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facility management ansatz für kommunen des landes sachsen-anhalt erarbeitung einer vorlage eingereicht von detlev compernaß prof dipl ing dipl kfm mario widmann antje schwenke dirk raßler rené schwenke datum 20 april 2007

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i inhaltsverzeichnis inhaltsverzeichnis i abkürzungsverzeichnis ii abbildungsverzeichnis iii i ii a b c iii a b c d e f g iv v vi vii a b einleitung 1 facility management 3 definition des facility managements 3 ansätze des facility managements 5 aufgaben des facility managements 7 kommunales facility management kofam 12 inhalte des kofam 12 aufgaben des kofam 17 nutzen des kofam 19 kofam-modell 22 vorteile des kofam 28 vorraussetzungen zur einführung des kofam 29 kofam doppik und ppp 31 ausblick 32 resümee 35 anhang iv quellenverzeichnis xi literatur xi internetadressen xii

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ii abkürzungsverzeichnis fm gefma gm kofam© prof u.s.w vdma www z.b facility management german facility management association deutscher verband für facility management e.v gebäudemanagement kommunales facility management professor und so weiter verband deutscher maschinen und anlagenbau e.v world wide web zum beispiel

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iii abbildungsverzeichnis abbildung 1 facility management arbeitsumfeld 5 abbildung 2 säulenmodell 7 abbildung 3 unterscheidung nach zeit und organisations-horizonten 10 abbildung 4 unterscheidung nach objekt-horizonten 11 abbildung 5 lebenszyklusphasen 15 abbildung 6 fm arbeitsumfeld bezogen auf die verwaltung 17 abbildung 7 beispielstruktur verwaltung 23 abbildung 8 modellentwicklung ­ untersuchung von fm-funktionen 24 abbildung 9 modellentwicklung ­ kofam als teil der finanzverwaltung i 25 abbildung 10 modellentwicklung ­ kofam als teil der finanzverwaltung ii 25 abbildung 11 modellentwicklung ­ kofam als teil der finanzverwaltung iii 26 abbildung 12 modellentwicklung ­ kofam als stabsstelle 26 abbildung 13 modellentwicklung ­ kofam als eigenbetrieb 27 abbildung 14 einsparpotential je nutzungsart in 36 abbildung 15 einsparpotential je kostenart in 37

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1 i einleitung das vordringliche problem der städte und gemeinden in deutschland ist offensichtlich sinkenden steuereinnahmen stehen steigende ausgaben aus öffentlichen verpflichtungen gegenüber in der folge steigen die schulden an da viele notwendige maßnahmen mit den krediten finanziert ein werden oder aus gründen schon eines heute haushaltsdefizits gar nicht erbracht werden daraus ergibt sich in kommunen sanierungsstau welcher unüberschaubar ist der schuldenberg einiger städte wächst bereits in den milliardenbereich es muss das vordringliche ziel sein und wege gefunden werden kosten einzusparen und zu senken um eine größere Überschuldung zu vermeiden bzw zu verringern ein weiteres problem ist dass die aufgabenwahrnehmung bei unterstützenden prozessen z.b bei der bewirtschaftung von gebäuden und liegenschaften derzeit stark zergliedert und deshalb auch ineffizient ist sind eine zentrale an den steuerung findet nur eingeschränkt statt die organisation der gebäudewirtschaftlichen aufgaben die überwiegend zuständigkeiten verwaltungstypischen zu einem erhöhten aufgabenbereichen in den fachämtern ausgerichtet verteilten führen koordinierungsaufwand die praxis zeigt dass zur lösung eines anstehenden problems in der gebäudebewirtschaftung mehrere ansprechpartner in den Ämtern konsultiert werden müssen darüber hinaus erschweren die teilweise unklaren und verteilten kompetenzen in den zuständigen Ämtern ein reibungsloses arbeiten durch die Überschneidung von zuständigkeiten entstehen parallele verantwortlichkeiten dieses trifft in gleichem maße auch für weitere unterstützende prozesse zu.

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2 es ist eine neuorientierung notwendig das öffentliche gebäude und anlagevermögens muss gemanagt statt verwaltet werden dieses projekt beschäftigt sich damit inwieweit ein facility management zur modernisierung der verwaltung beitragen kann aufgabe dieser ausarbeitung soll sein ansätze aufzuzeigen welche zur entwicklung eines facility management-modells für die kommunen in sachsen-anhalt führt ziel soll es sein ein modell zu entwickeln welches zu einem größt möglichen teil auf jede kommune übertragen werden kann wir sehen es als aufgabe der landesregierung die kommunen dabei in besonderem maße zu unterstützen zur einführung in die problematik wird zunächst ein einblick auf die definition von facility management gegeben anschließend erfolgt die vorstellung der ansätze zur modellentwicklung von facility management in kommunen mit seinen inhalten und aufgaben hierbei sollen die möglichkeiten aufgezeigt werden um das kommunale facility management kofam© in kommunen einzuführen zum schluss wird ein ausblick auf die umsetzung der modellentwicklung dargestellt.

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3 ii facility management a definition des facility managements noch vor wenigen jahren war facility management im folgenden fm genannt in deutschland nur wenigen experten vertraut diese situation hat sich grundlegend geändert inzwischen haben innovative unternehmen und erste öffentliche einrichtungen facility management gleichberechtigt neben anderen managementmethoden etabliert und können auf beachtliche erfolge verweisen im umfeld von fm stößt man auf zahlreiche definitionen und auslegungen dieses begriffs die sich inhaltlich teilweise voneinander unterscheiden zunächst sollen vier bekannte definitionen als ausgangspunkt der weiteren Überlegungen dienen 1 facility management ist die praxis den physischen arbeitsplatz mit den menschen und mit der arbeit der organisation zu koordinieren facility management integriert dabei die grundlagen der wirtschaftlichen betriebsführung der architektur 1 und der ist verhaltensder und ingenieurstrategische wissenschaften 2 facility systeme management und zu ganzheitliche rahmen für koordinierte programme um gebäude ihre inhalte halten kontinuierlich und an die bereitzustellen wechselnden funktionsfähig organisatorischen bedürfnisse anzupassen.2 3 facility management ist die gesamtheit aller leistungen zur optimalen nutzung der betrieblichen infrastruktur auf der 1 amerikanische definition united states library of congress 1988 euro-fm definition glasgow 1990 2

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4 grundlage einer ganzheitlichen strategie betrachtet wird der gesamte lebenszyklus von der planung und erstellung bis zum abriss ziel ist die erhöhung der wirtschaftlichkeit die werterhaltung die optimierung der gebäudenutzung und die minimierung des ressourceneinsatzes zum schutz der umwelt facility management umfasst gebäudeabhängige und gebäudeunabhängige leistungen 3 4 facility management ist eine managementdisziplin die durch ergebnisorientierte handhabung von facilities und services im rahmen geplanter gesteuerter und beherrschter facility prozesse eine befriedigung der grundbedürfnisse von menschen am arbeitsplatz unterstützung der unternehmenskernprozesse und erhöhung der kapitalrentabilität bewirkt hierzu dient die permanente analyse und optimierung der kostenrelevanten vorgänge rund um bauliche und technische anlagen einrichtungen und im unternehmen erbrachte dienst leistungen die nicht zum kerngeschäft gehören.4 3 4 vdma definition berlin 1996 gefma definition richtlinie 100 bonn 2004

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5 b ansätze des facility managements die vier vorgenannten definitionen des facility managements lassen den ansatz erkennen dass mit einer integrierten betrachtung von personen prozessen und plätzen orten das jeweilige kerngeschäft durch unterstützende prozesse geplant ausgeführt und kontrolliert wird abbildung 1 facility management arbeitsumfeld quelle eigene darstellung das arbeitsumfeld des facility managements setzt sich aus den bereichen people place und process zusammen dem bereich people werden alle mitarbeiter die an arbeitsplätzen tätig sind zugeordnet das gebiet place wird bestimmt durch · die geographische lage der betrachteten objekte insbesondere des mikrostandortes,

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6 · · · · · die gebäude und liegenschaftsgestaltung wie z.b architektur layout materialen farbe usw die technische ausstattung wie z.b heizung klima lüftung beleuchtung energieversorgung die raumgestaltung und -ausstattung z.b mobiliar technische arbeitsmittel und deren verfügbarkeit sowie die kommunikationsmöglichkeiten.5 alle vorgänge bzw prozesse befinden sich im arbeitsbereich process durch Überschneidungen der einzelnen arbeitsbereiche ergibt sich das arbeitsumfeld von facility management nach definition des arbeitsumfeldes ergibt sich die frage nach den aufgaben des facility managements 5 vgl k w schulte facilities management s 35

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7 c aufgaben des facility managements die vorangegangenen ansätze dienen als grundlage für die aufgaben eines fm´s grundsätzlich ergibt sich daraus nachfolgende aufgabe abbildung 2 säulenmodell quelle gefma als übergeordnete aufgabe des fm´s gilt die unterstützung des kerngeschäfts einer unternehmung durch das infrastrukturelle facility management umfasst die geschäftsunterstützenden dienstleistungen welche die nutzung von objekten verbessern infrastrukturelles facility management hierzu zählen u a · · · · · verpflegungsdienste dv-dienstleistungen gärtnerdienste hausmeisterdienste interne postdienste

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8 · · · reinigungs und pflegedienste sicherheitsdienste umzugsdienste technische facility management hierzu zählen u.a · · · · · · · · · betreiben dokumentieren energiemanagement informationsmanagement instandhaltung6 modernisieren umbauen entsorgen außerbetriebnehmen es umfasst alle leistungen die zum betreiben und bewirtschaften der baulichen und technischen anlagen eines objektes erforderlich sind.7 das kaufmännische fm umfasst betriebswirtschaftliche funktionen wie kostenrechnung oder objektbuchhaltung in diesen fällen werden besondere anforderungen an die saubere trennung der kosten gestellt außerdem zählen u.a hinzu · · · · beschaffungsmanagement kostenplanung -abrechnung und -kontrolle vertragsmanagement vermietung 6 instandhaltung wartung inspektion instandsetzung verbesserung nach din din 32736 gebäudemanagement s.1 31051 7

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9 ziel des flächenmanagements ist es die flächen effizient zu nutzen der nutzen der fläche insbesondere der arbeitsplatzfläche besteht darin als ort des produktiven handelns eine lokalität bereitzustellen die in größe und beschaffenheit geeignet ist arbeitsprozesse zu unterstützen fläche gilt dabei als eine voraussetzung für produktivität und wertschöpfung.8 flächen facility management hierzu zählen u.a · · · · · · · nutzungsplanung räumliche organisation von arbeitsprozessen und arbeitsplätzen ergonomische arbeitsplatzgestaltung flächenökonomische optimierung optimierung von wegebeziehungen planung von belegungs und umlegungsprozessen bereitstellung von flächeninformationen für die anderen aufgabenfelder folglich ergeben sich diese unterstützenden und notwendigen aufgaben es ist die aufgabe eines facility managements facilities betriebsmittel und services dienstleistungen miteinander zu verknüpfen zu planen und zu steuern eine weitere aufgabe des fm´s liegt darin personen menschen in die prozesse zu integrieren sowie deren grundbedürfnisse sicherheit gesundheit und wohlbefinden zu gewährleisten 8 gefma 130 juni 1990 s 2

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10 eine der wichtigsten aufgaben des facility managements besteht darin prozesse phasen und zyklen nicht zeitlich und ortsgebunden zu betrachten sondern vielmehr ganzheitlich dieser integrale ansatz erfordert ein effizientes controlling als eine übergeordnete aufgabe des facility managements nur die einrichtung von controllingsystemen gewährleistet zum einen das eingreifen und korrigieren bei fehlern in prozessabläufen und zum anderen einen störungsfreien ablauf der prozesse dadurch ergibt sich effizientes erledigen der jeweiligen kernaufgaben die nachfolgende graphik gibt einen Überblick zur ganzheitlichen betrachtung eines facility managements an dieser stelle muss darauf hingewiesen werden dass gebäudemanagement oder immobilienmanagement nicht mit facility management gleichzusetzen sind erst die einbeziehung aller facilities betriebsmittel und services dienstleistungen sowie die integration zeit objekt und organisationshorizonten rechtfertigt es von einem facility management ein integraler zu sprechen somit des ist gebäudemanagement managements die nachfolgende grafik zeigt die abgrenzung von fm zu gm auf bestandteil facility abbildung 3 unterscheidung nach zeit und organisations-horizonten quelle gefma 100-1 s 12 bild 7 a

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11 abbildung 4 unterscheidung nach objekt-horizonten quelle gefma 100-1 s 13 bild 7d im kapitel iii werden wir die grundsätze des facility managements auf die kommunale verwaltung übertragen und damit ein kommunales facility management seine notwendigkeit erläutern kofam© beschreiben sowie

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