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manual de funciones y requisitos cooperativa de trabajo asociado para servicios educativos cooptased este documento compila los tipos de cargos de la planta de personal de cooptased y hace una descripción técnica y básica de los cargos elaborado por jorge fernando lamprea medina 28/08/2009

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manual de funciones y requisitos tabla de contenido denominaciÓn gerente secretaria de gerencia contador tesorero recepcionista coordinador Área administrativa operario de mantenimiento auxiliar de alimentos ­ tipo a auxiliar de alimentos ­ tipo b operario de aseo rector secretaria de rectoría secretaria académica psicóloga bibliotecaria coordinadora general coordinador de Área coordinador de ciclo director de grupo docente

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manual especÍfico de funciones y requisitos denominación del empleo cargo del jefe inmediato i identificaciÓn gerente consejo de administración ii descripciÓn de funciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 ejecutar las decisiones acuerdos y orientaciones de la asamblea general y del consejo de administración así como supervisar el funcionamiento de cooptased la prestación de los servicios el desarrollo de los programas y cuidar de la debida y oportuna ejecución de las operaciones y su contabilización proponer junto con el rector a planes y programas para el desarrollo empresarial y del trabajo educativo y preparar los proyectos del presupuesto que serán sometidos a consideración del consejo de administración formalizar la vinculación de los trabajadores asociados de cooptased de acuerdo con la planta de cargos que establezca el consejo de administración y velar por una adecuada política de relaciones humanas con los trabajadores asociados y demás personal que labore en la cooperativa y por el cumplimiento de las disposiciones que regulen las relaciones de trabajo asociado comunicar periódicamente al consejo de administración acerca del desarrollo de las actividades empresariales de cooptased y preparar el informe anual que la administración presenta a la asamblea velar por el cabal cumplimiento del estatuto y los reglamentos de cooptased controlar el cumplimiento de los deberes de los trabajadores asociados y no asociados de los cuales sea su superior y aplicar las sanciones disciplinarias que expresamente le determinen los reglamentos dirigir y supervisar la prestación de los servicios y el desarrollo de los programas cuidar que todas las operaciones se ejecuten debida y oportunamente y velar porque los bienes y valores se hallen adecuadamente protegidos realizar como atribución propia todas las operaciones del giro ordinario de cooptased ordenar los gastos ordinarios y extraordinarios de acuerdo con el presupuesto y las facultades generales o especiales que para el efecto le otorgue el consejo de administración coordinar las relaciones públicas y propiciar la comunicación permanente entre los trabajadores asociados ejercer por sí mismo o mediante apoderado la representación judicial y extrajudicial de cooptased celebrar contratos operaciones e inversiones cuya cuantía individual no exceda al equivalente a veinticinco 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes cuando las negociaciones superen esta cuantía requerirán de la aprobación previa del consejo de administración celebrar previa autorización expresa del consejo de administración los contratos relacionados con la adquisición venta y constitución de garantías reales sobre inmuebles o específicas sobre otros bienes coordinar la información general que deben recibir los trabajadores asociados así como la relativa a los servicios complementarios del trabajo asociado y demás asuntos de interés las demás que le asigne el consejo de administración condiciones especiales para desempeñar el cargo de gerente el aspirante a gerente de cooptased deberá reunir los siguientes requisitos 1 tener experiencia en el desempeño eficiente de cargos directivos soportado en su hoja de vida.

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manual especÍfico de funciones y requisitos i identificaciÓn gerente denominación del empleo 2 gozar de buena reputación por honorabilidad y corrección particularmente en el manejo de fondos y bienes por no tener antecedentes de incumplimiento de sus obligaciones financieras tanto en cooptased como en otras entidades y por no estar incurso en procesos o condenado por la comisión de delitos comunes dolosos 3 no estar incurso en incompatibilidad establecida por el presente estatuto ni encontrarse bajo declaratoria de inhabilidad para el desempeño de cargos en entidades del sector cooperativo 4 tener aptitud e idoneidad especialmente en los aspectos relacionados con los objetivos sociales y las actividades de cooptased 5 acreditar conocimientos de cooperativismo y administración en general bien sea mediante formación profesional o por la participación en cursos o seminarios especializados o por la experiencia en la conducción práctica de empresas cooperativas o similares 6 demostrar responsabilidad y cumplimiento en el desempeño de sus funciones iii requisitos de estudio y experiencia estudios título profesional en administración de empresas economía contaduría derecho administración cooperativa o ingeniería industrial elaborado por jorge lamprea revisado por experiencia seis 6 años de experiencia profesional y tres 3 años de experiencia en cargos directivos de áreas administrativas y financieras aprobado por consejo de administración fecha

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manual especÍfico de funciones y requisitos denominación del empleo cargo del jefe inmediato i identificaciÓn secretaria de gerencia gerente ii descripciÓn de funciones elaborar distribuir y archivar la correspondencia elaborar y presentar los documentos que requieran los bancos y demás entidades preparar los informes del área a su cargo y la gerencia llevar y manejar el fólder de la cooperativa estatutos y normas para nuevos empleados diligenciar para la firma los contratos de trabajo asociado recibir y tramitar las facturas y ejercer el control de la labor de mensajería apoyar la legalización del ingreso de los trabajadores asociados diligenciar y controlar los documentos para lo correspondiente a la nómina la seguridad social y contribuciones especiales que está obligada la cooperativa 9 revisar y tramitar el pago de la nómina junto con el pago de la seguridad social y contribuciones especiales que está obligada la cooperativa 10 apoyar en las cotizaciones en la compra de dotaciones para el personal 11 recibir revisar y tramitar los créditos para asociados 12 otras labores del departamento de personal y de secretaria de gerencia 13 las demás que le asigne el gerente iii requisitos de estudio y experiencia estudios experiencia título de bachiller técnico contable dos 2 años de experiencia específica como secretaria elaborado por jorge lamprea revisado por aprobado por consejo de administración fecha 1 2 3 4 5 6 7 8.

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manual especÍfico de funciones y requisitos i identificaciÓn contador gerente ii descripciÓn de funciones 1 mantener organizada la contabilidad de la cooperativa de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados la legislación cooperativa vigente y las demás normas técnicas que regulen la materia 2 registrar y supervisar las operaciones de la cooperativa y efectuar el análisis de las cuentas correspondientes 3 analizar y comparar mediante conciliación bancaria para cada cuenta los cuadres de auxiliares con los extractos de bancos y corporaciones financieras 4 elaborar oportunamente los reportes de rendición de cuentas con destino a la superintendencia de la economía solidaria y demás entidades que los soliciten 5 preparar mensualmente los estados financieros para aprobación del gerente revisor fiscal y consejo de administración así mismos elaborar los estados financieros anuales para presentación a la asamblea general 6 elaborar las declaraciones tributarias y gestionar su pago oportuno y archivo 7 elaborar las correspondientes liquidaciones de contratos prestaciones sociales al personal según instrucciones de la gerencia o vigencia de los contratos 8 apoyar al gerente en la elaboración del proyecto de presupuesto anual 9 causar mensualmente y velar por el pago oportuno y cuando sea necesario de la provisiones amortizaciones depreciaciones y rendimientos financieros 10 controlar la radicación y codificación de facturas de proveedores y demás cuentas por pagar a nombre de la empresa 11 controlar el consecutivo y codificación de los comprobantes contables y sus soportes 12 revisar la nómina mensual semestral de primas de servicios y anual de compensaciones de trabajadores asociados 13 imprimir los libros oficiales mayor balances diario e inventarios y los libros auxiliares 14 administrar el programa sistematizado de contabilidad de tal forma que todo asiento contable quede debidamente controlado 15 asegurar que se efectúe las copias de seguridad diarias mensuales y anuales que se estimen necesarias y suficientes y asegurar su adecuada custodia 16 efectuar la consolidación anual de prestaciones sociales de trabajadores asociados y la consolidación de compensación extraordinaria anual 17 elaborar en forma anual los correspondientes certificados de ingresos y retenciones para cada uno de los trabajadores asociados 18 las demás que le asigne el gerente iii requisitos de estudio y experiencia estudios experiencia título de profesional con tarjeta profesional como tres 3 años de experiencia específica como contador contador en el sector cooperativo denominación del empleo cargo del jefe inmediato elaborado por jorge lamprea revisado por aprobado por consejo de administración fecha

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manual especÍfico de funciones y requisitos denominación del empleo cargo del jefe inmediato i identificaciÓn tesorero gerente ii descripciÓn de funciones 1 crear y actualizar durante el año la base de datos de las alumnas 2 elaborar el cobro de pensiones comedor y demás que sean necesarios actualizar los pagos de pensiones 3 adelantar el cobro de la cartera por los servicios que presta el colegio y cuando sea necesario coordinar con los abogados para dicho cobro preparar y presentar los informes relacionados con el cobro de cartera 4 manejar en coordinación con el gerente los recursos financieros de la cooperativa cuentas de ahorro corriente cdt o fondos y presentar los informes correspondientes 5 tramitar los pagos a proveedores y a terceros bien sea giro de cheque o transferencia electrónica de fondos 6 tramitar las solicitudes de crédito de los asociados para el comité de crédito y luego realizar el desembolso de los aprobados 7 revisar y controlar las cajas menores y caja general de la cooperativa 8 manejar las cajas fuertes en coordinación con el gerente 9 proporcionar en forma ordenada a contabilidad la información contable que ha sido generada por la tesorería 10 elaborar las nóminas para el pago de compensaciones de los trabajadores asociados y pago de seguridad social y compensaciones especiales de la nómina 11 coordinar el comité paritario de salud ocupacional 12 coordinar la brigada de emergencia 13 las demás que le asigne el gerente iii requisitos de estudio y experiencia estudios experiencia título de profesional de economista administrador tres 3 años de experiencia como profesional en de empresas contador o administrador áreas financieras y administrativas ojalá en el financiero sector cooperativo elaborado por jorge lamprea revisado por aprobado por consejo de administración fecha

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manual especÍfico de funciones y requisitos denominación del empleo cargo del jefe inmediato i identificaciÓn recepcionista gerente ii descripciÓn de funciones 1 atender el conmutador recibiendo o haciendo llamadas y trasladándolas a los interesados 2 recibir y atender a los padres de familia alumnas docentes y demás personal externo que llegue a la institución 3 controlar la entrada y salida de las alumnas en coordinación con las directivas del colegio 4 recibir la correspondencia y trasladarla a las personas remitidas llevando un registro de la misma 5 observar las cámaras de seguridad y advertir de cualquier novedad oportunamente a los demás compañeros y a los vigilantes 6 las demás que le asigne el gerente iii requisitos de estudio y experiencia estudios experiencia título de bachiller académico o técnico dos 2 años de experiencia como secretaria o recepcionista preferiblemente en el sector cooperativo o en instituciones de educación elaborado por jorge lamprea revisado por aprobado por consejo de administración fecha

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manual especÍfico de funciones y requisitos denominación del empleo cargo del jefe inmediato i identificaciÓn coordinador Àrea administrativa gerente ii descripciÓn de funciones 1 organizar y coordinar las funciones asignadas al grupo de trabajo que tiene a cargo 2 supervisar y verificar el cumplimiento de las tareas asignadas a cada operario a o auxiliar de su grupo de trabajo 3 realizar la evaluación del desempeño de los trabajadores asociados bajo su responsabilidad en coordinación con la gerencia de la cooperativa 4 asistir y participar activamente en las reuniones de la administración 5 presentar los informes que sean solicitados por la administración 6 presentar a la gerencia las solicitudes o cotizaciones para la compra de insumos relacionados con el servicio a su cargo y dar el visto bueno para el pago correspondiente una vez recibidos a satisfacción 7 controlar el cumplimiento del horario de trabajo de los as operarios as a su cargo y autorizar los permisos hasta por cuatro horas teniendo en cuenta los reglamentos internos de la cooperativa 8 las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato y que correspondan a la naturaleza del cargo que desempeña iii requisitos de estudio y experiencia estudios título de bachiller académico o técnico experiencia dos 2 años de experiencia con personal a cargo preferiblemente en el sector cooperativo o en instituciones de educación aprobado por consejo de administración fecha elaborado por jorge lamprea revisado por:

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manual especÍfico de funciones y requisitos denominación del empleo cargo del jefe inmediato i identificaciÓn operario de mantenimiento coordinador de mantenimiento ii descripciÓn de funciones 1 hacer los arreglos de plomería electricidad soldadura estuco pintura y demás necesarios para mantener en óptimas condiciones de funcionamiento la planta física 2 adelantar labores de apoyo de la logística de los diferentes eventos que organice la institución 3 apoyar la colecta de basuras y ocuparse del funcionamiento del cuarto de basuras 4 adelantar labores de apoyo administrativo a la vigilancia que se contrate y en los eventos que se le solicite 5 apoyar las labores de coordinación que hace la administración con los contratistas para trabajos que se deben adelantar con ellos 6 estar al tanto del buen funcionamiento de los servicios públicos y avisar oportunamente cualquier novedad a la administración 7 ocuparse del cuidado y buen comportamiento de los perros de vigilancia de la institución 8 las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato iii requisitos de estudio y experiencia estudios experiencia título de bachiller académico o técnico dos 2 años de experiencia preferiblemente en el sector cooperativo o en instituciones de educación elaborado por jorge lamprea revisado por aprobado por consejo de administración fecha

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manual especÍfico de funciones y requisitos denominación del empleo cargo del jefe inmediato i identificaciÓn auxiliar de alimentos ­ tipo a coordinadora de alimentos ii descripciÓn de funciones 1 preparar los alimentos del día de conformidad con el menú preestablecido 2 servir en el comedor los alimentos para los grupos de alumnas os definidos por la coorinadora 3 recibir los pedidos de alimentos verificar sus condiciones hacer las observaciones del caso e informar a la coordinadora 4 apoyar las labores de alistamiento empaque y almacenamiento de alimentos 5 alistar los diferentes utensilios y alimentos que se van a utilizar durante el día 6 trasladar los alimentos a la zona de autoservicio y estar pendiente de su abastecimiento 7 hacer el lavado de los utensilios secarlos y dejarlos en su respectivo lugar y lavar las áreas utilizadas durante el día de acuerdo con las instrucciones de la coordinadora 8 efectuar el aseo de las áreas de cocina comedor y las demás que se le asignen en los tiempos y periodicidad que se defina 9 apoyar las labores de verificación de existencias preparación de pedidos y control de inventarios 10 las demás que le asigne el jefe inmediato iii requisitos de estudio y experiencia estudios experiencia título de bachiller académico o técnico dos 2 años de experiencia en áreas de alimentos preferiblemente en el sector cooperativo o en instituciones de educación elaborado por jorge lamprea revisado por aprobado por consejo de administración fecha

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manual especÍfico de funciones y requisitos denominación del empleo cargo del jefe inmediato i identificaciÓn auxiliar de alimentos ­ tipo b coordinadora de alimentos ii descripciÓn de funciones 1 preparar los alimentos que se ofrecen a la venta en la tienda de la institución 2 manejar la caja de la tienda de la institución asignada por la coordinadora y entregarle las cuentas al final de la jornada 3 servir en el comedor los alimentos para los grupos de alumnas os definidos por la coordinadora 4 efectuar las labores de verificación de existencias preparación y recepción de pedidos y control de inventarios de la tienda de la institución 5 apoyar las labores de alistamiento empaque y almacenamiento de alimentos 6 hacer el lavado de los utensilios secarlos y dejarlos en su respectivo lugar y lavar las áreas utilizadas durante el día de acuerdo con las instrucciones de la coordinadora 7 efectuar el aseo de las áreas que le asigne la coordinadora en los tiempos y periodicidad que se defina 8 las demás que le asigne el jefe inmediato iii requisitos de estudio y experiencia estudios experiencia título de bachiller académico o técnico dos 2 años de experiencia en áreas de alimentos preferiblemente en el sector cooperativo o en instituciones de educación elaborado por jorge lamprea revisado por aprobado por consejo de administración fecha

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manual especÍfico de funciones y requisitos denominación del empleo cargo del jefe inmediato i identificaciÓn operario a de aseo coordinador a de aseo ii descripciÓn de funciones 1 hacer el aseo general y detallado a los lugares o espacios que le sean asignados por la coordinadora y atender las observaciones que la misma haga en el momento de la supervisión de su trabajo 2 apoyar cuando se le solicite las labores asignadas a otra compañera de su grupo de trabajo 3 adelantar cuando se le solicite labores de apoyo de la logística de los diferentes eventos que organice la institución 4 apoyar la colecta de basuras de la planta física de la institución 5 estar al tanto del buen funcionamiento de los servicios públicos y avisar oportunamente cualquier novedad a la administración 6 las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato iii requisitos de estudio y experiencia estudios experiencia título de bachiller académico o técnico dos 2 años de experiencia preferiblemente en el sector cooperativo o en instituciones de educación elaborado por jorge lamprea revisado por aprobado por consejo de administración fecha

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manual especÍfico de funciones y requisitos denominación del empleo cargo del jefe inmediato 1 2 3 i identificaciÓn rector consejo de administración ii descripciÓn de funciones representar el plantel ante el ministerio de educación la secretaria de educación distrital y demás instituciones y entidades educativas legalizar con su firma todos los documentos certificados de estudio y actas de grado que expida el plantel proponer junto con el gerente planes y programas para el desarrollo del trabajo educativo y preparar los proyectos del presupuesto que serán sometidos a consideración del consejo de administración presentar proyectos metas planes o programas para el mejoramiento de la institución educativa y rendir al consejo de administración informes periódicos sobre su gestión y el desarrollo de los mismos orientar y acompañar el desarrollo del proyecto educativo institucional dirigir y supervisar el desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la institución educativa seleccionar el personal docente con la suficiente preparación pedagógica y principios morales para que puedan ser agentes positivos en la labor educativa administrar el personal bajo su responsabilidad de acuerdo con los reglamentos y los parámetros dados por el consejo de administración y aplicar las sanciones que le corresponda dentro de los procesos disciplinarios previstos en los reglamentos velar por una adecuada política de relaciones humanas y por el cumplimiento de las disposiciones que regulen las relaciones de trabajo docente presentar periódicamente informes al consejo de administración acerca del desarrollo de las actividades del colegio las demás funciones establecidas en el artículo 25 del decreto 1860 de 1994 reglamentario de la ley 115 de 1994 relacionadas a continuación artículo 25º funciones del rector le corresponde al rector del establecimiento educativo a orientar la elección del proyecto educativo institucional y aplicar las decisiones del gobierno escolar b vejar por el cumplimiento de las funciones docentes y el oportuno aprovisionamiento de los recursos necesarios para el efecto c promover el proceso continuo de mejoramiento de la calidad de la educación en el establecimiento d mantener activas las relaciones con las autoridades educativas con los patrocinadores o auspiciadores de la institución y con la comunidad local para el continuo progreso académico de la institución y el mejoramiento de la vida comunitaria e establecer canales de comunicación entre los diferentes estamentos de la comunidad educativa f orientar el proceso educativo con la asistencia del consejo académico g ejercer las funciones disciplinarias que le atribuyan la ley los reglamentos y manual de convivencia h identificar las nuevas tendencias aspiraciones e influencias para canalizarlas en favor del proyecto educativo institucional i promover actividades de beneficio social que vinculen al establecimiento con la comunidad local j aplicar las disposiciones que se expidan por parte del estado atinentes a la prestación del servicio público educativo y k las demás funciones afines o complementarias con las anteriores que le atribuya el proyecto educativo institucional 4 5 6 7 8 9 10 11.

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manual especÍfico de funciones y requisitos i identificaciÓn rector denominación del empleo 12 las demás que le asigne el consejo de administración el aspirante a rector a del plantel deberá reunir los siguientes requisitos 1 cumplir con las condiciones exigidas que para tal cargo establece la secretaría de educación soportadas en su hoja de vida artículo 10 del decreto ley 1278 de 2002 ­ estatuto profesional docente demostrar idoneidad en el desempeño académico que permita llevar a cabo el proyecto educativo institucional pei tener conocimientos e idoneidad en administración educativa y en aspectos relacionados con los objetivos sociales y las actividades del plantel demostrar responsabilidad en el desempeño de sus obligaciones comprometerse a adquirir conocimientos en cooperativismo en el evento que no los posea 2 3 4 5 iii requisitos de estudio y experiencia estudios experiencia título de licenciado en educación o profesional seis 6 años de experiencia profesional y tres 3 con posgrado en administración educativa años de experiencia en instituciones de educación elaborado por jorge lamprea revisado por aprobado por consejo de administración fecha

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