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liebe leserin lieber leser vielen dank dass sie sich für ein buch von sap press entschieden haben sap ist nur etwas für große unternehmen so dachte ich immer ich durfte mich aber eines besseren belehren lassen denn mit sap business one bietet sap eine erp-software für kleine und mittelgroße unternehmen an die kostengünstig in der anschaffung schnell zu installieren und relativ einfach zu bedienen ist doch so intuitiv die bedienung einer software auch sein mag sie will dennoch gelernt sein aus diesem grund möchten wir ihnen einen begleiter für den einfachen einstieg in sap business one an die hand geben im selbststudium können sie sich mit diesem buch in kurzer zeit die grundlagen der software aneignen und ich bin sicher dass es als nachschlagewerk auch danach einen festen platz auf ihrem schreibtisch finden wird für dieses buch haben wir einen autor gefunden der nicht nur das fachliche know-how mitbringt sondern auch über ein solides didaktisches fundament verfügt somit kann dieses buch über die beschreibung der programmbedienung hinaus mit gut verständlichen betriebswirtschaftlichen erläuterungen Übungsaufgaben und vielen tipps und tricks aufwarten jedes unserer bücher will sie überzeugen damit uns das immer wieder gelingt sind wir auf ihre rückmeldung angewiesen kritik oder zuspruch hilft uns bei der arbeit an weiteren auflagen ich freue mich deshalb wenn sie sich mit ihren kritischen anmerkungen oder ihrem lob an mich wenden ihre eva tripp lektorat sap press galileo press rheinwerkallee 4 53227 bonn eva.tripp@galileo-press.de www.sap-press.de[close]
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auf einen blick 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 a b c wie können sie mit diesem buch arbeiten einführung in sap business one grundlegende programmbedienung stammdaten 13 23 27 55 einkauf 131 verkauf 193 lagerverwaltung 247 einführung in die finanzbuchhaltung 329 finanzwesen 343 bankenabwicklung 391 opportunities vertrieb 403 service 427 personal 461 highlights in sap business one 467 die buch-cd 483 sap business one kompakt 499 der autor 507 index 509[close]
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inhalt 1 wie können sie mit diesem buch arbeiten 13 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Übersicht abgrenzung dieses buchs methoden informationen Übungsaufgaben materialien im web 13 15 18 20 21 2 einführung in sap business one 23 2.1 2.2 was ist sap business one wer verwendet sap business one 23 25 3 grundlegende programmbedienung 27 3.1 installationsvorgang 3.1.1 erstmaliger einstieg 3.1.2 ab dem zweiten einstieg navigation arbeiten mit datensätzen 3.3.1 datensätze hinzufügen 3.3.2 nach vorhandenen datensätzen suchen 3.3.3 datensätze duplizieren 3.3.4 datensätze ändern/entfernen rechte maustaste arbeiten mit dem kontextmenü 3.4.1 dropdown-listen werte neu definieren allgemeine einstellungen Übungsaufgaben 28 29 31 31 36 37 38 46 47 47 48 49 52 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4 stammdaten 55 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 was sind stammdaten 56 benutzer 57 geschäftspartner 60 zahlungsbedingungen 85 aktivitäten 92 artikel 100 belegnummerierung 117 unternehmensstammdaten 123 7[close]
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inhalt 4.9 4.10 geschäftspartnerberichte 125 Übungsaufgaben 126 5 einkauf 131 5.1 5.2 betriebswirtschaftliche aspekte des einkaufs von der bestellung bis zur ausgangszahlung 5.2.1 belegkopf 5.2.2 belegmitte 5.2.3 belegfuß 5.2.4 weitere funktionen im beleg 5.2.5 die belegkette im einkauf berichte im einkauf Übungsaufgaben 132 133 134 139 152 155 165 183 190 5.3 5.4 6 verkauf 193 6.1 6.2 betriebswirtschaftliche aspekte des verkaufs vom angebot bis zur eingangszahlung 6.2.1 belegkopf 6.2.2 belegmitte 6.2.3 belegfuß 6.2.4 die belegkette im verkauf 6.2.5 weitere funktionen im verkauf 6.2.6 der bruttogewinn als gradmesser im verkauf berichte im verkauf das mahnwesen in sap business one Übungsaufgaben 194 194 195 196 206 207 212 224 233 234 244 6.3 6.4 6.5 7 lagerverwaltung 247 7.1 7.2 7.3 betriebswirtschaftliche aspekte der lagerverwaltung lagerverwaltung in sap business one lagerbewertungsmethoden 7.3.1 Übersicht 7.3.2 standardpreis 7.3.3 gleitender durchschnittspreis 7.3.4 fifo first in first out preisfindung in sap business one mengeneinheiten in sap business one 248 249 253 254 257 258 259 264 282 7.4 7.5 8[close]
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inhalt 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 katalognummern in sap business one verwaltung von serien chargennummern 7.7.1 seriennummern 7.7.2 chargennummern manuelle bestandstransaktionen inventur 7.9.1 anfangsmengen 7.9.2 inventur und bestandsbewertung 7.9.3 regelmäßige inventur cycle-countingempfehlung bestandsberichte Übungsaufgaben 288 293 293 301 305 310 311 313 317 320 326 8 einführung in die finanzbuchhaltung 329 8.1 8.2 die vier grundfragen des rechnungswesens grundlagen der finanzbuchhaltung 8.2.1 das konto 8.2.2 system der doppelten buchhaltung von der eröffnungsbilanz zur schlussbilanz 8.3.1 die eröffnung der konten zu jahresbeginn 8.3.2 die laufenden buchungen Übungsaufgaben 330 331 332 333 335 335 336 341 8.3 8.4 9 finanzwesen 343 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 kontenplan der buchungskreislauf in sap business one journalbuchungen buchungsvorerfassung kontierungsmuster dauerbuchungen buchungen in fremdwährung einbinden der kostenrechnung finanzberichte Übungsaufgaben 344 351 357 366 367 370 372 378 384 389 10 bankenabwicklung 391 10.1 10.2 10.3 stammdaten in der bankenabwicklung 391 eingangszahlungen und ausgangszahlungen 393 verbuchung von bankspesen 400 9[close]
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inhalt 10.4 10.5 rechnung mit zahlung verknüpfen 401 Übungsaufgaben 402 11 opportunities vertrieb 403 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 vertriebliche aspekte im mittelstand opportunities definitionen opportunities verwalten der verkaufschancen opportunity-berichte Übungsaufgaben 404 405 409 418 424 12 service 427 12.1 komponenten der servicestruktur 12.1.1 der servicevertrag als grundlage 12.1.2 der serviceabruf als täglicher kundenkontakt 12.1.3 »stammdaten kundenequipment« die verwaltung der kundengeräte 12.1.4 die lösungsdatenbank als nebenprodukt 12.1.5 serviceberichte Übungsaufgaben 428 428 434 449 452 454 458 12.2 13 personal 461 13.1 13.2 13.3 13.4 personaladministration im kleinen und mittleren unternehmen mitarbeiterstammdaten berichte personalwesen Übungsaufgaben 462 462 465 466 14 highlights in sap business one 467 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 drag relate exportieren in ms excel anpassungsmöglichkeiten Änderungsprotokoll Übungsaufgaben 467 471 474 479 480 10[close]
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inhalt anhang 481 a die buch-cd a.1 einführung a.2 installation sap business one kompakt b.1 tastaturbefehle b.2 symbole und buttons b.3 belegkürzel in sap business one der autor 483 483 485 499 499 501 503 507 b c index 509 11[close]
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»einstieg in sap business one« ist ein buch für jeden anwender von sap business one wie sie diesen einstieg rasch und bestmöglich schaffen wird im folgenden erklärt 1 wie können sie mit diesem buch arbeiten ziel dieses universalen buchs ist es grundinhalte von sap business one in seiner gesamten breite und die damit verknüpften betriebswirtschaftlichen inhalte zu vermitteln eine betriebswirtschaftliche software wie sap business one besteht im grunde aus nichts anderem als aus betriebswirtschaftlichen abläufen aus der unternehmenstheorie und -praxis die in programmcode gegossen und mit einer funktionellen oberfläche versehen werden das bedeutet dass in diesem buch neben der bloßen programmbedienung und erklärung der funktionalitäten auch betriebswirtschaftliches wissen »rundherum« vermittelt wird als wirtschaftspädagoge ist es mir ein besonderes anliegen das wissen auf möglichst einfache und strukturierte weise zu vermitteln sowie die eignung des buchs zum selbststudium hervorzuheben welche instrumente für diesen zweck verwendet werden wird im folgenden vorgestellt 1.1 Übersicht dieses buch einstieg in sap business one hat eine sehr einfache struktur am beginn steht neben einer anleitung wie sie mit diesem buch arbeiten können eine beschreibung dessen was sap business one ist samt einer einordnung in das produktportfolio von sap siehe kapitel 2 einführung in sap business one 13[close]
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1 wie können sie mit diesem buch arbeiten die restlichen kapitel mit ausnahme des anhangs beschäftigen sich mit den funktionalen und betriebswirtschaftlichen inhalten von sap business one als wegbegleiter durch das buch möchte ich ihnen das »einstieg in sap business one«-puzzle an die hand geben dieses puzzle wird sie durch alle kapitel und abschnitte begleiten und ihnen den grad der fertigstellung des puzzles laufend vor augen führen am ende ist das puzzle fertig gestellt und der einstieg in sap business one geschafft den kompletten weg durch das puzzle sehen sie in abbildung 1.1 opportunities vertrieb service personal highlights in sap business one bankenabwicklung vorlage sap business one puzzle 12 teile finanzwesen einführung in die finanzbuchhaltung stammdaten einkauf verk a uf lagerverwaltung grundlegende programmbedienung abbildung 1.1 einstieg in sap business one der weg bis zum fertigen puzzle die grundlage für das arbeiten mit sap business one bietet kapitel 3 grundlegende programmbedienung das wissen aus diesem kapitel kann aufgrund der sehr konsistenten ausgestaltung von sap business one in allen modulen und funktionalen bereichen gleichermaßen angewendet werden alle anderen kapitel setzen auf der grundlegenden programmbedienung auf alle prominenten stammdatenbereiche werden anschließend in kapitel 4 stammdaten behandelt die kapitel einkauf verkauf und lagerverwaltung kapitel 5 6 und 7 sind sehr stark vernetzt und bilden einen großen block zum thema logistik und belegketten 14[close]
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abgrenzung dieses buchs 1.2 weiterhin bilden die kapitel einführung in die finanzbuchhaltung finanzwesen und bankenabwicklung kapitel 8 9 und 10 ebenfalls eine thematisch zusammengehörige einheit die verwaltung von verkaufschancen im vertrieb steht in kapitel 11 opportunities vertrieb im mittelpunkt eine besonderheit bildet kapitel 12 service da sap business one als eines der wenigen softwarepakete diesen bereich im unternehmen inhaltlich abdeckt insbesondere wird hier das augenmerk auf die anwendung des servicemoduls im kleinen und mittleren unternehmen gelegt nach einer Übersicht über das modul personal kapitel 13 bildet ein potpourri an schmankerln und besonderheiten in sap business one den abschluss kapitel 14 1.2 abgrenzung dieses buchs einstieg in sap business one richtet sich prinzipiell an jeden anwender oder interessenten von sap business one ziel des buchs ist es grundinhalte und damit verknüpftes betriebswirtschaftliches wissen zu vermitteln im umfeld von sap business one lassen sich im wesentlichen vier rollen identifizieren auf eine Übersetzung der rollen wird verzichtet und es werden die klassischen begriffe aus dem projektmanagement verwendet basic-user der basic-user arbeitet unterstützend mit sap business one zu seinen aufgaben zählt vor allem die datenerfassung für verschiedene themenbereiche z b adresserfassung im crm erfassen von serviceabrufen im callcenter manuelle Übernahme der artikelstammdaten etc in der regel ist der basic-user nicht in die abwicklung von geschäftsprozessen mit sap business one eingebunden user rollendifferenzierung in sap business one der user ist der klassische benutzer von sap business one dieser ist voll in die abwicklung der geschäftsprozesse eingebunden beschäftigt sich jedoch nicht mit dem festlegen von definitionen dem treffen von einstellungen oder dem festlegen von regeln für das arbeiten mit sap business one 15[close]
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1 wie können sie mit diesem buch arbeiten key-user der key-user ist in den meisten fällen zugleich auch »klassischer« user aufgrund seiner position im unternehmen oder seines überdurchschnittlichen fachwissens übernimmt er auch aufgaben die über die laufende abwicklung von geschäftsprozessen mit sap business one hinausgehen dies betrifft vor allem die verwaltung von definitionen das festlegen von regeln für die dateneingabe das festlegen von einstellungen und parametern etc consultant der consultant ist in der regel eine externe person die vor allem in der einführungsphase eine tragende rolle spielt die hauptaufgabe des consultants besteht darin die geschäftsprozesse des unternehmens zu analysieren und eine lösung für die umsetzung in sap business one einen so genannten blueprint vorzulegen die konkrete umsetzung dieser lösung mit der parametrierung also dem festlegen von einstellungen der anpassung von sap business one auch customizing1 genannt der schulung aller user und dem coaching beim going live liegt ebenfalls in der verantwortung des consultants hinweis im gesamten buch wird an den relevanten stellen darauf hingewiesen falls ein key-user oder ein consultant zu rate gezogen werden soll oder die aufgabe gänzlich in dessen bereich fällt neben der differenzierung der rollen kommt bei der abgrenzung dieses buchs der unterscheidung in einsteigerthemen und weiterführende themen eine grundlegende bedeutung zu einsteigerthemen sind all jene themen die sich aus meiner praktischen erfahrung als consultant für ein einsteigerbuch eignen und in einem ersten schritt beim arbeiten mit sap business one behandelt werden können dies betrifft alle themenbereiche eines basicusers eines users und zum teil eines key-users auf jene themen die für einen key-user relevant sind aber als weiterführende themen gelten wird in dem jeweiligen abschnitt hingewiesen weiterfüh 1 unter customizing versteht man die anpassung von standardprogrammen an anwenderspezifische gegebenheiten indem parameter nach unternehmensspezifischen aspekten eingestellt werden 16[close]
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abgrenzung dieses buchs 1.2 rende themen sind alle themen die über die einsteigerthemen hinausgehen und werden aus diesem grund nicht in diesem einsteigerbuch behandelt alle themen die einem consultant zuzuordnen sind sind weiterführende themen und werden grundsätzlich in diesem buch nicht behandelt hinweis die abgrenzungen sind naturgemäß fließend und unscharf die einteilung der rollen und themen soll eine möglichkeit der darstellung repräsentieren und kann natürlich von anderen einschätzungen abweichen abbildung 1.2 zeigt eine grafische einordnung von rollen und themen zu sap business one basic-user user key-user consultant administration finanzwesen opportunities verkauf einkauf geschäftspartner und aktivitäten bankenabwicklung lagerverwaltung montage materialbedarfsplanung service personal einsteigerthema weiterführendes thema abbildung 1.2 portfolio rollen und themen in sap business one im kopf der abbildung sind die bereits beschriebenen rollen in sap business one verzeichnet die bereiche der rollen sind mit einer gestrichelten linie gekennzeichnet am unteren ende sind die beiden bereits erläuterten themen aufgeführt die bereiche der themen sind mit einem durchgezogenen strich gekennzeichnet klar ersichtlich ist die aufteilung der rolle key-user in einsteigerthemen und weiterführende themen vertikal sind die module in sap 17[close]
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1 wie können sie mit diesem buch arbeiten business one eingetragen siehe auch abschnitt 1.3 das modul lagerverwaltung und konkrete beispiele dazu sollen an dieser stelle zur besseren illustration herausgegriffen werden basic-user einsteigerthema artikel anlegen siehe abschnitt 4.6 user einsteigerthema preise eingeben siehe abschnitt 7.4 key-user einsteigerthema inventur siehe abschnitt 7.7 key-user weiterführendes thema kommissionieren und packen consultant weiterführendes thema zusatzfelder in den artikelstammdaten anlegen diese themen werden in diesem buch nicht behandelt 1.3 methoden um ihren einstieg in sap business one leichter und verständlicher zu gestalten werden folgende instrumente in diesem buch eingesetzt ablaufbeschreibungen einstieg in sap business one verwendet logische ablaufbeschreibungen der programmhandhabung die es gerade dem einsteiger ermöglichen sich rasch im programm zurechtzufinden wichtig ist es zu lernen welche schritte nacheinander zu machen sind um zum gewünschten ziel zu kommen die bloße funktionsbeschreibung steht erst an zweiter stelle screenshots im zuge dieser ablaufbeschreibungen wird eine reihe von screenshots eingesetzt damit sie sich rasch im programm zurechtfinden menüpfade menüpfade sind ablaufschritte die sie zu einer funktion oder einem fenster führen zur vereinfachten darstellung werden diese fett dargestellt und mit punkten getrennt beispiel fenster offene posten verkauf umsatzberichte offene posten siehe abbildung 1.3 18[close]
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methoden 1.3 abbildung 1.3 beispiel menüpfad fenster »offene posten« Übersichtsgrafiken zur besseren illustration werden an den relevanten stellen Übersichtsgrafiken eingesetzt hinweise tipps tricks hinweis wichtige hinweise illustrierende beispiele sowie tipps tricks aus der sap business one-praxis finden sie als grau hinterlegte kästen diesen passagen sollten sie besondere beachtung schenken querverweise sap business one ist eine software für alle bereiche des unternehmens und dementsprechend hochgradig integriert aus diesem grund sind auch die inhalte in den kapiteln sehr stark untereinander vernetzt um ihnen diese vernetzung vor augen zu führen werden in diesem buch an allen lerntechnisch sinnvollen stellen querverweise verwendet index der index am ende des buchs ist ein hilfsmittel für sie einen anderen inhaltlichen zugang zu finden dieser zugang beinhaltet alphabetisch geordnete stichworte und fachbegriffe sowie die relevante seitenzahl dazu 19[close]
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