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version 2010 kunden-informations und erfassungs-system software für betonfertigteilwerke edv-büro knief brunnenweg 26 g 48153 münster tel 0251­76 36 433 fax 0251­76 36 432 e-mail ulrich.knief@arcor.de

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k.i.e.s informations-system edv-büro knief münster inhaltsverzeichnis 1 allgemeine beschreibung 3 2 system-beschreibung 3 3 firmenspezifische anpassungen 4 4 vorstellung der einzel-module 4 4.1 stammdaten 4 4.2 customer-relationship-manager kundenkontakte 5 4.3 objekt-verwaltung 8 4.4 anfragen 9 4.5 aufträge 11 4.6 datenblatt 14 4.7 kalkulation 15 4.8 stunden-erfassung im werk 16 4.9 auslastung der werke 18 5 technische programme 19 5.1 sonderbauwerke 19 5.2 rahmen 20 5.3 u-profile 21 5.4 hauben 21 6 faktura 22 6.1 angebots-erstellung 22 6.2 auftragsbestätigung 23 6.3 lieferschein 24 6.4 rechnung 25 6.5 journal 26 6.6 offene-posten 27 seite 2 -

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k.i.e.s informations-system edv-büro knief münster 1 allgemeine beschreibung das k.i.e.s system ist eine sammlung von programm-modulen zur lösung organisatorischer und technischer aufgaben von beton-fertigteilwerken die vorläufer des systems wurden erstmals 1983 eingesetzt am anfang standen hauptsächlich technische programme wie die zeichnerische darstellung von sonderbauwerken und statische problemlösungen für rahmen u-profile und hauben im vordergrund in den letzen jahren verlagerte sich die entwicklung neuer programme hauptsächlich auf die organisatorischen aufgaben im arbeitsablauf der unternehmen seit den anfängen wurde das system ständig weiterentwickelt und ist heute in verschiedenen versionen im einsatz die vorliegende dokumentation beschreibt die im einsatz befindlichen programme und deren funktion 2 system-beschreibung alle eingetragenen daten werden zentral in einer datenbank access oder sql gespeichert und stehen für alle benutzer und alle programme zur verfügung damit werden doppelte oder widersprüchliche eingaben vermieden alle informationen und termine zu einem objekt sind jederzeit von allen mitarbeitern abrufbar das ende der ,zettelwirtschaft zentraler gedanke bei der entwicklung des systems war die verwendung einer eindeutigen ,a-nr angebots/auftrags-nummer für jedes einzelne bauteil verschiedene bauteile können zu einem objekt baustelle zusammen gefasst werden die ,anr bleibt unabhängig von ihrem bearbeitungsstatus erhalten somit können alle relevanten daten immer wieder zugeordnet werden zur identifizierung eines objektes bzw eines bauteils ist ein eindeutiger schlüssel key erforderlich der nachfolgend dargestellte schlüssel hat sich dabei als besonders sinnvoll erwiesen seite 3 -

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k.i.e.s informations-system edv-büro knief münster 3 firmenspezifische anpassungen das vorliegende system enthält eine menge von eingabe-masken und eine un menge an vordefinierten listen reports und suchfunktionen aus dem modularen grundsystem sind im laufe der entwicklung sehr individuelle firmenapplikationen entstanden mein tagesgeschäft besteht im wesentlichen aus der erweiterung ergänzung veränderung und pflege dieser applikationen somit sind Änderungen /erweiterungen speziell für ihre firma natürlich jederzeit realisierbar 4 vorstellung der einzel-module nachfolgend werden die einzelnen programm-module vorgestellt und ihre verwendungsmöglichkeiten im gesamtsystem erläutert 4.1 stammdaten um mit dem system arbeiten zu können werden zunächst die stammdaten eingetragen diese stehen dann in allen nachfolgenden modulen zur verfügung im laufenden betrieb werden die stammdaten ständig erweitert und verändert adressen anschrift tel fax ansprechpartner etc artikel art.nr beschreibung einheit preis etc system-parameter inhalt verschiedener auswahlfelder etc seite 4 -

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k.i.e.s informations-system edv-büro knief münster 4.2 customer-relationship-manager kundenkontakte aufgabe pflege von kundenkontakten mit ansprechpartnern zugehörigen projekten terminplanung und zugehörigen dokumenten das programm ist gibt einen vollständigen Überblick über alle aktivitäten zu einem projekt oder zeigt alle kontakte zu einer firma/einem ansprechpartner an eine terminplanung ist tages,wochen oder monats-weise möglich aus dem programm heraus lassen sich alle anderen detailmasken und dokumente direkt abrufen damit stehen alle relevanten informationen direkt zur verfügung egal ob stand der produktion liefertermin gewichte preise programm-funktionen bearbeiten neu speichern löschen suchen such-code plz ort typ ansprechpartner a-nr objekt drucken Übersicht termine tageskalender wochenkalender monatskalender Übersicht extras wiedervorlage jahresabschluss datenaustausch einstellungen sonderzeiten seite 5 -

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k.i.e.s informations-system edv-büro knief münster hier werden alle zugehörigen dokumente verwaltet anhang ­ ein vorhandenes dokument wird mit einer firma/einem ansprechpartner verbunden bearbeiten ein vorhandenes dokument wird geöffnet und kann bearbeitet werden erzeugen ­ es wird ein neues word-dokument aus einer vorlage erstellt dabei werden alle definierten felder automatisch gefüllt seite 7 -

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k.i.e.s informations-system edv-büro knief münster 4.3 objekt-verwaltung aufgabe verfolgung von ausschreibungen unabhängig ob daraus später eine anfrage oder ein auftrag wird mit sehr exzessiven statistiken wie angebotserfolg marktdurchdringung stand der wettbewerber umsatz-planung mit soll/ist-vergleich je verkäufer/gebiet automatische angebotserstellung mit wenigen handgriffen scannen/parsen von ausschreibungstexten ibau auf schlüsselwörter planung der außendienst-besuche automatische einkaufsvorschläge für einbauteile und und und ­ ein universum für sich von diesem programm gibt es auch eine light-version programm-funktionen bearbeiten neu speichern kopieren löschen suchen a-nr bauteil/artikel objekt-plz objekt-ort baustelle/strasse artikel bearbeiter submission listen objekt-liste außendienst-liste statistik verkäufer gebiete produkte produktgruppen seite 8 -

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k.i.e.s informations-system edv-büro knief münster 4.4 anfragen aufgabe verwaltung aller angefragten objekte/bauteile ein bauteil wird solange verfolgt bis es entweder auftrag wird oder an den wettbewerb geht programm-funktionen bearbeiten neu speichern kopieren löschen suchen auftrag artikel plz ort baustelle bauteil/artikel bearbeiter submission listen anfrage-eingang to/verkäufer to/bearbeiter technische bearbeitung seite 9 -

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k.i.e.s informations-system edv-büro knief münster 4.4.1 heutige anfragen schnelle Übersicht welche anfragen heute bearbeitet werden müssen speziell für das technische büro bedingungen rückgabetermindatenblatt today und anverkäuferamanfragen null und auftrag datenblatt null und auftrag_andatenblatt null sortiert nach rückgabetermin aus dem datenblatt seite 10 -

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k.i.e.s 4.5 aufträge informations-system edv-büro knief münster aufgabe dieses programm verwaltet alle aufträge im bereich sonderbauwerke sbw und rahmen es dient der terminkoordination bei der produktion im werk und gibt einen Überblick über den stand der bearbeitung zusätzlich zu der hauptmaske sind diverse ,detail-masken vorhanden hier werden zusatzdaten für die jeweiligen artikel erfasst siehe nachfolgende masken programm-funktionen bearbeiten details neu kopieren löschen statik rahmen u-profil winkelstütze sonderform adressen einbauteile kosten suchen auftrag besteller bezeichnung filter Übersicht liste1 kalender statiken to/verkäufer liste2 statikkosten prüfkosten speichern schacht/deckel objekt auftrags-eingang fertigstell verk aufträge im werk fertigstell datum bearbeiter terminliste freigabe artikel fehl.auftragsbestät fehl.kalkulation fehl.vk-preise montageplanung techn bearbeitung und weitere listen seite 11 -

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k.i.e.s auftrag ­ reports kalender informations-system edv-büro knief münster kalender für fertigstellungen unterlagen sind im werk im angefragten zeitraum und bauwerk ist noch nicht fertiggestellt und es gibt einen geplanten fertigstellungstermin alle angefertigten statiken im gew.zeitraum auftragsdatum werk storniert und im gew.zeitraum auftragsdatum alle auftragseingänge im gew.zeitraum auftragsdatum alle aufträge die momentan im werk sind zeitraumunterlagen ins werk am to/bearbeiter im gew.zeitraum auftragsdatum Übersicht welche bauteile terminprobleme machen werden die unterlagen sind schon im werk und es gibt einen termin für die geplante fertigstellung und der auftrag ist noch nicht fertiggestellt mess und regelschächte werden nicht berücksichtigt alle bauteile die noch zur freigabe sind Übersicht aller artikel im gew.zeitraum auftragsdatum alle aufträge die noch in technischer bearbeitung sind Übersicht ­ kosten des techn.büros deaktiviert Übersicht aller vorh.artikel im gew.zeitraum auftragsdatum wie artikelliste jedoch mit angabe des bauherrn kosten-Übersicht alle geprüften/prüffähigen bauteile im gew.zeitraum auftragsdatum prüfstatik-kosten-Übersicht im gew.zeitraum auftragsdatum fertiggestellte aufträge im gew.zeitraum und noch nicht ausgeliefert für jeden verkäufer einzeln dgl ohne verkäufer-unterscheidung liste aller bauteile bei denen soll-std laut kalkulation und auftragsprogramm differieren statiken to/verkäufer auftragseingang aufträge im werk bearbeiter termin-liste freigabe artikel techn.berabeitung kosten tb referenzliste statikkosten prüfkosten fertigst.verkäufer fertigst.datum vergleich std im werk/kalk fehlenden tb-kosten deaktiviert montage-planung fehlenden statiken in werk ohne statik alle bauteile die noch montiert werden müssen alle aufträge die eine geprüfte oder prüffähige statik benötigen alle aufträge die schon im werk sind aber noch keine fertige statik haben seite 12 -

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k.i.e.s versandliste informations-system noch nicht ausgelieferte bauteile im gew.zeitraum fertigstellungstermin liste aller verbauten einbauteile edv-büro knief münster einbauteile bei verschiedenen kunden sind weitere andere listen im einsatz hier sind der fantasie kaum grenzen gesetzt seite 13 -

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k.i.e.s informations-system edv-büro knief münster 4.6 datenblatt aufgabe zentrale datensammelstelle für alle projekte diese daten werden automatisch aus anderen programmen erzeugt sie werden benutzt um interne arbeitsblätter zu füllen oder beim neuanlegen von bauteilen um projektübergreifende daten zu füllen programm-funktionen bearbeiten neu speichern kopieren löschen suchen auftrag artikel objekt besteller verkäufer fehlende anfragen drucken datenblatt fehlende anfragen fehlende aufträge details bauwerkdetails einbauteile seite 14 -

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k.i.e.s informations-system edv-büro knief münster 4.7 kalkulation aufgabe der vor nachkalkulation von bauteilen kommt mittlerweile eine zentrale bedeutung im unternehmen zu die kalkulation wird in jedem unternehmen individuell durchgeführt die obenstehenden blätter zeigen nur 2 beispiele beiden kalkulationen gemeinsam ist die verwendung von excel-datenblätter mit der anbindung an die zentrale datenbank grundsätzlich wird für jeden artikel rahmen schächte lärmschutz etc eine eigene excelkalkulation angelegt im linken beispiel werden gesondert die bewehrungsanteile krankosten fahrtkosten ausbildung der stirnstücke montage entfernung zur baustelle und viele weitere parameter berücksichtigt um eine möglichst genaue kalkulation zu bekommen ­ hier sind der fantasie keine grenzen gesetzt das rechte beispiel verwendet dagegen meistens pauschale ansätze und ist damit natürlich deutlich übersichtlicher es führt mit hinreichenden erfahrungswerten zu einem ähnlichen ergebnis zusätzlich kann auch die anschließende angebotserstellung in word vollautomatisch erfolgen die erzeugten dokumente lassen sich weiter verfeinern und anschließend per brief fax oder email versenden in diesem programm-modul ist die einbindung in ,microsoft-office sehr weit vorangetrieben verbunden mit allen vorteilen die diese programme bieten falls kein ms-office vorhanden ist oder verwendet werden soll gibt es natürlich auch eine lösung die programm-funktionen sind hier je nach firmen-version sehr unterschiedlich seite 15 -

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