LESEPROBE: Selbstlernkurs - E-Mail-Kommunikation mit Gästen

 

Embed or link this publication

Description

Kommunizieren Sie erfolgreich per E-Mail mit Ihren Gästen! Erfahren Sie in diesem Selbstlernkurs, wie es Ihnen künftig viel einfacher fällt, E-Mail-Nachrichten in der korrekten Form und mit den Formulierungen zu schreiben, die Ihre Gäste zur Buchung beweg

Popular Pages


p. 1



[close]

p. 2

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen inhalt inhalt 2 einleitung 4 die emailadresse 6 empfänger einer email 6 cc engl carbon copy 7 bcc blind carbon copy 7 lassen sie ihre betreffzeile sprechen 7 ihre emailnachricht 8 anrede 8 der inhalt ihrer nachricht 9 beantworten von emails 12 verwenden sie ihre signatur 12 folgende inhalte sollte ihre signatur enthalten 13 beispiel einer emailsignatur 14 emaildisclaimer ­ überflüssig 14 allgemeine tipps zum emailversand 15 zeitnah antworten 15 spammails junkmails und pishingmails 16 ihre vcard 17 die priorität/dringlichkeit ihrer nachricht 18 versenden sie keine massenmails 18 lesebestätigung dezent verwenden 18 sparsam mit emailanhängen 19 und schließlich 20 www.erfolgreichegastgeber.de 2

[close]

p. 3

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen anlage 1 weitere informationen zum thema email 21 anlage 2 mustertext für ein angebot nach einer anfrage 22 anlage 3 mustertext für eine buchungsbestätigung/zusage 25 anlage 4 mustertext für eine absage 28 anlage 5 mustertext für ein weihnachtsangebot 30 www.erfolgreichegastgeber.de 3

[close]

p. 4

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen einleitung emails haben längst den klassischen geschäftsbrief ersetzt und auch dem früher beliebten telefonanruf wird mittlerweile häufig das schreiben einer email vorgezogen warum erfährt die elektronische post diesen siegeszug die vorteile des emailversands liegen auf der hand eine email ist schnell zu versenden unkompliziert und nahezu kostenlos deshalb kann sie in vielen fällen den herkömmlichen brief ersetzen weitere vorteile sind aus den aufgeführten vorteilen entstehen aber auch große nachteile der emails eine rasch verfasste email verleitet zahlreiche absender dazu die information nachlässig zu verschicken z.b nicht selten erhalten sogar falsche empfänger emails achten sie beim verfassen von emails ebenso auf die form wie bei der briefpost schlecht geschriebene emails können für sie ebenso einen imageschaden verursachen wie beispielsweise eine laienhaft realisierte internetseite www.erfolgreichegastgeber.de 4 kein eintüten kein zur post bringen keine briefmarke erforderlich einfache platzsparende archivierung möglich durch entsprechende markierung hat eine email auch eine erinnerungsfunktion mit grammatikalischen fehlern mit rechtschreibfehler und mit stilistischen mängeln.

[close]

p. 5

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen wie aber schreiben sie ihre emails so dass sie den gewünschten erfolg bringen wie sieht die richtige form einer email aus wie formuliert man als vermieter von gästeunterkünften email nachrichten und wie beantwortet man anfragen von möglichen gästen was ist bei einer buchungsbestätigung und bei einer absage zu beachten diese und zahlreiche weitere fragen beantworte ich ihnen in diesem gastgeberreport ich wünsche ihnen viel erfolg mit ihrer emailkommunikation herzlichst ihr uwe a hog www.erfolgreichegastgeber.de 5

[close]

p. 6

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen die emailadresse eine emailadresse ist die eindeutige absender und empfängeradresse im emailverkehr eine emailadresse besteht aus drei teilen einem lokalen teil dem @zeichen und einem globalen teil der internetadresse domain der lokale teil steht vor dem @zeichen der globale teil dahinter bei der emailadresse ihrname@beispiel.de ist ihrname der lokale teil und beispiel.de die domain empfänger einer email emails können sie an eine oder an mehrere empfänger senden mehrere empfänger trennen sie einfach durch kommata die empfänger werden dabei gleichwertig verarbeitet betrifft die nachricht also zwei personen gleichermaßen oder beinhaltet die nachricht mehrere empfänger in der gleichen art und weise nutzen sie dieses feld dafür wenn sie die nachricht an eine weitere person nur zur info senden möchten tragen sie diese empfängeradresse in das cc ein soll der empfänger nichts von den anderen empfängern wissen nutzen sie das empfängerfeld bcc www.erfolgreichegastgeber.de 6

[close]

p. 7

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen cc engl carbon copy der begriff carbon kommt von den früher erzeugten durchschlägen auf ein weiteres blatt papier mithilfe von kohlepapier in das feld cc werden also alle empfänger notiert die von dieser nachricht zusätzlich für andere sichtbar benachrichtigt werden sollen aber eben nicht genauso gleichwertig wie der hauptempfänger auch hier erfolgt die trennung mehrerer adressen durch kommata zum beispiel kann dies zur information oder kenntnisnahme geschehen der unterschied zu den adressen im feld bcc liegt in der sichtbarkeit der emailadressen durch die empfänger bcc blind carbon copy hier werden alle empfänger eingebunden welche eine blindkopie der email erhalten sollen die bcczeile wird meistens für rundschreiben u ä verwendet fügen sie bei newslettern nie in der zeile für den standardempfänger einen der bccempfänger ein da dieser für die anderen empfänger als hauptempfänger immer zu sehen ist notieren sie lieber im feld an oder to ihre eigene emailadresse erneut lassen sie ihre betreffzeile sprechen eines der wesentlichen merkmale einer email ist der betreff verwenden sie stets eine aussagekräftige formulierung im betreff denn anhand dieser zeile entscheidet die empfängerin oder der empfänger ob und wann er die email lesen wird die betreffzeile soll in wenigen worten aussagen wovon der text der email handelt so sollte in einer email buchungsbestätigung auch das wort buchungsbestätigung in der betreffzeile stehen www.erfolgreichegastgeber.de 7

[close]

p. 8

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen ich empfehle ihnen folgende regeln für den haupttext zu beachten seien sie höflich und freundlich schreiben sie als würden sie einen brief verfassen eine salopp hingeschriebene meinung kann beim empfänger manchmal anders angenommen werden als gedacht ein bitte und danke bzw eine aufforderung als frage verpacken ist hilfreich vermeiden sie lange sätze und zu viele zeilen je nach bildschirmdarstellung fällt das lesen mehrerer langer zeilen sehr schwer nutzen sie für eine gute lesbarkeit absätze und halten sie sich immer kurz und prägnant www.erfolgreichegastgeber.de 10

[close]

p. 9

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen vermeiden sie schachtelsätze lange wörter und fachbegriffe ein bildschirmtext lässt sich am leichtesten lesen wenn er kurz ist zu viele nebensätze können von der eigentliche aussage ablenken und wortschlangen sollten lieber lesbar getrennt werden verwenden sie nur textmails formatierte htmlmails sehen vielleicht interessanter aus textemails sind aber standard in der emailkommunikation und werden nahezu immer gleich dargestellt textemails bedeuten kleinere dateigrößen geringere serverbelastung sind auf allen systemen lesbar und für den leser frei anpassbar da die mail in kein formatiertes scriptgerüst gezwungen wird bei formatierten emails kann es vorkommen dass diese nicht auf allen systemen gleich aussehen bzw überhaupt angezeigt werden ebenso unterbinden zahlreiche emailprogramme standardmäßig die darstellung von bildern nehmen sie bezug zu ihren anhängen engl attachments diese werden oft leicht übersehen da manchmal nur kleine symbole darauf hindeuten verwenden sie eine korrekte groß/kleinschreibung wer alles klein schreibt flüstert und hat nichts zu sagen wer alles groß schreibt schreit und will aufmerksamkeit seien sie sparsam mit smileys diese sind mittlerweile zwar sehr verbreitet z.b um einem sachverhalt eine gefühlsregung hinzuzufügen so kann mit verdeutlicht werden dass man selbst etwas für witzig hält mit ist eine nicht all zu ernste sache gemeint verwenden sie jedoch smileys ausschließlich wenn es unbedingt notwendig ist und auch dann nur sehr sparsam setzen sie http oder www vor internetverweise hyperlinks von den meisten e mailprogrammen werden damit diese automatisch als links erkannt und mit der tatsächlichen adresse zum anklicken hinterlegt lesen sie sich den text ihrer email vor dem versand stets nochmals durch www.erfolgreichegastgeber.de 11

[close]

p. 10

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen längst eine andere unterkunft gebucht achten sie deshalb darauf dass sie ihre emails baldmöglichst spätestens jedoch innerhalb von 24 stunden beantworten rufen sie ihre emails täglich noch besser mehrmals täglich ab sofern sie nicht gleich die zeit haben um auf das thema einzugehen antworten sie lieber mit einem kurzen vielen dank für ihre nachricht aus zeitmangel werde ich mich anfang nächster woche darum kümmern und ihnen bescheid geben dies ist eine freundliche möglichkeit dem absender beachtung zu schenken und auf sein anliegen einzugehen der schlimmste fall auf emails gar nicht zu reagieren dies ist genauso unhöflich wie briefe nicht zu beantworten ein potenzieller gast der keine antwort erhält wird hier nie wieder eine anfrage tätigen spammails junkmails und pishingmails unerwünschte emailnachrichten nachrichten bezeichnet man als spam oder junk englisch für ,abfall oder ,plunder sie werden dem empfänger unverlangt zugestellt und besitzen meist werbenden inhalt den vorgang des versendens solcher nachrichten bezeichnet man als spamming oder spammen den verursacher als spammer mit phishing bezeichnet man versuche um an daten eines internetbenutzers zu gelangen dies geschieht ebenfalls sehr häufig per email typisch dabei ist die nachahmung des designs einer vertrauenswürdigen organisation oft einer bekannten bank spamnachrichten sollten sie stets überprüfen sind diese nachrichten korrekt als solche gekennzeichnet behandeln sie sie auch als solche und verschieben sie diese nachrichten mit www.erfolgreichegastgeber.de 16

[close]

p. 11

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen einem klick in den papierkorb auch phishingemails gehören dorthin geben sie auf keinen fall bankdaten wie pin oder tans oder ähnliches preis ihre vcard eine vcard ist eine elektronische visitenkarte die ein internetbenutzer oder emailempfänger mit einem mausklick direkt in das adressbuch seines emailprogramms oder pims persönlicher informationsverwalter übernehmen kann senden sie nicht bei jeder email automatisch ihre visitenkartendatei mit viele menschen irritiert das und ruft geradezu zu einer stellungnahme senden sie ihre vcard also höchstens bei der ersten kontaktaufnahme und natürlich dann wenn man sie danach fragt www.erfolgreichegastgeber.de 17

[close]

p. 12

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen doch ebenso wie nicht jeder brief per einschreiben versendet wird sollte auch eine empfangsbestätigung nicht allzu oft eingefordert werden das führt nämlich leicht dazu dass sich der empfänger belästigt oder gar überwacht fühlt dennoch kann eine empfangsbestätigung sinn machen z.b beim versand einer buchungsbestätigung per email sparsam mit emailanhängen versenden sie umfangreiche datenanhänge nur dann wenn diese vom empfänger ausdrücklich erwünscht sind kündigen sie dem empfänger ggf entsprechende anhänge an und achten sie unbedingt darauf dass das versendete dateiformat vom empfänger auch lesbar ist manche empfänger verfügen vielleicht nicht über die geeigneten programme um die mitgeschickten dateien weiter zu verarbeiten eine passende benennung der angehängten dateien ist sinnvoll damit der empfänger weiß was er sich auf den computer lädt nutzen sie bei größeren datenpaketen ein datenkomprimierungsprogramm z.b winzip oder winrar damit können sie die menge der zu versendenden daten verringern und damit auch die datenübermittlung beschleunigen verzichten sie bei empfängern ohne dslanschluss auf größere anhänge www.erfolgreichegastgeber.de 19

[close]

p. 13

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen und schließlich ich erwähne es nochmals lesen sie jede email vor dem versand noch einmal gründlich durch während des verfassens schleichen sich oft kleine fehler ein und eventuell kann man einiges noch etwas besser formulieren die rechtschreibprüfung ihres emailprogramms wird sie dabei unterstützen rechtschreibfehler zu vermeiden www.erfolgreichegastgeber.de 20

[close]

p. 14

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen anlage 2 mustertext für ein angebot nach einer anfrage betreff subject ihre anfrage unser pauschalangebot wanderglück |vom 3.10.2012 bis 10.10.2012 nachricht grüß gott frau vielen dank für ihre anfrage in dem von ihnen gewünschten zeitraum vom 3.10.2012 bis 10.10.2012 können wir ihnen eine freie unterkunft anbieten als wanderfreundliche gastgeber in einer der schönsten wanderregionen deutschlands wissen wir um die bedürfnisse unserer gäste und setzen alles daran auch sie mit erstklassigem service und wertvollen tipps rund um das wandern zu verwöhnen direkt von unserem hause aus beginnen idyllische und gut beschilderte wander und radwege wenn sie möchten können sie erst einmal mit einem schönen spaziergang in den sonnenuntergang beginnen oder sie starten gleich am morgen mit einer leichten tour zu unserer hauseigenen alm zum aufwärmen sozusagen denn der aufstieg ist sehr leicht und in einer guten stunde geschafft oben erwartet sie eine schmackhafte brotzeit und die traumhafte aussicht auf den wilden kaiser vielleicht haben sie sich ja auch schon ihre wanderrouten selbst zusammengestellt prima falls nicht fragen sie doch einfach www.erfolgreichegastgeber.de 22

[close]

p. 15

gastgeberreport emailkommunikation mit gästen haftungsausschluss rechtliche hinweise © uwe a hog erfolgreiche gastgeber 2011 dieser gastgeberreport ist urheberrechtlich geschützt jede verwertung der text und bildinhalte z.b in form von vervielfältigungen Übersetzungen oder weiterverarbeitung in elektronischen systemen ohne meine explizite zustimmung ist nicht gestattet die vermietung von gästeunterkünften ist ein sehr dynamischer bereich ich habe die informationen in diesem gastgeberreport nach bestem wissen zusammengestellt kann jedoch fehler nicht ausschließen daher kann ich keine garantien verpflichtungen oder gewährleistungen übernehmen ebenso lehne ich jede juristische verantwortung oder haftungen die eventuell aus der nutzung dieses gastgeberreports und der umsetzung der vorgeschlagenen maßnahmen entstehen in jeder form ab des weiteren übernehme ich keine gewähr dafür dass die beschriebenen verfahren frei von schutzrechten dritter sind die wiedergabe von gebrauchsnamen handelsnamen und warenbezeichnungen in diesem gastgeberreport berechtigt auch ohne besondere kennzeichnung nicht zu der annahme dass solche namen im sinne der warenzeichen und markenschutzgesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften www.erfolgreichegastgeber.de 34

[close]

Comments

no comments yet