alten inhaber bestehen und er kann nur von diesem ein arbeitszeugnis einfordern geht hingegen das arbeitsverhältnis auf den neuen inhaber über kann der arbeitnehmer für die zeit bis zur betriebsübernahme von beiden ein arbeitszeugnis verlangen für die zeit danach indes nur noch vom neuen inhaber ein problem kein problem!

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1 grundlagen 9 1.1.4 der zeugnisberechtigte sämtliche arbeitnehmer haben anspruch auf ein arbeitszeugnis dies gilt unabhängig von der dauer oder des umfangs teilzeit aushilfen etc des arbeitsverhältnisses allerdings wird ein arbeitszeugnis bei sehr kurzer anstellungsdauer eher knapp ausfallen ausnahmsweise ist kein vollzeugnis geschuldet wenn gar keine beurteilung vorgenommen werden kann beispiel kündigung während der probezeit aus betrieblichen gründen 1.2 formale anforderungen 1.2.1 form und umfang in der praxis haben sich hierzu folgende normen entwickelt · das zeugnis muss klar als arbeitszeugnis gekennzeichnet sein · der arbeitgeber muss mit firma oder namen voll erscheinen · die personalien des arbeitnehmers sind vollständig zu bezeichnen familienname vornamen akademische titel geburtsdatum heimatort und anschrift · das zeugnis muss das tatsächliche ausstelldatum tragen eine ausnahme ist dann gerechtfertigt wenn ein arbeitszeugnis mittels prozess erstritten werden muss in diesem fall ist das neu zu formulierende arbeitszeugnis mit dem datum des ausscheidens zu versehen das arbeitszeugnis ist · schriftlich · auf dem briefpapier des arbeitgebers · grammatikalisch korrekt und · optisch ansprechend auszustellen dies bedeutet keine tippfehler einheitliche schreibweise der daten beispiel monat immer ausgeschrieben 1 januar 2010 und des namens des arbeitnehmers beispiel nach der einleitung immer herr muster verwendung eines a4-papiers von guter qualität maschinengeschriebener text übersichtliche darstellung sowie ungefaltete zustellung der umfang hängt von dem zu beurteilenden arbeitsverhältnis ab dauer aufgaben interne wechsel etc er sollte sich in aller regel zwischen 0,75 und 2 seiten bewegen arbeitszeugnisse rechtssicher erstellen

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10 1 grundlagen 1.2.2 sprache gestaltung und brückentechnik die sprache des arbeitszeugnisses hängt davon ab in welchen landesteilen oder staaten der arbeitnehmer tätig war und wo das zeugnis verwendet wird ist beispielsweise für einen verkaufsmitarbeiter welcher sowohl in der deutschsprachigen wie auch in der französischsprachigen schweiz tätig war das arbeitszeugnis auszustellen hat der arbeitnehmer anspruch auf ausstellung in deutscher wie auch in französischer sprache dasselbe gilt bei arbeitnehmern die international tätig waren hier hat der arbeitgeber in der regel das arbeitszeugnis auf deutsch und englisch zu verfassen entscheidend wird sein in welcher sprachregion oder auf welche stelle sich der arbeitnehmer bewerben wird die Übersetzungskosten gehen dabei zulasten des arbeitgebers ausgenommen davon sind fälle in welchen nicht zu erwarten ist dass ein arbeitnehmer das arbeitszeugnis in einer fremdsprache benötigt beispiel ein schreiner möchte auswandern sprachliche brückentechnik zeugnisse für mitarbeitende mit guten leistungen auszustellen ist weniger anspruchsvoll als solche für angestellte mit eindeutigen schwachstellen oder schlechten leistungen richtig abgefasste zeugnisse beginnen mit positiven qualifikationen allfällige signifikante schwächen müssen aber anschliessend klar angesprochen werden die leistungsund verhaltensbeurteilung klingt mit einer positiven aussage aus die sprachliche brücke besteht in einer gemässigt abgefassten negativaussage die in eine positive aussage für die zukunft mündet beschreibende umstandswörter nehmen den negatsiven aussagen die spitze zur anwendung der brückentechnik gehören deshalb umstandswörter wie · noch noch nicht noch keine · nicht nicht immer · nicht ganz nicht vollumfänglich · teilweise in einigen fällen · manchmal ab und zu bisweilen · vielleicht durchaus solche umstandswörter zügeln die negative aussagen sie schränken die negative sprengkraft ein und leiten gemässigt zu einer positiven stellungnahme über 1.2.3 gütesiegel das am ende des zeugnisses angebrachte gütesiegel signalisiert einem neuen arbeitgeber dass das ausgestellte zeugnis nicht entschlüsselt werden muss diese sicherheit erhält auch der angestellte er weiss dass sein zeugnis nicht um sieben ecken herum gedeutet werden muss er anerkennt die ehrlich gemeinten aussagen und ist bereit sich mit allfälligen schwachstellen gezielt auseinanderzusetzen ein problem kein problem!

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1 grundlagen 11 ein gütesiegel kann wie folgt lauten · die xy ag bekennt sich zu transparenten und uncodierten zeugnisaussagen · dieses zeugnis ist uncodiert abgefasst · die xy ag verwendet keine codierten zeugnisaussagen · die xy ag bekennt sich dazu in arbeitszeugnissen stärken und schwächen des beurteilten ehemaligen mitarbeiters in leistung und verhalten wahrheitsgemäss und fair darzustellen sie verwendet bewusst keine codierten und zweideutigen aussagen aufgeführte schwächen dienen in keinem fall der diskreditierung des angestellten sie sollen vielmehr helfen dass sich auch der arbeitnehmer seiner noch vorhandenen schwächen bewusst wird und eine chance erhält gezielt daran zu arbeiten arbeitszeugnisse rechtssicher erstellen

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