Manual de MONICA 8.5

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Manual del Usuario sobre el manejo del paqueta contable Monica versión 8.5 para windows 7

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monica 8.5 gracias por haber preferido a monica versión 8.5 para windows como su asistente en los negocios le permitirá resolver muchos de las tareas asociadas con un negocio pequeño ó mediano monica ha sido diseñada para servirle de una manera fácil y rápida pero a la vez dándole la información lo más detalladamente posible monica es un conjunto de programas que le permitirán realizar facturación crea facturas lleva el control de éstas obtiene totales de ventas por clientes por fechas por item por vendedor permite versatilidad en la impresión de facturas forma pre-impresa hoja simple/media pág permite realizar estimados así como la facilidad de imprimir las facturas y estimados en inglés y/o castellano puede realizar devoluciones cuando hace una factura el inventario automáticamente queda actualizado inventario ud puede llevar el control de los items de su inventario asignando códigos conociendo en cualquier momento el precio el costo y la cantidad disponible de un determinado item así mismo tiene la capacidad de determinar el movimiento de items para un período determinado cuánto se vendió montos etc determina el costo de su inventario lleva el kardex de los productos clientes ud puede determinar mediante el auxilio de monica cuales han sido sus ventas por clientes cuales son sus mejores clientes cuanto les ha vendido y cuando cuentas por cobrar cartera permite manejar las ventas al crédito que realiza con sus clientes vencimiento de facturas cargos financieros puede obtener los estados de cuenta por cada cliente cierre de periodos que le permite determinar cuanto le debe cada uno de sus clientes cuentas por pagar maneja las compras a sus suplidores monica le permite realizar cotizaciones averiguación del precio de un producto y luego realizar la orden de compra formalizar la compra del producto ud puede saber cuanto le debe a un abastecedor si la compra fue al crédito cuando se vence la factura etc cheques lleva un control preciso de los montos girados los cheques que han sido cobrados aquellos que faltan ser cobrados montos totales para un período asimismo ud puede imprimir directamente los cheques con total seguridad montos en números y en letras utilizando formato preimpreso y numeración dada por computador también puede obtener un reporte de reconciliación bancaria permite saber cual es su saldo ud puede tener desde una ó más ctas ctes la impresión de cheques puede ser en castellano/inglés 1

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libro diario registra las actividades de la empresa mediante asientos contables método de la partida doble lo cual involucra un plan contable cuentas que es prácticamente ilimitado con códigos de hasta 14 caracteres y multinivel monica le proporciona una tabla de cuentas para la mayoría de países del habla hispana ud puede así mismo modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad del negocio análisis de cuentas le permite al contador analizar en cualquier momento las diferentes cuentas que conforman el plan contable de la empresa y de esta manera determinar la situación de la empresa la transferencia de asientos del libro diario al libro mayor se hace automáticamente reportes contables el contador tiene a su alcance y en cualquier momento el libro diario reporte de análisis de cuentas y el balance de comprobación el balance general de la empresa el estado de ganancias y pérdidas monica permite obtener estos reportes en forma interactiva es decir tan pronto ud ingresa un asiento en el libro diario se vera reflejado inmediatamente en los reportes no es necesario el cierre de un período para poder tener los reportes así mismo ud tiene acceso a reportes históricos ya que no existe límite en el número de períodos que puede tener en su computador la limitación viene dada por la rapidez y capacidad de procesamiento de su computador así mismo monica le ofrece una gran versatilidad en el manejo de la información ya que tiene pantallas intuitivas que no necesitan mayor explicación en los cuales no necesita grandes conocimientos en computación de los que probablemente ya tiene monica le permite tener hasta 99 empresas en su computador y puede trabajar como punto de venta si ud ha realizado una factura en forma manuscrita entonces ud puede realizarlo en su computador utilizando a monica sin mayores problemas la mayor parte de las opciones son auto explicativas no se preocupe si ud comete un error al utilizar a monica ya que puede ser corregido sin mayores contratiempos sea que realiza una nueva factura un asiento contable etc adiciones a esta versión estas son los cambios y adiciones en monica 8.5 reportes ahora pueden ser enviados por el internet reportes pueden ser emitidos en diferentes formatos excel pdf word precios de los productos pueden tener hasta 4 decimales 2

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al facturar cantidades a vender pueden tener hasta 4 decimales al igual que en estimados ordenes de compra cotizaciones el numeral del contador en los 3 tipos de facturas recibo tickets facturas pueden tener valores asignados por el usuario de 1 en adelante código de los productos pueden ser hasta 22 dígitos transferencia desde excel de una lista de productos ahora incluye mayor cantidad de parámetros código de categoría utilidad etc ahora puede incluir prefijo en el numeral de la factura contabilidad automática si ud realiza una factura cheque pago etc es reflejada automáticamente en el libro mayor con su respectivo asiento contable así mismo se refleja inmediatamente en los reportes del balance ganancias y pérdidas etc programa ha sido ajustado a la mayoría de requerimientos de los organismos de impuestos de cada país por ejemplo la dian de colombia requiere que la factura tenga el impuesto de retención adicional al impto de ventas o en uruguay se requiere 2 tipos diferentes de impuestos los formatos de impresión han sido mejorados para mayor facilidad del usuario la impresión de cheques permite una mayor flexibilidad al poder utilizar prácticamente cualquier tipo de impresora matricial laser ó deskjet se han agregado mayor formatos en las listas de etiquetas de los productos ahora inclusive puede imprimir el logo de su empresa en las etiquetas de los productos definición de listas equivalentes al facturar el modulo de punto de venta ha sido mejorado notablemente reportes forma de trabajo etc ahora puede tener cierre de caja por turnos y con clave de acceso si lo desea en versión de red ahora puede determinar cuales estaciones trabajaran en punto de red y cuales trabajaran en facturación regular sistema de seguridad ha sido mejorado ahora puede definir indefinido número de usuarios con diferentes niveles de acceso a procedimientos muy específicos 3

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instalaciÓn instalación en un computador la instalación se puede hacer desde el disco cd que ha adquirido ó también desde el internet algunas observaciones previas cuando decimos hacer un clic nos referimos a situar el puntero del ratón de su computador sobre algún ícono dibujo ó alguna opción que se le indique en la pantalla y presionar una vez el botón izquierdo del ratón presionar es utilizado tanto con el ratón como con el teclado cuando decimos hacer un doble clic al igual que el caso anterior seleccionar lo que se indique en pantalla pero presionar rápidamente dos veces el botón izquierdo en el ratón de su computador el término folder carpeta directorio ó subdirectorio se refieren a lo mismo es decir un grupo de archivos agrupados bajo un título cuando decimos tipear ó ingresar nos referimos a ingresar los comandos ó instrucciones que se le indiquen mediante el teclado de su computador siga las instrucciones que a continuación se indican 1 prender su computador 2 inserte disco ó cd en la lectora de discos de su computador 3 después de algunos segundos se muestra en pantalla las instrucciones para instalar su programa continúe al punto 4 en caso de que no se muestre en pantalla instrucciones siga los siguientes pasos 3 .1 hacer un clic en el botón de inicio si tiene windows en inglés se muestra start ubicado en la parte inferior izquierda de su pantalla 1 2 en el menú que se presenta hacer un clic en ejecutar en inglés es run luego en la ventana que se muestra ingresar d setup si esta usando lectora de cd ó la letra que tenga asignado por su computador 4

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luego presionar el botón de aceptar en ingles ok después de algunos segundos se muestra en pantalla los mensajes para la instalación de monica simplemente siga las instrucciones que se le presentan 4 en estas pantallas de instalación se le mostrará el subdirectorio en el cual desea grabar el programa ud puede si desea especificar un directorio diferente al que se ha pre-establecido c monica8 si esta en red favor de leer la nota al final de esta sección si ud desea cancelar la instalación lo puede hacer presionando el botón de cancelar su computador no se vera afectado de ninguna manera si desea una instalación estándar es decir con valores pre-establecidos lo más recomendable simplemente presionar enter en cada pantalla que se muestra ó hacer clic en aceptar en ingles ok 5 una vez instalada monica se muestra un mensaje de correcta instalación el programa se instala en el directorio pre-establecido c monica8 en algunos casos el directorio pre-establecido pudiera ubicarse en otro disco duro por ejemplo d monica8 debido a que el programa no encuentra suficiente espacio en el disco duro necesita al menos 30 mb de espacio libre para instalar el programa 6 para ingresar a monica existen 2 maneras 1 1 hacer un clic en inicio en ingles start luego en el menú que se muestra hacer clic en programas en inglés programas y de allí seleccionar monica software para negocios haciendo un doble clic 2 2 en la pantalla principal de windows se muestra un ícono con el título de monica 8.5 hacer doble clic sobre este ícono 7 ud puede ahora usar el programa sin embargo debe obtener la registración del programa el cual es un proceso que se debe realizar para continuar usando el programa en forma indefinida y sin limitaciones 8 al ejecutarse por primera vez el programa monica se muestra una pantalla de definiciones básicas en la cual ud debe definir el país al cual va a utilizar el programa el símbolo de la moneda de su país así como la aplicación del impuesto al realizar una factura por ejemplo si en su país ud aplica el impto al final de la venta ejemplo colombia usa panamá ecuador entonces debe marcar la opción correspondiente a este concepto sin embargo estos parámetros pueden ser modificados en cualquier momento registración del programa una vez que ha instalado monica en su computador puede proceder a registrarlo el proceso de registración consiste en hacer de conocimiento a nuestra empresa que ud es usuario legal del programa y por lo tanto tiene derecho a uso de la licencia 5

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si no registra el programa aun puede usar la totalidad del programa monica pero por un numero limitado de veces cuando ingresa a monica se le muestra una pantalla para registrar el programa ver figura nro 1 ud debe enviar a technotel inc el nro de identificación de su computador este es un número único y diferente por cada computador usando este código se genera la registración la cual es enviada a su empresa ó su negocio vía internet ud puede continuar usando el programa sin necesidad de ingresar la registración por 40 veces más en la pantalla se muestran las diferentes opciones para enviar la identificación de su computador por ejemplo ud puede enviar por fax la identificación de su computador junto con los datos de su empresa nombre dirección telf fax y correo internet a nuestro fax 305599-1531 los cuales son registrados y retornados junto con su registración si tiene acceso directo al internet desde su computador puede proceder a registrarlo en www.technotel.com 6

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cuando ud recibe su registración simplemente ingresarla en los campos correspondientes y presionar continuar después de lo cual ya no es necesario volver a reingresarlo a menos que desee adquirir una ampliación del programa a red por ejemplo el número de registro que le enviamos es diferente por cada computador y sirve únicamente para el computador asignado no se puede utilizar para registrar el programa en otro computador nota para usuarios de red si el programa esta siendo instalado en una red de computadores debe enviar a technotel inc los números de identificación de cada estación en la cual va a ejecutar el programa por ejemplo si ud adquirió monica para una red de 4 computadores entonces debe enviar los números de identificación del computador central ó principal y los números de identificación de cada estación para el ejemplo 3 computadores por ejemplo si su red tiene 6 computadores en red y adquirió monica para 2 computadores en red ud aún puede enviar la identificación de los 6 computadores pero tenga en cuenta que debido a la licencia solamente 2 computadores pueden trabajar en red al mismo tiempo es decir una tercera estación debe esperar hasta que la otra estación termine de usar el programa para que pueda ingresar al programa actualización de versiones previas una vez que ha instalado monica en su computador ingresar al programa luego parámetros y allí seleccionar versión previa en esta pantalla seleccionar opción desde la cual desea transferir sus datos ud puede transferir desde la versión 4 4.10 5 6 y 7 asimismo debe especificar el directorio ó folder en el cual se encuentran dicha versión normalmente ya esta indicado en la pantalla el folder ó carpeta preestablecida sin embargo para confirmar ó saber en cual folder ó directorio se encuentran sus datos en una versión previa simplemente cargar la versión previa y presionar botón de parámetros y debajo del nombre de la empresa se encuentra la carpeta en la cual se ubican los datos por ejemplo si desea transferir datos de la versión 7 a la versión 8 primero debe ingresar a la versión 7 presionar parámetros y en dicha pantalla se muestra el nombre de la carpeta en la cual se encuentran los datos ejemplo c monica7 si tiene varias empresas el procedimiento es el mismo seleccionar la empresa y dirigirse a parámetros para una empresa el folder generalmente luce como c monica7 emp_1023 seguidamente ingresar a la versión 8 presionar parámetros y después versión previa en el campo de datos ubicados en folder ingresar el nombre del folder ejemplo c monica7 ó utilizar el botón buscar para seleccionar el folder de la versión previa por ejemplo c monica7 emp_1023 una vez realizada la transferencia de datos ejecutar opcion de chequear arhivos a fin de comprobar que la transferencia se ha realizado normalmente 7

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si tiene varias empresas en la versión previa la transferencia de todas las empresas es automática sin embargo ud puede en la nueva versión aperturar una empresa y transferir allí solamente una empresa usando el procedimiento anteriormente descrito requerimientos mínimos para su computador todo lo que necesita para poner a trabajar a monica para su negocio es un computador personal con las siguientes características computador compatible ó modelos siguientes monitor vga color ó monocromático 64 megabytes de memoria ram como mínimo se recomienda 256 megabytes ó más en general mientras más memora ram tenga su computador mas rápido puede trabajar con monica disco duro con al menos 60 megabytes libres una impresora de 80 columnas se recomienda una impresora con capacidad gráfica por ejemplo una impresora laser ó una impresora de inyección de tinta inkjet a fin de poder aprovechar la capacidad gráfica de monica ud también puede utilizar impresora a color si desea monica identificará el tipo de impresora a través de la configuración de impresora ó driver de la impresora e imprimirá una factura 8

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sistema operativo windows 98 windows me milleneum windows 2000 windows xp windows nt ó versiones siguientes recomendable windows xp ó windows 2000 un lector de discos cd-rom si su computador tiene impresora matricial ud aun puede utilizar a monica para imprimir sin embargo la impresión podría ser sumamente lenta debe asegurarse también que windows tenga conectado la configuración de impresora ó driver correspondiente de esa impresora ó no podrá imprimir sus facturas reportes cheques etc correctamente se debe indicar que dependiendo del modelo de computador que ud tenga especialmente de la velocidad de su disco duro monica puede trabajar en forma lenta o rápida por ejemplo en un modelo pentium ® 2 con disco duro lento por ejemplo 5,400 rpm monica realizará su trabajo no tan rápidamente como lo haría en un computador pentium ® 4 con disco duro de alta velocidad se recomienda utilizar un computador pentium® 4 con disco duro de alta velocidad mínimo 7,200 rpm para mejorar la eficiencia del programa y utilizar windows xp ® ó versiones siguientes se recomienda tener disponible un procesador de textos que tenga posibilidad de leer documentos en word en caso de que desee cambiar y ver los reportes de monica en procesador de textos igualmente si desea cambiar los reportes a formato de hoja de calculo es necesario tener excel® de microsoft a fin de poder convertirlos a dicho formato instalación de monica en red una red es un grupo de computadores interconectados físicamente el objetivo de una red es compartir un programa ó información cuando una red se encuentra en su empresa la utilización de la información se mejora notablemente por ejemplo ud puede tener una computadora realizando una factura en monica y la otra computadora puede estar obteniendo el reporte de ventas de la semana pasada otra computadora puede estar realizando cambios al inventario todas las estaciones comparten la misma información una factura que se haya creado en una estación puede ser vista en el computador de su oficina por ejemplo 9

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esta instrucciones de instalación se aplican únicamente para la versión de red si ud tiene la versión monousuario no necesita leer estas instrucciones en la caja que adquirió ó el certificado de autenticidad se muestra la versión si le indica versión de red para 4 usuarios por ejemplo entonces seguir estas instrucciones 1 instalar monica en cada computador de la red como si estuviera instalándose para un solo usuario ver el capítulo acerca de instalación en un computador es decir usar los valores predeterminados pre-establecidos ó de defecto el software se instalara en el disco c monica8 de cada estación registrar su programa del computador central es decir el computador que va a contener los datos si alguna estación de su red no tiene lector de discos cd-rom ud puede utilizar el lector de otro computador es decir compartir la unidad de cd-rom consulte su manual de windows acerca de compartir unidades lectores de cds 2 ingresar al computador central y dar acceso completo seguir las sgtes instrucciones que a continuación se indican se asume windows 2000 el proceso para windows 98 me y nt son iguales 1 1 compartir el disco principal en algunas redes este proceso ya ha sido definido se puede comprobar en el explorador de windows si el ícono del disco duro tiene una pequeña mano sosteniendo el disco ver la figura 2 entonces no necesita repetir el proceso de otra manera seguir estos pasos 1 1.1 del menú de windows ingresar a explorador de windows windows explorer luego ubicar disco c seguidamente obtener sus propiedades presionar botón derecho del ratón una sola vez teniendo el puntero del ratón sobre el disco c 2 1.2 en el menú que se muestra en pantalla hacer clic botón izquierdo del ratón sobre la opción de compartir sharing si esta opción no se muestra es porque la red no se encuentra conectada revisar cables y/o conexiones leer su manual de windows acerca de instalación de la red 3 1.3 en la ventana que se muestra dar acceso completo full access indicando de esta manera que las estaciones pueden tener acceso al disco del computador central aquí se muestra el nombre del disco anotarlo el cual servirá para el siguiente punto 10

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figura 2 3 en cada estación de la red realizar un disco de red ó mapeo del disco del computador central también conocido como definir un disco de red en la mayoría de casos este procedimiento ya ha sido definido por el administrador de la red el consultor ó técnico de mantenimiento de la red si no es así seguir las sgtes instrucciones 1 1 del menú principal de windows obtener las propiedades del ícono de entorno de red network neighborhood apuntar el ratón sobre este icono y presionar botón derecho una vez y se muestra un menú de opciones 2 2 en el menú que se muestra hacer clic en compartir disco de red mapping en la ventana que aparece se muestra la letra disponible y la ruta path solamente ingresar en la ruta en donde se encuentra ubicado el disco central la sintaxis general es computador central disco central

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principal c 1 3 hacer clic en conexión permanente reconect at logon si el mapeo se realiza correctamente no debe tener ningún mensaje de error y la ventana se cierra automáticamente en algunos casos también se muestra una ventana nombrando dicho disco y las carpetas correspondientes esto también es correcto 2 4 a modo de chequeo ingresar al explorador de windows y ahora se debe mostrar un disco de red el cual ahora apunta al computador central abrir el folder de monica en esta nueva letra debe ser diferente a c y hacer doble clic sobre el ejecutable de monica el cual debe ser monica8.exe le debe mostrar el programa esto significa que la definición que ha realizado esta correcta 4 retornar al menú de windows y crear un ícono de llamada a monica para ello ubicar el ratón en una posición libre de la pantalla en la cual se situara el icono luego llamar a las propiedades de esa pantalla presionar el botón derecho del ratón seguidamente un clic en shortcut y en la pantalla que se muestra definir el icono de monica con el comando de llamada

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6 después que ha instalado el programa monica en la maquina principal así como en las estaciones debe proceder a registrar cada maquina para ello debe anotarse que aunque la redes de windows 98 me son muy flexibles y fáciles de usar lamentablemente son muy susceptibles a cortes eléctricos inesperados recomendamos instalar baterías en cada computador ya que un corte imprevisto de electricidad puede dañar archivos en la red esto generalmente no ocurre con redes mas sólidas tipo novell o windows nt así mismo es recomendable realizar una copia de respaldo diario con monica se recomienda al final del día realizar el proceso de reparar y revisar archivos y luego realizar una copia de respaldo si ocurriera algún problema simplemente se restauran los archivos para una red de computadores recomendamos windows nt ó windows 2000 edición profesional en el computador central y en las estaciones si tiene alguna pregunta acerca de la instalación puede dirigir sus preguntas en el internet a soporte@technotel.com ó al fax 305599-1531 ó al telf 305599-7058 miami usa el menú general de monica una vez instalada monica ud puede comenzar a utilizarla inmediatamente los siguientes capítulos están ordenados en forma independiente es decir no tiene que leer el capítulo anterior a fin de entender los siguientes capítulos por ejemplo si solamente desea manejar las cuentas corrientes con su programa de monica simplemente dirigirse al capitulo de ctas ctes en el computador todo lo que tiene que hacer es un clic en el botón de ctas corrientes al iniciar el programa se muestra la pantalla de presentación ver figura 4 allí se indica el tipo de licencia 1 usuario 2 usuarios etc y si su programa esta registrado si el programa no esta registrado se muestra el titulo licencia no registrada lo cual indica que tiene un numero limitado de ejecuciones 13

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la foto de presentación puede ser cambiada a su gusto por ejemplo puede usar la foto de su empresa o los que tiene disponibles el programa al instalarse para ello ver la opción de parámetros acerca de la instalación de una nueva foto de presentación al ingresar a monica por primera vez se muestra la pantalla con los diferentes módulos disponibles vea la figura 6 cada botón lo lleva a manejar las diferentes opciones disponibles 14

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ud debe ingresar a parametros a fin de definir parámetros básicos nombre de su empresa moneda etc en parametros ud solamente necesita revisar el botón correspondiente a generales ya que los otros botones pueden ser trabajados posteriormente y no tienen vital importancia cuando se esta empezando a trabajar con el programa en la sección de generales revisar el botón correspondiente al nombre de su empresa la moneda a utilizar y el formato de fecha en general se recomienda revisar cada uno de los botones de esta sección estos botones son autoexplicativos la mayoría de las pantallas tienen una ayuda presionando botón f1 en su teclado le mostrara en pantalla una explicación de la función de cada opción como empezar a trabajar con monica si ud tiene necesidad de empezar a realizar facturas inmediatamente entonces puede ir directamente a realizar facturas monica le da la posibilidad de crear clientes mientras hace una factura asimismo puede ingresar productos cuando esta haciendo una factura cotización compra etc siempre que tenga la clave de acceso para realizarlo ó se encuentre deshabilitada la clave general ver parámetros 15

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