Glossario di termini e definizioni per i documenti elettronici

 

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dal sito www.digitpa.gov.it

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allegato alle regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale protocollo informatico e conservazione di documenti informatici allegato 1 glossario/definizioni bozza pagina 1 di 9

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allegato alle regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale protocollo informatico e conservazione di documenti informatici indice 1 2 introduzione 3 definizioni 4 bozza pagina 2 di 9

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allegato alle regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale protocollo informatico e conservazione di documenti informatici 1 introduzione di seguito si riporta il glossario dei termini contenuti nelle regole tecniche di cui all articolo 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 e successive modificazioni e integrazioni in materia di documento informatico e sistema di conservazione dei documenti informatici che si aggiungono alle definizione del citato decreto ed a quelle del decreto del presidente della repubblica del 28 dicembre 2000 n 445 e successive modificazioni e integrazioni bozza pagina 3 di 9

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allegato alle regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale protocollo informatico e conservazione di documenti informatici 2 definizioni termine definizione operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici riconoscimento da parte di digitpa del possesso dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione caratteristica che esprime il livello di fiducia che l utente ripone nel documento informatico raccolta di documenti informatici o di fascicoli informatici riuniti per caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell ente complesso organico di documenti di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell attività archivio costituito da documenti informatici fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico un insieme di funzioni e di strutture individuate dalla amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell articolo 50 comma 4 del d.p.r 28 dicembre 2000 n 445 accesso accreditamento affidabilità aggregazione documentale informatica archivio archivio informatico area organizzativa omogenea attestazione di conformità delle copie dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò per immagine su autorizzato allegata o asseverata al documento informatico supporto informatico di un documento analogico caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere senza aver subito alterazioni o modifiche l autenticità può essere valutata analizzando autenticità l identità del sottoscrittore e l integrità del documento informatico collezione di dati registrati e correlati tra loro base di dati soggetto pubblico o privato che svolge attività di certificazione del processo di conservazione al quale sia stato riconosciuto da certificatore accreditato digitpa il possesso dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e di sicurezza arco temporale di esistenza del documento informatico del ciclo di gestione bozza pagina 4 di 9

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allegato alle regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale protocollo informatico e conservazione di documenti informatici termine classificazione codice codice eseguibile conservatore accreditato conservazione contrassegno a stampa definizione fascicolo informatico dell aggregazione documentale informatica o dell archivio informatico dalla sua formazione alla sua eliminazione o conservazione nel tempo attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema articolato in voci individuate attraverso specifici metadati decreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 e successive modificazioni e integrazioni insieme di istruzioni o comandi software direttamente elaborabili dai sistemi informatici soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto da digitpa il possesso dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e di sicurezza da digitpa insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione contrassegno generato elettronicamente apposto a stampa sulla copia analogica di un documento amministrativo informatico per verificarne provenienza e conformità all originale responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra le aoo ai sensi di quanto disposto dall articolo 50 comma 4 del dpr 445/2000 nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più aree organizzative omogenee documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto copia di backup degli archivi del sistema di conservazione prodotta ai sensi dell articolo 12 delle presenti regole tecniche per il sistema di conservazione identifica il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato produzione di duplicati informatici operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia documento nel quale si attestano in maniera sintetica ma esaustiva fatti stati o qualità desunti da dati o documenti in possesso di soggetti pubblici una sequenza di simboli binari bit che può essere elaborata da una procedura informatica raccolta individuata con identificativo univoco di atti documenti e dati informatici ,da chiunque formati del procedimento amministrativo nell ambito della pubblica amministrazione per i soggetti privati è da considerarsi fascicolo informatico ogni aggregazione documentale coordinatore della gestione documentale copia analogica del documento informatico copia di sicurezza destinatario duplicazione dei documenti informatici esibizione estratto per riassunto evidenza informatica fascicolo informatico bozza pagina 5 di 9

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allegato alle regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale protocollo informatico e conservazione di documenti informatici termine formato funzionalità aggiuntive funzionalità interoperative funzionalità minima funzione di hash definizione comunque formata funzionale all erogazione di uno specifico servizio o prestazione modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico comunemente è identificato attraverso l estensione del file le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali alla conservazione dei documenti nonché alla accessibilità delle informazioni le componenti del sistema di protocollo informatico finalizzate a rispondere almeno ai requisiti di interconnessione di cui all articolo 60 del d.p.r 28 dicembre 2000 n 445 la componente del sistema di protocollo informatico che rispetta i requisiti di operazioni ed informazioni minime di cui all articolo 56 del d.p.r 28 dicembre 2000 n 445 una funzione matematica che genera a partire da una evidenza informatica una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile a partire da questa ricostruire l evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti generazione automatica formazione di documenti informatici effettuata direttamente dal di documento sistema informatico al verificarsi di determinate condizioni informatico sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente al documento informatico al fascicolo informatico identificativo univoco all aggregazione documentale informatica in modo da consentirne l individuazione caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l intero ciclo immodificabilità di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso la sequenza di simboli binari bit di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione alla prima di una opportuna impronta funzione di hash complesso dei metadati la cui struttura è descritta nell allegato 5 insieme minimo di metadati del documento del presente decreto da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta informatico insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne integrità dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi interoperabilità informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante leggibilità l intero ciclo di gestione dei documenti registrazione cronologica delle operazioni eseguite su di un sistema informatico per finalità di controllo e verifica degli log di sistema accessi oppure di registro e tracciatura dei cambiamenti che le transazioni introducono in una base di dati bozza pagina 6 di 9

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allegato alle regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale protocollo informatico e conservazione di documenti informatici termine manuale di conservazione manuale di gestione memorizzazione metadati pacchetto di archiviazione pacchetto di distribuzione pacchetto di versamento pacchetto informativo piano della sicurezza del sistema di conservazione piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti piano di conservazione piano generale della sicurezza presa in carico definizione strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi delle regole tecniche per il protocollo informatico d.p.c.m 31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto attraverso un processo di elaborazione di documenti analogici o informatici insieme di dati associati a un documento informatico o a un fascicolo informatico o ad un aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto il contenuto e la struttura nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione tale insieme è descritto nell allegato 5 del presente decreto pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell allegato 4 del presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all utente in risposta ad una sua richiesta pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare documenti informatici fascicoli informatici aggregazioni documentali informatiche oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare documento che nel contesto del piano generale di sicurezza descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di conservazione dei documenti informatici da possibili rischi nell ambito dell organizzazione di appartenenza documento che nel contesto del piano generale di sicurezza descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di gestione informatica dei documenti da possibili rischi nell ambito dell organizzazione di appartenenza strumento integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell archivio di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell articolo 68 del d.p.r 28 dicembre 2000 n 445 documento per la pianificazione delle attività volte alla realizzazione del sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla gestione del rischio nell ambito dell organizzazione di appartenenza accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità bozza pagina 7 di 9

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allegato alle regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale protocollo informatico e conservazione di documenti informatici termine processo di conservazione produttore rapporto di versamento registrazione informatica registro particolare registro di protocollo repertorio informatico responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico della gestione dei flussi documentali e degli archivi responsabile della conservazione responsabile del trattamento dei dati responsabile della sicurezza riferimento temporale definizione previste dal manuale di conservazione insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione persona fisica o giuridica responsabile del contenuto del pacchetto di versamento identificato nel caso di pubblica amministrazione nella figura del responsabile della gestione documentale documento informatico che attesta l avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore insieme delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione in via telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili in vario modo all utente registro informatico specializzato per tipologia o per oggetto nell ambito della pubblica amministrazione è previsto ai sensi dell articolo 53 comma 5 del d.p.r 28 dicembre 2000 n 445 registro informatico della corrispondenza in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l identificazione univoca del documento informatico all atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle procedure informatiche che trattano il procedimento ordinati secondo un criterio che garantisce l identificazione univoca del dato all atto della sua immissione cronologica dirigente o funzionario comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico della gestione dei flussi documentali e degli archivi soggetto responsabile dell insieme delle attività elencate nell articolo 8 comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione la persona fisica la persona giuridica la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza informazione contenente la data e l ora con riferimento al tempo universale coordinato utc della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento operazione con cui si eliminano secondo quanto previsto dalla normativa vigente i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse culturale scarto bozza pagina 8 di 9

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allegato alle regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale protocollo informatico e conservazione di documenti informatici definizione strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo sistema di un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle classificazione attività dell amministrazione interessata sistema di cui all articolo 4 delle regole tecniche del sistema di sistema di conservazione conservazione nell ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui sistema di gestione all articolo 52 del d.p.r 28 dicembre 2000 n 445 per i privati informatica dei è il sistema che consente la tenuta di un documento informatico documenti caratteristica che garantisce l assenza di tutti gli elementi dinamici quali macroistruzioni riferimenti esterni o codici eseguibili e l assenza delle informazioni di ausilio alla staticità redazione quali annotazioni revisioni segnalibri gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione particolare evento caratterizzato dall atomicità consistenza transazione informatica integrità e persistenza delle modifiche della base di dati decreto del presidente della repubblica 28 dicembre 2000 n testo unico 445 e successive modificazioni riferito ad un area organizzativa omogenea un ufficio dell area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di ufficio utente protocollo informatico persona ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema utente per la conservazione dei documenti informatici al fine di fruire delle informazioni di interesse operazione con cui il responsabile della conservazione di un amministrazione statale effettua l invio agli archivi di stato o versamento agli archivi all archivio centrale dello stato della documentazione destinata di stato ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali termine bozza pagina 9 di 9

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