CARTA ADMINISTRATIVA

 

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PUBLICACIÓN CARTA ADMINISTRATIVA

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carta administrativa revista del departamento administrativo de la función pública issn 0120-193x tarifa postal reducida no 319 bogotá d.c junio 2008 no 11 sigep libertad y orden departamento administrativo del empleo público para el estado colombiano sistema de información y gestión de la función pública

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departamento de acción integral esmic

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departamento administrativo de seguridad el departamento administrativo de seguridad das está inmerso en un complejo proceso de rediseño y fortalecimiento institucional y organizativo producto de una política de fortalecimiento del sector defensa y seguridad el departamento ha abocado un sistemático trabajo de transformación que comprende 14 frentes considerados clave para construir un aparato institucional y administrativo capaz de responder a los retos de la seguridad nacional mediante la producción de información privilegiada para la toma de decisiones gubernamentales lo anterior dentro de una política pública de inteligencia de largo plazo das el rediseño del das · es una política gubernamental e institucional pensada para superar las deficiencias en la capacidad de gestión lo cual implica transformar nuestras formas de trabajar y de pensar así como las formas de coordinar nuestro trabajo todo lo anterior parte del fortalecimiento y cambio de los valores que direccionan nuestro comportamiento en este contexto el rediseño y fortalecimiento institucional del das es una estrategia de modernización introducción de nuevos elementos políticos y tecnológicos para el desarrollo de la institución en el 2006 el gobierno nacional constituyó una comisión de altos expertos para diagnosticar el rol del das en el desempeño gubernamental dentro de las recomendaciones más importantes de dicha comisión se propuso el fortalecimiento de dos procesos misionales inteligencia y contrainteligencia además del traslado del proceso de protección a la policía nacional el actual proceso de rediseño institucional se inscribe dentro de esta política una estrategia de mejoramiento de la calidad del servicio que se materializa en el diseño de un sistema de gestión de calidad dicho sistema comprende el levantamiento y documentación de procesos subprocesos y procedimientos además de la elaboración de las guías y los formatos requeridos para hacer comprensible y fluida la organización del trabajo de todos los empleados del das · una estrategia de búsqueda de eficiencia del sistema de gestión del das para dar resultados de excelencia en el desarrollo los 14 frentes son los siguientes 1 redireccionamiento estratégico 2 levantamiento y documentación de procesos 3 rediseño de la estructura administrativa y de la planta de empleos 4.plan de formación y capacitación 5 traslado de esquemas de protección 6 estrategia de cambio organizacional 7 mejoramiento del clima organizacional 8 gestión ética lucha contra la corrupción 9 gestión por competencias 10 asesoría laboral 11 revisión de las hojas de vida 12 estrategia de comunicación e información institucional 13 servicio al ciudadano 14 desarrollo de la infraestructura estos elementos describen un proceso de cambio e innovación profundos que hace varias décadas no emprendía la institución con ellos buscamos situarnos en la vanguardia de la gestión gubernamental y alcanzar los más altos estándares de eficiencia en el cumplimiento de la misión que el estado despliega por medio del das · transforma das

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de la política de inteligencia y seguridad en la gestión de los procesos y en el uso óptimo de los recursos económicos · una estrategia de cambio en los comportamientos que fortalezca la interacción cotidiana entre los actores del das los ciudadanos y el gobierno a través de la construcción de nuevos valores principios y creencias de carácter moral e institucional que den sentido al trabajo y al cumplimiento de la misión institucional es una obligación de todas las entidades gubernamentales modernizarse y mejorar continuamente para garantizar el cumplimiento eficiente de la misión estatal ¿para qué el rediseño del das · para fortalecer nuestro direccionamiento estratégico · para mejorar la estructura administrativa · para mejorar la distribución de las competencias entre las diferentes dependencias de la entidad · para racionalizar la organización del trabajo para transformar principios y valores entre los actores de la gestión los burócratas los ciudadanos los empresarios y los dirigentes gubernamentales para optimizar el uso de los recursos económicos tecnológicos y técnicos para desarrollar las competencias profesionales y humanas de los servidores públicos del das en suma para mejorar la eficiencia política técnica y económica de la institución ¿cuál es la finalidad del rediseño institucional la finalidad del rediseño es construir una estructura administrativa y una cultura organizacional capaces de generar la información privilegiada para la toma de decisiones gubernamentales en relación con la inteligencia y la seguridad nacional · · · · ¿por qué el rediseño el rediseño es un mandamiento legal de la ley 489 de 1998 y de la política de modernización del estado conocida como programa de renovación de la administración pública ­ prap la finalidad del rediseño se inscribe dentro de los mandamientos de la ley 489 y del prap el mejoramiento continuo de la gestión pública y el desarrollo de un estado eficiente en lo político y en lo económico ¿cómo funciona el rediseño el proyecto de rediseño de la entidad está estructurado con base en los lineamientos del pei plan estratégico institucional 2006-2010 y atiende los siguientes frentes de acción los frentes de acción que se mencionan son una herramienta para producir información privilegiada de alta calidad para mejorar la discusión interna con la que el estado evalúa sus opciones para responder efectivamente contra las amenazas amén de constituirse en un formidable instrumento para adoptar todas las decisiones gubernamentales en este sentido la inteligencia debe responder a un interés público y contar con límites y controles que permitan salvaguardar los derechos y garantías individuales el rediseño busca delimitar claramente el ámbito de competencia del das y una eficiente coordinación y diferenciación de la suya con respecto de las competencias de las fuerzas militares y las de la policía nacional los tres entes producen la inteligencia estratégica de colombia.

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los recursos pÚblicos son sagrados para caprecom en el país hay 21´590.887 afiliados al régimen subsidiado caprecom tiene 2´300.525 afiliados a nivel nacional lo que corresponde al 10,6 de la población en un sector donde compiten más de 48 eps caprecom hace presencia en los 33 departamentos y en 610 municipios es decir en más de la mitad de los municipios de colombia siendo la única eps´s pública autorizada para operar a nivel nacional con mayor cubrimiento convirtiéndose hoy en día en referente del comportamiento del régimen subsidiado en el país con un objetivo fijo ser reguladores en el sistema de seguridad social en salud para lograr dicho objetivo caprecom trabaja con transparencia por ello durante la actual administración ha denunciado actos de corrupción presentando más de 70 quejas ante la procuraduría general de la nación por irregularidades dio inicio a más de 55 acciones contractuales por no renovación de los contratos de aseguramiento y cerca de 20 demandas solicitando la liquidación en sede judicial de los contratos interadministrativos del régimen subsidiado de esta forma caprecom es una empresa del estado que da ejemplo sobre una correcta administración demostrando que los bienes públicos son sagrados y deben ser invertidos de manera adecuada en la salud de los afiliados caprecom sede administrativa carrera 69 no 47 34 bogotá ­ colombia pbx 2943333 línea gratuita 018000913966

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contenido 10 12 18 38 42 50 carta libertad y orden departamento administrativo de la función pública fernando grillo rubiano director carla liliana henao carmona subdirectora alberto medina aguilar director de empleo público elber eliécer rojas méndez director de desarrollo organizacional maría del pilar arango viana director de control interno y racionalización de trámites claudia patricia hernández león directora jurídica celmira frasser acevedo jefe oficina asesora de planeación juan manuel cortés gaona jefe oficina de control interno nubia xiomara sepúlveda mendoza jefe oficina de sistemas julián marulanda calero gerente proyecto sigep consejo editorial alberto medina aguilar elizabeth rodríguez taylor julián marulanda calero desarrollo social publicaciones institucionales administrativa revista del departamento administrativo de la función pública issn 0120-193x tarifa postal reducida no 319 bogotá d.c junio 2008 no 11 58 62 70 74 coordinación técnica alberto medina aguilar olga lucía echeverri11c.· piso 4 · pbx 2356033 tel 2550414 fax 2550114 calle 63 no 45 bogotá d.c abril de 2008 departamento administrativo de la función pública editora desarrollo social director y editor en jefe fernando molano gerente financiera y administrativa amparo torres gerente de prensa y comunicaciones francis castaño asesor editorial jorge martínez gualdrón editores de estilo diana tapia rojas jorge martínez gualdrón periodistas adscritos francis castaño amparo torres fernando molano diana tapia rojas jorge martínez gualdrón relaciones pÚblicas tatiana posada ricardo cardona mariana posada londoño sonia pinzón impresiÓn opciones graficas diseÑo y diagramaciÓn pictograma creativos ltda calle 63 no 11-45 4º piso pbx 2356033 líneas de atención 2550414 ­ 2550114 e-mail editora@desarrollosocialsa.org http www.desarrollosocialsa.org · e-mail · editora@desarrollosocialsa.org · http www.desarrollosocialsa.org · bogotá d.c colombia departamento administrativo de la función pública carta administrativa libertad y orden departamento administrativo de la función pública 80 94 100 105 108

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editorial ¿quÉ es el sistema de informaciÓn y gestiÓn del empleo pÚblico para el estado colombiano el sistema de informaciÓn y gestiÓn del empleo pÚblico sigep una iniciativa estratÉgica para toda la administraciÓn pÚblica entrevista dr alonso castellanos sigep una herramienta para la democracia el gobierno en lÍnea acerca el estado al ciudadano las empresas y los servidores pÚblicos visiÓn tÉcnica del sistema de informaciÓn y gestiÓn del empleo pÚblico sigep entrevista dr luis fernando jaramillo hacia la modernización del estado eficiencia transparencia y mejoramiento continuo desafÍos de la mejora de la gestiÓn en mÉxico experiencia de implementar un sistema similar justino manuel garcía del vello entrevista dr mario herrera colombia a la vanguardia de las secretarias de la funciÓn pÚblica sobre el sistema de gestiÓn de los recursos humanos en la administraciÓn pÚblica espaÑola proyectos de rr.hh globales el reto de la internacionalizaciÓn armÓnica de la gestiÓn de recursos humanos al habla con los expertos caracterÍsticas pautas y beneficios de la implantaciÓn de un proyecto global de rr.hh el cambio a nuestro alcance aproximaciÓn general a la importancia de los sistemas de informaciÓn en la gestiÓn humana carta administrativa

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carta administrativa editorial el ejemplar de la décimoprimera edición de la carta administrativa está dedicado a los sistemas de información en la gestión pública con énfasis en el nuevo sistema de información y gestión del empleo públicosigep los sistemas de informaciÓn en la gestiÓn pÚblica con el liderazgo del prap se inició la estructuración del sigep con recursos del banco interamericano de desarrollo bid en el marco del proyecto renovación de la administración pública quien nos ha acompañado en todo el proceso de la mano del programa de las naciones unidas los sistemas de información se han cons para el desarrollo pnud tituido en herramientas fundamentales en la toma de decisiones y el sector público en este camino hemos contado además con no es la excepción contamos con ejemplos el concurso de la comisión de información exitosos en numerosas entidades entre sectorial coinfo liderada por el señor las que se encuentran el ministerio de vicepresidente de la república quien ha hacienda y la agenda de conectividad por sido un motor importante para el éxito del eso para el departamento administrativo proyecto sigep de la función pública es un reto la implementación desarrollo y administración ha sido un proceso cuidadoso de estructudel sigep que representa la concreción de ración y selección del contratista apoyado muchos objetivos que nos hemos trazado en banqueros de inversión y consultores en relación con los sistemas de informa expertos en modernización del estado ción y su aplicabilidad en la formulación con una licitación internacional y con la de políticas públicas colaboración invaluable de servidores de varias áreas del departamento adminispara llegar al día de hoy hemos recorrido trativo de la función pública quienes han un camino que inició con los objetivos trabajado arduamente en el tema y son del programa de renovación de la admi fundamentales para el éxito del proyecto nistración pública ­ prap el cual incluye entre sus reformas transversales al empleo el sistema de información y gestión del público y como principales instrumentos empleo público sigep es un proyecto que de esta política al suip y al sigep está dirigido al desarrollo de un sistema de 10

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sigep información y gestión de empleo público que permitirá realizar la planeación del talento humano facilitar la gestión del empleo público por parte de las entidades apoyar las funciones misionales del dafp garantizar la transparencia en los procesos de gestión del empleo público y responder con certeza preguntas tales como ¿cuántas vacantes hay en el estado ¿cuántas mujeres trabajan en el estado ¿cuáles son las profesiones de los servidores públicos así como gestionar la actualización en línea de la hoja de vida y la declaración de bienes y rentas libertad y orden · ciudadanía en general para ejercer el control social quiero referirme también a las entidades públicas nacionales y territoriales representadas en las 40 entidades pioneras que hemos seleccionado cuidadosamente para hacer parte del inicio del proyecto sin ellas nada de lo anterior tendría sentido porque son las entidades quienes alimentan el sistema y a la vez son sus principales usuarios de los datos que ellas ingresen con criterios de calidad y oportunidad dependerá el sigep tiene una sólida estructura nor la consistencia y confiabilidad de la informativa que garantiza su continuidad y pro mación que arroje el sistema y por ende porciona estabilidad al sistema basada el buen uso que se pueda hacer de ella principalmente en la ley 489 de 1998 y la ley 909 de 2004 por la cual se regula el como lo mencioné anteriormente teneempleo público en colombia y sus decre mos una sólida base normativa suficiente tos reglamentarios que aplica a las entidades públicas pero queremos que no sea esto lo que los motive es importante destacar que según esta a gestionar a través del sigep cumplidanormatividad se debe conceder acceso mente sus procesos de talento humano y como usuario a de estructura organizacional sino que se genere un cambio cultural para que de · los responsables de formular políticas esta manera todos los esfuerzos que se para garantizar la planificación el de realizan día a día por obtener información sarrollo y la gestión de la función pú pública oportuna y veraz se concreten blica ­ gobierno nacional y entidades competentes · entidades públicas para su control seguimiento y evaluación de la gestión pública fernando grillo rubiano director 11 departamento administrativo de la función pública

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carta administrativa ¿quÉ es el sistema de informaciÓn y gestiÓn del empleo pÚblico para el estado colombiano julián marulanda calero gerente general sistema de información y gestión del empleo público ­ sigep ­ para el estado colombiano departamento administrativo de la función pública a modo de una corta introducción quiero explicar el contenido de este artículo anotando en primer lugar que voy a referirme someramente al sigep pues entiendo que los demás articulistas lo harán con mucha propiedad y no tiene sentido reiterar aspectos técnicos que serán abordados prefiero en ese sentido referirme a la visión del sistema en segundo lugar me parece que es conveniente explicar el papel de coinfo en el desarrollo del sistema pues el señor vicepresidente de la república un apasionado por los temas de sistemas de información muestra un permanente interés por éste sistema en tercer lugar me parece importante ir dejando memoria de algunas lecciones aprendidas durante el tiempo en que se diseñó el sistema de la mano de la ut valor ­ integrada por las firmas capitalcorp y oportunidad estratégica­ 12

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sigep libertad y orden cuando ejercí la coordinación de proyectos especiales y las que en este corto pero intenso tiempo como gerente general del proyecto sigep más aún si se tiene en cuenta que mi visión puede estar mediatizada por el hecho de que mi formación profesional es el derecho y la filosofía 1 el sistema de información y gestión del empleo público ­ sigep ­ para el estado colombiano el sistema de información y gestión del empleo público para el estado colombiano sigep no es como se piensa un proyecto de tecnología es un proyecto de gobierno y por lo tanto tiene una connotación política un enfoque administrativo y su finalidad es el mejoramiento de los procesos y la gestión de diferentes aspectos del manejo del empleo público 13 el componente tecnológico es derivado de lo anterior y si bien es un soporte importante no se debe perder el enfoque principal del proyecto el proyecto implica una reforma de la gestión administrativa en el sentido más estricto de la palabra en efecto no se trata solamente de la implantación de una herramienta tecnológica yendo mucho más allá de lo que se trata es de hacer mejor las cosas en el día a día sin pretender hacer un análisis jurídico exhaustivo el sentido y alcance del sistema están definidos por la ley que habla de un sistema general que permita contar con información integral veraz y oportuna sobre temas de empleo público y estructuras de las instituciones estatales no obstante las disposiciones normativas no son nuevas su desarrollo ha sido hasta este gobierno bastante tímido creo que es necesario resaltar el compromiso que ha tenido este gobierno con el tema de la modernización departamento administrativo de la función pública ¿quÉ es¿quÉ sistema de informaciÓn y gestiÓn el es el sistema de informaciÓn y gestiÓn del empleo pÚblico para el estado colombiano del empleo pÚblico para el estado colombiano?

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carta administrativa de los sistemas de información el contexto del sigep está dado en la necesidad de fortalecer la capacidad del estado para cumplir con su misión el alcance y cobertura del sigep está definido por el artículo 18 de la ley 909 de 2004 que es la base interpretativa del artículo 36 de la ley 489 de 1998 en efecto este artículo define los tres principales módulos organización institucional que debe permitir contar con información sobre estructuras formales y no formales plantas de personal régimen salarial y nomenclatura y por supuesto su información básica un segundo módulo tiene como parámetros la gestión de los procesos del talento humano su base por supuesto es el manejo de la hoja de vida el enrolamiento al estado las situaciones administrativas a lo largo de su permanencia en el servicio público temas de capacitación y finalmente su desvinculación pero tenemos en este punto un avance enorme en los temas de autoservicio hay procesos que deben ser gestionados por el directamente interesado por ejemplo el diligenciamiento del formato único de hoja de vida y la declaración de bienes y rentas que se hará a través del sigep le permitirá al estado contar con la información real de las personas las cuales bajo su responsabilidad garantizan que los datos sean veraces y completos el tercer tema que se aborda con sigep es garantizar la disposición de información presupuestal sobre temas de talento humano y su enlace con el siif un tema que ha dado mucho que hablar pues está asociado a la nómina conviene aclarar que el dafp pondrá a disposición de las entidades una herramienta tecnológica que les puede ayudar en sus procesos de liquidación de nómina pero que esta institución no será el liquidador único de nómina 2 el papel de coinfo para el diseño del sigep el dafp ha seguido los lineamientos de la comisión intersectorial de políticas y gestión de la información para la administración pública coinfo expresados en varias de circulares1 en primer lugar el sigep se ofrece como un sistema de uso general por la administración pública de suerte que se evite la dispersión de esfuerzos e incluso su duplicidad no tiene sentido que las instituciones públicas aún con todas sus particularidades generen cada una su sistema de información de empleo cuando al fin y al cabo se trata de procesos que tienen en principio criterios similares este es un reto enorme pues implica que el sigep sea utilizado en un proceso evolutivo 1 debe tenerse en cuenta que el dafp es miembro principal de coinfo de acuerdo con el decreto 3816 de 2003 14

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sigep de maduración del sistema por todas las entidades públicas el trabajo no se concentra en la parametrización del sistema sino que va más allá y entraña una labor que debe ser hecha a profundidad en materia de homologación de procesos avances normativos y generación de espacios de concertación entre entidades sin embargo los beneficios son enormes para el estado colombiano el aprovechamiento de las economías de escala nos permitirá con el tiempo lograr que la asignación de recursos se haga para responder a aquellas necesidades que son particulares de cada entidad una vez se hayan cubierto las necesidades comunes los recursos se podrán asignar razonablemente 2.1 oferta estatal el coinfo expidió en mayo de 2004 los lineamientos para las inversiones en software tipo erp el sentido de estos lineamientos es precisamente que se pueda proveer por las libertad y orden entidades responsables en cada tema una oferta para el manejo integrado de los temas administrativos y financieros es importante resaltar que a cargo del dafp se define como parte de la oferta estatal para integrar este erp nacional de una parte el suip para responder a las necesidades de captura de información y en segundo lugar el entonces llamado suip ii que hoy se ha concebido como el sigep un repaso a los lineamientos es conveniente para entender los parámetros de desarrollo del sigep y las mismas posibilidades de crecimiento evolución y maduración del sistema un primer punto es que no se deben adquirir sistemas que contemplen las funcionalidades de sigep en segundo lugar que es necesario garantizar la interoperabilidad con el sigep de aquellas funcionalidades que pueden ser adquiridas es decir las que no están dentro de las funcionalidades de sigep 15 departamento administrativo de la función pública ¿quÉ es¿quÉ sistema de informaciÓn y gestiÓn el es el sistema de informaciÓn y gestiÓn del empleo pÚblico para el estado colombiano del empleo pÚblico para el estado colombiano?

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