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solução rápida de problemas com post-it® recados adesivos

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a editora nobel tem como objetivo publicar obras com qualidade editorial e gráfica consistência de informações confiabilidade de tradução clareza de texto impressão acabamento e papel adequados para que você nosso leitor possa expressar suas sugestões dúvidas críticas e eventuais reclamações a nobel mantém aberto um canal de comunicação entre em contato com central nobel de atendimento ao consumidor fone 011 876-2822 direto aos ramais 248 e 259 fax 011 876-6988 end rua da balsa 559 são paulo cep 02910-000 internet www.livrarianobel.com.br

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david straker solução rápida de problemas com post-it ® recados adesivos tradução m lúcia leite rosa

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publicado originalmente sob o título rapid problem solving with post-it® notes gower publishing limited ­ londres ©1997 david straker ©1998 livraria nobel direitos desta edição reservados à livraria nobel s.a rua da balsa 559 ­ 02910-000 ­ são paulo sp fone 011 876-2822 ­ fax 011 876-6988 e-mail ednobel@livros.com coordenação editorial clemente raphael mahl preparação de texto i antonio revisão regina e i f couto produção gráfica mirian cunha capa cecília de paiva alves e marcela guimarães composição polis impressão dados internacionais de catalogação na publicação cip câmara brasileira do livro sp brasil straker david solução rápida de problemas com post-it® recados adesivos david straker tradução m lúcia leite rosa ­ são paulo nobel 1999 título original rapid problem solving ­ with post-it® notes isbn 85-213-1034-x 1 comunicação escrita prática de escritório ­ administração 2 recados adesivos 3 soluções de problemas i título 98-2468 cdd-651.75 Índices para catálogo sistemático 1 bloco de post-it® comunicação escrita prática de escritório 651.74 É proibida a reproduÇÃo nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida copiada transcrita ou transmitida por meios eletrônicos ou gravações sem a permissão por escrito do editor os infratores serão punidos pela lei no 5.988 de 14 de dezembro de 1973 artigos 122-130 impresso no brasil/printed in brazil

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sumário agradecimentos 7 introdução 9 uma excursão rápida 13 parte i como os recursos do bloco post-it® recados adesivos funcionam 23 1 entendendo os problemas 25 2 tomando decisões 35 parte ii a caixa de suportes do bloco de post-it® recados adesivos 41 3 usando os suportes do bloco post-it ® recados adesivos 43 4 o painel de recados 49 5 a classificação por permuta 57 6 a Árvore descendente 67 7 a Árvore ascendente 83 8 o mapa de informação 95 9 o mapa de ação 111 parte iii colocando os recursos dos post-it® recados adesivos em funcionamento 123 10 resolvendo problemas 125 11 os recursos do post-it ® recados adesivos em ação 137 12 novas formas de uso 155 apêndice sugestões práticas 169

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para eleri o mel pode estar em todas as flores mas sem dúvida é preciso uma abelha para tirá-lo arthur guiterman a poet s proverbs 1924 6

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agradecimentos os livros raramente são escritos por uma única pessoa e este não é exceção tive bastante ajuda de muitos amigos e familiares e por isso aqui está meu muito obrigado pelo menos na hp a peter auber simon bedford-roberts david gee john hamilton philip nield doug o hanlon e david whittall pelo incentivo e sugestões na 3m a carolyn morris pelo apoio e material fornecido além de spence silver art fry e outros pela cola original e pela idéia e desenvolvimento do mágico bloco post-it® recados adesivos na gower a malcom stern e solveig servian pela fé e por tudo o que os editores fazem em seu local de trabalho a simon kitson pelos cartoons geniais em casa a eleri heledd geraint e bella pelo amor paciência e muito muito mais e antes que eu me esqueça a você por comprar o livro e a todos os que me ajudaram ouviram e deram uma opinião ou apoio durante a redação revisão e produção desta obra obrigado 7

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introdução você já enfrentou problemas que parecem gerar infinitas questões discordâncias e informações desconexas você anda em círculos durante horas ou dias argumentando e tentando entender as coisas se esse for seu caso você está em boa companhia ­ muitas outras pessoas enfrentam esse tipo de problema todos os dias temos de aceitar que neste mundo confuso em que vivemos e trabalhamos os problemas não surgem de maneira organizada nem é fácil entendê-los e resolvê-los então qual é a posição a tomar bem os problemas são quase invariavelmente compostos de informações isoladas relacionadas entre si de alguma forma a dimensão do problema é determinada simplesmente pela combinação do número de informações e do número e tipo de relações entre elas se o seu problema é construir uma casa analisar o posicionamento competitivo ou planejar uma refeição tudo aquilo de que você precisa é saber quais são os componentes da informação e como eles podem ser organizados para ajudá-lo a entender o problema e chegar a uma solução efetiva não tenha medo este livro e um bloco de post-it® recados adesivos o ajudarão com eles você poderá pôr ordem no caos encaixando as peças de seu quebra-cabeça 9

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como o bloco de post-it® recados adesivos pode ajudar o bloco post-it ® recados adesivos tem três propriedades básicas que podemos dispor para ajudar a resolver estes problemas difíceis · primeiro são do tamanho certo para conter uma única informação sobre um problema · segundo são fáceis de afixar numa superfície lisa permanecendo onde foram colocados · terceiro podem ser removidos facilmente e novamente colados várias vezes essas propriedades fazem do bloco de post-it ® recados adesivos um meio muito bom para a solução rápida de problemas o que porém está faltando é o método como reunir todas as informações certas e organizá-las para resolver seu problema É aí que entra o livro descrevendo um conjunto de meios rápidos e fáceis de assimilar e usar e permitindo-lhe chegar ao núcleo do problema com rapidez e facilidade recursos complexos são bons para especialistas mas a maioria das pessoas que trabalham não dispõe de tempo nem de energia para mergulhar em detalhes de técnicas analíticas sofisticadas nomes simples são usados para recursos simples nomes que parecem imponentes podem colaborar para aumentar o devotamento dos especialistas mas podem afugentar outras pessoas por último esses meios simples vêm apresentados com clareza e praticidade mediante muitos diagramas e exemplos o objetivo afinal é que você tenha condição de usá-los e não apenas fique impressionado ou entenda a teoria 10

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a 3m e os blocos post-it ® recados adesiv os post-it em 1968 spence silver um químico funcionário da 3m estava desenvolvendo adesivos quando chegou a um adesivo que `não colava várias foram as tentativas de encontrar um uso para ele em algum produto um funcionário chamado art fry que dirigia um coral com muito entusiasmo descobriu uma maneira de usar o adesivo um dia em 1974 depois que os marcadores de página caíram de seu hinário ele se lembrou do adesivo de silver o resultado foi o agora famoso bloco post-it ® o bloco de post-it ® recados adesivos não obteve sucesso imediato ­ na verdade só tornou-se bem-sucedido depois de uma campanha planejada culminando em 1978 com uma promoção significativa de mercado em que grande parte das pessoas que receberam as amostras grátis comprovou o valor do produto passando a comprá-lo a 3m é proprietária da marca `post-it ® e solicita que toda vez que for usada a marca seja sempre acompanhada do símbolo ® seus executivos ressaltam que `post-it é um adjetivo e deve ser usado como tal assim como há tantos outros produtos post-it ® embora possa parecer que o livro foi escrito pela ou para a 3m não o foi o bloco post-it ® recados adesivos é um meio muito bom de trabalho que pode ser usado para a solução rápida de problemas como o símbolo de marca registrada espalhado por todo o livro pode prejudicar sua leitura a designação `recados observe que a inicial é maiúscula foi usada livremente em seu lugar assim onde se lê recados entenda-se bloco post-it ® recados adesivos 11

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origens deste recurso a maioria dos objetos de trabalho baseia-se em aprendizagem anterior e as técnicas empregadas com os post-it® recados adesivos descritos neste livro não são diferentes em maior ou menor grau foram extraídas e adaptadas de métodos existentes para a solução de problemas ver tabela objeto de trabalho painel de recados classificação por permuta Árvore descendente origens brainstorming brainwriting técnica de grupo nominal método tiras de crawford classificação por círculos comparação de pares matriz de prioridades diagrama sistemático/Árvore diagrama de causae-efeito diagrama por quê-por quê diagrama como-como quadro do programa de processo de decisão diagrama de afinidade método kj teoria dos conjuntos digráfico de inter-relações/diagrama de relações mapa mental diagrama de entidade de relações diagrama de estado-transição rede de atividade diagrama pert processo de fluxograma diagrama de fluxo de dados Árvore ascendente mapa de informação mapa de ação e finalmente só você pode fazer esses recursos de trabalho funcionarem se você achar que este é um grande livro e o colocar na prateleira sem usar os recursos aqui descritos para solucionar seus problemas ele será um fracasso se entretanto você usar um meio de trabalho para ajudá-lo a resolver algum problema então esse meio de trabalho começará a surtir bons resultados no original up-down tree n da t no original bottom-up tree n da t 12

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uma excursão rápida você está impaciente para continuar a leitura está folheando e só quer descobrir o que quer dizer solução rápida de problemas com postit® recados adesivos você já usa os recursos e só quer fazer uma leitura rápida se a resposta a qualquer uma destas perguntas for `sim então esta seção é para você se você quiser começar com as informações de base sobre como as ferramentas funcionam e as instruções básicas de como usá-las vá para a parte i esta seção é para pessoas que estão com pressa e querem ter uma idéia geral primeiro para depois saber os detalhes s c gi trto ua u Í i mr post.it uma excursão rápida 13

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princípios-fundamentais a solução rápida de problemas com os post-it® recados adesivos usa alguns princípios básicos para ajudá-lo a entender seus problemas e encontrar os pontos de decisão importantes aqui está uma síntese dos princípios fundamentais ­ o suficiente para você se inteirar do assunto sem desacelerar sua excursão relâmpago coleta de dados informativos · sua mente funciona recebendo ou acumulando informações um item por vez ­ seja um item simples como um `tijolo ou mais complexo como `minha casa · as informações sobre problemas também vêm em itens geralmente podem ser escritas numa frase ou sentença curta por exemplo `o telhado está pingando · você pode captar itens de problemas escrevendo-os nos recados · você pode resolver problemas ­ encontrando todos os itens ­ dispondo-os em padrões significativos ­ guardando as informações importantes padrões de problemas há três maneiras básicas de dispor itens · as listas são coleções simples de itens que podem ou não ser selecionados em ordem de importância · as árvores têm relacionamentos simples e hierárquicos do tipo `pai e filho podem ser montadas de cima para a base ou da base para cima · os mapas têm conexões mais complexas com um item relacionado a qualquer outro podem ser usados para relacionar ações específicas ou itens mais gerais de informações 14

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orientar decis ões · orientações simples dadas por escrito ajudam a prosseguir na leitura das sessões · os objetivos descrevem o que se está tentando atingir · os não-objetivos deixam claro o que não se está querendo atingir · os critérios são os pontos de julgamento para a tomada de decisões por exemplo `devem ter custo baixo · as perguntas estimulam e dirigem o pensamento · as restrições limitam as opções por exemplo `apenas john e jean podem usar o pr30 o fator foco · um item de informação pode ser um fato uma opinião ou uma conjectura · os fatos podem ser comprovados mas também são mais difíceis de serem comprovados · as opiniões são o que as pessoas acreditam ser a verdade muitas vezes são confundidas com fatos · as conjecturas são reconhecidas como idéias · você pode escrever f o ou co numa folha do bloco de recados para indicar se o item é um fato uma opinião ou conjectura · muitas vezes vale a pena reservar tempo para encontrar informações que tornarão opiniões ou conjecturas importantes em fatos comprovados sessões com o uso de recados · você pode usar o bloco de post-it® recados adesivos em seu trabalho individual mas ele é usado com mais freqüência em reuniões com outras pessoas que podem contribuir para a solução de problemas · as orientações para uso de cada recurso podem ser exibidas num flipchart separado de modo que todos possam vê-las claramente no original fog de facts opinions and guesses n da t 15

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