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bruno neeser maria winkler leitfaden zum erpprojektmanagement in kmu systemauswahl vertragslegung einführung bpx-edition rheinfelden/schweiz

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bpx e-mail internet best practice xperts edition@bpx.ch www.bpx.ch bruno neeser maria winkler leitfaden zum erp-projektmanagement in kmu systemauswahl vertragslegung einführung vorwort von dr marcel siegenthaler rheinfelden/schweiz bpx-edition 2011 isbn 978-3-905413-15-1 © 2011 bpx-edition rheinfelden hinweis in diesem booklet wird bei bezeichnungen die männliche form verwendet dies dient lediglich der lesefreundlichkeit und schliesst die weibliche form mit ein alle rechte insbesondere die Übersetzung in fremde sprachen sind dem bpx-verlag vorbehalten kein teil des buches darf ohne schriftliche genehmigung des verlages fotokopiert oder in irgendeiner anderen form reproduziert oder in eine von maschinen verwendbare form übertragen oder übersetzt werden herstellung bpx-edition rheinfelden/schweiz druck und verarbeitung dfmedia flawil 2

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inhalt 1 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 vorwort management summary das erp-projekt vorbereiten erfolgsfaktoren in erp-projekten die projektorganisation die zeitliche gliederung des projektes erstellen eines internen projektauftrags auswahlphase für erp-system projektstart und erste analyse richtangebote einholen feinauswahl endauswahl vertragslegung die erp-systemeinführung grundsatzüberlegungen planung der systemeinführung einsatzkonzept umsetzung produktionsvorbereitung betreuungsphase die wichtigsten werkzeuge projektmeetings und protokolle to-do-liste pendenzenliste Überwachung des projektbudgets das projektmarketing risikomanagement in erp-projekten checkliste 5 6 7 7 16 18 19 22 25 26 27 30 31 34 34 35 38 40 41 44 45 45 46 47 49 54 58 3

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6 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 8 9 10 11 12 der projektberater der projektvertrag einleitung auftrag oder werkvertrag die projektrisiken der vertragsgegenstand terminkontrolle kostenkontrolle gewährleistung und haftung anwendbares recht und gerichtsstand checkliste weiterbildung zertifikate tools literatur internetadressen stichwortverzeichnis lösungspartner autorenteam bpx 60 63 63 64 65 65 67 68 69 71 71 73 74 75 76 80 anmerkung maria winkler verfasste das kapitel 7 projektvertrag bruno neeser alle andern kapitel 4

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vorwort 1 vorwort das erp als eines der wichtigsten businesswerkzeuge die it ist mittlerweile zum rückgrat fast aller firmen geworden finanzen aufträge reklamationen und vieles mehr werden wie selbstverständlich über das erp-system abgewickelt damit ist das erp-system ein ganz wichtiges werkzeug geworden welches zudem von vielen mitarbeitern genutzt wird der besitz des werkzeugs allerdings reicht nicht es muss das passende werkzeug sein und es muss geübt werden wie damit umzugehen ist damit ist jeder user und insbesondere die geschäftsleitung angesprochen die auswahl und die einführung des erp-systems können dann erfolgreich sein wenn alle betroffenen partizipativ in das projekt eingebunden werden für das projekt mit dieser tragweite und den grossen bedarf an kommunikation und wissensaufbau braucht der projektleiter ein instrumentarium das vorliegende booklet vermittelt dieses instrumentarium mit praxistipps und checklisten für eine erfolgreiche erpprojektleitung mit dem gewählten erp-anbieter geht das unternehmen eine bindung ein die idealerweise über viele jahre von gegenseitigem vertrauen und gemeinsamen zielen geprägt wird diese gemeinsame stossrichtung fällt einem nicht in den schoss sie muss ausgehandelt werden noch bevor probleme überhaupt auftauchen sind diese präventiv zu diskutieren und vorgehen zur lösung zu definieren it-verträge erfüllen in erster linie ihren zweck wenn sie nicht zum einsatz kommen sondern durch den prozess des aushandels die beteiligten bereits für allfällige probleme sensibilisiert sind und diese zu vermeiden wissen damit werden verträge zu nützlichen werkzeugen im erp-projekt ich wünsche viel erfolg dr marcel siegenthaler partner der schmid siegenthaler consulting gmbh die zweimal jährlich die fachmesse für businesssoftware topsoft in zürich und bern durchführt lehrbeauftragter an verschiedenen hochschulen m.siegenthaler@topsoft.ch 5

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management summary 2 management summary immer seltener hat ein unternehmen allein durch den einsatz eines erp-systems einen wettbewerbsvorteil die verbreitung dieser systeme ist hoch nahezu alle firmen setzten vollumfänglich oder teilweise ein erpsystem ein dies lässt folgende grundlegende Überlegungen zu «mit dem einsatz eines erp-systems ist man wahrscheinlich nicht besser als die mitbewerber jedoch ohne erp-einsatz hat die eigene firma einen wettbewerbsnachteil.» die gründe für eine neubeschaffung oder den ersatz eines erp-systems sind so vielfältig wie die anzahl unternehmen welche ein solches projekt starten im einen fall hat die bestehende software das ende des lebenszyklus erreicht in anderen fällen ist durch zusammenlegen von unternehmen der zwang zur konsolidierung entstanden oder die geschäftsprozesse haben sich im verlauf der zeit gewandelt ohne dass die vorhandenen software-lösungen an die prozesse funktional angepasst worden sind in weiteren fällen versprechen sich die unternehmen prozessverbesserungen in eher seltenen fällen wird noch kein erpsystem eingesetzt in einzelnen branchen wie z.b der automobilzulieferindustrie oder der lebensmittelindustrie werden sie schlicht und einfach vom kunden gezwungen einzelne erp-funktionalitäten wie datenaustauschverfahren einzuführen das vorliegende booklet vermittelt ihnen einen praxisorientierten leitfaden wie sie ein solches projekt planen und als projektleiter durchführen können sie finden darin methoden tipps und tricks für ihre tägliche projektarbeit welche von mir in 25-jähriger praktischer tätigkeit als auswahlberater und erp-projektleiter zusammengestellt worden sind das booklet führt sie von der projektvorbereitung kapitel 3 über das systemauswahlverfahren kapitel 3 hin zur erp-systemeinführung kapitel 4 im kapitel 5 finden sie die wichtigsten werkzeuge zum steuern und kontrollieren des erp-projekts und im kapitel 6 lernen sie was ein berater zum gelingen des projektes beitragen kann in jedem dieser abschnitte gewinnen sie erkenntnisse welche ihnen für eine erfolgreiche projektabwicklung eine hilfestellung geben 6

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das erp-projekt vorbereiten 3 das erp-projekt vorbereiten folgendes sprichwort trifft vollumfänglich zu «erzählen sie mir wie das projekt begonnen hat und ich werde ihnen sagen wie es enden wird.» eine sorgfältige projektvorbereitung legt die basis für ein erfolgreiches projekt in diesem sinne ermuntern wir sie von den erkenntnissen aus den projekterfolgsfaktoren im abschnitt 3.1 zu profitieren indem sie eine wie im abschnitt 3.2 beschriebene projektorganisation aufbauen legen sie den grundstein für eine gesunde organisationsentwicklung mit der zeitlichen gliederung der projektphasen in abschnitt 3.3 erhalten sie einen Überblick über die projektergebnisse auf der zeitachse und als abschluss finden sie im abschnitt 3.4 einen leitfaden wie ein projektauftrag formuliert werden kann 3.1 erfolgsfaktoren in erp-projekten lessons learned nach jedem projektabschluss an dem wir beteiligt sind wird das abgelaufene projekt kritisch beurteilt die fragestellung lautet jeweils «was hat dazu beigetragen dass das projekt erfolgreich verlaufen ist?» die antworten decken sich meistens mit aufstellungen aus der fachliteratur sowie aus diversen fachartikeln wenn sie als projektleiter aus diesem kapitel die nachfolgenden gedanken aufgreifen und in ihrem projekt umsetzen haben sie die voraussetzungen geschaffen um einige unangenehme situationen im verlauf des projektes zu verhindern klare prioritäten oft laufen mehrere projekte im unternehmen gemeinsam belegen sie die ressourcen geld und manpower der kampf an mehreren fronten verschlechtert die projektergebnisse ein erp-projekt muss als strategisches projekt gesehen und mit der entsprechenden priorität gegenüber anderen vorhaben behandelt werden 7

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das erp-projekt vorbereiten als gutes beispiel für das setzen von prioritäten sehen wir dasjenige unternehmen welches zuerst den erweiterungsbau eines neuen fertigungswerkes bewältigte und sich anschliessend im folgejahr mit voller kraft dem erp-projekt zugewendet hat die führungskräfte konnten sich jeweils auf ein strategisches projekt konzentrieren beide projekte wurden erfolgreich abgeschlossen das unternehmen kann sich nun ganz dem wirtschaftlichen aufschwung widmen ohne dass projekt-altlasten das tagesgeschäft behindern als schlechtes beispiel ist ein unternehmen anzusehen welches in einer schwierigen wirtschaftlichen situation die längst fälligen projekte «erneuerung der fabrikationsanlagen» und das «erpprojekt» parallel ohne das setzen von prioritäten durchgezogen hat die führungskräfte konnten den spagat trotz intensiven engagements zwischen tagesgeschäft und zwei strategischen projekten nicht bewältigen weiterhin befindet sich das unternehmen in einer wirtschaftlich schwierigen situation und kämpft mit dem tagesgeschäft sowie den altlasten aus zwei unbefriedigend verlaufenen projekten unterstützung durch das management das gesamte unternehmen muss am gleichen strick in dieselbe richtung ziehen das management geht mit dem guten beispiel aktiv voran und zeigt dass es den projekterfolg will beispiele für das engagement des managements sind ein mitglied der geschäftsleitung führt das projekt-kick-off-meeting insbesondere wird vom gl-mitglied die projektzielsetzung kommuniziert ein mitglied der geschäftsleitung führt die meilenstein-meetings das management lässt sich ab und zu bei den projektmitarbeitern blicken wie geht es kann ich unterstützen erreichte ergebnisse würdigen anerkennung aussprechen usw aktiv bei teambildungsmassnahmen mitwirken aktiv mit interesse kritische projektaktivitäten verfolgen 8

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das erp-projekt vorbereiten best practice plumettaz sa maschinen und apparatebau die firma plumettaz sa mit sitz in bex vd entwickelt hochwertige präzisionsprodukte unter anderem für die energie und telekommunikationsindustrie diese vertreibt sie in über 60 ländern zudem verfügt plumettaz über niederlassungen in den niederlanden usa und in china internationaler erfolg unterstützt durch sage erp x3 mit 130 mitarbeitenden ist der iso-zertifizierte betrieb nach wie vor ein typisches kmu das jedoch aufgrund seiner internationalen ausrichtung hohe anforderungen an eine erp-software stellt dafür vertraut plumettaz von beginn an auf sage erp x3 das speziell auf die bedürfnisse international ausgerichteter kmu konzipiert ist sämtliche prozesse und produktionsabläufe werden über alle standorte zentral in der software gesteuert und die belege gemäss den jeweils gültigen gesetzesvorschriften und lokalen währungen erstellt und verbucht seit 2010 arbeitet plumettaz mit der aktuellen version 6 von sage erp x3 die unter anderem neue massstäbe in punkto benutzerfreundlichkeit setzt der anwenderorientierte aufbau der lösung der sogenannte user-centric-ansatz ermöglicht es dem unternehmen und seinen benutzern die funktionen und prozesse weitgehend selbst zu gestalten und in einen individuellen und logisch aufgebauten grafischen prozess einzubetten dadurch wird ein hoher grad an autonomie und flexibilität erreicht­ gleichzeitig können die unterhaltskosten tief gehalten werden boris cotter it -manager bei plumettaz erklärt dazu «mit sage erp x3 haben wir eine lösung im einsatz die sich unseren bedürfnissen schnell anpassen lässt und nicht umgekehrt dies schätzen wir sehr.» lösungsanbieter sage schweiz ag firmenprofil seite 78 21

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autorenteam bpx 12 autorenteam bpx bruno neeser partner i2s-consulting selbstständig seit 1976 als projektmanager auswahlberater und projektleiter in erp-projekten seit 1986 ab 2005 partner der i2sconsulting dozent für projektmanagement an den höheren fachschulen sfb und gs1 neeser@i2s-consulting.com maria winkler juristin mag iur und geschäftsführerin der it law consulting gmbh mit sitz in zug dozentin für informatikrecht an der hochschule luzern wirtschaft kursleiterin des cas it-law datenschutzbeauftragte des vereins swissdec auditorin für datenschutz-zertifizierungen bei sqs maria.wnkler@itandlaw.ch grobevaluation auf topsoft.ch wer business-software sucht der wird auf www.topsoft.ch fündig die messe für business-software findet zweimal pro jahr statt www.topsoft.ch bpx steht für best practice xperts martin martina dalla vecchia herausgeber der bpx-booklets ziel von bpx ist es komplexe themen praxisgerecht für das management aufzubereiten kurz prägnant edition@bpx.ch 80

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