Manual Usuario CECA

 

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El procedimiento de Expedición de Certificado de Estado de Conservación Ambiental - CECA, dentro del aplicativo Forest, establece los pasos necesarios para expedir el certificado de estado de conservación ambiental a los predios ubicados total o parcial

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manual del usuario ceca expediciÓn de certificado de estado conservaciÓn ambiental manual del usuario ­ forest yinna alejandra vesga castro página 1 de 14

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manual del usuario ceca expediciÓn de certificado de estado conservaciÓn ambiental ceca manual del usuario el procedimiento de expedición de certificado de estado de conservación ambiental ceca dentro del aplicativo forest establece los pasos necesarios para expedir el certificado de estado de conservación ambiental a los predios ubicados total o parcialmente dentro del sistema de Áreas protegidas del distrito capital página 2 de 14

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manual del usuario ceca inicialmente el solicitante trae la documentación a la secretaría distrital de ambiente ­ correspondencia y la radica el funcionario encargado revisa la documentación y desde el módulo docfile de forest ingresa todos los datos necesarios de acuerdo con la lista de chequeo para determinar si se genera un requerimiento por documentación o no el funcionario de correspondencia recibe la documentación y realiza la respectiva radicación la cual genera un proceso que se direcciona a la subdirección de ecosistemas y ruralidad en el caso que el solicitante no allegue la documentación requerida el aplicativo le genera un requerimiento por documentación y se le entrega de manera inmediata informándole cuáles son los documentos faltantes página 3 de 14

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manual del usuario ceca modificar el aplicativo suspende los términos de dicho proceso el cual podrá ser desactivado en el momento que el solicitante regrese con estos documentos faltantes el proceso debe ser repartido por el funcionario encargado al profesional técnico responsable de ecosistemas y ruralidad el cual escoge al funcionario encargado de realizar la actividad de verificar la documentación radicada página 4 de 14

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manual del usuario ceca si la documentación anexa no se encuentra completa o requiere alguna modificación o cambio el aplicativo genera una carta de complementación de documentación en donde se le informa los documentos que presentan inconvenientes para este documento existen las tres actividades principales como son la elaboración la revisión y la aprobación ­ firma de la carta si la documentación anexa se encuentra completa se agrega el número del chip para que el sistema cargue la información pertinente el chip del predio hace parte de una base de datos previamente migrada al aplicativo con toda la información correspondiente al predio página 5 de 14

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manual del usuario ceca al avanzar a la siguiente actividad de ubicar el predio en cartografía se puede anexar el mapa previamente cargado a la base de datos y ubicarlo el predio en mapa o cartografía y así determina si se encuentra en área protegida cuando se carga el mapa al sistema éste trae el nombre dado al archivo para poder visualizarlo al determinar si el predio se encuentra en área protegida el aplicativo realiza una validación la cual apunta a generar una carta no aplica si no se encuentra en área protegida o de avanzar a la actividad actualización de información en caso de encontrarse en área protegida para este documento existen las tres actividades principales como son la elaboración la revisión y la aprobación ­ firma de la carta página 6 de 14

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manual del usuario ceca en la actividad actualización de información permite modificar la información del predio ya existente en la base de datos y además agregar otra información como es la localidad si es vereda o barrio entre otras al completar o modificar ésta información se avanza a la actividad de asignar el profesional técnico de apoyo encargado de realizar la visita para levantar la información pertinente al predio página 7 de 14

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manual del usuario ceca cuando el proceso llega al escritorio del profesional técnico de apoyo la actividad a desarrollar es la de elaborar informe técnico en donde debe diligenciar un formulario diseñado de acuerdo con el formato de certificado de estado de conservación ambiental establecido en el procedimiento de calidad la primera pestaña del formulario predio trae la información existente y actualizada del predio junto con la información del solicitante las cuales son de lectura sin posibilidad de edición o modificación la segunda pestaña del formulario verificaciÓn en campo permite ingresar la información levantada en la visita referente a lo encontrado en el predio la tercera pestaña del formulario areas verificadas permite ingresar las mediciones realizadas a todo tipo de área encontrada en el predio página 8 de 14

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manual del usuario ceca la cuarta pestaña del formulario calificacion de criterios muestra los cálculos realizados por el aplicativo de acuerdo con la información diligenciada en las pestañas iniciales del formulario estos criterios se basan en la resolución 3513 de 2010 la quinta pestaña del formulario observaciones le permite al técnico ingresar observaciones adicionales que tenga a cerca de la visita realizada al predio la sexta pestaña del formulario verificador solicita el nombre del funcionario que realizó la visita y la fecha de la actividad esta información se requiere para ser agregada de forma automática a la plantilla del informe técnico como segunda instancia de esta pestaña solicita que se ingrese el nombre de la persona que le dará continuidad al trámite del certificado página 9 de 14

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manual del usuario ceca cuando se termina de ingresar la información en todas las pestañas del formulario el profesional técnico de apoyo debe dar clic en el botón guardar y así se generará el informe técnico el funcionario encargado de realizar la actividad de continuidad al trámite del certificado revisa de forma rápida el informa técnico y avanza la actividad al funcionario que le dará el visto bueno al informe técnico el funcionario que da el visto bueno al documento puede ver y revisar el informe técnico en caso de estar bien el documento debe seleccionar el funcionario que lo aprobará y avanzar a la siguiente actividad en caso contrario se devuelve al funcionario que proyectó el documento para sus respectivos cambios página 10 de 14

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manual del usuario ceca de igual manera el funcionario encargado de aprobar el documento puede ver y revisar el informe técnico en caso de estar bien el documento debe seleccionar el funcionario encargado de generar el certificado y avanzar a la siguiente actividad en caso contrario se devuelve al funcionario que proyectó el documento para sus respectivos cambios cuando se ingresa a la actividad de generar el certificado el funcionario encargado debe establecer la fecha de vigencia del mismo y verificar si hubo desestimiento por parte del solicitante en el caso de haber desestimiento el sistema pregunta si es mayor a siete 7 días y genera un oficio de desestimiento al solicitante el cual es revisado y aprobado por el coordinador del grupo y el subdirector respectivamente de no haber desestimiento debe dar clic en guardar para generar el certificado y escoger el funcionario que revisará el certificado página 11 de 14

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manual del usuario ceca la siguiente actividad es revisar el certificado por parte del coordinador del grupo quien puede ver y revisar el documento en caso de estar bien el documento debe seleccionar el funcionario encargado de revisar y aprobar el documento actividad que debe ser realizada por el subdirector y avanzar a la siguiente actividad en caso contrario se devuelve al funcionario que proyectó el documento para sus respectivos cambios en la actividad de revisión y aprobación del subdirector permite al funcionario visualizar el informe técnico y el certificado ya finalizados y revisados en caso de estar bien el documento debe seleccionar el funcionario encargado de firmar el certificado actividad que debe ser realizada por el director y avanzar a la siguiente actividad en caso contrario se devuelve al funcionario que proyectó el certificado para sus respectivos cambios el funcionario encargado de la aprobación y firma del certificado puede visualizar los documentos generados radicado de entrada informe técnico y certificado para que página 12 de 14

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manual del usuario ceca estos documentos tengan su respectivo consecutivo y radicado de salida debe agregar su contraseña de firma y dar clic en guardar para que el sistema agregue de forma automática esta información el sistema genera los radicados de salida para ser vistos por el director y avanzar a la siguiente actividad el funcionario que firma director escoge al funcionario que se encargará de generar la carta informativa para ser enviada junto con el certificado al solicitante después de sus respectivas revisiones y firma el funcionario encargado de esta actividad debe dar clic en guardar para que el sistema genere automáticamente la carta se requiere descargar la plantilla agregar o eliminar lo pertinente y modificar el borrador en esta actividad se puede visualizar la información del solicitante y del predio por último escoger el funcionario que llevará a cabo la actividad de revisar la carta de entrega página 13 de 14

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manual del usuario ceca en la actividad de la revisión de la carta de entrega el funcionario encargado puede visualizar la carta para determinar si el documento está debidamente diligenciado o no en caso de estar correcto debe escoger el funcionario que aprobará y firmará la carta y avanzar a la siguiente actividad en caso contrario debe seleccionar que no se encuentra correcto y devolverlo al funcionario que proyectó la carta en la actividad de aprobación y firma de la carta de entrega por parte del subdirector puede visualizarla para determinar si el documento está debidamente diligenciado o no en caso de estar correcto debe avanzar a la siguiente actividad en caso contrario debe seleccionar que no se encuentra correcto y devolverlo al funcionario que proyectó la carta para el paso a la última actividad revisión ceca el funcionario que aprueba y firma la carta escoge el funcionario que revisará si solicitan algún cambio al certificado para su respectiva modificación página 14 de 14

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