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tabla de contenidos 1 introducciÓn 3 2 creaciÓn de una base de datos con access 11 3 las tablas 15 4 los campos 25 5 propiedades de los campos 27 6 los formularios 33 7 ordenar buscar reemplazar y filtrar 49 8 consultas a la base de datos 59 9 ¿cÓmo relacionar tablas 72 10 los informes 77 11 las macros 89 12 los mÓdulos 93 ·

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1 introducciÓn 1.1 ¿qué es una base de datos una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee de los usuarios que tiene una clínica de sus pacientes y médicos una empresa de sus productos ventas y empleados a este tipo de información se le llama datos un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos ordenarlos y manipularlos organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales tendencias o relaciones de otro tipo debe permitir en principio -introducir datos -almacenar datos -recuperar datos y trabajar con ellos todo esto se puede hacer con una caja de zapatos lápiz y papel pero a medida que la cantidad de datos aumenta han de cambiar las herramientas se pueden usar carpetas archivadores pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores aunque las operaciones siguen siendo las mismas 1.1.1 tabla o fichero registro y campo un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de tablas como las que podemos ver por ejemplo en un listín telefónico en este listín nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados nombre dirección y teléfono haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre aquí podemos ver cómo la información referida a una persona un dato aparece en una fila de la tabla a esto es a lo que se denomina registro a cada una de las partes en las que hemos desglosado la información se le denomina campo y al conjunto formado por todos los registros tabla registro es el concepto básico en el almacenamiento de datos el registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos tabla conjunto de registros homogéneos con la misma estructura ·

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tenemos entonces lo siguiente 1.1.2 tipos de campos en el listín telefónico podemos ver que hay unos campos más importantes que otros así el nombre es fundamental para que el registro tenga sentido sería absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro y campos secundarios a los que lo complementan 1.2 tipos de base de datos planas y relacionales para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico necesitamos una sola tabla pero puede haber casos en los que necesitemos más de una un hospital por ejemplo necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes tendrá que llevar a parte de otras muchas cosas constancia de las visitas que un paciente haga al hospital ¿es posible almacenar esta información en una sola tabla esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo pero se plantea un problema si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha en poco tiempo los datos personales del paciente dirección y teléfono estarán repetidos muchas veces si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas ·

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de esta manera se consigue que no haya datos repetidos con esta estructura cada vez que venga un paciente no es necesario volver a introducir sus datos personales basta con introducir su código para que el gestor de base de datos sepa de que paciente se trata para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común en este caso el código del médico a esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana no todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales por eso antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional algunos de los más conocidos son oracle fox access filemaker 4d butler 1.2.1 ejemplo de base de datos relacional otra base de datos posible para un hospital sería ésta guardar sólo información sobre los pacientes los doctores y las especialidades asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad y que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura de la base de datos sería ésta ·

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se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar información de manera precisa y rápida esta base de datos relacional estará formada por tablas con la característica de que las mismas se relacionan entre sí mediante uno o más campos se puede decir que cada objeto de la realidad será una tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas así para este ejemplo se pueden emplear las siguientes tablas cada tabla está compuesta por registros y en este caso cada registro contendrá la información pertinente de un paciente un doctor o una especialidad a su vez cada registro está formado por diferentes campos por ejemplo para la tabla pacientes tendremos los siguientes campos nombre apellidos dirección teléfono identificador a cada campo se le asociará un tipo de dato de acuerdo con lo que se quiera guardar en él como se verá más adelante 1.3 algunas consideraciones sobre diseño de bases de datos antes de ver lo que es el programa en sí es importante que se tenga claro qué pasos hay que ·

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seguir al diseñar una base datos 1 es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará extraer 2 una vez que esto esté claro se definen las tablas que compondrán la base de datos dentro de cada tabla se piensa qué campos serán necesarios conviene detenerse y definir correctamente la base de datos ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados 1.4 bases de datos de red el uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital una empresa o un banco el listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios en la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos el médico para estudiar el caso de ese paciente y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sería del todo inviable para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red estas están situadas en un único ordenador -llamado servidor generalmente ordenadores de gran potencia y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ella -los llamados clientes los gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro situado en un lugar diferente está introduciendo datos en la base ·

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gestores de este tipo son oracle pl4 db2 o sql server que está pensados únicamente para este uso y no se emplean para bases de datos personales filemaker y access originariamente pensados para uso personal tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto 1.5 utilidad de una base de datos las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son introducir datos almacenarlos y recuperarlos al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos archivadores carpetas etc cualquier gestor debe permitir ordenar los datos realizar búsquedas mostrar distintas vistas de los datos realizar cálculos sobre ellos resumirlos generar informes a partir de ellos importarlos y exportarlos 1.5.1 ordenar datos un listín telefónico para que sea útil debe estar ordenado por el orden alfabético de los nombres del mismo modo cualquier programa de base de datos debe permitir hacer lo mismo el orden en una base de datos puede ser alfabético numérico de fecha o de hora por cualquier campo y de modo ascendente o descendente así se puede ordenar indistintamente la tabla de visitas por la fecha de la visita por los nombres de los pacientes o por el número de código también se puede especificar varios criterios al mismo tiempo por ejemplo por orden alfabético de nombre y para los casos en que un nombre coincida por fecha de visita 1.5.2 búsquedas en los antiguos sistemas de archivo de datos si se quería buscar un conjunto determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado por ejemplo en los ficheros de biblioteca por materia o autor luego visualmente y a mano a menudo con gran trabajo y pérdida de tiempo ir extrayendo los registros de uno en uno al terminar de usarlos se tenía que seguir el proceso contrario en el caso de que se quisiera hacer una búsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo por editoriales en el ejemplo anterior resultaba del todo imposible cualquier programa de base de datos realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los campos de la base indistintamente del modo en que estén ordenados permiten hacer búsquedas con varios criterios distintos de este autor y con fecha de publicación posterior a esta búsquedas combinadas de tal autor o de tal otro contrarias que no sean de este autor etc deshacer la búsqueda es igual de rápido una vez hecha la extracción el programa nos permite realizar los mismos procesos que con el total de la base de datos ordenaciones informes pero ejecutados únicamente sobre los registros extraídos 1.5.3 formularios e informes en las bases de datos los datos se almacenan en forma de tablas esto no quiere decir que deban tener esta forma de presentación en la pantalla a la hora de introducir datos o extraerlos ni que haya que imprimirlos así aquí es donde entran los conceptos de formulario e informe ambos son similares pero tienen ·

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una función diferente básicamente los formularios son presentaciones hechas para mostrar los datos en pantalla mientras que los informes están pensados para imprimirlos formularios cualquier programa de base de datos permite mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes esto tiene motivos funcionales y estéticos los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de distintas tablas relacionadas de forma que resulte mucho más sencillo trabajar con ellas al mismo tiempo se puede hacer que no aparezcan determinados campos esto es fundamental tanto en las bases multiusuario como en la base de datos del ejemplo del hospital en este tipo de bases de datos no interesará que todos los usuarios vean todos los datos a una enfermera le interesa acceder a los datos médicos del paciente pero en modo alguno a los datos económicos que estarán almacenados en la misma base de datos en el caso de una persona que trabaje en administración del hospital ocurre lo contrario debe tener acceso a los datos económicos pero no a los médicos los formularios unidos a un acceso a la base de datos mediante usuarios y contraseñas permiten solucionar este problema se puede hacer que cada usuario vea los datos que le interesan manteniendo ocultos los restantes por otro lado los formularios permiten dar una apariencia más agradable a la presentación de los datos que hace que el trabajo con ellos sea más cómodo permitiendo insertar datos modificarlos o eliminar algún registro los informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir los gestores de base de datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre textos con cualquier formato de tal forma que generan de modo automático cartas etiquetas postales listados 1.5.4 cálculos y sumarios los programas de bases de datos tienen la capacidad de realizar operaciones matemáticas sobre los registros así por ejemplo si se tiene almacenado en un campo de una tabla el salario de los empleados el programa puede calcular el salario menos impuestos de cada empleado en la mayor parte de las bases de datos los datos procedentes de los cálculos no quedan almacenados aumentando el tamaño de la base de datos si no que sólo queda guardada la operación o fórmula ·

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también es posible realizar operaciones y cálculos estadísticos sobre el total de los registros el programa puede calcular el número de médicos que trabajan en el hospital o en cada departamento lo que han cobrado entre todos o desglosado por departamentos etc a este tipo de operaciones se les suele denominar sumarios porque son resultado de cálculos sobre grupos de registros 1.6 los ejemplos del manual en el manual se utilizan varios ejemplos para explicar el funcionamiento de access dos de ellos son de un hospital para mayor comprensión de los ejemplos a continuación se muestra la estructura de cada ejemplo de forma clara ejemplo 1 un paciente puede acudir al médico muchas veces en la vida en cada visita que realiza el paciente le puede atender un médico distinto por motivos distintos un médico a su vez atiende a muchos pacientes en esta base de datos la relación entre los pacientes y los médicos se ha realizado creando una tabla visitas los campos en común son los códigos de los pacientes y de los médicos estos campos compartidos tienen el origen en la tabla que los creó tabla médicos o tabla pacientes pero esos mismos datos se podrán ver en la tabla visitas gracias a la relación de esa forma los datos de una visita en parte procederán de las tablas médicos y pacientes y en parte serán datos propios de visitas · !

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ejemplo 2 en esta base de datos la relación entre la tabla de los médicos y la de pacientes es más directa hay una tercera tabla para tener un listado de las especialidades y no escribir el nombre mal en este ejemplo cada médico tiene adjudicada una lista de pacientes a cada paciente le corresponde un médico de cabecera por tanto el campo que permite la relación es el nombre del médico médicos y médico de cabecera pacientes 2 creaciÓn de una base de datos con access ¿cómo crear un fichero de base de datos al iniciar el programa se presentará la siguiente ventana · !

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se selecciona crear un archivo nuevo y se hace doble clic aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se podrá elegir entre crear una base de datos en blanco una página de acceso a datos en blanco abrir un archivo ya existente para crear un archivo nuevo pulsaremos sobre base de datos en blanco aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a crear se de utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos para poder recuperarla con facilidad posteriormente se escribe el nombre en nombre de archivo y se pulsa el botón crear aparecerá la ventana de access · !

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desde esta ventana se trabajan las bases de datos de access seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos tablas consultas formularios informes macros y módulos para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botón en el apartado de cada elemento de la base de datos se explicará como crearlo desde la ventana de cada uno pero desde la ventana de base de datos hay dos formas de crear cualquier elemento sin necesidad de seleccionar la pestaña tabla consulta este botón cambia dependiendo del último objeto creado al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha se desplegará el menú de todos los elementos de access en este menú se encuentran todos los elementos que componen access para crear uno de ellos basta con situar el ratón por encima de él y hacer clic · !

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otra forma de crear un elemento de access sin seleccionar la pestaña es a través del menú insertar 2.1 crear un nuevo fichero de base de datos si se está utilizando access con una base de datos abierta y se desea crear un nuevo fichero se puede pulsar la tecla o seleccionar archivo|nuevo 2.2 los menús de access en la ventana de access como en todos los programas de microsoft hay un menú y una barra de herramientas la diferencia de access es que tiene 22 barras de herramientas distintas las barras de herramientas y el menú varían según el elemento que esté seleccionado tablas consultas formularios informes nada más crear una base de datos no todos los botones están activos irán variando según se vayan añadiendo elementos a la base de datos y según lo que se seleccione tabla consulta formulario informe macros módulos la barra de herramientas tiene los botones agrupados por la función que realizan muchos de estos grupos se repiten en las diferentes barras estos son todos los botones que componen la barra de herramienta de la ventana general de access según se vayan viendo los diferentes elementos de access se verá que en sus barras aparecen muchos de estos elementos y otros nuevos 1º muestra las vistas disponibles 2º abre una base de datos ya existente 3º guarda la base de datos actual 1º permite buscar archivos en el disco duro o en una unidad de red 2º imprime el elemento seleccionado 3º muestra la presentación preliminar de lo que se imprimirá 1º corrige la ortografía 2º cortar 3º copiar 4º pegar deshacer deshace la última acción realizada · !

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estos son los vínculos que tiene access con el office con el ms word para combinar y publicar correspondencia con excel para analizar los datos estas opciones analizan los datos editor de secuencias de comandos en microsoft código muestra las propiedades del elemento que esté seleccionado la fecha de creación y la última modificación 1º crea nuevos elementos de la base de datos 1º muestra las relaciones existentes entre las tablas o ayuda a crearlas 2º llama al ayudante de office 3 las tablas para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información 3.1 ¿cómo crear una tabla para crear una tabla se selecciona la pestaña ventana aparecerá la siguiente · !

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