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chalice manual de gestión financiera chalice international finance office 445 sackville drive suite 1 lower sackville nova scotia b4c 2s1 canada telephone 902-252-3911 fax 902-252-3644

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introducción conforme a lo establecido en el acuerdo interinstitucional cada sitio bajo patrocinio debe practicar y llevar adelante una buena gestión financiera manteniendo un sistema de planificación confiable realizando un seguimiento y control de los fondos y otros recursos económicos del sitio bajo patrocinio un presupuesto es la expresión financiera del programa del sitio bajo patrocinio un resumen de los propósitos y gastos estimados para un período determinado este reúne todos los aspectos financieros del programa en montos y tiempos que pueden ser identificados más tarde un presupuesto obliga al sitio bajo patrocinio a planificar el futuro impone una disciplina para ejecutar el plan determinado y proporciona una orientación clara sobre cómo deben invertirse los fondos adecuadamente y como utilizar los otros recursos económicos la presentación de informes financieros o el proceso de describir la rendición de gastos de cómo el sitio bajo patrocinio ha utilizado los fondos confiados al mismo durante un período determinado permite tanto al sitio bajo patrocinio como a la administración de chalice verificar la forma como el sitio bajo patrocinio ha utilizado los fondos especialmente en comparación con el presupuesto aprobado la existencia de un sistema de control interno apropiado permite la utilización efectiva y eficiente de los fondos y otros recursos económicos del sitio bajo patrocinio y protege estos recursos de la pérdida o mal uso lo que es también un principio fundamental de la buena gestión financiera en este manual se aclaran y describen las funciones y responsabilidades de todas las personas involucradas así como los formularios y los procedimientos requeridos en los procesos de preparar los presupuestos reportes financieros y control interno chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011

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tabla de contenidos 1 responsabilidades 1-2 1.1 del contador perito contable 1-2 1.2 del cajero 1-3 1.3 del director del sitio bajo patrocinio sd 1-4 1.4 del director regional rd 1-6 1.5 del gerente internacional im 1-7 1.6 del gerente de internacional de finanzas ifm 1-8 1.7 del encargado internacional de finanzas ifc 1-9 2 presupuestos y reportes financieros 2-2 2.1 archivo electrónico de patrocinio sef y otros documentos de información 2-2 2.1.1 dotación de personal y la lista de persona o staff list 2-2 2.1.2 libros mayores 2-5 2.1.2.1 gl navidad 2-7 2.1.2.2 gl ­ becas 2-8 2.1.2.3 gl necesidades críticas cn 2-8 2.1.2.4 gl ayuda para desastres dr 2-8 2.1.2.5 gl catálogo de regalos gc 2-8 2.1.2.6 gl proyectos y programas comunitarios cpp 2-8 2.1.2.7 otras iniciativas de financiamiento 2-9 2.1.3 presupuesto y la solicitud presupuestaria br 2-9 2.2 caja y el libro de caja 2-11 2.3 distribución y la lista de distribución 2-12 2.4 inventario de bienes y el informe de inventario 2-14 2.5 inventario de capital y el informe de inventario de capital 2-15 3 documentos de respaldo 3-2 3.1 recibo oficial 3-2 3.2 comprobante de compra 3-3 3.3 recibo de caja para dinero en efectivo 3-4 3.4 boleta de cambio de divisas 3-5 3.5 cuentas bancarias y estados de cuenta 3-5 3.6 el informe financiero trimestral qfr 3-6 3.6.1 evaluación del reporte financiero trimestral 3-7 3.6.2 procedimientos para los sitios que presentan informes trimestrales calificados de críticos o insatisfactorios 3-9 4 control interno 4-2 4.1 evaluación de las buenas prácticas de control interno 4-2 4.1.1 auditoría financiera de campo 4-2 chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011

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4.2 auditoría externa 4-3 4.3 buenas prácticas 4-4 4.3.1 separación de funciones 4-4 4.3.2 personal calificado y competente 4-4 4.3.3 buenas descripciones de procedimientos 4-4 4.3.4 protección de activo 4-5 apéndice 1 para sitios bajo patrocinio con director regional 2 para sitios bajo patrocinio sin director regional 3 enviando informes de otros programas 4 pasos y plazos para la presentación del informe financiero trimestral qfr 4 apéndice de formularios lista de caja mensual 2 lista de distribución 2 inventario anual de capital 2 inventario mensual de bienes 2 información de cuenta bancaria 3 primera revisión o step 1 4 segunda revisión o step 2 5 controles financieros y buenas prácticas 6 chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011

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capítulo 1 responsabilidades chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011 1-1

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1 responsabilidades 1.1 del contador perito contable el contador perito contable es el principal responsable de la información financiera del sitio bajo patrocinio se requiere experiencia profesional suficiente para ejercer las funciones de contador perito contable con el fin de ejecutar esta obligación de manera que cumpla con las normas chalice tal como se describe en este manual así también como cumplir con las regulaciones locales por lo tanto se espera que los contadores peritos contables hayan sido capacitados profesionalmente el contador deberá tener un título profesional del país en el que está trabajando un perito contable puede no tener título profesional pero debe tener mínimamente la certificación de tenedor de libros cuando se está creando un nuevo sitio o cuando surja la necesidad de contratar a una nueva persona para este puesto y el director del sitio sd cree tener el candidato que pueda cumplir adecuadamente las responsabilidades de la posición entonces él o ella deberá consultar al gerente international de finanzas ifm el ifm proporcionará al director del sitio sd con un ejercicio práctico para que se utilice durante la entrevista y así determinar los conocimientos tanto en contabilidad como en informática y niveles de experiencia el ifm asesorará a la sd si este candidato es aceptable para chalice basado en la experiencia de trabajo como tenedor de libros o contador sus calificaciones o su desempeño pasado el contador perito contable es responsable de asentar en el libro mayor gl todos los ingresos recibidos de chalice exactamente como se indica en las papeletas de cambio oficial del banco o de la casa de cambios asentar diariamente o por lo menos semanalmente en el libro mayor gl todos los gastos de acuerdo a las fechas y las cantidades de los recibos y comprobantes de proveedores realizar el listado de todos los recibos y comprobantes de pago a proveedores por separado en el gl identificar los ingresos extraordinarios y las tendencias de gastos o discrepancias en saldos de fondos con el gl y si hubiesen investigar sus causas subyacentes la conciliación al final de cada mes del saldo de caja en el gl con el saldo en el estado de cuenta bancaria más dinero en efectivo a mano caja chica e investigar cualquier diferencia realizar la conciliación si el saldo de efectivo en mano en el gl coincide con el saldo de efectivo según lo registrado en el libro de caja chica y el efectivo disponible 1-2 chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011

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presentar el informe trimestral terminado al sd para su revisión y aprobación antes de ser enviado a chalice enviar el gl por medio magnético electrónico al gerente internacional im al director regional rd si hubiese uno en el país al gerente internacional de finanzas ifm y al encargado internacional de finanzas ifc antes o hasta la fecha límite señalada por el ifm como estaba programado por el ifm enviar al rd o al ifm todos los documentos de respaldo como se describe en este manual en o antes de la fecha límite de envío realizar copias de todos los documentos de respaldo y mantenerlos en archivos ordenados en la oficina del sitio bajo patrocinio preparar la solicitud presupuestaria trimestral br bajo la dirección del sd comprobar al final de cada mes que el libro de caja esté actualizado y firmarlo como constancia de que se ha hecho la revisión 1.2 el cajero cada sitio bajo patrocinio y sub sitio que hace sus compras propias debe tener un cajero que no podrá ser el contador perito contable el cajero es generalmente responsable de la custodia recepción y distribución del dinero en efectivo del sitio el cajero se encarga específicamente de preparar el cheque o vales de dinero en efectivo y boleta de débito para retirar fondos del banco asegurar que no se emitan cheques a nombre de el portador asegurar que todos los talonarios de cheques se mantengan en un lugar seguro y cerrado con llave posiblemente actuar como una de al menos dos firmas autorizadas en las cuentas bancarias asegurar que cada retiro del banco está autorizado por lo menos con dos firmas asegurar que las personas con firmas autorizadas no firmen cheques en blanco retirar dinero del banco preparar comprobantes o recibos de caja pre-numerados cada vez que se recibe dinero en efectivo o cuando se devuelve dinero en efectivo y el archivo cronológico de estos comprobantes de caja en las oficinas del sitio bajo patrocinio realizar un recuento de todos los comprobantes de caja pre-numerados y la identificación e investigación de los que faltasen presentar todos los recibos oficiales y recibos de caja al contador perito contable asegurándose que el recibo de caja dispone de un mínimo de dos firmas del cajero y el de la persona que recibe el dinero en efectivo chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011 1-3

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llevar un libro de caja de preferencia una hoja de cálculo electrónica y conciliar este diariamente para asegurar que el saldo en el libro de caja coincida con el saldo de dinero efectivo en mano asegurar que el dinero se guarde en un contenedor cerrado y en un lugar seguro accesible sólo al cajero pagar las facturas por los bienes recibidos asegurar que los préstamos personales en efectivo a los empleados del sitio bajo patrocinio sean estrictamente prohibidos archivar las facturas pendientes de pago en un archivo de facturas pendientes de pago y revisar este archivo regularmente para asegurarse de que estas facturas se cancelen oportunamente sellar las facturas pagadas como pagado para evitar un doble pago informar al contador perito contable de los anticipos a proveedores para que el contador perito contable registre o asiente estos anticipos adecuadamente y no como gastos 1.3 el director de sitio sd el sd es responsable de toda la gestión financiera del sitio bajo patrocinio a pesar de que se espera que el sd no participe en la contabilidad del día a día y en la administración del efectivo él o ella es responsable de implementar procedimientos adecuados para revisar y supervisar el trabajo del contador perito contable del cajero y de los otros empleados a quienes se confió el manejo de dinero en efectivo u otros activos el sd adoptará las medidas correctivas para mantener los gastos razonablemente dentro de los montos presupuestados por cada categoría si a su mejor criterio esto ya no es posible por ejemplo cuando los criterios en que se basó el presupuesto han variado y convertido en poco realistas el sd deberá informar inmediatamente al im vía correo electrónico con copia al rd para que el im de una nueva orientación se espera que el sd realice un seguimiento cercano de los gastos del sitio bajo patrocinio y se comunique inmediatamente con el im con copia al rd de manera que cualquier divergencia en el presupuesto sea detectada a la mayor brevedad posible el sd es principalmente responsable de contratar al contador perito contable dirigir el proceso del presupuesto general asegurando que todo el personal involucrado proporcionar con prontitud la información requerida por el contador perito contable para preparar el br director de sitio bajo patrocinio sd 1-4 chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011

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asegurar que el presupuesto esté alineado con las metas y objetivos del sitio bajo patrocinio según lo acordado con el im asegurar que el sitio bajo patrocinio cuente con un procedimiento escrito e idóneo para las compras grandes para propósitos de esta sección las compras grandes se definen como los bienes de capital mercancías o insumos para su distribución cualquier artículo que tenga un valor mayor a 500 cad para bienes o suministros para distribución cuando en una adquisición completa la suma de todos los ítems mayor a 500 cad material para distribución que se adquiere regularmente en compras trimestrales o semestralmente realizar el análisis del gl y tomar acciones correctivas para determinar las variaciones en comparación con el presupuesto o con saldos inusuales de fondos actuar como uno de al menos dos firmas autorizadas en las cuentas bancarias supervisar el trabajo del contador perito contable incluyendo revisar la lista trimestral del personal y verificar que la información sea correcta revisar mensualmente el gl y comprobar que todos los asientos contables se evidencien con los comprobantes correspondientes y se registren con precisión y bajo las partidas de ingresos y egresos correctos verificar la validez y exactitud de los comprobantes de respaldo comprobar los saldos de fondos en el gl y que el informe concilie con el extracto bancario y el dinero en efectivo en mano asegurar que los plazos de presentación de informes sean cumplidos que existan los procedimientos internos establecidos para cumplir con esos plazos e imponer el cumplimiento de estos procedimientos a todo el personal involucrado revisar el br y comprobar que se ha preparado correctamente llevar a cabo inspecciones aleatorias de los libros de cheques para determinar si faltan algunos cheques aprobar y firmar el informe trimestral completo estampar el sello oficial si es apropiado y presentarlo al rd al im y al ifm imponer controles internos requeridos por chalice incluyendo la realización de una auto-evaluación formal por lo menos una vez al año para identificar las áreas de incumplimiento a la lista publicada por chalice sobre las buenas prácticas de control interno y tomar las medidas correctivas necesarias chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011 1-5

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efectuar recuentos periódicos y aleatorios del efectivo comparando el monto con el saldo en el libro de caja firmar al lado del saldo de caja y anotando el efectivo contado si esta cantidad difiere del saldo en el libro de caja investigar las razones que originaron cualquier diferencia 1.4 el director regional rd el rd desde la perspectiva de la gestión financiera normalmente es el responsable de revisar el informe financiero trimestral y otros informes financieros presentados por el sitio bajo patrocinio el rd evalúa si estos informes representan exactamente la situación financiera del sitio y los resultados de sus operaciones no todos los países tienen los directores regionales rd el rd es responsable de completar la primera evaluación escrita step 1 para cada sitio bajo patrocinio en su región véase el capítulo 3.6.1 de este manual para detalles específicos sobre la evaluación si no hay rd responsable de un sitio bajo patrocinio el encargado internacional de finanzas ifc deberá completar el step 1 primera evaluación escrita del sitio completar el step 1 incluye que un porcentaje mínimo de todos los recibos y comprobantes originales estén revisados este porcentaje puede variar para cada sitio y el ifm deberá de tiempo en tiempo determinar el porcentaje necesario aplicable fotocopias de los recibos y comprobantes de los proveedores no son aceptables a menos que se haya dado aviso previo al ifm si se encontraran situaciones tales como los bienes que han sido adquiridos no son para uso del sitio bajo patrocinio los precios no se consideran apropiados para el área los recibos han sido alterados o si el monto del recibo no coincide con las cifras del asiento contable en tal caso todos los recibos deben ser revisados rd director regional estampar el sello en el frente del recibo comprobante del proveedor e inicializar para determinar que el documento ha sido revisado el sello deberá mostrar chalice espacio para la fecha e inicial del rd o ifc brindar capacitación en los procesos de información financiera cuando sea necesario efectuar auditorías financieras parciales como parte de sus visitas de campo centrándose en la identificación de áreas potenciales de incumplimiento ayudar al ifm en la administración y o la realización de auditorías de campo mantener al sd responsable por la gestión financiera del sitio bajo patrocinio incluyendo 1-6 chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011

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un seguimiento permanente de la calificación del sitio bajo patrocinio en la presentación de informes financieros discutir con el sd sobre la manera para solucionar el incumplimiento en los informes financieros y controles internos revisar los brs para asegurar que los artículos solicitados son apropiados para el sitio bajo patrocinio y realizar el seguimiento de sus actividades previstas evaluar la situación financiera del sitio bajo patrocinio y el resultado de las operaciones incluyendo conversaciones con sd sobre las variaciones significativas en comparación con el presupuesto o sobre saldos de fondos inusuales y la orientación al sd para identificar las causas 1.5 el gerente internacional im como el ejecutivo de chalice a cargo de la supervisión general de los sitios bajo patrocinio por chalice dentro de un área geográfica el im es el responsable de los procesos generales sobre los sitios bajo patrocinio bajo su tutela y de mantener al rd y al sd como responsables cuando estos procesos dejen de cumplir los requerimientos de chalice sobre reportes financieros y controles internos el im es responsable de brindar orientación al sd en el presupuesto y asegurar que el presupuesto esté de acuerdo con los objetivos y metas del sitio aprobar los brs presentados por los sitios bajo patrocinio realizar seguimiento continuo de la calificación del informe financiero del sitio bajo patrocinio tratar con los sd las formas de identificar el incumplimiento en los informes financieros y en los controles internos evaluar la situación financiera del sitio bajo patrocinio y el resultado de las operaciones incluyendo discusiones con el sd sobre aquellas variaciones significativas cuando se la compara con el presupuesto o si hay saldos inusuales de fondos y discutir las causas supervisar el trabajo del rd incluyendo verificar que se cumpla con prontitud las revisiones descritas en el step 1 comprobar que los temas actuales incumplidos se discuten con el sd y se identifiquen oportunamente realizar seguimiento y complementación a las acciones correctivas acordadas con el sd im gerente internacional para sitios bajo patrocinio sin rd chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011 1-7

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llevar a cabo auditorías financieras parciales como parte de sus visitas de campo centrándose en la identificación o áreas potenciales de incumplimiento ayudar al ifm en la administración y o en la realización de auditorías de campo mantener al sd responsable de la gestión financiera del sitio bajo patrocinio incluyendo realizar seguimiento continuo de la calificación de administración financiera del sitio bajo patrocinio analizar con el sd los métodos para identificar el incumplimiento a las recomendaciones en los informes financieros y en los controles internos evaluar la situación financiera del sitio bajo patrocinio y el resultado de sus operaciones incluyendo discusiones con el sd de las variaciones significativas comparadas con el presupuesto y en saldos inusuales de fondos e identificación de las causas 1.5 el gerente internacional de finanzas ifm el ifm que forma parte del equipo gerencial administrativo de chalice es responsable de evaluar la información financiera y de control interno de los procesos presupuestarios de los sitio bajo patrocinio desarrollar y disponer el uso de formularios y procedimientos que se utilizarán en los procesos financieros y proporcionar orientación a los rds sds contadores peritos contables para completar y cumplir con estos formularios y procedimientos el ifm es específicamente responsable de revisar en forma completa la primera y segunda evaluación escrita step 1 y step 2 preparadas por los rds e ifcs revisando las calificaciones del informe financiero y la información del sitio bajo patrocinio respecto al trimestre anterior véase el capítulo 3.6.1 para más detalles específicos sobre la revisión comunicar al sd con copia al contador perito contable donde sea posible al rd im e ifc sobre los problemas identificados durante el step 1 y step 2 y las acciones recomendadas para hacer frente a estos temas realizar auditorías de campo de acuerdo al plan anual previamente acordado con el gerente general de finanzas cfm y el im y la preparación de los informes de auditoría revisar el control interno de auto-evaluaciones realizadas por los sds y acordar con ellos las medidas correctivas que sean necesarias o exenciones solicitadas gerente internacional de finanzas ifm 1-8 chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011

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supervisar el estado de todas las medidas correctivas acordadas que emanen de la revisión de los reportes step 1 y step 2 de los resultados de las auditorías de campo y de las autoevaluaciones anuales de control interno financiero realizados por los sds revisar periódicamente los formularios y los procedimientos prescritos incluidos los plazos para la elaboración de presupuestos e informes financieros como la modificación de estos en consulta con el im rds y de acuerdo con el cfm cuando las necesidades y las circunstancias lo requieran revisar regularmente las prácticas de mejor control interno que publica chalice y corregir estas periódicamente de acuerdo con el cfm informar al presidente y al cfm de cuestiones persistentes o recurrentes relativas al incumplimiento en los sitios bajo patrocinio 1.7 encargado internacional de finanzas ifc el ifc reporta al ifm y apoya al ifm en el cumplimiento de sus responsabilidades generales cada ifc es responsable de sitios bajo patrocinio específicos según lo asignado por el ifm el ifc es específicamente responsable de notificar a los sitios bajo patrocinio cuando los fondos de patrocinio trimestrales han sido enviados incluyendo la cantidad y tipo de moneda completar el step 1 para los sitios bajo patrocinio que no tienen un rd completar la primera evaluación escrita step 1 de las revisiones escritas al menos de un trimestre al año para los sitios bajo patrocinio que tienen rd completar la segunda evaluación escrita step 2 de las revisiones escritas para todos los sitios bajo patrocinio determinar la calificación de los informes financieros de cada sitio bajo patrocinio sobre la base de criterios establecidos por el ifm en consulta con la ifc y de acuerdo con el cfm mantener una base de datos de los informes trimestrales del sitio bajo patrocinio y sus calificaciones revisar todos los informes financieros de otros programas incluyendo navidad catálogo de regalos necesidades críticas becas niños chalice y ayuda para desastres y la preparar los informes condensados nota ver apéndice 1 para los datos de contacto de la rd ims ifm e ifcs ifc encargado internacional de finanzas chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011 1-9

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capítulo 2 presupuestos y reportes financieros 2-1 chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011

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2 presupuesto e información financiera todo el flujo de dinero en el sitios bajo patrocinio desde la recepción de fondos de chalice hasta el desembolso del dinero por parte del sitios bajo patrocinio debe ser contabilizado con cabal exactitud los fondos de patrocinio son presupuestados enviados e reportados trimestralmente los informes financieros y los documentos presentados son revisados completamente y evaluados tal como se explica más adelante en el manual los sitios bajo patrocinio que habitualmente presenten sus informes trimestrales dentro del plazo establecido en forma completa y precisa se los considera con la capacidad para administrar adecuadamente los fondos y son elegibles para participar en otros programas con financiación que puedan estar disponibles estos incluyen catálogo de regalos gc necesidades críticas cn ayuda para desastres dr becas niños chalice cc y proyectos y programas comunitarios cpp todos los programas financiados tienen fechas límite para el envío de informes que se deben cumplir así mismo los formularios oficiales de chalice y los procedimientos emitidos por el ifm deben ser utilizados para todos los informes 2.1 el archivo electrónico de patrocinio sef y otros documentos de informes el sef es un archivo de excel entregado por el ifm adecuado para que coincida con la estructura de los sitios bajo patrocinio que incluyen la lista de personal libro mayor consolidado libro contable mayor gl y la solicitud presupuestaria br las instrucciones detalladas para completar estos se incluyen en el archivo electrónico cada sitios bajo patrocinio está obligado a preparar el informe trimestral sef los formularios electrónicos están bloqueados cuando se los envía para evitar cambios innecesarios y para proteger las fórmulas br sef archivo electrónico de patrocinio solicitud presupuestaria 2.1.1 dotación de personal y la lista de personal o staff list la lista de personal es una hoja excel dentro del sef que detalla todos los empleados contratados en el sitios bajo patrocinio su salario bruto mensual otros gl libro mayor chalice manual de gestión financiera revisado al 18 de agosto de 2011 2-2

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