Manual de Organizacion y Funciones para EMPRESA

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manual de organización y funciones para empresa 1 aspectos generales 1.1 objetivos elaboraro el presente manual de organización y funciones para empresa tipo que es factible de ser aplicado en las empresa independientemente de su grado de desarrollo organizacional este modelo ha sido diseñado en función a las características propias de una organización sistémica en la que se privilegie la desconcentración de poderes contiene las principales funciones de una empresa y pretende servir de guía para la elaboración y/o mejoramiento del manual de organización y funciones de cada empresa 1.2 ambito de accion el modelo de manual describe las principales funciones de la empresa en la medida en que éstas son convergentes se agrupan en órganos a los cuales se les dá una denominación apropiada los órganos propuestos y la denominación de los mismos es tentativa debido a que es preciso adecuarlas a las condiciones típicas de cada empresa dependiendo del grado de desarrollo de las mismas el alcance del manual es a todos los niveles de la empresa 1.3 utilizacion y actualizacion del manual 1.3.1 utilización del manual siendo el objetivo de este manual mejorar la organización de la empresa su grado de aplicación dependerá del grado de desarrollo organizacional de éstas para los casos extremos puede haber empresas que no requieran ninguna modificación en su organización como aquellas en las cuales habrá que aplicarlo en su integridad 1.3.1.1 Órgano responsable de la aplicación la gerencia general de las empresa designará al órgano responsable de su aplicación desarrollo organizacional de planeamiento de la empresa es quien debe tener a su cargo la coordinación y control de su aplicación previa adecuación en la empresa la consultora los asistirá durante el proceso de implantación.

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a nivel de comité de gerentes debe evaluarse los resultados que vayan lográndose con su aplicación a fin de orientar la optimización de su diseño en función a los objetivos empresariales 1.3.2 actualización del manual la actualización del manual estará a cargo de desarrollo organizacional de la unidad de planeamiento en primera instancia se deberá adecuar el manual de organización y funciones de la empresa a las modificaciones efectuadas incorporando las nuevas funciones y las modificaciones a la estructura orgánica en lo sucesivo se implantará los métodos establecidos para el análisis organizacional actualizando el manual de organización y funciones al grado de desarrollo organizacional de la empresa 1.3.2.1 procedimiento de modificaciones efectuadas aprobación edición y difusión de las 1 desarrollo organizacional analiza los problemas y propone soluciones 2 la propuesta debe tener el visto bueno de la jefatura del sistema en cuyo ámbito se analizó la modificación y de la jefatura del sistema de planeamiento 3 previo visto bueno de la gerencia general lo elevará al directorio para su aprobación definitiva 4 la edición y difusión será de responsabilidad del órgano de desarrollo organizacional así mismo la implantación de las modificaciones y su posterior control y supervisión 2 plan de implantacion 2.1 organizacion · para establecer las estrategias políticas disponibilidad de recursos aprobar supervisar evaluar y controlar el plan de implantación se deberá constituir un grupo coordinador de desarrollo institucional que será asesor de la gerencia general y estará conformado por un representante de la gerencia

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general que lo presidirá de preferencia el jefe del sistema de planeamiento o su similar y por los representantes de cada sistema o representantes del primer nivel organizativo de la empresa participará el personal a cargo de desarrollo organizacional · el gcdi tendrá bajo su control a los grupos de trabajo g.t los cuales se constituirán en cada sistema o primer nivel organizativo de la empresa que requiera modificaciones en su organización · los g.t serán órganos ejecutores encargados de implantar al detalle las modificaciones a la estructura orgánica y establecer los nuevos procedimientos · cada g.t deberá estar conformado por los funcionarios que fueran necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y metas dando representación a los principales procesos que requieren modificaciones · las personas que conforman un g.t deberán en la medida de lo posible tener el conocimiento integral de la empresa 2.2 adecuacion del manual a las condiciones de la empresa 2.2.1 lineamientos generales · el modelo del manual de organización y funciones se adecúa a una empresa de 100,000 cien mil conexiones promedio · en él se indican las principales funciones que deben ser cumplidas por una empresa · dependiendo del grado de desarrollo de la empresa para dar cumplimiento a estas funciones se deberán ejecutar actividades de mayor o menor grado de complejidad e intensidad · cuando las actividades tengan mayor grado de complejidad e intensidad el número de órganos en cada nivel organizativo puede incrementarse el sistema administrativo podría desdoblarse en el sistema de recursos humanos y sistema de suministro y servicios generales o el sistema de contabilidad y finanzas en el sistema de finanzas y en el sistema de contabilidad · cuando las actividades tengan menor grado de complejidad e intensidad su estructura orgánica debe simplificarse hasta el nivel mínimo racional que le permite un desempeño eficiente el mínimo número de sistemas sería sistema operativo sistema comercial y sistema de apoyo administrativo el sistema de apoyo administrativo podría integrar a los sistemas de planeamiento contabilidad y finanzas y administrativo

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2.2.2 estructura orgánica para establecer la estructura que permita una adecuada operación o funcionamiento de la organización empresarial de las empresa deberá tener en consideración los siguientes lineamientos generales · · la empresa se considera como un todo denominándose macro sistema el nivel basico funcional son las tareas · al nivel inmediato superior a las tareas se le denominará actividad cada actividad estará conformada por un conjunto de tareas convergentes · el nivel inmediato superior a las actividades se denominará proceso el cual estará conformado por un conjunto de actividades convergentes · al nivel inmediato superior a los procesos le denominaremos subsistema el cual estará conformado por un conjunto de procesos convergentes · al nivel inmediato superior a los subsistemas le denominaremos sistema el cual estará conformado por un conjunto de subsistemas convergentes · los niveles organizativos funcionales serán · 1er nivel 2do nivel 3er nivel 4to nivel nivel básico sistemas subsistemas procesos actividades tareas los niveles jerárquicos propuestos son los siguientes jefatura de sistemas jefatura de subsistemas jefatura de equipos · la jefatura de equipos es responsable de uno o varios procesos · cada equipo estará conformado por diversos trabajadores cada uno de ellos con un puesto determinado responsables de la ejecución de las actividades o tareas que se le asigne 2.2.3 niveles de descentralización la organización está diseñada para operar en tres niveles de descentralización.

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· · · nivel local nivel zonal nivel central nivel local es el nivel operativo y de servicio base de la empresa nivel zonal es un nivel organizativo superior al nivel local se justifica su constitución cuando la empresa atienda a más de una localidad y que por el grado de complejidad de operaciones distancias geográficas disponibilidad de recursos y sistemas de comunicación sea viable económicamente en la medida que la gerencia general o el órgano que ésta delegue no tenga la capacidad operativa para coordinar con las localidades y/o zonales se constituirá el órgano de coordinación de localidades o coordinación de zonales a nivel de sede central nivel central es el nivel de normatividad dirección planeamiento programación y control de las actividades generales de la empresa la implantación de los tres niveles de descentralización estará en base al grado de desarrollo de la empresa empresa pequeña con 1 localidad en una empresa pequeña que atienda sólo a una localidad no habrá niveles descentralizados las actividades normativas y operativas estarán integradas en la sede central empresa pequeña con varias localidades en una empresa pequeña que atienda varias localidades menores fuera del ámbito geográfico de la sede central no se justificaría una organización a nivel zonal la sede central le daría directamente el apoyo requerido a las localidades si la intensidad del manejo de las localidades es alta podría justificarse la constitución de un coordinador de localidades a nivel de sede central empresa mediana para las actividades operativas en la localidad de la sede central no se justifica una organización zonal y local la misma organización de la sede central se encargará de las actividades operativas.

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de existir localidades fuera del ámbito geográfico si estas fueran en número reducido y de poco movimiento no se justificaría una organización zonal las localidades podrían ser dirigidas por un coordinador a nivel de sede central empresa mediana con varias localidades en el caso de existir varias localidades se pueden organizar a través de zonales la constitución de un coordinador de zonales a nivel de sede central se justificaría en los casos que existan más de 2 dos zonales y sea viable económicamente empresas grandes las empresas grandes tendrán claramente definidos sus tres niveles de descentralización se pueden constituir zonales en la misma ciudad en la cual está localizada la sede central como en otros ámbitos geográficos siempre que su constitución tenga viabilidad económica el coordinador de zonales en la sede central se justificaría en la medida que existan más de 2 dos zonales y que la complejidad de actividades de coordinación así lo requiera 2.2.4 plan de adecuación de estructura orgánica 2.2.4.1 estrategia conseguir el apoyo de los trabajadores que conforman los diferentes niveles jerárquicos mediante exposiciones empezando por el primer nivel en las cuales se explique en forma transparente las actividades a realizar 2.2.4.2 objetivos y metas objetivos · facilitar el desarrollo de una gestión eficiente · viabilizar la obtención de una apropiada calidad del servicio y la proyección de una imagen positiva · operar con racionales costos y gastos administrativos · optimizar el cumplimiento de dispositivos legales y normas reguladoras del sector.

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metas · cumplir con los objetivos establecidos en un plazo a determinar en meses 2.2.4.3 actividades propuestas · analizar las fortalezas y debilidades de la actual organización de la empresa en función al modelo aprobado para su implantación · fortalecer las debilidades encontradas mediante las siguientes actividades adecuar la organización actual a la nueva estructura del manual de organización y funciones incorporando nuevas funciones y modificaciones a su estructura orgánica los cambios necesarios a la estructura organizacional de la empresa a nivel central zonal y local evaluando los recursos disponibles capacidad del personal posibilidad de contratar servicios de terceros para ejecutar estudios y/o servicios suministro de materiales capacidad de fiscalización de obras disponibilidad del personal técnico calificado a fin de favorecer el mejoramiento de su funcionamiento administrativo actualizar el manual de organización y funciones aplicando la nueva normatividad formular las normas procedimientos códigos y formularios requeridos en la nueva estructura asignar el personal requerido implantar la nueva organización evaluación y control de la implantación 3 modelo de manual de organizacion y funciones principios organizacionales subordinación e inter relacionamiento entre Órganos la subordinación jerárquica está definida por la ubicación de cada órgano en la estructura orgánica.

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se mantiene el principio de unidad de mando sin perjuicio de las relaciones funcionales entre los sistemas de la empresa todos los órganos de la empresa deberán mantener una estricta y permanente colaboración entre sí facilitando y tramitando los documentos y emitiendo todas las informaciones necesarias sobre sus actividades con la finalidad de establecer un apropiado inter relacionamiento para el cumplimiento de los objetivos de la empresa delegación y ejercicio de autoridad 1 el gerente general y los jefes de sistemas deberán tanto como sea posible estar libres de actividades meramente operativas tales como acciones relativas a mecánicas administrativas o que se refieran a simples aplicaciones de normas ya establecidas 2 el envío de documentos y otros expedientes al gerente general y a los jefes de sistemas es conveniente que sea · cuando la toma de decisiones sea de su exclusiva competencia · cuando se trate de relaciones de la empresa con entidades externas excluidos los asuntos rutinarios de cuya decisión son responsables otros órganos de la empresa ello permitirá que a este nivel se disponga de mayor tiempo para elevar la calidad de las decisiones de su competencia como consecuencia del mejor manejo de información relevante para viabilizar ello es necesario que · las jefaturas situadas en la base de la organización asuman su responsabilidad de toma de decisiones en los asuntos de su competencia respetando las normas y políticas que regulan su accionar · la autoridad competente para tomar una decisión y ordenar una determinada acción es aquella jefatura responsable del proceso o actividad correspondiente · la autoridad competente para tomar una decisión no podrá inhibirse de hacerlo sólo podrá solicitar asesoría o elevarlo a consulta cuando el tema por su especialidad o complejidad amerite la obtención de opiniones calificadas enfoque sistémico

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el enfoque sistémico es una cultura de administración moderna que propicia el cambio de esquemas establecidos por las escuelas científica humanística burocrática y otras su principal característica es el de conceptualizar la empresa como un conjunto de órganos completamente integrados e interrelacionados el éxito o fracaso de una empresa está en función a una adecuada interacción que efectúe con los medios externos a su frontera así como con los órganos con los que necesariamente interactúa el enfoque sistémico se rige por el pensamiento holístico para obtener conocimiento sobre un determinado asunto analiza el todo en primera instancia y está en contraposición al pensamiento atomicista analizar primero las partes componentes que es característico de la escuela científica el éxito de una parte no significa el éxito de la empresa debido a correlación inter sistémica con los resultados de sus otras partes y por ende con la empresa en su conjunto no existe órganos prioritarios las actividades pueden iniciarse en un órgano continuar en otro y terminar en un tercero dentro del enfoque sistémico el ciclo de transformación está de acuerdo al siguiente gráfico toda transformacion sea esta netamente material exclusivamente intelectual o una diversidad de mezclas de ambas se ejecutará realizando una serie de actividades al conjunto de actividades orientadas a un mismo fin se le denomina proceso y lo obtenido luego del proceso se le conoce como producto las informaciones que sirven para mejorar el proceso y perfeccionar el

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producto se le denomina retroalimentacion todo proceso está influenciado por el medio ambiente externo todo proceso necesita de entradas estas entradas pueden ser materiales material prima o insumos para un proceso productivo industrial o datos e informaciones para un proceso netamente intelectual ahora bien la información puede calificarse como la materia prima del proceso de toma de decisiones dentro de esta escuela administrativa los procesos de información entre lo órganos son de vital importancia y depende de su calidad y oportunidad para incrementar la posibilidad de el éxito o fracaso de la empresa así mismo el recorrido de la información para la toma de decisiones comunicaciones debe ser el más corto posible debiendo la empresa tener el menor número de niveles jerárquicos no más de tres niveles sería recomendable utilizando la terminología de la teoría general de sistema para fines de organización a la empresa la podemos considerar como macrosistema al primer nivel jerárquico de las actividades empresariales se le podrá denominar sistemas al segundo nivel subsistemas y al tercer nivel equipos el empleo de la terminología de la teoría general de sistemas sistemas subsistemas procesos actividades productos retroalimentación fronteras datos de entrada datos de salidas equipos y otros no garantiza que se esté implantando el enfoque sistémico en la administración de la empresa es más el enfoque sistémico no se implanta se adopta como filosofía en la administración de empresas constituye una forma de gestión empresarial para que el enfoque sistémico se aplique en su integridad es necesario que las empresas participantes empezando por el primer nivel jerárquico adecuen su actitud conductual a las características requeridas por esta escuela siendo las más importantes dominio personal el trabajador debe dar el máximo esfuerzo en el desempeño de sus funciones visión compartida conocimiento pleno de los objetivos empresariales para orientar todos los esfuerzos en una misma dirección modelo mental el modelo mental debe ser participacionista aprendiendo a escuchar compartiendo conocimientos desechando el egoísmo y el individualismo trabajo en equipo el trabajo en equipo es la fuente de aprendizaje del trabajador y de la empresa el gran volumen de informaciones y la complejidad del conocimiento hace cada vez más necesario el trabajo en equipos multifuncionales y multidisciplinarios para el análisis de la problemática empresarial y para la

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posterior toma de decisiones el trabajo en equipo requiere de ciertas cualidades tales como que el líder sepa dirigir reuniones evitar las discusiones propiciar el diálogo no salirse del tema evitar intervenciones prolongadas llegar a conclusiones y otras el enfoque sistémico ha sido exitoso en muchas empresas pero requiere un esfuerzo de continuidad y tiempo de maduración el cual en empresas muy conflictivas podría tomar cinco o más años para lograr un funcionamiento empresarial que posibilite el logro de los objetivos de su aplicación líneas de comunicación las comunicaciones entre los sistemas inter sistémicas así como las que se realizan entre los órganos subsistemas equipos que componen un sistema comunicaciones intra sistémicas deben ser permanentemente analizadas por el órgano de organización y métodos o su similar buscando optimizar las mismas el tipo de información el flujo sea manual o automatizado la frecuencia de la información los formularios a utilizar y las informaciones que deben recibir y entregar cada órgano de la empresa son las principales variables que deben ser evaluadas y analizadas el establecimiento de un sistema de información empresarial tecnológicamente actualizado es un paso fundamental para el desarrollo de la empresa ya que permite que los diferentes órganos de la misma accedan a informaciones necesarias para una toma de decisión rápida con el sustento requerido dentro del enfoque sistémico las comunicaciones en la empresa adquieren un papel preponderante dentro de la organización los criterios tradicionales de comunicación en flujos verticales y horizontales estáticos dejan de tener vigencia dando paso a una comunicación abierta y dinámica en todos los sentidos en la medida que se necesite para el permanente y continuo desarrollo de la empresa líneas de coordinación el constante desarrollo tecnológico de las comunicaciones y de la automatización de datos así como la intercomunicación a nivel internacional de las principales fuentes de información requiere un análisis multidisciplinario para la toma de decisiones en la actualidad un directivo e incluso un ejecutivo de alto nivel con el máximo grado de especialización no consigue analizar adecuadamente la cantidad de información que recibe debiendo por lo tanto formar equipos multifuncionales y multidisciplinarios para un adecuado análisis y una óptima toma de decisiones por otro lado el analizar las informaciones en equipo es la mejor manera de capacitar a sus integrantes en las diferentes funciones y disciplinas que se practican en la

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empresa y se convierte en herramienta principal para transmitir los objetivos y los lineamientos de políticas a todos los miembros de la empresa en la medida que todos los trabajadores orienten su labor hacia objetivos comunes se comporten en base a las políticas establecidas y analicen permanentemente los cotidianos problemas de la actividad que realicen manejando oportunamente información relevante podrán tomar las mejores decisiones y se podrá asegurar un desarrollo permanente y sostenido de la empresa para las coordinaciones inter sistémicas se proponen los siguientes comités de coordinación bajo la dirección del gerente general comité de planeamiento estratégico comité de evaluación de gestión empresarial comité de evaluación de calidad comité de control de pérdidas comité de coordinación con clientes comité de emergencia comité de manejo ambiental para las coordinaciones intra sistémicas se propone la conformación de comités especializados para el análisis de los principales procesos que se realicen en cada uno de los sistemas componentes de la empresa estos comités serán dirigidos por la jefatura del sistema al cual pertenecen propuesta de comités a implantar sistema operacional comité de planeamiento operacional comité de ingeniería comité de control de calidad comité de mantenimiento sistema comercial comité de planeamiento comercial comité de reclamos comité de promoción de ventas comité de facturación y cobranza sistema administrativo comité de adjudicación comité de flota de vehículos comité de seguridad comité de asistencia social comité de capacitación sistema de contabilidad y finanzas comité de contabilidad de costos

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comité de finanzas funciones comunes funciones comunes a los jefes de sistemas 1 elaborar el rol de vacaciones del personal que integra su sistema 2 autorizar las horas extras 3 solicitar a recursos humanos el control de asistencia de su personal funciones comunes a las demás jefaturas 1 supervisar y coordinar los trabajos a su cargo 2 distribuir tareas a su personal evaluando el avance de los trabajos 3 presentar con la debida anticipación a su superior inmediato el programa anual de actividades 4 proponer a su superior inmediato modificaciones de normas políticas y procedimientos de las actividades que ejecuta 5 iniciar trámites administrativos diversos 6 mantener la disciplina del personal y hacer cumplir el horario de trabajo 7 valorar los méritos y aplicar sanciones disciplinarias a su personal 8 sugerir modificaciones en el cuadro de asignación del personal bajo su cargo 9 solicitar material necesario para el funcionamiento de sus órganos subordinados 10 preparar periódicamente informes a su superior inmediato sobre las actividades que realiza 11 ejercer otras actividades previstas en las normas procedimientos e instrucciones de servicio funciones comunes a los trabajadores 1 cumplir con las prescripciones legales y reglamentarias de la empresa 2 ejecutar con cuidado presteza y dedicación las tareas que le fueron asignados 3 cumplir las órdenes superiores observando los plazos establecidos.

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4 formular sugerencias para perfeccionar e incrementar la productividad del trabajo codificacion de organos de la empresa organo alta direccion junta general directorio gerencia general organos de asesoria asesoria legal comunicacion social organos de apoyo sistema de planeamiento sistema de contabilidad y finanzas sistema administrativo organos de linea sistema operacional sistema comercial sistema de coordinacion de zonales cod ident 11 12 13 21.1 21.2 31 32 33 41 42 43 1er digito nivel 1 1 1 1 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 4 2do digito nivel 1 2 3 1 2 1 2 3 1 2 3 3er digito nivel 4to digito nivel 1 1 alta direccion 11 junta general de accionistas función general

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representar a las municipalidades provinciales y distritales socias en las juntas ordinarias o extraordinarias de accionistas siendo un órgano exclusivamente deliberativo los representantes están impedidos de actuar directamente en la gestión empresarial sólo podrán tomar decisiones plasmadas en acuerdos cuando estén legalmente reunidos funciones de la junta general ordinarias 1 aprobar o desaprobar la memoria el balance y la gestión social 2 acordar luego de cubrir las necesidades de la empresa las inversiones previstas y cuando procediera la distribución de utilidades en función de los aportes realizados el pago de dividendos y la creación de fondos especiales de acuerdo al plan maestro aprobado por el directorio y previa opinión de la superintendencia nacional de servicios de saneamiento 3 elegir regularmente a los miembros del directorio y a su presidente 4 tratar temas correspondientes a la junta general extraordinaria de accionistas siempre que se hubieran indicado en el aviso de convocatoria y existiera el quórum fijado en el estatuto funciones de la junta general extraordinarias 1 la modificación parcial o total del estatuto social contando con la opinión favorable de la superintendencia nacional 2 elegir y remover los miembros del directorio 3 transformar fusionar disolver y liquidar la sociedad contando con la autorización previa de la superintendencia nacional de servicios de saneamiento 4 determinar las tarifas y el aumento de las mismas de acuerdo a los señalado en el título v de la ley general de servicios de saneamiento y en el título iv de su reglamento 5 aumentar o reducir el capital social así como autorizar la emisión de obligaciones debiendo comunicar este hecho a la superintendencia nacional de servicios de saneamiento 6 determinar la transferencia y/o adjudicaciones de bienes que integran el activo no negociable de la sociedad 7 disponer investigaciones auditorias y balances la contratación de auditores externos se hará previa autorización de la contraloría general de la república en virtud a lo previsto por los artículos 14º y 18º de la resolución de contraloría nº162-93-c6.

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