Desincorporación, Retiro o Traslados de Activos Fijos

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area gerencia finanzas dependencia contraloria pag dia 20 29 30 mes 05 09 04 aÑo 05 09 12 1 de 4 titulo desincorporación retiro y/o traslados de activos fijos fecha de elaboracion fecha de revision anterior fecha actualizacion codigo fa-031 no rev 4 1 objetivo establecer las normas y procedimientos que deben aplicarse en la desincorporación retiro y/o traslado de los activos fijos de kimberly clark venezuela c a 2 ambito de aplicaciÓn este procedimiento debe ser aplicado para todos los activo fijos de kimberly clark venezuela c a 3 controles claves 3.1 3.2 el team leader dueño del activo evalua y deja evidencia física del estado de los activos con el fin de informar el estado de los mismo asi como los planes futuros para con los mismo traslados retiro o desincorporación trimestralmente el country manager enviará un correo al business support contentivo del estatus de los activos con el fin de verificar y evaluar posibles traslados retiros o desincorporaciones 4 roles y responsabilidades team leader será responsable de evaluar el estado de los activos sujetos a traslado retiro y/o desincorporaciones country manager es responsable de informar y enviar al business support el informe detallado con la descripción y ubicación en planta business support informa al finance services analyst que debe realizar inspección física finance services analyst debe realizar la inspección física de todos los activos detallados y es responsable del envío del informe al shared service center ssc fixed assets analyst ssc prepara el disposal request de los activos con valor en libros y de los activos sin valor en libros elaborado daniel montanÉ nombre servicio financiero cargo r=0 revisado franciz joya nombre coord control interno cargo aprobado trina escalona nombre business support cargo aprobado nombre fernando solano f-ggc-14 solo usar en documentos corporativos bajo control de gerencia de auditoria.

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area gerencia finanzas dependencia contraloria pag dia 20 29 30 mes 05 09 04 aÑo 05 09 12 2 de 4 titulo desincorporación retiro y/o traslados de activos fijos fecha de elaboracion fecha de revision anterior fecha actualizacion codigo fa-031 no rev 4 5 definiciones 6 politicas 6.1 el team leader al cual pertenece el activo será responsable de evaluar el estado de los activos sujetos a traslado retiro y/o desincorporaciones y debe elaborar un informe detallado con la descripción y ubicación en planta de los mismos soportado con fotografías e informará al country manager correspondiente para su revisión y vobo 6.2 el country manager es responsable de informar y enviar al business support el informe detallado con la descripción y ubicación en planta de los activos sujetos a retiro y/o traslado del punto 6.1 6.3 el finance services analyst debe realizar la inspección física de todos los activos detallados en el informe del punto 6.1 con el personal asignado de planta y conciliarlos con el registro auxiliar contable de activos fijos 6.4 el finance services analyst es responsable del envío del informe al shared service center ssc para la preparación del disposal request de los activos con valor en libros y de los activos sin valor en libros el disposal request es reenviada al Área de servicios financieros para la recolección de firmas autorizadas véase vendtr11 del ssc 6.5 los disposal request ­ retiro deben ser autorizados por la gerencial general gerencia de finanzas gerencia de operaciones o gerencia de supply chain y el vo bo de servicios financieros y auditoría interna 6.6 en el caso de los traslados de activos los disposal request traslado que son elaborados por el ssc deben ser aprobados por el team leader que entrega el activo y por el team leader que recibe debe ser aprobado por gerencia de operaciones o gerencia de supply chain y el vo bo de servicios financieros y auditoría interna 6.7 no se puede retirar desincorporar y/o trasladar ningún activo de kimberly clark venezuela sin el soporte de los respectivos disposal request las cuales deben estar autorizadas por los respectivos niveles de aprobación en los puntos 6.5 y 6.6 6.8 todos los activos sujetos a retiro y/o desincorporación que en algún momento formaron parte del proceso productivo deben ser destruidos cumpliendo con los niveles de aprobación exigidos en el disposal request elaborado daniel montanÉ nombre servicio financiero cargo r=0 revisado franciz joya nombre coord control interno cargo aprobado trina escalona nombre business support cargo aprobado nombre fernando solano f-ggc-14 solo usar en documentos corporativos bajo control de gerencia de auditoria.

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area gerencia finanzas dependencia contraloria pag dia 20 29 30 mes 05 09 04 aÑo 05 09 12 3 de 4 titulo desincorporación retiro y/o traslados de activos fijos fecha de elaboracion fecha de revision anterior fecha actualizacion codigo fa-031 no rev 4 retiro y/o desincorporaciones 6.9 el team leader al cual pertenece el activo evaluará el estado de los activos sujetos a retiro y elaborará un informe detallado con la descripción y ubicación en planta de los mismos soportado con fotografías e informará a la gerencia de operaciones o gerencia de supply chain para su revisión y vo bo 6.10 la gerencia de operaciones o supply chain es responsable de informar y enviar al Área de servicios financieros y auditoría interna el informe detallado con la descripción y ubicación en planta de los activos sujetos a retiro y/o desincorporaciones del punto 6.9 6.11 servicios financieros debe verificar mediante inspección física con el team leader los activos detallados en el informe 6.12 servicios financieros enviará el informe al ssc con las firmas autorizadas y los soportes correspondientes 6.13 el ssc debe identificar en el auxiliar contable los activos detallados en el informe activos con valor en libros 6.14 shared service center ssc 6.14.1 debe conciliar los activos detallados en el informe del punto 6.12 con los auxiliares contables de la compañía y completar la información exigida en el disposal request a fecha b tipo de retiro c código compañía d descripción e numero placa de avalúo y e numero correlativo del disposal 6.14.2 debe determinar en los registros auxiliares contables de la compañía el valor en libros kcc y el valor en libros local y completar los reglones del disposal request véase vendtr11 del ssc activos sin valor en libros 6.15 para los activos que no tienen valor en libros por ejemplo un activo de reposición como repuesto parte o componente de una máquina etc los mismo no serán valorados pero si deben estar identificados a fin de mantener un control sobre la salidas de los mismo elaborado daniel montanÉ nombre servicio financiero cargo r=0 revisado franciz joya nombre coord control interno cargo aprobado trina escalona nombre business support cargo aprobado nombre fernando solano f-ggc-14 solo usar en documentos corporativos bajo control de gerencia de auditoria.

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area gerencia finanzas dependencia contraloria pag dia 20 29 30 mes 05 09 04 aÑo 05 09 12 4 de 4 titulo desincorporación retiro y/o traslados de activos fijos fecha de elaboracion fecha de revision anterior fecha actualizacion codigo fa-031 no rev 4 6.16 elaborado el disposal request por el ssc servicios financieros la envía a auditoría interna y seguidamente se procede a hacer una inspección física de los activos detallados en el disposal con el team leader auditora interna y servicios financieros dicho disposal debe ser firmada por las partes en señal de vo.bo 6.17 posteriormente auditoría interna participa a la gerencial general gerencia de operaciones o gerencia de supply chain y servicios financieros el debido cumplimiento del proceso 6.18 servicios financieros envía el disposal request a la gerencial general gerencia de operaciones y supply chain y gerencia de planta para la aprobación y autorización de los activos detallados en el disposal request 6.19 por · de acuerdo al disposal request retiro debidamente aprobado e identificado el tipo de retiro venta en caso de venta de un activo fijo se debe facturar una vez esté autorizada la venta según niveles de autorización el analista de cuentas por cobrar factura y envía copia de esta al analista de activos fijos en el ssc y al Área de servicios financieros con este documento se procede a dar de baja baja por obsolescencia en este caso el disposal request es el documento autorizado para dar de baja el disposal debe describir el activo que se va a dar de baja y los datos contables de este 6.19.1 responsable el responsable de dar de baja en el sistema sap es el analista de activo fijo del ssc 6.19.2 requisitos factura de venta y disposal request retiro con las firmas autorizadas 6.20 en el caso de que el activo formó parte del proceso productivo debe ser destruido antes de ser vendido el jefe de Área dejará evidencias fotográficas antes durante y después de las destrucciones estas deben archivarse con el disposal request 6.21 los disposal request originales con los respectivos anexos de fotografías deben mantenerse en resguardo por el Área de servicios financieros · elaborado daniel montanÉ nombre servicio financiero cargo r=0 revisado franciz joya nombre coord control interno cargo aprobado trina escalona nombre business support cargo aprobado nombre fernando solano f-ggc-14 solo usar en documentos corporativos bajo control de gerencia de auditoria.

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area gerencia finanzas dependencia contraloria pag dia 20 29 30 mes 05 09 04 aÑo 05 09 12 5 de 4 titulo desincorporación retiro y/o traslados de activos fijos fecha de elaboracion fecha de revision anterior fecha actualizacion codigo fa-031 no rev 4 traslado 6.22 un traslado se presenta cuando un activo cambia de centro de costos 6.22.1 requisitos disposal request traslado con las firmas autorizadas 6.22.2 el team leader al cual pertenece el activo elaborara un informe detallado con la descripción y ubicación en planta de los activos a ser trasladados soportado con fotografías e informara a la gerencia de operaciones o gerencia de supply chain para su revisión y vo bo la gerencia de operaciones o la gerencia de supply chain es responsable de informar y enviar al Área de servicios financieros y auditoría interna el informe detallado con la descripción y ubicación en planta de los activos sujetos a traslado servicios financieros debe verificar mediante inspección física con el team leader los activos detallados en el informe a ser trasladados el ssc debe realizar el disposal request traslado la cual debe ir firmada por el team leader que entrega el activo y por el team leader que recibe gerente de operaciones o gerente de supply chain y el vo.bo de servicios financieros y auditoría interna dicho disposal se envía al analista de activo fijo en el ssc para su reclasificación en los libros contables véase vendtr11 del ssc aviso una vez ejecutada y contabilizada se debe enviar aviso al Área de costos 6.23 toma física de activos los activos son inventariados como mínimo cada 10 años según el cfi50 y de acuerdo con las normas locales cada 3 años elaborado daniel montanÉ nombre servicio financiero cargo r=0 revisado franciz joya nombre coord control interno cargo aprobado trina escalona nombre business support cargo aprobado nombre fernando solano f-ggc-14 solo usar en documentos corporativos bajo control de gerencia de auditoria.

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