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boletÍn junta directiva informa © julio 2012 derechos reservados esta es una publicación interna para los asociados del sistema educativo saint clare san juan la unión cartago

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capilla franciscana es muy grato para la junta directiva del sistema educativo saint clare comunicarle a usted que después de mucha espera y esfuerzos se ha iniciado la construcción de nuestra capilla franciscana el camino no ha sido fácil pero sí muy gratificante al saber que hemos empezado a ver los frutos de los mismos sin embargo aún faltan muchos detalles por realizar y una vez concluida la parte de la infraestructura debemos iniciar con la decoración y amueblar la capilla como pueden observar en la portada de este boletín hemos colocado un esbozo de la vista frontal de la capilla y además en las páginas siguientes se muestran otras vistas de la misma junto con algunas fotos de los inicios de los trabajos esperamos seguir contando con su valioso apoyo y colaboración para la realización de este y otros proyectos que son de beneficio para toda nuestra institución atentamente comité de comunicaciones y relaciones contenido mensaje del comité pro-construcción capilla mensaje de la fiscalía mercadeo y promoción informe de la presidencia informe de la fiscalía informe del tesorero 2 boletín junta directiva informa 3 6 7 8 16 19

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mensaje del comité pro-construcción de la capilla como es de su conocimiento en los últimos años el comité pro construcción de la capilla ha intensificado sus esfuerzos para que este proyecto sea una realidad se ha trabajado sobre la base de que pertenecemos a una institución católica donde contar con una casa de oración es fundamental para celebrar nuestras misas primeras comuniones y otros actos litúrgicos es así como con gran alegría hoy todos ustedes pueden ver el inicio de esta construcción la cual fue posible gracias al apoyo de los padres de familia estudiantes colaboradores administración pero sobretodo al empeño de la junta directiva actual porque estableció dentro de sus prioridades de trabajo el inicio de la construcción de la capilla la cual se estima concluir a finales de setiembre de 2012 si bien es cierto se han hecho esfuerzos enormes para recaudar fondos mediante rifas ventas de comida bingos entre otros a la fecha no tenemos la totalidad del dinero para concluir la obra que está valorada en ¢150.000.000 ciento cincuenta millones de colones sin considerar los imprevistos que se puedan presentar así como el mobiliario que la capilla requiere por lo tanto para lograr este fin el comité seguirá organizando actividades para recaudar fondos entre las cuales se han programado las siguientes mismas que posteriormente les estaremos detallando · · · marcha del block durante el mes de julio bancas para la capilla donadas por familias del saint clare cena buffet con el grupo gaviota viernes 7 de setiembre confiamos en dios sabemos que Él actuará en los corazones de cada uno de nosotros para lograr concluir nuestra hermosa capilla boletín junta directiva informa 3

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inicio de las obras de la capilla todo largo camino empieza con un primer paso 4 boletín junta directiva informa

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bosquejos de la capilla educamos para construir una cultura de paz para con otros y con el medio ambiente boletín junta directiva informa 5

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mensaje de la fiscalía estimados padres y madres de familia cuando ustedes matriculan a sus hijos o hijas en el sistema educativo saint clare sesc también ingresan a esta gran familia en calidad de asociados y por lo tanto dentro de sus obligaciones está su asistencia a las asambleas generales y extraordinarias que se realicen esta fiscalía les recuerda que su presencia es necesaria para la toma de decisiones y acciones mismas que impactan a toda nuestra comunidad es por eso que les insto para se presenten a la próxima asamblea a celebrarse en el mes de setiembre y de esa manera ejerzan su derecho y deber de participación para tales efectos les recuerdo los incisos a y b del artículo 7 de los estatutos del sesc mismos que citan textualmente articulo setimo son derechos de los asociados a participar con voz y voto en las asambleas generales b elegir y ser electos para ocupar cargos en los órganos de la asociación esperamos contar con su presencia muchas gracias noé soto fiscal 6 boletín junta directiva informa

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mercadeo y promoción desde el año anterior se ha venido trabajando en la promoción y mercadeo de nuestra institución con el fin de proyectar los logros de nuestros estudiantes así como los valores franciscanos que son nuestros pilares en esta sección se brinda una muestra de esa labor realizada en autobuses cines y pantallas electrónicas boletín junta directiva informa 7

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informe de la presidencia 19 de abril 2012 a través de este informe nos es muy grato presentarles parte del trabajo realizado por la junta directiva en el período comprendido de abril 2011 al 19 de abril 2012 recordemos que la junta directiva entre sus funciones debe administrar los bienes y servicios de la asociación deseo aclarar que en la presentación de este informe no entraremos a profundizar aspectos de índole financiero ya que corresponden al informe de la tesorería y en temas relativos a proyectos educativos y académicos la dirección general se referirá a ellos para iniciar me parece importante indicar que el plan de trabajo de la junta directiva siempre va enfocado a un trabajo integral en primer lugar el continuo seguimiento y apoyo a las direcciones para que la oferta educativa sea cada vez mejor en áreas como los idiomas 8 boletín junta directiva informa tecnología valores textos actualizados y profesores capacitados en segundo lugar hacia los planes de mejora en la infraestructura que permite que los estudiantes reciban sus lecciones de una forma cómoda en un campus que cubre todas las necesidades de un centro educativo moderno y seguro en tercer lugar un trabajo conjunto y supervisado con la administración para el buen aprovechamiento de los recursos humanos y económicos de la institución para cumplir con la función que la asamblea nos ha conferido a continuación detallo aspectos de nuestro marco de trabajo · la junta directiva entre otros aspectos vigila por el cumplimiento de los acuerdos que se han tomado en asamblea vela para que se apliquen los distintos reglamentos y contratos ya establecidos y la elaboración de aquellos que sean necesarios en las diferentes áreas · revisa periódicamente las ejecuciones presupuestarias según el presupuesto operativo del periodo · examina continuamente los ingresos inversiones fondo de construcción y capilla morosidad entre otros · solicita informes periódicos de su gestión a la dirección general direcciones académicas coordinación administrativa y dpto de recursos humanos · velamos por la seguridad de los estudiantes y del personal es así como revisan constantemente los servicios de seguridad servicio de emergencias médicas servicio de transporte y seguros de pólizas del ins · conocemos periódicamente informes sobre el trabajo de los comités de apoyo de junta directiva ·

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· revisamos y pedimos resultados sobre el plan de mercadeo anual con la finalidad de captar matrícula tanto a nivel interno como externo así como para el posicionamiento de la marca saint clare logros del período 2011 a la fecha 1 renovación del contrato con seguridad rafsoni se renovó el contrato para este período exigiendo mejoras en el servicio más control al ingreso de las instalaciones solicitud de bitácoras así como un perfil más exigente de los oficiales de seguridad 2 con la empresa transmedic la cual nos brinda los servicios de emergencias médicas se revisó y se negociaron aspectos del contrato logrando mejorar las condiciones en el servicio que nos brindan 3 para optimizar el servicio que brindan los distintos quioscos y sodas que dan el servicio de alimentación a los estudiantes se le pidió a cada concesionario que presentara su permiso de salud al día también se revisaron los contratos y se ajustó el monto del alquiler 4 a pesar de que la institución ya no tiene a su cargo el servicio de transporte de los estudiantes la junta directiva le ha solicitado a la administración mantener un estricto control de las unidades además se insistió para que el recurso humano se mantuviera lo más estable posible ya que esto puede influir en la estabilidad emocional de los estudiantes especialmente en los niños 5 se aprobó un nuevo reglamento de becas que garantiza una distribución más justa de las becas 6 con lo la finalidad de garantizar que el personal del saint clare siempre se mantenga estable y de alto nivel la junta directiva le ha solicitado al dpto de recursos humanos que durante este año deben quedar elaboradas todas las políticas referentes a reglamento interno de trabajo política de reclutamiento y selección manual de puestos política salarial y capacitaciones en relación con esta solicitud la licda laura alvarado ha presentado algunos adelantos de los diversos documentos 7 para agilizar los procedimientos de compras de activos e inversiones se dio la potestad al comité financiero para que revise y justifique ante la junta directiva las solicitudes además podrá aprobar aquellas compras e inversiones menores a ¢500.000 posterior informe a la junta directiva esto ha permitido que el proceso sea más ágil y el control más preciso boletín junta directiva informa 9

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8 la mayor inversión en activos se ha realizado en el área tecnológica lo cual detallaré cuando me refiera al trabajo y recomendaciones del comité tecnológico 9 como todos los años se realizó la auditoría externa esta vez con la empresa russel bedford c.r tema sobre el cual se referirá más adelante el sr erick rojas tesorero pero les adelanto que fue muy satisfactoria para los intereses de nuestra institución 10 a nivel de mercadeo la junta directiva aprobó un plan más ambicioso que no solo permitiera captar una matrícula de acuerdo a las necesidades de nuestra institución sino también proyectarnos a través de mensajes televisivos que promueven los valores como el amor y la solidaridad dirigidos a la niñez a la juventud y a la familia un ejemplo de ello es la participación con spots publicitarios promovidos por el centro nacional de catequesis lo cual nos permite proyectarnos aún más como una institución educativa católica con altos valores preocupados por la niñez la juventud y la familia 11 siendo consecuentes con la proyección hacia la comunidad que debe tener el saint clare no solo por contar con un beneficio de utilidad pública sino porque debemos ser consecuentes con los principios franciscanos la junta directiva delegó en la administración la distribución de ayudas de bien social es así como se hicieron donaciones a teletón centro nacional de catequesis asociación lucha contra el cáncer infantil obras del espíritu santo y varias escuelas públicas durante el 2011 se destinó a esta causa un monto de ¢13.481.252 y para el 2012 la suma de ¢14.700.000entre los esfuerzos realizados para que el saint clare se involucre y se proyecte socialmente con la comunidad de tres ríos el sr gustavo cabezascoordinador administrativo y el sr gerardo azofeifasecretario de junta directiva asistieron a una sesión del consejo municipal para establecer contactos que posteriormente permitan analizar aquellos aspectos a nivel de la comunidad en donde el saint clare pueda brindar ayudas de bien social 10 boletín junta directiva informa

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proyectos ejecutados en coordinación con la administración y comités de apoyo comitÉ de relaciones y comunicaciones con la finalidad de mejorar la comunicación de forma que ésta sea más fluida y asertiva con los asociados se conformó el comité de comunicaciones y relaciones el cual participa con un boletín electrónico que se envía dos veces al año a los asociados revisión del plan estratégico de mercadeo apoyo para una comunicación efectiva con los asociados da seguimiento en coordinación con la administración a las estrategias institucionales de mercadeo para la campaña 2011-2012 apoyó la promoción institucional a través de medios diversos como son autobuses pantallas electrónicas internas y externas en terramall cines y otros logrando un aumento en la matrícula 2012 en relación con el año anterior valora las solicitudes emanadas por la junta directiva para opciones de mercadeo y promoción del sistema educativo saint clare a través de eventos externos como patrocinios comitÉ financiero revisa las solicitudes de compra de activos materiales didácticos entre otros y recomienda a la junta directiva en la toma de decisiones financieras en el informe de tesorería el sr erick rojas se referirá a la gestión de este comité comitÉ tecnolÓgico analiza las necesidades para actualizar y dotar al saint clare con tecnología de punta durante el 2011 y lo que ha transcurrido del 2012 no se han escatimado esfuerzos y se ha asignado presupuesto para preescolar 16 laptop para media center primaria 30 desktop para media center 3 televisores 6 videobeam secundaria siguiendo con el proceso de equipamiento de aulas se suministraron más equipos como videobeam televisores computadoras dvd y mimios con el fin de buscar y enriquecer la didáctica de las lecciones red inalámbrica se instalaron 16 access point con el fin de brindar este servicio a todos los estudiantes padres y colaboradores del sistema faltando por concluir primaria y preescolar con lo que se logrará tener la red inalámbrica en todo el campus cabe mencionar que este último punto se va a realizar en los próximos meses equipo de media center se adquirieron 15 desktop boletín junta directiva informa 11

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en todo el sistema cambio de la red cableada para lograr una mayor eficiencia y velocidad en el flujo de información para labor del personal en las distintas áreas se dotó de 17 laptop para la utilización de pizarras interactivas mimios adquisición de nuevos servidores con la finalidad de que la institución administre el servicio de correo electrónico para la comunicación con los padres y madres de familia además se contará con un filtrado web el cual se utilizará para el bloqueo de páginas web no deseadas de acuerdo a categorías establecidas se va a adquirir un nuevo software contableadministrativo y académico que se ajuste a las necesidades actuales del sistema se están llevando a cabo reuniones con la finalidad de elaborar una nueva página web comitÉ educativo la junta directiva constantemente solicita informes a las distintas direcciones académicas de su plan de trabajo anual para enviar lineamientos claros a la dirección general y direcciones académicas nos apoyamos en el trabajo del comité educativo el cual revisa aspectos filosóficos teóricos que dan origen al proyecto educativo para confrontarlos con la nuevas corrientes educativas y con las demandas actuales de nuestra sociedad siempre en busca de lograr los primeros lugares a nivel nacional y a la vanguardia en la educación costarricense en el informe de presidencia del año 2011 se indicó que una de las necesidades era trabajar en el marco filosófico de la institución reforzando aquellas acciones que se estaban realizando y aclarar aquellas que aún faltaban por implementar es así como se inició la elaboración del marco orientador en un trabajo conjunto con del comité educativo y la dirección general a este tema se referirá con detalle en su informe la directora general comitÉ de construcciÓn con la finalidad de la mejora continua de la infraestructura institucional y de dotar de mejores servicios a los estudiantes el comité de construcción revisa y propone las necesidades de construcción mejora y mantenimiento de las instalaciones haciendo uso de los recursos financieros de acuerdo al presupuesto del período colabora con la inspección de la ejecución de las obras en proceso durante el 2011 y en estos meses del 2012 como ustedes han podido apreciar se han construido distintas obras cabe recalcar que el proceso de selección de las empresas que iban a desarrollar las obras se ejecutó cumpliendo con el análisis de varias ofertas 12 boletín junta directiva informa

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gran parte de las obras de menor envergadura se realizaron con colaboradores de mantenimiento de nuestra institución entre las obras y mejoras ejecutadas encontramos preescolar pintura en aulas techado y acera de la entrada este del sector de preescolar remodelación en aula para un mejor confort de los usuarios primaria cancha de baloncesto mediante una donación de dos estructuras metálicas que nos hiciera el ministerio de cultura juventud y deportes se techó la cancha además se amplió el área y se reparó el piso de esta cancha quedando ésta como una cancha multiuso se contrató la adquisición y colocación de los tableros acá quiero hacer un paréntesis para agradecerle al sr gerardo azofeifa el cual solicitó la donación de lo que ahora es el mini gimnasio techado rampa peatonal brinda acceso para unir el segundo piso con el primero para el fiel cumplimiento de ley 7600 se acondicionó un espacio para atender a estudiantes enfermos y con lesiones se adquirió un nuevo juego de jardín para niños playground se arreglaron los baños mingitorios secundaria y proei confección de techado y baranda para el paso que une proei con el gimnasio confección de gradas para dar acceso del edificio de secundaria a la plaza remodelación en la terraza de proei techado y contrapiso para lograr un área de pequeña de recreación otros sistema eléctrico en todo el saint clare se realizó una inspección exhaustiva de las necesidades y mejoras del sistema eléctrico y dado el crecimiento en los últimos años se determinó la necesidad de comprar dos transformadores de mayor capacidad para efectos de seguridad y protección a los usuarios se cerraron con malla instalación de láminas de jordomex en las parrillas en zonas de paso se confeccionó un muro de contención al parqueo por entrada principal ampliando su área el tesorero en su informe presentará el costo total de estas obras proyecto de la capilla a principios del 2010 el diseño de la capilla fue aprobado por junta directiva se contrató a la empresa r&s construcciones para que elaborara todos los planos y realizara los trámites concernientes a nuestra capilla como son permisos del colegio de ingenieros y arquitectos invu y municipalidad de la unión entre otros una vez obtenidos los permisos se procedió a elaborar un cartel de licitación y se invitaron a 6 empresas constructoras al final del estudio y protegiendo los intereses del sistema se boletín junta directiva informa 13

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recomendó a la empresa db plus una vez conocida la recomendación la junta directiva aprobó contratar a esta empresa para que construya la capilla se está revisando el contrato en términos legales una vez revisado y aceptado se procederá a firmar se espera iniciar con la construcción a principios del mes de mayo esta obra tiene un costo aproximado de 150 millones de colones es importante mencionar que con todos los esfuerzos que hemos hecho a la fecha no contamos con la totalidad del dinero por lo que vamos a duplicar dichos esfuerzos para poder terminarla y dotarla de todas los implementos que requiere como como bancas equipo de sonido sagrario altar vía crucis ambón entre otros por lo que los motivamos a seguir colaborando oportunamente se les comunicará las distintas actividades que realizaremos para seguir recaudando fondos que sabemos ustedes responderán como siempre lo han hecho entre las actividades más cercanas el comité de capilla está programando la marcha del blog y una cena bailable asimismo las familias podrán participar con la donación de una banca según diseño y material que se les dará la banca llevará una placa con el nombre de la familia que la donó no omitimos manifestar que se está abierto a escuchar las ideas para la recaudación del faltante favor comunicarse con el comité de capilla para que sean tomadas en cuenta proyectos a futuro con la conclusión de la elaboración del marco orientador entraremos a revisar conjuntamente con la dirección general todos los programas académicos y planes de estudio que se imparten en preescolar primaria y secundaria apegados a dicho documento con la revisión que se realizó de nuestros principios franciscanos fortaleceremos la puesta en práctica de los mismos en el área de valores y en el quehacer cotidiano institucional se harán esfuerzos para capacitar al personal docente en áreas metodológicas y al personal administrativo con base en las funciones de cada uno aprovechando sus conocimientos y las habilidades ubicación y construcción de aula para música en primaria casetas de entrada de oficiales de seguridad entrada principal y entrada por omega cámaras de vigilancia y alarmas en todo el campus diseño y construcción de fachada principal construcción de soda-comedor institucional infraestructura nueva para la reubicación de direcciones y el área administrativa ubicación y construcción de una cancha bajo techo para preescolar 14 boletín junta directiva informa

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se continuará con el proyecto de dotar a la institución en todas las áreas de la tecnología necesaria tanto en el campo académico como administrativo acá concluyo el informe de la presidencia no sin antes de finalizar mencionarles que la junta directiva siempre vigila el sistema administrativo-financiero en todas sus áreas sin embargo el factor humano hacia el estudiante padre de familia y colaborador saint clare es vital para la toma de sus decisiones no es política de esta junta lesionar los derechos de los asociados pero sí somos muy estrictos con las obligaciones que cada uno tiene desde los distintos ámbitos buscamos siempre ese equilibrio entre los ingresos y los gastos no podemos permitir que el nivel académico baje porque los recursos son limitados pero tampoco podemos permitir que nuestros valores de amor solidaridad y sencillez se vean afectados por un cobro desmedido en las colegiaturas y otras actividades debemos ser justos con lo que promulgamos y ser exigentes con lo que queremos por eso los instamos a cumplir con sus obligaciones financieras para con el sistema esto nos permitirá continuar dando el servicio de calidad en la educación que sus hijos merecen para finalizar agradezco a mis compañeros de junta directiva por su trabajo en equipo a los distintos comités de apoyo que permiten que nuestro trabajo sea más ejecutivo a la administración por la ejecución y acatamiento de los lineamientos que emitimos a la fiscalía que con sus señalamientos nos permite mejorar y no errar en nuestra función y a ustedes señores asociados gracias por sus aportes constructivos y confianza en esta junta directiva alfonso rivera presidente boletín junta directiva informa 15

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