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manual del usuario sas académico ­ gestión escolar sas académico

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manual del usuario de sas académico manual del usuario sa s gestion academica la información contenida en éste manual está sujeta a cambios sin previo aviso a menos que se indique lo contrario las compañías los nombres y los datos utilizados en los ejemplos son ficticios soluciones integrales de cómputo www.rafaelvarela.com no permite sin previa autorización la reproducción por cualquier medio ya sea electrónico o mecánico de los datos y en fin de todo el manual e información adicional 2000 2010 soluciones integrales de cómputo reservados todos los derechos todos los módulos de sas académico para windows fueron diseñados y desarrollados por rafael varela pérez esta aplicación fue desarrollada con la ayuda de los siguientes programas microsoft visual foxpro versión 8.0 microsoft html help workshop versión 1.1 microsoft windows xp professional edition visual foxpro html help workshop y windows son marcas registradas de microsoft corporation la creación de éste manual estuvo a cargo de rafael varela pérez manual de sas Última revisión enero de 2010 contacto soluciones integrales de cómputo centro sector la matuna edificio concasa ph pbx +57 5 66 41 459 cartagena de indias colombia rafael varela pérez http www.rafaelvarela.com webmaster@rafaelvarela.com celular 300 469 5543 2

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manual del usuario de sas académico tabla de contenido introducción 5 características importantes 8 1 entrando al sistema 14 2 menú principal 19 3 la barra de botones de manejo de registros 19 4 menú archivo 27 4.1 datos básicos 28 4.2 establecimiento 49 4.3 núcleos 57 4.4 inscripción de estudiantes 58 4.5 matrícula 66 4.6 planta docente y administrativa 69 4.7 grados 70 4.8 materias o asignaturas 72 4.9 logros 72 4.10 periodos 73 4.11 notas 74 4.12 rangos de valoraciones 77 4.13 valoración mínima 77 5 menú edición 78 6 manejo de usuarios 80 6.1 cambio de clave 80 6.2 grupos de usuarios 81 7 reportes 82 7.1 boletines y certificados 82 7.2 informe de estudiantes por curso 86 7.3 planillas 87 7.4 grupos 88 7.5 materias 88 7.6 usuarios 89 7.7 informe de inscripción o prematrícula 89 7.8 reportes de la resolución 166 90 8 herramientas 93 8.1 mantenimiento de tablas 93 8.2 copia de seguridad de la base de datos 93 8.3 importación de logros 94 9 menú ayuda 95 9.1 temas de ayuda 95 9.2 acerca de 96 10 guía de instalación 97 10.1 requerimientos de software 97 10.2 requerimientos de hardware 100 3

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manual del usuario de sas académico 10.3 pasos de la instalación 101 11 recomendaciones y claves para resolver problemas comunes 106 4

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manual del usuario de sas académico sistema de mantenimiento escolar sas academico introducción sas académico para windows es un software de gestión escolar orientado a instituciones educativas colombianas que satisface las necesidades de administración de los colegios de educación básica primaria secundaria y media vocacional cuenta con una sólida estructura a nivel de interfaz de usuario en la cual se han escogido cuidadosamente los controles adecuados para cada tarea y en donde se ha tenido especial cuidado con la estandarización de la nomenclatura de los menús y las ventanas también se ha hecho énfasis en la profesionalidad del diseño gráfico se ha tenido en cuenta la uniformidad del color y los íconos en todas las ventanas comentarios relevantes en las secciones que ameriten para dar como resultado una herramienta totalmente intuitiva para el usuario este programa está desarrollado en visual foxpro 8.0 flash 8 y unas importantes dlls para el manejo de la compresión de archivos y manejo de diferentes formatos de documentos y cuenta con las siguientes opciones consultas y reportes académicos carnetización de estudiantes ficha de inscripción y matricula listado para control de asistencias planillas de calificaciones periodos corrientes y recuperaciones informes descriptivos a educandos ajustado al decreto 230 con información de periodos anteriores y procesos de recuperación informes estadísticos por grupo informe por grupo donde registra los estudiantes con dificultades según periodo y asignatura indicando la dificultad presentada por cada estudiante registro escolar libro final ajustado y actualizado a las normas educativas vigentes ley 115 de febrero 8 de 1994 ley 715 de diciembre 21 de 2001 decreto 1526 de julio 24 de 2002 resolución 166 decreto 1290 de abril 16 de 2009 manejador de base de datos con capacidad para manejar 1 billón de registros por cada tabla entorno grafico y habilitado para correr bajo plataforma windows diseño y entorno intuitivo capacidad de exportar a excel word y pdf 5

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manual del usuario de sas académico control de acceso parametrizable según el perfil del usuario sistema backup nativo en el sistema opción para alimentar el proceso de evaluación mediante medio magnético auditoria a procesos para determinar si la información de determinado proceso se encuentre ingresada totalmente al sistema quien la ingreso y en que momento fue ingresada sobre el nuevo decreto 1290 de 2009 el 16 de abril el ministerio de educación expidió el decreto 1290 que deroga los decretos 230 y el 3055 de 2002 bajo esta nueva reglamentación el gobierno le da la potestad a los establecimientos educativos de definir y adoptar la escala de valoración de desempeño estudiantil que mejor se ajuste a sus necesidades el único requisito es que cada escala escogida debe expresar su equivalencia con la escala nacional superior alto básico y bajo para facilitar traslados entre colegios adicionalmente también le da la potestad a cada establecimiento educativo de establecer los criterios de promoción escolar dejando de estar sujeto a un nivel máximo de repitencia del 5 soluciones integrales de cómputo www.rafaelvarela.com es una empresa especializada en el desarrollo de sistemas informáticos con la tecnología más moderna del mercado es por eso que nuestro sistema de gestión escolar sas está en constante evolución y en ese orden de ideas nos encontramos con que nuestro sistema está ampliando sus posibilidades hacia el internet y a las redes de comunicación celular nosotros podemos desarrollar un sitio web para su centro educativo que tenga todas las herramientas necesarias para generar una comunidad académica alrededor de su institución que cuente con la integración de estudiantes docentes personal administrativo y padres de familia el sitio web debe estar formado por la información corporativa de su institución páginas como visión misión valores etc pero también debe generar un canal de comunicación con los padres de familia y los estudiantes es por eso que nuestro módulo de visualización de notas o calificaciones ayuda notablemente a conseguir ese objetivo el módulo de visualización de notas permite que los padres de familia puedan acceder a la información académica de sus hijos desde cualquier lugar permitiéndoles llevar un seguimiento de los mismos y también les sirve como bitácora de progreso el sas académico puede exportar la información de su base de datos para alimentar al módulo de visualización de notas y así evitarse la tarea de volver a gestionar los datos el sitio web también cuenta con un servidor de correo esta herramienta permite realizar tareas como avisarles a los padres de familia las fechas de las reuniones escolares citaciones a la escuela notas por comportamiento disciplinario recordatorios para pagos y cualquier tipo de comunicado adicional por medio de emails también puede usar esta herramienta para enviar correos a los profesores y a todo el personal administrativo para continuar con la parte de los emails se deben generar los correos con el dominio de su institución es decir si su centro educativo se llama colegio kennedy por ejemplo el email del rector será algo como rector@colegiokennedy.com o pedroperez@colegiokennedy.com este tipo de correos realzan la imagen corporativa de su institución 6

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manual del usuario de sas académico la web de la escuela debe ser un canal que motive a la participación y la expresión de opiniones es por eso que nuestro sistema de blogs o foros permite que los profesores publiquen noticias o artículos y que los estudiantes aporten opiniones relacionadas con el tema el sitio web también cuenta con un módulo de descarga de archivos con el que usted puede subir un libro electrónico un manual un archivo de word de excel u otro material de estudio para que pueda ser descargado por los estudiantes y también tenemos el servicio de sms con el cual usted puede enviarle mensajes de forma instantánea tanto a estudiantes profesores y padres de familia 7

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manual del usuario de sas académico a continuación describiremos otras características importantes · instalaciÓn rÁpida y fÁcil el instalador de sas académico es supremamente fácil de usar sólo tiene que responder unas sencillas preguntas o escoger las opciones por defecto y nuestro programa se encarga del resto y a diferencia de las aplicaciones ms ­ dos no tiene que hacer las complicadas modificaciones manuales a los archivos autoexec.bat y config.sys · certificado 2ky funcionamiento correcto para el cambio de milenio posee la estructura necesaria para el año 2000.tanto los formatos de grabación como las consultas e informes presentan con cuatro dígitos en año en las fechas 8

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manual del usuario de sas académico trabajo en red usted puede trabajar en red el software en todos los equipos que desee sin importar la ubicación de estos y lo mejor es que no tiene que pagar licencias adicionales por la instalación del programa servidor contiene el programa y los datos contiene sólo el programa terminal sobremesa contiene sólo el programa terminal sobremesa contiene sólo el programa terminal sobremesa contiene programa y datos cuando trabaja localmente terminal portátil · didactico sas académico para windows cuenta con un sofisticado sistema de ayuda que enseña paso a paso como utilizar el programa cómo instalarlo y además cuenta con más de 86 ochenta y seis gráficos a todo color que le ilustrarán de una forma muy simple el funcionamiento de este paquete académico además no posee opciones que al pulsar por casualidad o ligeramente alteren la información digitada diseñado de tal manera que aún una persona con pocos conocimientos en sistemas puede usarlo 9

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manual del usuario de sas académico · integrado usted no tiene que salir de un módulo para poder entrar en otro ya que este programa se encuentra totalmente integrado e interfazado módulo a módulo · integraciÓn total con windows puede enviar y recibir fácilmente información a otras aplicaciones muy populares a nivel mundial como word y excel de microsoft y así obtener muchas más ventajas de trabajar con una aplicación totalmente integrada a windows como sas académico 10

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manual del usuario de sas académico · multiperiodos usted puede trabajar la cantidad de periodos que desee durante el año y realizar consultas en años y periodos diferentes al actual de manera ágil y muy fácil · · garantizado todos los módulos funcionan en su totalidad de tal manera que cualquier error de ejecución el programa será corregido sin costo de ningún tipo ajustable permite realizarle eventuales modificaciones al programa de tal manera que el sistema quede a la a medida de las necesidades y requerimientos de los colegios estas modificaciones se cotizarán por aparte según las tarifas establecidas por nuestra empresa para dicho tipo de actividad · varios no requiere de papelería preimpresa para los reportes no necesita abrir y cerrar años anualmente además cumplimos con las reformas de la ley 115/94 general de educación 11

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manual del usuario de sas académico control académico la central de control académico contiene los siguientes módulos los cuales poseen sus respectivas opciones de impresión módulos de sas académico para windows 1 inscripciones 2 matriculas 3 boletines 4 nivelaciones 5 certificados de estudio 6 horarios 7 carnetización 8 impresión libro final para la secretaria de educación 9 asistencia de profesores 10 control y seguridad de usuarios 11 documentación y ayuda en tiempo real reportes básicos de sas académico para windows 1 hoja de vida del estudiante 2 hoja de vida de los docentes 3 listado de grados 4 listado de grupos por grado 5 materias por grado 6 informe de juicios valorativos 12

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manual del usuario de sas académico 7 informe de estudiantes por curso 8 planillas por materia y grado 9 logros y/o dificultades 10 listado de usuarios 11 boletín informativo 12 boletín de nivelaciones 13 certificados de estudio ventajas · · no es necesaria la compra de fichas de matricula ya que el sistema las genera automáticamente la obtención de certificados de estudio y constancias académicas es automatizada es decir solo es necesario el código del alumno y el sistema los imprime con toda la información pertinente de manera inmediata control de usuarios que permite restringir el acceso a la información a personas no autorizadas lo cual garantiza la privacidad y seguridad de la información puede aprovechar la interfaz gráfica de windows para incluir fotos en el programa e imprimirlas junto a los reportes de hoja de vida del profesor y del estudiante e inclusive a los carnés estudiantiles la obtención de reportes y listados es inmediata lo cual reduce la congestión de labores y agiliza los procesos por su diseño el software puede ser operado por personas con ningún o pocos conocimientos en sistemas es importante resaltar el hecho de que la adquisición implica un desembolso solo por el primer año de uso ya que en los años venideros usted solo incurrirá en los gastos de insumos papel y tinta a diferencia de la contratación de procesamiento de boletines modalidad en la que se debe desembolsar dinero por el servicio todos los años con esta compra usted adquiere una activo que utilizara en los años venideros sin costo adicional · · · · · · · el suministro de información no depende de la disponibilidad de tiempo y recursos de terceros todo ello estará bajo el control de la institución únicamente 13

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manual del usuario de sas académico la siguiente sección explica todas las funciones y operaciones que un usuario debe seguir para operar de manera correcta el software 1 entrando al sistema en primera instancia el sistema despliega un módulo de seguridad donde valida el código y clave del usuario que desea ingresar al sistema de tal forma que acepta solo a los usuarios registrados ver figura 1 el cuadro de lista o cuadro combinado sede muestra todas las sedes registradas en la base de datos del sas 14

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manual del usuario de sas académico en caso de que un usuario no seleccione ninguna sede sas académico presentará la siguiente advertencia dependiendo de la sede que el usuario haya seleccionado se despliega el contenido del cuadro combinado jornada si usted no selecciona ninguna jornada el sistema le hará la respectiva advertencia por defecto el sistema muestra el año actual como predeterminado pero usted puede especificar el año que desee 15

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manual del usuario de sas académico por último usted debe hacer clic en el botón aceptar el sistema espera que usted haya digitado sus datos de ingreso correctamente pero en caso de que un usuario no introduzca correctamente su código y/o clave el software le permite equivocarse hasta tres oportunidades mostrando los mensajes pertinentes dado el caso de otra forma el programa sale del sistema automáticamente y cancela el acceso ver figura 2 si usted digitó los datos de acceso correctamente podrá ver el escritorio de trabajo del sas académico 16

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manual del usuario de sas académico sas es un programa que maneja 5 niveles de usuario los niveles son administrados por la barra de botones de manejo de registros en estos niveles cada usuario podrá realizar operaciones permitidas por nivel entre las cuales tenemos guardar borrar o eliminar imprimir adicionar buscar filtrar barra de botones de manejo de registros nivel 1 los usuarios de este nivel pueden realizar cualquier operación en las tablas que conforman la base de datos del sas académico incluyendo la eliminación de registros de las tablas que es una operación bastante delicada cuando un usuario de este nivel intente eliminar un registro podrá ver un mensaje como este nivel 2 en este nivel los usuarios pueden realizar cualquier operación de manejo de datos exceptuado la eliminación de registros de las tablas si un usuario de nivel 2 intenta eliminar un registro el sistema le hará ver la restricción 17

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manual del usuario de sas académico nivel 3 en este nivel los usuarios no podrán eliminar ni adicionar registros y este es el mensaje de advertencia nivel 4 los usuarios de nivel 4 no pueden eliminar adicionar ni editar registros mensaje nivel 5 en este nivel los usuarios no pueden imprimir reportes ni realizar ninguna de las operaciones anteriormente mencionadas 18

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manual del usuario de sas académico 2 menú principal una vez el usuario ha ingresado al sistema sas este muestra el ambiente del menú principal ver la siguiente figura en este menú principal el usuario dispone de 6 submenús a los cuales se puede acceder dando clic sobre ellos con el mouse presionando la tecla alt del teclado presionando la tecla f10 o la combinación de alt mas la letra subrayada en el menú ejemplo archivo alt a cada uno de estos submenús representan los módulos que se explican a continuación 3 la barra de botones de manejo de registros utilizaremos la ventana de departamentos como ejemplo por ser la primera opción del submenú de los datos básicos la lectura de esta sección tiene especial importancia ya que permite comprender claramente el funcionamiento de la barra de botones que se encuentra en la parte inferior de la mayoría de las ventanas de la aplicación en esta ventana el programa permite el manejo de todos los departamentos de colombia se determinan los códigos y los nombres de cada uno de ellos a través de las operaciones de adición edición o modificación eliminación búsqueda e impresión de registros a continuación se explica la barra de botones de manejo de registros dado que esta se encarga del manejo de la información de cada uno de los archivos del software sas academico esta barra de botones aparece en casi todos los formularios y su funcionamiento es igual en todo el programa ver siguiente figura 19

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manual del usuario de sas académico botón primero dando clic en este botón usted puede ir al primer registro del archivo en el orden preestablecido de la base de datos si encuentra este botón deshabilitado quiere decir que ya está en el primer registro botón anterior dando clic en este botón usted puede ir al registro anterior botón siguiente dando clic en este botón usted puede ir al siguiente registro botón Último dando clic en este botón usted puede ir al último registro del archivo botón buscar cuando da clic en este botón usted puede activar la búsqueda de registros ver la siguiente figura 20

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manual del usuario de sas académico el la parte superior de la ventana de búsqueda se pueden apreciar dos fichas una llamada codigo sin tilde esto fue hecho de forma intencional por cuestiones de compatibilidad de paginación de datos y otros menesteres técnicos que no revisten mayor importancia para los propósitos de la lectura de esta sección y otra llamada nombre si desea buscar los departamentos por sus códigos deje seleccionada la primera ficha en caso contrario haga clic en la ficha nombre en la ventana departamentos puede ver un listado general de los primeros departamentos para este caso y en el cuadro de texto de la parte superior de la ventana de búsqueda usted puede ingresar un texto un número o letra y así iniciar la búsqueda es importante anotar que esta es una búsqueda incremental un ejemplo de búsqueda incremental es el siguiente si usted busca la palabra bolivar puede escribir b luego o y luego l etc a medida que escribe sas académico buscará incrementalmente la combinación de letras que ha escrito de modo que coincida con la palabra que busca si la encuentra buscará la primera palabra que comience por la letra b y a continuación la primera palabra que comience por bo y así sucesivamente 21

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manual del usuario de sas académico una vez dado el parámetro de búsqueda usted debe dar enter o hacer click en el botón aceptar y el software actualizará la información en la ventana de departamentos en caso de no encontrar la información deseada o no querer visualizar otro registro presione la tecla esc y cerrará la ventana de búsqueda botón filtro con este botón usted puede hacer un filtro de los datos por ejemplo si solo deseo ver e imprimir los departamentos que contengan las letras as en el nombre selecciono el campo nombre del cuadro combinado campo en operador selecciono contiene y en valor digito as el programa realiza el filtro y solo muestra a los departamentos que cumplan la condición al dar clic en el botón filtro se activa la ventana filtrado de registros es importante anotar que cuando yo realizo un filtro y luego ejecuto la instrucción imprimir se verá más adelante el programa solo imprime aquellos registros que cumplan la condición del filtro en la siguiente figura usted puede ver primero el campo por el cual desea realizar el filtro que en este caso es nombre dando clic en el menú desplegable ubicado de bajo de la palabra campo luego decide el operador dando clic en el menú desplegable debajo de la etiqueta operador que para este caso es contiene luego introducimos el valor que para el caso es como as ver figura a continuación 22

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manual del usuario de sas académico si se desea hacer un segundo filtro puede hacerlo en los campos de abajo pero debe indicar primero el conector lógico y u o una vez decidido los o el filtro a generar damos clic en el botón filtrar y el programa regresa haciendo el filtro sobre la información y muestra o imprime a los departamentos que cumplan la condición y mostrando al primero de ellos ver la siguiente figura botón vista preliminar con este botón usted puede imprimir la información de los usuarios en vista preliminar usted puede continuar mediante una barra de herramientas como la que sigue 23

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manual del usuario de sas académico en la cual usted puede en orden de botones · · · ir a la primera página ir a la anterior página ir a una página en particular con la siguiente ventana · · · · · ir a la siguiente página ir a la última página zoom cerrar vista previa imprimir informe botón adicionar con este botón usted puede agregar un nuevo registro en este caso departamento si tiene acceso a este procedimiento al dar clic en éste botón el programa cambia los campos y los coloca en blanco para permitir la captura ver figura 12 en esta figura se puede ubicar con el mouse en cada campo e introducir la información pertinente una vez todos los datos son introducidos debe dar clic en el botón guardar 24

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manual del usuario de sas académico botón guardar este botón le permite guardar un nuevo registro en este caso departamento cuando se está en el proceso de crear un nuevo registro departamento se activa un nuevo botón botón deshacer botón deshacer el cual le permite cancelar la operación iniciada de adición botón editar al dar clic en este botón puede cambiar o actualizar los datos de un registro departamento ya existente de tal manera que el programa despliega una ventana para dicho propósito ver figura 13 en la cual usted puede cambiar los campos código y nombre usted puede deshacer los cambios presionando el botón deshacer 25

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