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marcel siegenthaler erp für handel produktion und dienstleistung praxisleitfaden evaluation und einführung Überreicht durch bpx-edition rheinfelden/schweiz

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bpx e-mail internet best practice xperts edition@bpx.ch www.bpx.ch marcel siegenthaler erp für handel produktion und dienstleistung praxisleitfaden evaluation und einführung vorwort von roland rupp skv rheinfelden/schweiz bpx-edition 2012 isbn 978-3-905413-21-2 © 2012 bpx-edition rheinfelden hinweis in diesem booklet wird bei bezeichnungen die männliche form verwendet dies dient lediglich der lesefreundlichkeit und schliesst die weibliche form mit ein alle rechte insbesondere die Übersetzung in fremde sprachen sind dem bpx-verlag vorbehalten kein teil des buches darf ohne schriftliche genehmigung des verlages fotokopiert oder in irgendeiner anderen form reproduziert oder in eine von maschinen verwendbare form übertragen oder übersetzt werden herstellung bpx-edition rheinfelden/schweiz druck und verarbeitung galledia ag 2

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vorwort inhalt 1 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 4.1 4.2 4.3 4.4 5 5.1 5.2 5.3 5.4 6 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 9 10 11 12 3 vorwort management summary grundlagen erp definition und Übersicht funktionsumfang erp aus der cloud kostenstruktur erp gründe für den erp-einsatz erp für die produktion produktionsplanung pps datenaustausch zwischen cad und erp zusammenarbeit entwicklung produktion verfahrenstechnische prozesse erp für den handel grosshandel streckengeschäft detailhandel preisfindung epr für dienstleistung spezielle erweiterungen e-commerce e-procurement workflow-management mobile lösungen und apps bi kennzahlen im cockpit it für kunden lieferantenanbindung produktkonfigurator business-software-auswahl stolpersteine in erp-projekten erfolgsfaktoren und lösungsansätze vorgehen für evaluation und einführung vertragsabschluss einführung und betrieb blick auf den erp-markt ausblick und trends literatur internetadressen profile der editionspartner autorenteam bpx 4 5 7 7 8 10 13 16 17 17 19 20 22 30 30 32 32 34 37 38 38 41 43 43 46 50 53 53 53 54 61 62 65 70 71 72 80

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vorwort 1 vorwort mit dem begriff «erp ­ enterprise-resource-planning» assoziiert man meist software-systeme welche sehr viel geld für anschaffung schulung und unterhalt kosten und daher nur für mittlere und grössere firmen geeignet sind dass solche systeme aber keinesfalls nur den grösseren firmen vorbehalten sondern auch genauso wichtig für kleinst und kleinbetriebe sind erkennt man rasch wenn man sieht was solch ein system an verbesserungen bringt und welche möglichen vorhandenen probleme damit gelöst werden schnelle erkennung von veränderungen am markt und folglich kürzere reaktionszeiten enge anbindung von kunden und lieferanten optimale lagerbewirtschaftung optimierte auftragsabwicklung und rückverfolgbarkeit diese vorteile sind jedoch keinesfalls nur mittel und grossbetrieben vorbehalten im gegenteil schnelle lieferung durch effiziente auftragsabwicklung beeindruckt auch heute noch viele besteller und wird keinesfalls als selbstverständlich angenommen wie etwa das beispiel der buchhandlung welche die kunden stets vorab avisiert sobald das bestellte buch ausgeliefert wird dies sogar inkl sendungsverfolgungscodes dies begeistert ja verblüfft geradezu die kunden und ist nur möglich dank eines erp-systems auf dem markt gibt es zahlreiche erp-anbieter und selbst als open-source-lösung kann man heute professionelle erp-systeme einsetzen welche nur äusserst geringen konfigurations und implementationsaufwand bedeuten wer also heute noch nicht ein system besitzt in welchem kunden lieferanten artikel lager und auftragsabwicklung aus einem guss verwaltet werden und auf der suche nach einem für seinen betrieb geeigneten erp-system ist findet in diesem booklet mit sicherheit den richtigen partner roland m rupp leiter der geschäftsstelle schweizerischer kmu verband 4

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management summary 2 management summary wie gross ist der roi bei der investition in ein erpsystem zwar kann auch dieses booklet diese frage nicht beantworten nennt dafür aber einige wettbewerbsvorteile die ein gut passendes erp-system einem unternehmen bringt enge anbindung an kunden und lieferanten kürzere reaktionszeiten am markt kleinere lager kontrollierten auftragsablauf mit rückverfolgbarkeit das erp durchdringt das ganze unternehmen und betrifft alle prozesse mit der heutigen grossen funktionsbreite der erp-lösungen entsteht ein weiterer vorteil durch die mehrfachnutzung der daten historisch gewachsene it-insellösungen verursachen überproportional viel aufwand im betrieb medienbrüche unterschiedliche user-interfaces datenredundanzen und diverse weitere nachteile können die ablösung durch ein integrierendes gesamtsystem durchaus rechtfertigen mit einer investition von etwa chf 12 000 pro mitarbeiter gehört ein erp schon rein finanziell gesehen zu den grösseren ausgaben einer firma damit die kosten nicht ins uferlose steigen und die vorteile einer modernen business-software ausgeschöpft werden können ist bei der auswahl mit grosser sorgfalt vorzugehen als «erfolg» des it-projektes lässt sich definieren dass die abläufe und die mitarbeitenden im unternehmen längerfristig umfassend von der software unterstützt werden natürlich sind dabei die finanziellen und zeitlichen rahmenbedingungen ebenfalls einzuhalten um diesen erfolg zu erreichen hat sich ein prozessorientierter ansatz in der praxis vielfach bewährt er ist im kapitel 8 beschrieben letztlich muss das projekt einer erp-einführung mehr leisten als lediglich eine software mit vielen funktionen zur verfügung zu stellen es geht um kommunikation kooperation und aufbau von wissen im unternehmen das erp-projekt wird idealerweise als chance verstanden das unternehmen weiterzuentwickeln 5

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management summary best practice oped gmbh orthesen die oped gmbh ist marktführer im bereich orthesen der flexiblen kunststoffalternative zum klassischen gipsverband innovative produkte sowie eine international geprägte ausrichtung schaffen ein jährliches wachstum von 20 bis 30 von anfang an begleitete die erp-branchenlösung kumavision med das unternehmen auf seinem wachstumskurs «die software ist so flexibel und skalierbar dass unsere 200 mitarbeiter heute damit genauso erfolgreich arbeiten wie die 30 mitarbeiter vor zehn jahren» erklärt oped-geschäftsführer christian puritscher das erfolgsgeheimnis kumavision med basiert auf der weltweit tausendfach eingesetzten standard-software microsoft dynamics nav und bringt branchenspezifische erweiterungen für medizintechnik und den gesundheitsmarkt serienmässig mit damit lassen sich bei oped alle unternehmensprozesse in einem integriertem system abbilden von der auftragserteilung über die produktion bis hin zu logistik und versand von der finanzbuchhaltung über marketing bis hin zu customer relationship management und after-sales-service «dies ermöglicht automatisierte prozesse erhöht die transparenz und hilft dabei unsere abläufe zu optimieren» berichtet puritscher aus der praxis der elektronische rezept-workflow mit krankenkassen und patienten sowie systemgesteuerte mahnungsläufe sorgen ebenso für mehr effizienz wie die transparente abbildung des komplexen werteflusses die orthesen befinden sich zunächst in konsignationslagern bei kliniken gehen dann in das eigentum der patienten über und werden anschliessend recycelt und wiederverkauft die integrierte seriennummernverwaltung und das dokumentenmanagementsystem tragen weiterhin zur optimierung der innerbetrieblichen abläufe bei lösungsanbieter kumavision ag firmenprofil seite 75 6

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grundlagen erp 3 grundlagen erp eine business-software ist heute in fast jedem schweizerischen unternehmen anzutreffen entsprechend dem einsatzzweck oder der herkunft der software werden die unterschiedlichsten bezeichnungen verwendet auch für fachleute ist es sehr schwierig einen Überblick über die eingesetzten produkte und die aktuellen schlagworte zu behalten dieses booklet konzentriert sich darauf die softwaresituation zu klären und zwar für kleine und mittlere unternehmen welche in der produktion im handel oder im dienstleistungsbereich tätig sind durch die anhaltend schnelle entwicklung in der informationstechnologie ist jede marktabbildung und jede produktempfehlung zeitlich nur begrenzt aktuell hier wird deshalb die vorgehensmethodik zur softwareevaluation und -einführung beschrieben und auf internetbasierte quellen zur marktübersicht verwiesen z.b www.topsoft.ch 3.1 definition und Übersicht die eingesetzten begriffe im umfeld der software für firmen sind weder trennscharf noch eindeutig definiert grundsätzlich geht es hier um computerprogramme zur unterstützung von arbeitsabläufen in firmen also um software zur geschäftsprozessunterstützung je nach herkunft der zu unterstützenden prozesse wird von «betriebswirtschaftlicher software» gesprochen oder von «produktionsplanungs-software» alles umfassend wird der begriff «business-software» verwendet unter «enterprise resource planning»-systemen erp-systemen versteht man softwarepakete welche alle für ein unternehmen relevanten daten zur bewirtschaftung der ressourcen ­ finanzen arbeitskräfte maschinen material zeit usw ­ integrieren und damit operative und strategische entscheidungen ermöglichen wie in der praxis sinnvoll und üblich konzentriert sich dieses booklet auf standardsoftware auf branchenund individualsoftware wir hier nicht weiter eingegangen so vielfältig die unterschiedlichen firmen mit ihren individuellen leistungen und abläufen sind so stark 7

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grundlagen erp unterscheiden sich auch ihre anforderungen an die betriebliche software eine unterteilung in gruppen mit gleichen anforderungen ist auf folgender stufe möglich handel dienstleistung produktion die anforderungen von handelsbetrieben an die softwareunterstützung sind insbesondere bezüglich der integration zu lieferanten und abnehmern ausgeprägt aber auch in bezug auf die teilweise enormen sortimentsgrössen und lagerbewegungen hier kommen primär warenwirtschaftssysteme zum einsatz im reinen dienstleistungsgeschäft werden nichtmaterielle leistungen wie beratung produktentwicklung oder buchführung angeboten der fokus liegt dabei oft auf der projektführung dem dokumentenmanagement und der kommunikation mit den auftraggebern produzierende firmen transformieren materialien und stellen in bezug auf die planung und steuerung hohe ansprüche zunehmend auch an die rückverfolgbarkeit oft verfügen diese firmen über eine produktentwicklung welche hinsichtlich der datenintegration eine anspruchsvolle aufgabe darstellt bei produzierenden firmen ist häufig die kombination mit handels und dienstleistungsaufgaben anzutreffen was die komplexität steigert und die berücksichtigung vieler spezialitäten verlangt diese «zusätzlichen» prozesse werden bei der ausschreibung einer businesssoftware leicht vergessen beispiele für solche verrechenbare nichtmaterielle leistungen sind expertisen oder entwicklungen von kundenprozessen 3.2 funktionsumfang die angebotene standardsoftware deckt einen grossen leistungsumfang ab der ohne zu programmieren mithilfe von «schaltern» an den gewünschten bedarf angepasst werden kann auf der übernächsten seite ein beispiel von www.abacus.ch 8

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spezielle erweiterungen best practice infirmarius ­ länderübergreifende betriebssteuerung mit sage erp x3 infirmarius gmbh ist ein führender deutscher hersteller von naturheilkundlichen präparaten und eine tochter der französischen lehning-gruppe im rahmen der internationalen konsolidierung der it-landschaft hat sich das unternehmen für sage erp x3 entschieden ziel war eine durchgängig it-gestützte produktions und finanzkette zu schaffen mit dem einheitlichen zugriff auf finanzzahlen und warenbestand können die standorte heute optimal gesteuert werden weniger medienbrüche und ein schnellerer zugriff auf kapazitäten vereinfachen die zusammenarbeit und verschaffen der zentrale in frankreich einen perfekten Überblick thomas schneider geschäftsführer der infirmarius gmbh hebt die positiven effekte der integrierten absatzplanung hervor «sage erp x3 erlaubt uns eine wesentlich effizientere steuerung der beschaffungs produktions und vertriebsprozesse das system erstellt aufgrund von erfahrungswerten prognosen über die zukünftigen verkaufszahlen einzelner produkte der produktionsprozess wird dadurch besser planbar und auf saisonale schwankungen kann schneller reagiert werden.» infirmarius setzt die integrierten module finanzen produktion ein und verkauf crm sowie warenbestand ein internationale software mit lokaler kompetenz mit sage erp x3 begegnet sage der stetig steigenden nachfrage nach einheitlichen weltweit einsetzbaren erplösungen verfügbar in über 50 ländern und mehr als zehn sprachen hält die software problemlos mit den globalisierungsplänen von wachsenden kmu schritt sie bietet gleichzeitig den gewohnten funktionsumfang und komfort einer echten schweizer erp-lösung zudem ist sie die ideale lösung für kmu welche erst in naher zukunft ins ausland expandieren wollen lösungsanbieter sage schweiz ag firmenprofil seite 78 39

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autorenteam bpx 12 autorenteam bpx dr marcel siegenthaler dipl ing eth partner von schmid siegenthaler consulting gmbh neuenkirch und dozent an der fachhochschule nordwestschweiz m.siegenthaler@topsoft.ch grobevaluation auf topsoft.ch wer business-software sucht der wird auf www.topsoft.ch fündig mit einer völlig neu konzipierten suchfunktion wird die auswahl aus dem ganzen marktangebot anhand von gut 400 «must-have» und «nice-to-have»-funktionskriterien eingeschränkt die resultierende liste zeigt jene lösungen welche auf die anforderungen zutreffen sie kann abgespeichert und sogar als persönlicher softwarekatalog zusammengestellt werden www.topsoft.ch info@topsoft.ch bpx steht für best practice xperts martin dalla vecchia herausgeber der bpx-booklets ziel von bpx ist es komplexe themen praxisgerecht für das management aufzubereiten kurz prägnant edition@bpx.ch 80

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