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como desenhar fluxogramas de processos de negÓcio parte 1 ­ introdução conceitos e modelos como desenhar fluxograma de processos de negócio ­ parte 1 ­ introdução conceitos e modelos muitas vezes nos deparamos com a dificuldade que os responsáveis pelos processos nas organizações têm ao demonstra-los graficamente com o objetivo de auxiliar os colegas nesta atividade vamos descrever neste artigo um método simples mas que ao mesmo tempo é bastante útil e prático vamos utilizar na confecção deste artigo fluxos e gráficos desenhados com o uso do visio da microsoft no entanto o leitor poderá fazer uso de qualquer outra ferramenta disponível no mercado inclusive ferramentas livres o nosso objetivo aqui não é avaliar esta ou aquela ferramenta ou determinar se uma ferramenta é melhor que a outra ou ainda a possibilidade de utilização de outros modelos e formatos para a documentação de processos o nosso objetivo é descrever um método que o leitor possa aprender facilmente e aplicar na documentação de seus processos 1 ­ introdução ao estudo de processos antes de abordar a técnica a ser utilizada no desenho propriamente dito dos processos é necessário que o nosso leitor tenha o entendimento dos princípios básicos dos processos para isto vamos abordar os tópicos principais e neste sentido nivelar os conhecimentos ® aghatha maxi consulting ­ www.aghatha.com.br www.aghatha.com http aghatha.wordpress.com © maio/2011 todos os direitos reservados o conteúdo deste material pode ser utilizado e/ou divulgado desde que o autor e a fonte sejam citados.

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1.1 ­ componentes básicos dos processos por definição um processo deve possuir um conjunto de componentes básicos para ser considerado um processo são eles componente de entrada com base neste componente é realizado as atividades de processamento e como resultado deverá produzir uma saída qualquer 1.2 controle de qualidade entre os componentes do processo como qualquer atividade destinada a produzir algo o processo requer a realização de atividades de controle para assegurar a sua qualidade e que deverá ser aplicada em cada um dos seus componentes entrada-processamento-saída agindo desta forma estaremos evitando comunicação de eventuais erros ou falhas entre os elementos que compõem o processo dentro do universo compreendido pelo próprio processo traduzindo isto de uma forma mais clara 1.3 controle de qualidade entre processos no entanto um processo não é um elemento absoluto e restrito a si próprio possivelmente em algum momento dependerá de outros processos para ser alimentado e possivelmente após a execução de seu próprio processamento passará a alimentar outro processo através do seu produto e assim sucessivamente diante disto é uma boa prática considerar ações de controle de qualidade também entre processos e com isto garantir a qualidade e a integração entre os mesmos ou seja é importante assegurar que o produto gerado por um processo fornecedor seja validado por ele mesmo antes de ser comunicado ao seu processo cliente ® aghatha maxi consulting ­ www.aghatha.com.br www.aghatha.com http aghatha.wordpress.com © maio/2011 todos os direitos reservados o conteúdo deste material pode ser utilizado e/ou divulgado desde que o autor e a fonte sejam citados.

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traduzindo isto de uma forma mais clara em tese quando agimos desta forma o processo executor não teria necessidade de validar os seus insumos no momento de proceder o recebimento de sua entrada uma vez que isto deveria ter ocorrido previamente no processo fornecedor pouco antes do mesmo proceder a liberação de saída no entanto se verificarmos a qualidade apenas uma única vez estamos sujeitos à possibilidade de ocorrência de alguma falha na saída do processo fornecedor e nem sempre a qualidade declarada na saída de um processo atenderá plenamente os requisitos de qualidade necessários para atender a entrada no processo seguinte exemplo prático experimente executar o ciclo de vida de um projeto de desenvolvimento de sistemas onde cada etapa do ciclo pode ser comparada a um processo quando não realizamos estas verificações de entrada e saída em cada uma das etapas do processo de produção do sistema o grau de variação do produto resultante será um fatorial das taxas de erro ocorridas em cada etapa o resultado será medido pela multiplicação das taxas de erro existentes em cada etapa pelas taxas de erro das etapas seguintes e assim sucessivamente esta é a explicação matemática de possíveis distanciamentos entre o requisito original do negócio e o resultado do produto do projeto note que antes de mais nada uma metodologia é um processo e pode-se utilizar este conceito na formulação do controle de qualidade na formatação de etapas ou fases de uma mds traduzindo isto de uma forma mais clara uma vez entendido estes componentes e os critérios básicos de revisão de qualidade e integração entre os componentes de um processo e entre processos fornecedores e processos clientes retornaremos ao nosso objetivo inicial que é demonstrar graficamente os processos de negócio através de fluxogramas 2 ­ padrão de simbologia ® aghatha maxi consulting ­ www.aghatha.com.br www.aghatha.com http aghatha.wordpress.com © maio/2011 todos os direitos reservados o conteúdo deste material pode ser utilizado e/ou divulgado desde que o autor e a fonte sejam citados.

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existem diversos padrões de símbolos possíveis para desenhar fluxogramas de processos e inclusive padrões destinados a especificações e desenho técnico de software modelos de dados e tantos outros vamos adotar aqui um modelo bastante simples e composto por um número reduzido de símbolos mas que são suficientes para demonstrar um processo de negócio através de um fluxograma são eles 3 ­ o modelo de estrutura do fluxograma do processo existem diversos formas possíveis de estruturar um fluxograma de processo a mais indicada para mapear processo é a denominada cross-functional o que poderia ser traduzido mais ou menos como fluxograma cruzado entre funções neste formato o fluxograma possibilita a inclusão de informações adicionais além da sequencia de atividades proporcionada pelo encadeamento dos símbolos e é possível segmentar o desenho do processo em setores/células como se fossem uma matriz sendo inseridos nas linhas os atores ou funções responsáveis pela execução das atividades e nas colunas as etapas existentes em um determinado processo veja como ficaria o desenho de um processo seguindo a estrutura cross-functional na visão horizontal ® aghatha maxi consulting ­ www.aghatha.com.br www.aghatha.com http aghatha.wordpress.com © maio/2011 todos os direitos reservados o conteúdo deste material pode ser utilizado e/ou divulgado desde que o autor e a fonte sejam citados.

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o mesmo processo seguindo a visão cross-functional na visão vertical e ainda o mesmo processo utilizando-se a forma livre normalmente utilizada note que as informações adicionais presentes nas duas opções anteriores fazem de fato a diferença no entendimento do processo ® aghatha maxi consulting ­ www.aghatha.com.br www.aghatha.com http aghatha.wordpress.com © maio/2011 todos os direitos reservados o conteúdo deste material pode ser utilizado e/ou divulgado desde que o autor e a fonte sejam citados.

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no próximo artigo parte 2 trataremos as técnicas a serem utilizadas durante as entrevistas para levantamento de informações dos processos a serem desenhados e alguns exemplos de como devemos organizar e preparar o conteúdo das informações obtidas no levantado para facilitar a confecção do respectivo fluxograma próximo artigo como desenhar fluxogramas de processos de negÓcio ­ parte 2 ­ levantamento analise e desenho do processo de negócio este artigo está disponível para download no formato de documento pdf no seguinte endereço http www.aghatha.com.br/news.htm em artigo anterior descrevemos como formatar organizar e estruturar a documentação de processos contendo ainda o modelo de template destinado a descrição passo-a-passo dos processos disponível para download vamos utilizar este modelo no próximo artigo para descrever um processo e em seguida utilizar o mesmo para produzir o fluxograma veja o conteúdo em http aghatha.wordpress.com/2011/06/18/como_formatar_e_organizar_a_documen tacao_de_processos_ti fim conteúdo artigo agradecimentos e convites as informações e comentários existentes neste artigo são o fruto de observações e experiências adquiridas pelo autor durante a execução de projetos ao longo de 30 anos de atuação no mercado utilizamos este espaço para a divulgação e intercâmbio destes conhecimentos junto aos nossos leitores clientes e amigos caso você tenha alguma dúvida ou necessidade de informações adicionais para o seu entendimento ou aplicação entre em contato conosco através do e-mail abaixo abraço e felicidades a todos eurico haan de oliveira ® aghatha maxi consulting ­ www.aghatha.com.br www.aghatha.com http aghatha.wordpress.com © maio/2011 todos os direitos reservados o conteúdo deste material pode ser utilizado e/ou divulgado desde que o autor e a fonte sejam citados.

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