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fernstudiengang projektmanager/in 2 studienbrief strukturierung 2 lesepro be afw afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh 50 jahre qualität in der weiterbildung

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afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh hindenburgring 12a 38667 bad harzburg telefon +49 0 5322 9020-0 telefax +49 0 5322 9020-40 internet http www.afwbadharzburg.de email bildung@afwbadharzburg.de copyright 2011 afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh alle rechte vorbehalten jede verwertung außerhalb der engen grenzen des urheberrechtsgesetzes ist ohne zustimmung der afw wirtschaftsakademie unzulässig und strafbar das gilt insbesondere für vervielfältigungen Übersetzungen mikroverfilmungen und die einspeicherung und bearbeitung in elektronischen systemen umwelthinweis dieses skript wurde auf chlorfrei gebleichtem papier gedruckt das papier erfüllt die kriterien des forest steward council fsc welches sich zum ziel gesetzt hat die wälder der erde umweltgerecht und nachhaltig zu nutzten 2 afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1

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inhaltsverzeichnis einleitung und lernziele 5 1 1.1 projektorganisation 8 aufbauorganisation 8 1.1.1 linienorganisation 9 1.1.2 stabsorganisation 10 1.1.3 matrixorganisation 11 1.1.4 reine projektorganisation 12 1.1.5 multiprojektmanagement 14 1.1.6 entscheidung der projektleitung 15 projektbetreuung 16 projektgremien 17 kompetenzmatrix 21 ablauforganisation 24 1.5.1 modelle für die ablauforganisation von projekten 24 1.5.2 das phasenmodell 25 1.5.3 aktivitäten im phasenmodell 26 Übungsaufgaben 29 menschen in projekten 30 der ideale projektleiter 30 2.1.1 die aufgaben des projektleiters 30 2.1.2 befugnisse des projektleiters 32 2.1.3 verantwortung des projektleiters 32 2.1.4 die person des projektleiters 33 der ideale projektmitarbeiter 35 das projektteam 36 2.3.1 anforderungen 36 2.3.2 allgemeine regeln für die teamarbeit 44 projekte und management 48 der betriebsrat 49 externe projektbeteiligte 51 das abv-modell 53 Übungsaufgaben 58 verträge für projekte 59 vertragsinhalte 60 das lastenheft und das pflichtenheft 63 3.2.1 das lastenheft 64 3.2.2 das pflichtenheft 65 3.2.3 gliederung für lasten und pflichtenheft 66 beispiele zur vertragsgestaltung 68 3.3.1 letter of authorization 68 3.3.2 vertragsangebot 70 Übungsaufgaben 75 projektdokumentation 76 dokumentation oder wie war das denn noch 76 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 3 3.1 3.2 3.3 3.4 4 4.1 afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1 3

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4.2 4.3 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 7 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 9 10 11 12 13 der statusbericht 86 Übungsaufgaben 91 qualitätsmanagement 92 was ist qualität 92 wo zeigt sich qualität im projekt 93 was versteht man unter qualitätsmanagement bei der projektarbeit 94 grundsatzaufgaben des projektleiters im qualitätsmanagement 95 checklisten für qualitätsmanagement 96 Übungsaufgaben 99 kosten nutzen-analyse oder lohnt sich das denn 100 der nutzen eines projektes 100 nutzenanalyse von informationssystemen 102 kriterien der nutzenanalyse 103 nutzwertanalyse 104 kostenvergleichsrechnung 106 entscheidungsbilanz 108 entscheidungsbaumverfahren 109 Übungsaufgaben 111 kick-off meeting 112 delegation 117 der begriff der delegation 117 delegation von aufgaben 119 delegation von kompetenzen 121 delegation von verantwortung 123 Übungsaufgaben 127 zusammenfassung 128 lösungen zu den Übungsaufgaben 130 stichwortverzeichnis 145 literaturverzeichnis 146 studienaufgabe strukturierung 149 4 afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1

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einleitung so mein lieber jetzt wird es ernst sagte kai schulze als er schwungvoll seine unterschrift unter den projektantrag setzte jetzt sind sie projektleiter ich wünsche uns allen viel erfolg mit dem projekt und dieses liegt jetzt nur noch in ihren händen fügte er grinsend hinzu das ist ihre chance sich zu bewähren wie geht es jetzt weiter diese frage habe ich mir auch schon gestellt und mir am wochenende ein paar gedanken gemacht wo wir jetzt stehen und welche schritte als nächste erfolgen sollten sagte philipp wenn alles den erwartungen entsprechend verläuft werden nach dem anstehenden pilotprojekt weitere komplexere projekte folgen dann halte ich es für hilfreich dass wir nicht alle Überlegungen zur struktur und organisation neu anstellen müssen daher schlage ich vor dass wir bereits jetzt alle rahmenbedingungen definieren hierzu habe ich im ersten schritt meine sicht der aktuellen situation kurz zusammengefasst er gab seinem chef ein papier das dieser aufmerksam durchlas projektstufe 1 erstellung eines marketingorientierten internetauftrittes d h präsentation der produkte der schulze gmbh das projekt wurde soweit vorbereitet dass ein projektantrag vorliegt hierin sind die ziele die erwarteten kosten externe unterstützung durch berater und die grundlegenden arbeiten im hause beschrieben im verlauf der ersten arbeiten zeigten sich risiken im hinblick auf folgende punkte a motivation der mitarbeiter und management b leistung der beratung c zusammensetzung und qualifikation des projektteams d validität der kosten und aufwandsschätzungen einige der risiken resultieren aus bisher nicht getroffenen entscheidungen bezüglich der organisation des projektes und persönlichen motiven einzelner beteiligter eine betrachtung der ist-situation und der zu erwartenden entwicklungen in den verschiedenen projektstufen ergab folgende punkte die vor einer weiteren sacharbeit am projekt behandelt werden sollten afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1 5

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1 organisation/struktur unternehmen einbindung des projektes in das unternehmen 2 motivation/kommunikation intern name für das projekt projekt zusammensetzung des teams extern lenkungsausschuss etablieren kompetenzen der projektleitung projekthandbuch und dokumentation kick-off meeting pflichtenheft erstellen mehrprojektmanagement qualitätsvorgaben nutzenanalyse vertrag mit beratung interessenanalyse betriebsrat einbeziehen ihre Überlegungen gefallen mir gut meinte kai schulze nach der lektüre sie fangen zunehmend an wie ein manager zu denken in der ersten phase des projektes hatte ich immer wieder den eindruck dass sie sich etwas zu sehr von der sache treiben lassen beispielsweise schien die auswahl der berater sehr von persönlichen beziehungen getrieben zu sein eine solide marktrecherche habe ich dagegen vermisst auch die frage der kosten/nutzen-relation und der strategischen ideen hinter dem projekt haben sie nicht erkennbar hinterfragt ihr papier zeigt mir allerdings dass sie zumindest bei den weiteren schritten die richtigen maßnahmen einleiten das gefällt mir gut warum haben sie denn nichts zu meinen versäumnissen gesagt fragte philipp etwas verunsichert na ich dachte sie lernen am ehesten aus eigener arbeit ggf auch fehlern damit diese nicht zu teuer werden habe ich mich parallel am markt orientiert welche beratungsunternehmen prinzipiell in frage kämen dabei wurde die e-con von einem mir bekannten unternehmer empfohlen die qualität der dort abgegebenen leistung war besser als ursprünglich erwartet das finanzielle angebot dass wir von der e-con erhalten haben liegt in einem marktüblichen rahmen es ginge zwar billiger aber die strategische bedeutung des gesamtprojektes für unser haus lässt mich eher nach der qualität der arbeit schauen und ein gewisses risiko bleibt immer fügte er hinzu es liegt an uns dieses durch ein konsequentes und geschicktes projektmanagement zu minimieren dazu gehört auch die entsprechende steuerung der beratung damit liegt der ball wieder bei ihnen zum thema der kosten/nutzen-analyse gibt es natürlich auch einige vorarbeiten auf meiner seite es mag so aussehen dass das thema ein hobby von mir ist allerdings sind die signale im markt bereits seit einiger zeit klar auf e-business gestellt wir werden uns den entwicklungen nicht entziehen können vielmehr sehe ich gute chancen unser geschäft voranzutreiben wir werden uns 6 afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1

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später noch einmal detaillierter darüber unterhalten jetzt sehe ich eher die notwendigkeit die umsetzung zu starten wie wollen sie vorgehen zunächst bitte ich sie um zwei tage in denen ich einen aktionsplan zu den genannten themen organisation/struktur und motivation/kommunikation erstelle danach werden wahrscheinlich einige entscheidungen notwendig sein und dann sollten wir das projekt mit einem kick-off-meeting offiziell starten meinte philipp und hoffte dass sein chef ihm die zwei tage gewähren würde ok sagte schulze sie leiten das projekt es liegt an ihnen das vorgehen zu bestimmen wir sehen uns in drei tagen passt 15:00 uhr afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1 7

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studienbrief strukturierung 1 projektorganisation bereits bei der vorbereitung seines gespräches mit kai schulze hatte sich philipp gedanken über die organisation des projektes gemacht ihm war klar dass sowohl die einbindung des projektes in die unternehmensorganisation als auch die organisation der arbeit im projekt weiterer regelungen bedarf die nächsten zwei tage wollte er nun nutzen um sich über die verschiedenen einflussfaktoren und -gruppen klar zu werden zuerst nahm er sich ein projektmanagement-handbuch um die grundlegenden ideen der projektorganisation nachzulesen projektorganisation die meisten projekte stellen in der regel einen fremdkörper in einer bereits bestehenden organisationsform dar ihre durchführung ist immer mit unruhe widersprüchen und konflikten verbunden so dass die frage nach der einbindung des projektes innerhalb einer vorhandenen funktionalen organisation von erheblicher bedeutung ist die stellung der projektgruppe in der unternehmensstruktur muss klar definiert sein in diesem sinne bezieht sich die aufbauorganisation von projekten auf die interne gliederung der organisation auf die verteilung von aufgaben kompetenzen und verantwortung anstelle eines organisationsmodells kann diese verantwortungsregelung auch in einer so genannten kompetenzmatrix dokumentiert werden folgende grundsätzliche arten der aufbauorganisatorischen eingliederung können gewählt werden abb 1 bis 4 projektleitung in der linie linienorganisation projektleitung im stab stabsorganisation projektleitung in der matrixorganisation matrixorganisation reine projektorganisation die ablauforganisation von projekten regelt die zeitlichen und organisatorischen abhängigkeiten der prozesse und vorgänge in der din 69904 projektmanagementsysteme wird als gegenstand der ablauforganisation die gestaltung und aufrechterhaltung aller prozesse angeführt 1.1 aufbauorganisation verschiedene formen der aufbauorganisation von projekten werden anschließend zur veranschaulichung am beispiel eines unternehmens mit einer beispielhaft gewählten struktur dargestellt dabei werden folgende symbole verwendet 8 afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1

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projektorganisation ul te v rw f unternehmensleitung technik vertrieb rechnungswesen fertigung 1.1.1 linienorganisation diese organisationsform wird bei solchen projekten angewandt die bestimmte probleme innerhalb eines bereiches lösen sollen sie beeinflussen nicht oder nur in geringem maße andere organisationseinheiten des unternehmens beispiel rationalisierung der bearbeitung von beschwerden in einer serviceabteilung für gewöhnlich erhält bei dieser organisationsform diejenige fachabteilung bzw deren leiter die verantwortlichkeit für das projekt die den größten fachanteil am projekt hat der projektleiter ist dabei meist auch der fachabteilungsleiter oder ein von ihm beauftragter mitarbeiter afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1 9

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studienbrief strukturierung abbildung 1 projekt in linienorganisation die teilaufträge werden von den jeweiligen fachgruppen oder -mitarbeitern in eigener verantwortung durchgeführt der projektleiter ist verantwortlich für die einhaltung der termine Überwachung der kosten oder erreichung bestimmter ziele die arbeit des projektleiters innerhalb einer linienorganisation birgt erhebliche risiken während des projektes ist es nur sehr schwierig möglich kapazitäten aus den linienfunktionen für die durchführung des projektes zu erhalten der projektleiter ist letztlich auf den guten willen der einzelnen fachbereiche angewiesen mit ihm zusammenzuarbeiten jede entscheidung bei der sich projektleiter und fachbereiche nicht einigen können muss dann von der übergeordneten leitung getroffen werden beispiel rationalisierung der bearbeitung von beschwerden in einer serviceabteilung 1.1.2 stabsorganisation der projektleiter erhält hierbei eine direkt der unternehmensführung zugeordnete stabstelle dadurch wird deutlich dass das projekt von der unternehmensführung gewünscht und unterstützt wird der projektleiter kann durch diese rückendeckung gegenüber den führungskräften der linienorganisation leichter die anforderungen des projektes geltend machen insbesondere hinsichtlich der einsatzmittel der projektleiter hat hier gegenüber den fachabteilungsleitern befugnisse der entscheidungsvorbereitung beratung einschließlich information jedoch keinerlei direktions weisungs oder entscheidungsbefugnis 10 afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1

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projektorganisation der einfluss des projektleiters auf projektdurchführung und -ergebnis ist auf seine beratungskompetenz beratungsverantwortung begrenzt ist der projektleiter ein sehr erfahrener anerkannter mitarbeiter mit entsprechendem einfluss im unternehmen so kann er zuweilen das defizit der nicht vorhandener entscheidungskompetenzen durch informellen einfluss der auf grund persönlicher kompetenz entsteht kompensieren diese organisationsform ist für die erfolgreiche durchführung von komplexen projekten die die interdisziplinäre zusammenarbeit mehrerer fachabteilungen erfordern weniger geeignet sie kann z.b anwendung für projekte zur kurzfristigen durchsetzung bestimmter administrativen aufgaben finden beispiel vorbereitung und einführung einer neuen sicherheitsordnung im unternehmen abbildung 2 projekt in stabsorganisation 1.1.3 matrixorganisation die matrixorganisation ist die häufigste form der projektorganisation da ein projekt zeitlich beschränkt ist erhält es keine dauerhaften mitarbeiter die projektmitarbeiter werden vielmehr aus der linienorganisation ihrer fachabteilung in einem bestimmten umfang für das projekt freigestellt die projektmitarbeiter finden sich also in einer matrix zwischen linienorganisation und projektorganisation wieder durch diese organisationsform wird jeder projektmitarbeiter zwei instanzen unterstellt die jede für sich weisungsbefugt ist der projektleiter und der fachabteilungsleiter beide arbeiten gleichberechtigt zusammen was bedeutet die projektaufgaben gemeinsam zu koordinieren dies bedeutet aber auch dass beide die verantwortung für den erfolg des projektes tragen afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1 11

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studienbrief strukturierung das für die hierarchisch aufgebaute linienstruktur so wichtige prinzip der einheit der auftragserteilung wird bewusst zu gunsten eines direkten und damit kürzeren anordnungs und informationsweges durchbrochen für das funktionieren der matrixorganisation ist eine gründliche abstimmung und verbindliche vereinbarung der aufgaben und befugnisse zwischen dem projektleiter und den fachbereichsleitern sowie allen weiteren projektbeteiligten erforderlich dazu leistet eine kompetenzmatrix siehe kapitel 1.4 gute dienste hier soll festgelegt werden wie der fachabteilungsleiter seine aufgaben und befugnisse für das wie fachlicher aspekt und wer abstellung der mitarbeiter für das projekt und der projektleiter seine verantwortung für das was projektanteil und wann termine wahrnimmt beispiele für die matrixorganisation finden sich in projekten zur produkt oder verfahrensentwicklung abbildung 3 projekt in matrixorganisation 1.1.4 reine projektorganisation die reine projektorganisation ist charakteristisch für projekte im bauwesen dem anlagenbau oder dem schiffbau diese projekte sind meist sehr umfangreich sie haben eine lange laufzeit und beanspruchen hohe aufwendungen an personellen und materiellen ressourcen eine sonderform nehmen projektgesellschaften ein die als temporäre unternehmen zur durchführung eines großprojekts z.b eine eigene gmbh für den bau einer brücke aufgestellt werden 12 afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1

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projektorganisation bei der reinen projektorganisation wird für die zu bearbeitenden projekte eine gesonderte organisationseinheit gebildet sie wird vom ltr projektierung selbständig geführt ihm unterstehen die projektleiter der einzelnen projekte der ltr projektierung und die projektleiter erhalten gegenüber den projektmitarbeitern alle befugnisse wie die leiter in linienfunktion d.h also auch disziplinarbefugnis ggf gibt es innerhalb der einzelnen projekte eine eigene personalhierarchie mit teilprojektleitern und gruppenleitern von einer stelle in der linienfunktion unterscheiden sie sich nur durch die zeitliche befristung projektdauer die projektmitarbeiter werden für die dauer des projektes dorthin versetzt abgeordnet oder eingestellt in einem unternehmen mit reiner projektorganisation ist von den mitarbeitern eine höhere flexibilität gefordert als bei unternehmen mit linienorganisation da ihre position von ihrem aktuellen projekt abhängt ein projektleiter kann nach ablauf seines projektes z.b wieder einfaches mitglied eines neuen projektteams werden in einer reinen projektorganisation sollten die stellenbeschreibungen der mitarbeiter bereits die rahmendaten der projektleitervereinbarung umfassen insbesondere sollten die Übergänge der mitarbeiter zwischen den einzelnen projekten in den verschiedenen funktionen geregelt werden die vorzüge der reinen projektorganisation liegen in der ausschließlichen konzentration ihrer leiter und mitarbeiter auf die projektziele es besteht eindeutige weisungsbefugnis der projektleiter besitzt linienautorität er kann straff führen und bei störungen schnell reagieren das wie wer was und wann wird in der projektgruppe entschieden die bei der matrixorganisation bestehende doppelunterstellung des projektmitarbeiters fachabteilungsleiter vs projektleiter wird aufgehoben und der damit oft verbundene hohe leitungsaufwand für abstimmungen zum einsatz von ressourcen insbesondere personal entfällt nachteile können sich durch die vollständige abordnung von mitarbeitern aus den fachabteilungen in die projektorganisation ergeben bei spezialisten die im projekt nur zeitweise benötigt werden besteht die gefahr dass sie ganz in der projektorganisation zurückgehalten werden oder auch vom wissensmanagement der fachabteilung abgekoppelt werden dasselbe gilt für die nutzung von speziellen ausrüstungen unzureichende abstimmung zwischen dem bereich projektierung und den anderen fachabteilungen kann zu problemen für die effiziente nutzung der ressourcen und der projektergebnisse führen afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1 13

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studienbrief strukturierung legende po projekt-office projektleiter für projekt 1 2 3 pl 1 2 3 p nn projektmitarbeiter abbildung 4 reine projektorganisation 1.1.5 multiprojektmanagement besondere bedeutung erhalten die organisatorischen regelungen der projektarbeit in denjenigen unternehmen in denen mehrere projekte parallel abgewickelt werden spätestens wenn die verschiedenen projekte auf gemeinsame ressourcen zugreifen oder anhänglichkeiten zwischen den projekten bestehen gilt es eine übergeordnete organisation zu ihrer steuerung einzurichten im multiprojektmanagement werden zwei ebenen der projektarbeit zusammengeführt die strategische unternehmensplanung und die operative projektdurchführung das multiprojektmanagement sorgt dafür dass die verschiedenen projekte zur strategie des unternehmens passen und diese fördern gleichzeitig werden die operativen abhängigkeiten zwischen den projekten gesteuert wie die organisation des multiprojektmanagements aussieht hängt sehr stark von den gegebenheiten im unternehmen und der zahl/art der projekte ab so kann es sinnvoll sein das mpm dort anzusiedeln wo die projektarbeit stattfindet in den meisten unternehmen entscheidet sich die geschäftsführung allerdings für eine stabsfunktion direkt am vorstand hier können projekte die in unterschiedlichen bereichen angesiedelt sind besser überblickt und strategische fragen können schneller geklärt werden 14 afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1

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projektorganisation als wichtiger faktor für die durchführbarkeit und den erfolg von mpm hat sich eine standardisierte vorgehensweise in der projektarbeit erwiesen eine einheitliche ablauforganisation die einhaltung von wegen und nicht zuletzt eine einheitliche sprache fördern die prozesse und die kommunikation über die projektgrenzen hinweg in vielen unternehmen werden hierzu projektmanagement-handbücher angelegt in denen die entsprechenden regelungen getroffen werden einheitliche schulungen des managements und der direkt an projekten beteiligten erleichtern die projektabwicklung weiter die wichtigsten aufgaben des multiprojektmanagements sind abgleich der projektideen anträge mit der unternehmensstrategie priorisierung der verschiedenen projekte Überprüfung und sicherstellung der ressourcenverfügbarkeit abgleich der einzelnen projektbudgets und des gesamtprojektbudgets vielfach wird dem zentralen mpm auch das projekt-controlling übertragen unter projekt-controlling wird die Überwachung und steuerung von terminen kosten und ressourcen verstanden es handelt sich somit um eine unterstützende funktion für den projektleiter dieser ist allerdings nicht von den genannten aufgaben entbunden vielmehr unterstützt ihn das übergeordnete projekt-controlling durch die bereitstellung von informationen das multiprojektmanagement stellt die einordnung der einzelnen projekte in die unternehmensstrategie sicher und sorgt für eine störungsfreie interaktion zwischen den verschiedenen projekten durch seine reine unterstützungsfunktion basiert das mpm letztlich auf einer offenen kommunikation zwischen allen projektbeteiligten und dem mpm für den erfolg benötigt das mpm weiterhin eine standardisierte projektorganisation und entsprechend geschulte mitarbeiter 1.1.6 entscheidung der projektleitung projektorganisation und -management sind nur erfolgreich wenn die gewählte organisationsform des projektes mit der vorhandenen organisationsform des unternehmens vereinbar ist die auswahl der organisationsform wird bestimmt durch die struktur der organisation des unternehmens die größe und dauer des projektes die geschäftspolitische strategische bedeutung des projektes die erfordernisse für die interdisziplinäre zusammenarbeit zwischen den fachbereichen des unternehmens das risiko für erreichen des projektergebnisses der termine und kosten die verfügbarkeit der ressourcen die erfahrungen mit projektorganisationen afw wirtschaftsakademie bad harzburg gmbh qm-0809 rev 3.1 15

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