p. 1

arkib negara malaysia laporan tahunan annual report 2009 b g o v m y laporan tahunan 2009 annual report 1

[close]

p. 2

cetakan 2010 hakcipta terpelihara tidak di benarkan diterbitkan semula mana-mana bahagian terbitan ini dalam apa jua bentuk sama ada secara elektronik mekanikal disalin semula atau sebaliknya tanpa izin ketua pengarah arkib negara malaysia diterbitkan oleh arkib negara malaysia jalan duta 50568 kuala lumpur rekabentuk dan dicetak oleh absolute master printers sdn bhd no 60 jalan sri aman taman sri aman batu 9 43200 cheras selangor darul ehsan 2 laporan tahunan 2009 annual report

[close]

p. 3

kandungan contents laporan tahunan 2009 annual report 5 9 12 13 14 15 17 25 31 39 49 53 61 67 73 85 91 95 99 perutusan menteri message from the minister perutusan ketua pengarah message from the director general visi misi dan objektif vision mission and objectives ahli lembaga penasihat members of the advisory board pengurusan tertinggi arkib negara malaysia top management national archives of malaysia carta organisasi arkib negara malaysia organisational chart national archives of malaysia profil arkib negara malaysia national archives of malaysia profile laporan ringkas arkib negara malaysia summary report national archives of malaysia bahagian khidmat pengurusan management services division bahagian perancangan dan penyelarasan planning and coordination division bahagian pengurusan rekod kerajaan government records management division bahagian pengurusan arkib archives management division bahagian pengembangan advocacy division bahagian pengurusan penyelidikan dan dokumentasi research and documentation management division bahagian arkib negarawan statesmen archives division cawangan-cawangan negeri state branches pertubuhan ikhtisas antarabangsa international professional organisations laporan kewangan financial report lampiran appendices laporan tahunan 2009 annual report 3

[close]

p. 4

4 laporan tahunan 2009 annual report

[close]

p. 5

message from the minister perutusan menteri laporan tahunan 2009 annual report 5

[close]

p. 6

perutusan menteri message from the minister arkib negara malaysia merupakan sebuah agensi di bawah kementerian penerangan komunikasi dan kebudayaan kpkk yang berperanan menyumbang ke arah mencapai visi kementerian ini berjaya dilakukan dari segi penyimpanan serta penyebaran maklumat dan rekod sebagai warisan negara kepada seluruh rakyat malaysia saya percaya kerja keras yang ditunjukkan dan hasil yang dituai selama ini adalah atas semangat kerjasama dan komitmen setiap warga arkib dalam memastikan misi dan visi jabatan dapat direalisasikan laporan tahunan tidak hanya memaparkan program dan aktiviti hakiki jabatan ini khususnya dalam menyemai semangat cintakan sejarah dan warisan negara sahaja tetapi lebih daripada itu ianya adalah untuk memastikan warisan negara sama ada yang tampak mahupun tidak tampak kekal dipelihara ianya dipelihara bukan untuk kebanggaan manusia hari ini sahaja tetapi lebih daripada itu adalah bukti ketinggian tamadun yang kita miliki hari ini yang akan kita wariskan kepada generasi yang akan menyerlah dalam dunia yang lebih mencabar untuk merealisasikannya tentulah menuntut semangat yang tidak berbelah bagi dan berterusan daripada setiap the national archives of malaysia an agency under the ministry of information communications and culture kpkk plays a contributory role towards the attainment of the ministry s vision this is successfully accomplished through the custody of records and dissemination of information constituting the nation s heritage to the citizens of malaysia i believe that the diligence displayed at work and the rewards reaped all these years are the result of the spirit of co-operation and commitment by every member of the staff of the archives in ensuring the realisation of the department s vision and mission this annual report does not solely disclose the proprietary programs and activities of the department especially in the of a spirit of love for the nation s history and heritage but more than that it ensures that the nation s heritage whether manifest or obscure will all be preserved permanently.they are preserved not merely to satisfy the human pride of today but much more than that they are evidence of the lofty levels of progress and development we possess now which will be bequeathed to future generations and which will continue to shine in an even more challenging world to make this a reality will certainly require undivided and 6 laporan tahunan 2009 annual report

[close]

p. 7

kakitangan agar hala tuju yang ingin dicapai dapat dijayakan tahun 2009 memperlihatkan arkib negara mengalami perubahan besar dari segi struktur organisasi melalui penstrukturan yang baru peranan dan fungsi arkib negara diperkukuhkan bagi memberi khidmat yang lebih efisien dalam menerajui pemeliharaan warisan maklumat negara dalam hal ini saya amat berharap agar penstrukturan semula arkib negara akan mampu melonjakkan pencapaian arkib negara ke satu tahap yang lebih baik dalam melaksanakan peranan dan fungsinya tidak lupa juga sekalung tahniah dan terima kasih atas kerjasama dan komitmen berterusan yang diberikan oleh seluruh warga arkib negara kepada kementerian ini dalam membantu menjayakan segala program dan aktiviti yang dipertanggungjawabkan kepada kpkk tentunya semangat ini datang dan lahir dari hati yang tulus dalam memastikan harapan negara direalisasikan melalui gagasan 1 malaysia ­ rakyat didahulukan pencapaian diutamakan kepada warga arkib sekalian utamakanlah pencapaian anda menerusi semangat kerjasama dalam melaksanakan tugas yang telah diamanahkan di samping mengekalkan nilai-nilai integriti kebolehan kesetiaan kenegaraan dan kebangsaan yang perlu diterapkan bagi membantu arkib negara khususnya dan kementerian amnya mendukung program transformasi kerajaan lantaran menjayakan konsep 1malaysia saya percaya berbekalkan pengalaman dan iltizam yang tinggi arkib negara mampu memainkan peranannya sebagai sebuah agensi yang sentiasa mendokong hasrat kerajaan dan menjadi sebuah organisasi yang lebih efektif dan efisien continuous resolve from every member of the staff to ensure that the intended goal will be successfully achieved the year 2009 has seen the national archives undergo major changes in its organisational structure through this new structuring the role and functions of the national archives have been strengthened to enable it to provide more efficient services in the preservation of the information heritage of the nation in this regard i hope that the restructuring of the national archives will boost its achievements to higher levels in the implementation of its role and functions i express my congratulations and thanks for the continuous co-operation and commitment by all members of the staff of the national archives in ensuring the success of programs and activities entrusted to the ministry indeed this spirit emanates and is born from a sincerity of the heart to ensure that the nation s aspirations are realised through the concept of 1 malaysia ­ people first performance now to all members of the staff of the archives give priority to your performance through a spirit of co-operation in the conduct of the duties entrusted to you whilst at the same time upholding values of integrity capability loyalty and nationalism which have to be imbued to help the national archives in particular and the ministry in general to support the government transformation programme towards the success of the 1 malaysia concept i believe that furnished with experience and high levels of commitment the national archives can play a role as an agency which always supports the aspirations of government and also become a more effective and efficient organization dato seri utama dr rais yatim menteri penerangan komunikasi dan kebudayaan minister of information communications and culture laporan tahunan 2009 annual report 7

[close]

p. 8

8 laporan tahunan 2009 annual report

[close]

p. 9

perutusan ketua pengarah message from the director general laporan tahunan 2009 annual report 9

[close]

p. 10

perutusan ketua pengarah message from the director general alhamdulillah syukur ke hadrat ilahi kerana tahun 2009 terus menyerlahkan arkib negara malaysia sebagai jabatan yang giat berusaha mengumpul dan memelihara bahan-bahan bersejarah hasrat dan usaha untuk memperkenalkan bahan-bahan arkib bagi tujuan rujukan dan penyelidikan selaras dengan visi menjadikan arkib negara sebagai pusat arkib dan penyelidikan negara yang unggul juga semakin menampakkan kemajuan tahun 2009 juga memperlihatkan arkib negara melangkah setapak lagi dalam usaha menambahbaik dan memantapkan lagi peranan dan fungsinya sebagai penyimpan khazanah negara melalui penyusunan semula struktur organisasi retreat penyusunan semula jabatan yang telah diadakan secara berperingkat bermula bulan februari 2009 penyusunan semula ini dilihat mampu membawa arkib negara memacu kejayaan yang bermakna bukan sahaja di dalam negara malah di peringkat antarabangsa ini terbukti apabila arkib negara memenangi anugerah unesco jikji memory of the world prize 2009 arkib negara diumumkan sebagai pemenang hadiah tersebut oleh unesco semasa mesyuarat international advisory committee of unesco s memory of the world programme pencalonan arkib negara telah diterima dan diiktiraf oleh pihak unesco berdasarkan kepada sumbangan yang telah diberikan oleh jabatan ini khususnya alhamdulillah syukur ke hadrat ilahi for the year 2009 which saw the national archives of malaysia continue to shine as the department actively involved in efforts to collect and preserve historical material aspirations and efforts to popularise archival material for reference and research purposes in line with the vision to make the national archives the pre-eminent national centre for archives and research also saw great progress the year 2009 also saw the national archives take a step further in its efforts to improve and consolidate its role and function as the custodian of the national heritage through a rearrangement of its organisational structure a retreat to assist in the reorganisation of the department was held in stages commencing in february 2009 it is envisaged that the reorganisation will propel the national archives to significant successes both within the country as well as internationally this was proven when the national archives won the unesco/jikji memory of the world prize for 2009 the national archives was designated winner by unesco at the meeting of the international advisory committee of unesco s memory of the world programme the nomination of the national archives was accepted and recognised by unesco based on the contributions made by this department especially in outreach educational 10 laporan tahunan 2009 annual report

[close]

p. 11

dalam program-program pengembangan pendidikan dan latihan dalam bidang pemeliharaan bahan khazanah warisan di rantau asia sejak penubuhannya pada tahun 1957 sehingga kini selaras dengan pemakaian iso 9001:2008 di peringkat antarabangsa arkib negara juga telah mengambil inisiatif melaksanakan pemakaian versi ini bagi tujuan memantapkan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti,arkib negara telah memperluaskan skop yang sedia ada kepada skop baru iaitu pengurusan rekod dan pentadbiran arkib awam berkuatkuasa jun 2009 skop baru ini melibatkan 19 seksyen dan 35 prosedur kualiti yang terdiri daripada manual kualiti prosedur wajib prosedur operasi dan prosedur sokongan pada tahun ini juga,arkib negara malaysia telah memulakan program mengenang tokoh negarawan bagi menyerlahkan sumbangan bekas-bekas perdana menteri malaysia kepada negera serta membawa kesedaran dalam kalangan masyarakat malaysia terhadap kecintaan dan komitmen terhadap pembangunan negara bangsa program ini telah mendapat sokongan dan sambutan yang baik dari semua pihak di bawah kementerian penerangan komunikasi dan kebudayaan serta pelbagai lapisan masyarakat malaysia di samping itu pelbagai program dan aktiviti lain yang dirancang pada tahun 2009 telah dilaksanakan hasil kerjasama dan komitmen semua warga arkib dalam usaha merealisasikan visi dan misi jabatan saya merasa bangga dengan komitmen daripada semua warga arkib yang telah berganding bahu memikul setiap tanggungjawab yang telah diamanahkan sesungguhnya kejayaan yang ditempa sehingga kini adalah berkat semangat kerjasama dan budaya kerja cemerlang yang sentiasa menjadi amalan kita semua usaha ini tidak akan berakhir di sini dan akan berterusan dengan pencetusan transformasi minda dan tenaga serta penerapaan elemen inovasi dan kreativiti dalam semua tugas yang bakal dilaksanakan di tahun-tahun yang akan datang semoga seluruh warga arkib akan terus dikurniakan kekuatan fizikal dan ketajaman fikiran untuk menunaikan amanah dan tanggungjawab dengan sebaik mungkin agar keberadaan arkib negara terus relevan dengan kehendak masyarakat dan keadaan semasa and training programmes in the field of preservation of heritage material in the asian region since its establishment in 1957 to-date concordant with the use of iso 9001:2008 at the international level the national archives took the initiative to also implement the use of this version.to consolidate the implementation of the quality management system the national archives expanded the existing scope to create a new scope known as records management and public archives administration with effect from june 2009 the new scope involved 19 sections and 35 quality procedures comprising of a quality manual mandatory procedures operating procedures and support procedures during the year the national archives of malaysia initiated the statesmen in memory programme to highlight the contributions of former prime ministers of malaysia to the country and to create awareness among the malaysian populace of their love and commitment towards the development of the nation and its people.this programme received support and favourable response from the ministry of information communications and culture as well as from various levels of malaysian society in addition various programmes and activities planned in 2009 were successfully implemented with the cooperation and commitment of all staff members of the archives in efforts to realise the vision and mission of the department i am proud of the commitment shown by all archives staff who jointly shouldered each and every responsibility entrusted to them it is true that all the successes achieved to-date are the result of our customary spirit of co-operation and work culture geared towards excellence all our efforts do not end here but will continue with the transformation of mind and energy and the absorption of innovative and creative elements in the performance of forthcoming duties in the years ahead may all the members of the archives continue to be bestowed with physical strength and mental acumen to fulfil the trust and responsibilities delegated to them as best as possible so that the existence of the national archives continues to be relevant to current needs and in accordance with the wishes of society dato haji sidek bin haji jamil ketua pengarah arkib negara malaysia director general national archives of malaysia laporan tahunan 2009 annual report 11

[close]

p. 12

visi menjadi pusat arkib dan penyelidikan negara yang unggul vision to be the pre-eminent national centre for archives and research misi memastikan rekod negara yang bernilai kekal dipelihara menyediakan perkhidmatan rujukan dan kemudahan penyelidikan yang terbaik serta memasyarakatkan bahan arkib dan sejarah mission to ensure that national records of enduring value are preserved reference services and excellent research facilities are provided and assimilate archival material and history with society objektif meningkatkan kecekapan pengurusan rekod kerajaan melalui khidmat nasihat dan penguatkuasaan akta arkib negara 2003 meningkatkan kesedaran penjawat awam untuk memelihara rekod kerajaan yang bernilai sebagai memori institusi memperolehi koleksi bahan arkib dari sumber tidak rasmi melalui hadiah sumbangan derma pembelian dan sebagainya memelihara bahan arkib sebagai warisan negara mengikut piawaian yang telah ditetapkan menggalakkan penggunaan bahan arkib sebagai sumber rujukan dan penyelidikan melalui kemudahan capaian mempertingkatkan kesedaran dan penghayatan sejarah negara melalui penggunaan bahan arkib memperluaskan penyebaran dan penggunaan bahan arkib melalui penggunaan teknologi terkini pameran penerbitan dan sebagainya meningkatkan jumlah pelawat ke arkib negara dan memorial melalui program dan aktiviti yang terancang objectives to improve the effectiveness of government records management through advisory services and the enforcement of the national archives act 2003 to heighten awareness among civil servants on the need to preserve government records of value as the memory of the institution to acquire archival material from unofficial sources through gifts contributions donations purchase and other means to preserve archival material as the nation s heritage in accordance with prescribed standards to promote the use of archival material as reference and research sources by facilitating access to heighten awareness and appreciation of the nation s history through the use of archival material to expand the dissemination and use of archival material through the use of current technology exhibitions publications and the like to increase the number of visitors to the national archives of malaysia and memorials through planned programs and activities 12 laporan tahunan 2009 annual report

[close]

p. 13

ahli lembaga penasihat members of the advisory board pengerusi chairman y b puan hajah nancy binti shukri ahli member y.bhg.tan sri abdul kadir mohamad y bhg dato kamaruddin bin siaraf y bhg prof datuk dr.zainal bin kling y.bhg prof dr abdullah zakaria bin ghazali y.bhg.tan sri dato hj alimuddin b hj mohd dom y bhg prof madya dr adnan bin jamaludin y bhg dato hj sidek bin hj jamil pn nor aini bt abd razak laporan tahunan 2009 annual report 13

[close]

p. 14

14 pengurusan tertinggi arkib negara malaysia top management national archives of malaysia ketua pengarah director general laporan tahunan 2009 annual report dato haji sidek haji jamil timbalan ketua pengarah deputy director general penyelidikan dan pengembangan research and advocacy timbalan ketua pengarah deputy director general perancangan dan pengurusan planning and management dr hajah samsiah muhamad hajah daresah haji ismail pengarah bahagian pengarah bahagian pengurusan perancangan dan penyelarasan rekod kerajaan director planning and director government records coordination division management division pengarah bahagian pengurusan arkib director archives management division pengarah bahagian khidmat pengurusan director management services division faridah ishak pengarah bahagian pengurusan penyelidikan dokumentasi director research documentation management division hajah noor zila pengarah bahagian pengembangan director advocacy division pengarah bahagian arkib negara director statesmen archives division haji abu rahman haji ahmad hajah mahfuzah yusof normah sheikh abdullah mulai 1 disember 2009 since 1st december 2009 haji salleh nor zahriah md razally azemi abdul aziz

[close]

p. 15

carta organisasi arkib negara malaysia organisational chart national archives of malaysia ketua pengarah director general timbalan ketua pengarah perancangan dan pengurusan deputy director general planning and management timbalan ketua pengarah penyelidikan dan pengembangan deputy director general research and advocacy bahagian perancangan dan penyelarasan planning and coordination division s54 bahagian khidmat pengurusan management services division m52 cawangan negeri states branches bahagian pengembangan advocacy division s54 bahagian pengurusan rekod kerajaan government records management division s54 bahagian pengurusan arkib archives management division s54 bahagian pengurusan penyelidikan dan dokumentasi research and documentation management division s54 bahagian arkib negarawan statesmen archive division s54 seksyen konsultansi dan latihan consultancy and training section s52 seksyen teknologi maklumat information technology section m52 cawangan perak perak branch s48 cawangan pahang pahang branch s48 cawangan sabah sabah branch s48 cawangan sarawak sarawak branch s48 seksyen perkhidmatan pusat rekod records service centre section s48 seksyen perkhidmatan repositori repository service section s48 seksyen perolehan acquisitions section s52 seksyen penyelidikan khas negara national special research section s52 seksyen perancangan dan pemuliharaan planning and conservation section s52 seksyen dasar standard dan pengurusan kualiti policy standards and quality management section s48 seksyen pembangunan dan pengurusan aset development and assets management section j41 cawangan terengganu terengganu branch s48 cawangan johor melaka negeri sembilan johor melaka negeri sembilan branch s48 seksyen pengurusan rekod elektronik electronic records management section s48 seksyen pemeliharaan dan reprografi preservation and reprography section s52 seksyen rujukan dan akses reference and access section s52 seksyen dokumentasi documentation section s48 seksyen pengurusan arkib negarawan statesmen archive management section s48 seksyen hubungan antarabangsa international relations section s48 seksyen pentadbiran dan kewangan administration and finance section n36 cawangan kelantan kelantan branch s48 seksyen rekod penting dan pemulihan bencana vital records and disaster recovery section s48 seksyen arkib pandang dengar audio visual archives section s52 laporan tahunan 2009 annual report memorial tun dr ismail tun dr ismail memorial s32 seksyen sumber manusia human resource section n36 cawangan kedah perlis kedah perlis branch s48 cawangan pulau pinang pulau pinang branch s48 rumah merdeka independence house s17 rumah kelahiran mahathir mahathir birth place s32 seksyen pameran dan arkib pendidikan exhibition and educational archive section s48 seksyen penerbitan dan percetakan publication and printing section s41 memorial perisytiharan kemerdekaan independence of proclamation memorial s41 memorial tunku abdul rahman putra tunku abdul rahman putra memorial s38 seksyen inspektorat inspectorate section s48 seksyen pelupusan rekod records disposal section s48 seksyen panducari finding aids section s48 seksyen arkib digital digital archives section s48 seksyen perhubungan awam dan promosi public relations and promotions section s44 memorial tun abdul razak tun abdul razak memorial s32 galeria sri perdana sri perdana gallery s32 pustaka peringatan p ramlee p ramlee memorial s32 memorial tun ghafar baba tun ghafar baba memorial s32 rumah kelahiran tan sri dr p ramlee tan sri dr p ramlee birth place s27 memorial tun hussein onn tun hussein onn memorial s32 pustaka peringatan awam civil service memorial s32 15

[close]