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presidÊncia da repÚblica casa civil manual de redaÇÃo da presidÊncia da repÚblica 2a edição revista e atualizada brasília 2002

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fernando henrique cardoso presidente da república pedro pullen parente chefe da casa civil da presidência da república comissão encarregada de elaborar sem ônus a primeira edição do manual de redação da presidência da república portaria sg no 2 de 11.1.91 dou de 15.1.91 gilmar ferreira mendes presidente nestor josé forster júnior carlos eduardo cruz de souza lemos heitor duprat de brito pereira tarcisio carlos de almeida cunha joão bosco martinato rui ribeiro de araújo luis fernando panelli césar roberto furian ardenghy revisão professor celso pedro luft 2a edição revista e atualizada pela subchefia para assuntos jurídicos da casa civil da presidência da república © 1991 permitida a reprodução sem fins lucrativos parcial ou total por qualquer meio se citada a fonte e o sítio da internet onde pode ser encontrado o original www.planalto.gov.br isbn 85-85142-21-9 brasil presidência da república manual de redação da presidência da república gilmar ferreira mendes e nestor josé forster júnior ­ 2 ed rev e atual ­ brasília presidência da república 2002 140 p isbn 85-85142-21-9 1 redação oficial 2 língua portuguesa 3 gramática 4 ortografia 5 técnica legislativa i mendes gilmar ferreira ii forster júnior nestor josé iii título cdd 808.606 cdu 806.90 044.4 colaboraram com a 1a edição do manual luiz augusto da paz professor hermes moreira dos santos sergio braune solon de pontes fábio carvalho cibel ribeiro teles jônatas do vale santos tânia azeredo casagrande marlene vera mourão zilene maria wanderley galiza marino alves magalhães junior colaboraram com a 2a edição maurício vieira bracks jandyr maya faillace neto maria estefania ponte pinheiro sergio braune solon de pontes fábio carvalho josé levi mello do amaral júnior paulo fernando ramos serejo fernando luiz albuquerque faria marisa de souza alonso cleso josé da fonseca filho mônica mazon de castro pinto eulina gomes rocha venáuria da silva batista sugestões para o aperfeiçoamento deste trabalho podem ser encaminhadas à casa civil da presidência da república ii

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sumÁrio apresentação viii sinais e abreviaturas empregados ix parte i as comunicaÇÕes oficiais 1 capÍtulo i aspectos gerais da redaÇÃo oficial 2 1 o que é redação oficial 3 1.1 a impessoalidade 3 1.2 a linguagem dos atos e comunicações oficiais 4 1.3 formalidade e padronização 4 1.4 concisão e clareza 5 capÍtulo ii as comunicaÇÕes oficiais 7 2 introdução 8 2.1 pronomes de tratamento 8 2.1.1 breve história dos pronomes de tratamento 8 2.1.2 concordância com os pronomes de tratamento 8 2.1.3 emprego dos pronomes de tratamento 8 2.2 fechos para comunicações 10 2.3 identificação do signatário 10 3 o padrão ofício 10 3.1 partes do documento no padrão ofício 10 3.2 forma de diagramação 11 3.3 aviso e ofício 12 3.3.1 definição e finalidade 12 3.3.2 forma e estrutura 12 3.4 memorando 16 3.4.1 definição e finalidade 16 3.4.2 forma e estrutura 16 4 exposição de motivos 18 4.1 definição e finalidade 18 4.2 forma e estrutura 18 5 mensagem 21 5.1 definição e finalidade 21 5.2 forma e estrutura 23 6 telegrama 26 6.1 definição e finalidade 26 6.2 forma e estrutura 26 7 fax 26 7.1 definição e finalidade 26 7.2 forma e estrutura 26 iii

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8 correio eletrônico 26 8.1 definição e finalidade 26 8.2 forma e estrutura 26 8.3 valor documental 27 capÍtulo iii elementos de ortografia e gramÁtica 28 9 introdução 29 9.1 ortografia 29 9.1.1 emprego das letras 29 9.1.1.1 emprego de vogais 29 9.1.1.1.1 e ou i 29 9.1.1.1.2 o ou u 30 9.1.1.1.3 encontros vocálicos 31 9.1.1.1.3.1 .ei ou e 31 9.1.1.1.3.2 ou ou o 31 9.1.1.2 emprego de consoantes 31 9.1.1.2.1 emprego do h com o h ou sem o h 31 9.1.1.2.2 o fonema /z g ou j 32 9.1.1.2.3 o fonema /s c Ç ou s ou ss ou x ou xc 32 9.1.1.2.4 o fonema /z z ou s ou x 37 9.1.1.2.5 o fonema /s x ou ch 41 9.1.1.2.6 o complexo /ks x ou cc cÇ 43 9.1.2 acentuaÇÃo grÁfica 43 9.1.2.1 regras de acentuação gráfica 44 9.1.2.1.1 quanto à tonicidade 44 9.1.2.1.2 quanto aos encontros vocálicos 44 9.1.2.1.3 casos especiais 44 9.1.3 uso de sinais 45 9.1.3.1 hífen 45 9.1.3.1.1 hífen entre vocábulos 45 9.1.3.1.2 hífen e prefixos 46 9.1.3.2 aspas 47 9.1.3.3 parênteses 48 9.1.3.4 travessão 48 9.2 sintaxe 48 9.2.1 problemas de construção de frases 49 9.2.1.1 sujeito 49 9.2.1.2 frases fragmentadas 50 9.2.1.3 erros de paralelismo 50 9.2.1.4 erros de comparação 51 9.2.1.5 ambigüidade 52 9.2.1.6 tipos de orações e emprego de conjunções 52 9.2.1.6.1 períodos coordenados e conjunções coordenativas 53 9.2.1.6.2 períodos subordinados e conjunções subordinativas 53 9.2.1.6.3 orações reduzidas 54 9.2.2 concordância 55 9.2.2.1 concordância verbal 55 9.2.2.2 concordância nominal 58 9.2.3 regência 58 9.2.3.1 regência de alguns verbos de uso freqüente 59 9.2.4 pontuação 60 9.2.4.1 vírgula 61 9.2.4.2 ponto-e-vírgula 61 9.2.4.3 dois-pontos 62 9.2.4.4 ponto-de-interrogação 62 9.2.4.5 ponto-de-exclamação 62 9.2.5 colocação dos pronomes 62 9.2.5.1 Ênclise 62 iv

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9.2.5.2 próclise 63 9.2.5.3 mesóclise 63 9.2.5.4 casos especiais 63 9.3 semÂntica 64 9.3.1 homônimos e parônimos 64 9.3.2 expressões a evitar e expressões de uso recomendável 70 parte ii os atos normativos 75 capÍtulo iv questÕes fundamentais de tÉcnica legislativa 76 10 questões fundamentais de técnica legislativa 77 10.1 considerações preliminares 77 10.1.1 funções das normas jurídicas 77 10.1.2 o caráter subsidiário da atividade legislativa 78 10.1.3 vinculação normativa do legislador e controle de constitucionalidade 78 10.2 sistemática da lei 79 10.2.1 sistemática interna 79 10.2.2 sistemática externa 79 10.2.2.1 artigo 80 10.2.2.2 parágrafos §§ 80 10.2.2.3 incisos e alíneas 81 10.2.2.4 agrupamento de artigos 81 10.2.2.5 critérios de sistematização 82 10.3 requisitos essenciais que devem ser observados na formulação de disposições legais ou regulamentares 83 10.3.1 clareza e determinação das normas 83 10.3.2 o princípio da reserva legal 83 10.3.2.1 reserva legal qualificada 84 10.3.2.2 princípio da legalidade e da anterioridade no Âmbito penal e tributário 84 10.3.2.3 a reserva legal e o princípio da proporcionalidade 84 10.3.2.4 densidade da norma 84 10.3.2.5 atos normativos primários emanados exclusivamente do poder executivo 85 10.3.2.6 a lei e o respeito ao direito adquirido ao ato jurídico perfeito e à coisa julgada 85 10.3.3 as remissões legislativas 85 10.4 desenvolvimento de uma lei 85 10.4.1 considerações preliminares 85 10.4.2 o processo legislativo interno 86 10.4.2.1 identificação e definição do problema 86 10.4.2.2 análise da situação questionada e de suas causas 86 10.4.2.3 definição dos objetivos pretendidos 87 10.4.2.4 crítica das propostas 87 10.4.2.5 controle de resultados 87 10.4.3 questões que devem ser analisadas na elaboração de atos normativos no Âmbito do poder executivo 88 capÍtulo v atos normativos conceitos bÁsicos 92 11 lei ordinária 93 11.1 definição 93 11.2 objeto 93 11.3 forma e estrutura 93 v

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11.3.1 ordem legislativa 93 11.3.1.1 das partes do ato normativo 93 11.3.1.2 epígrafe 93 11.3.1.3 ementa ou rubrica da lei 93 11.3.1.4 preâmbulo 94 11.3.1.5 Âmbito de aplicação 94 11.3.1.6 fecho da lei 94 11.3.1.7 matéria legislada texto ou corpo da lei 94 11.3.1.8 agrupamento de artigos 94 11.3.1.9 cláusula de revogação 95 11.3.1.10 cláusula de vigência 95 11.3.2 assinatura e referenda 95 12 lei complementar 96 12.1 definição 96 12.2 objeto 96 13 lei delegada 97 13.1 definição 97 13.2 objeto 98 13.3 forma e estrutura 98 14 medida provisória 98 14.1 definição 98 14.2 objeto 98 14.3 forma e estrutura 99 15 decreto legislativo 99 15.1 definição 99 15.2 objeto 99 15.3 forma e estrutura 100 16 decreto 101 16.1 definição 101 16.2 decretos singulares 101 16.3 decretos regulamentares 101 16.4 decretos autônomos 101 16.5 forma e estrutura 101 17 portaria 102 17.1 definição e objeto 102 17.2 forma e estrutura 102 18 apostila 103 18.1 definição e finalidade 103 18.2 forma e estrutura 103 capÍtulo vi o processo legislativo 104 19 introdução 105 19.1 iniciativa 105 19.1.1 iniciativa comum ou concorrente 105 19.1.2 iniciativa reservada 105 19.1.2.1 iniciativa reservada do presidente da república 105 19.1.2.2 iniciativa reservada da câmara dos deputados e do senado federal 106 19.1.2.3 iniciativa reservada dos tribunais 106 19.1.2.4 iniciativa reservada do ministério público 106 19.1.3 iniciativa vinculada 106 19.1.3.1 iniciativa vinculada e controle da omissão 106 19.2 discussão 106 19.3 emenda 106 19.3.1 titularidade do direito de emenda 106 vi

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19.3.2 emendas em projeto de iniciativa reservada 106 19.3.3 emendas ao projeto de lei de orçamento anual e ao de lei de diretrizes orçamentárias 107 19.3.4 espécies de emendas 107 19.4 votação 107 19.5 sanção 107 19.5.1 sanção expressa 107 19.5.2 sanção tácita 107 19.5.3 sanção e vício de iniciativa 108 19.6 veto 108 19.6.1 motivação e prazo do veto 108 19.6.2 extensão do veto 109 19.6.3 efeitos do veto 109 19.6.4 irretratabilidade do veto 109 19.6.5 rejeição do veto 109 19.6.6 ratificação parcial do projeto vetado 109 19.6.7 ratificação parcial de veto total 110 19.6.8 rejeição do veto e entrada em vigor da parte mantida pelo congresso nacional 110 19.6.9 tipologia do veto 110 19.7 promulgação 110 19.7.1 obrigação de promulgar 110 19.7.2 casos e formas de promulgação 111 19.8 publicação 111 19.8.1 modalidades de publicação 111 19.8.2 obrigação de publicar e prazo de publicação 112 19.8.3 publicação e entrada em vigor da lei 112 19.8.4 cláusula de vigência 112 19.8.4.1 falta de cláusula de vigência regra supletiva 112 19.8.4.2 vacatio legis 112 19.8.4.2.1 a vacatio legis e o início da obrigatoriedade da lei brasileira no estrangeiro 112 19.8.4.2.2 a vacatio legis e as normas complementares suplementares e regulamentares 112 19.8.5 a não-edição do ato regulamentar reclamado e a vigência da lei 112 19.8.6 vacatio legis e republicação do texto para correção 113 20 procedimento legislativo 113 20.1 procedimento legislativo normal 113 20.2 procedimento legislativo abreviado 114 20.3 procedimento legislativo sumário 114 20.4 procedimento legislativo sumaríssimo 115 20.5 procedimento legislativo concentrado 115 20.5.1 leis financeiras 115 20.5.2 leis delegadas 115 20.6 procedimento legislativo especial 116 20.6.1 emendas à constituição 116 20.6.2 códigos 116 20.6.3 medidas provisórias 117 20.6.4 consolidações da legislação 118 apÊndice 119 bibliografia 123 Índice analítico-remissivo 127 vii

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apresentação com a edição do decreto n o 100.000 em 11 de janeiro de 1991 o presidente da república autorizou a criação de comissão para rever atualizar uniformizar e simplificar as normas de redação de atos e comunicações oficiais após nove meses de intensa atividade da comissão presidida pelo hoje ministro do supremo tribunal federal gilmar ferreira mendes apresentou-se a primeira edição do manual de redaÇÃo da presidÊncia da repÚblica a obra dividia-se em duas partes a primeira elaborada pelo diplomata nestor forster jr tratava das comunicações oficiais sistematizava seus aspectos essenciais padronizava a diagramação dos expedientes exibia modelos simplificava os fechos que vinham sendo utilizados desde 1937 suprimia arcaísmos e apresentava uma súmula gramatical aplicada à redação oficial a segunda parte a cargo do ministro gilmar mendes ocupava-se da elaboração e redação dos atos normativos no âmbito do executivo da conceituação e exemplificação desses atos e do procedimento legislativo a edição do manual propiciou ainda a criação de um sistema de controle sobre a edição de atos normativos do poder executivo que teve por finalidade permitir a adequada reflexão sobre o ato proposto a identificação clara e precisa do problema ou da situação que o motiva os custos que poderia acarretar seus efeitos práticos a probabilidade de impugnação judicial sua legalidade e constitucionalidade e sua repercussão no ordenamento jurídico buscou-se assim evitar a edição de normas repetitivas redundantes ou desnecessárias possibilitar total transparência ao processo de elaboração de atos normativos ensejar a verificação prévia da eficácia das normas e considerar no processo de elaboração de atos normativos a experiência dos encarregados em executar o disposto na norma decorridos mais de dez anos da primeira edição do manual fez-se necessário proceder à revisão e atualização do texto para a elaboração desta 2a edição a qual preserva integralmente as linhas mestras do trabalho originalmente desenvolvido na primeira parte as alterações principais deram-se em torno da adequação das formas de comunicação usadas na administração aos avanços da informática na segunda parte as alterações decorreram da necessidade de adaptação do texto à evolução legislativa na matéria em especial à lei complementar n o 95 de 26 de fevereiro de 1998 ao decreto no 4.176 de 28 de março de 2002 e às alterações constitucionais ocorridas no período espera-se que esta nova edição do manual contribua tal como a primeira para a consolidação de uma cultura administrativa de profissionalização dos servidores públicos e de respeito aos princípios constitucionais da legalidade impessoalidade moralidade publicidade e eficiência com a conseqüente melhoria dos serviços prestados à sociedade pedro parente chefe da casa civil da presidência da república viii

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sinais e abreviaturas empregados indica forma em geral sintática inaceitável ou agramatical § parágrafo adj adv adjunto adverbial arc arcaico art artigo cf confronte cn congresso nacional cp compare f.v forma verbal fem feminino ind indicativo i é isto é masc masculino obj dir objeto direto obj ind objeto indireto p página p us pouco usado pess pessoa pl plural pref prefixo pres presente res resolução do congresso nacional ri da cd regimento interno da câmara dos deputados ri do sf regimento interno do senado federal s substantivo s.f substantivo feminino s.m substantivo masculino sing singular tb também v ver ou verbo v g verbi gratia var pop variante popular ix

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parte i as comunicaÇÕes oficiais

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capÍtulo i aspectos gerais da redaÇÃo oficial 2

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1 o que é redação oficial em uma frase pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o poder público redige atos normativos e comunicações interessa-nos tratá-la do ponto de vista do poder executivo a redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade uso do padrão culto de linguagem clareza concisão formalidade e uniformidade fundamentalmente esses atributos decorrem da constituição que dispõe no artigo 37 a administração pública direta indireta ou fundacional de qualquer dos poderes da união dos estados do distrito federal e dos municípios obedecerá aos princípios de legalidade impessoalidade moralidade publicidade e eficiência sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura que dificulte ou impossibilite sua compreensão a transparência do sentido dos atos normativos bem como sua inteligibilidade são requisitos do próprio estado de direito é inaceitável que um texto legal não seja entendido pelos cidadãos a publicidade implica pois necessariamente clareza e concisão além de atender à disposição constitucional a forma dos atos normativos obedece a certa tradição há normas para sua elaboração que remontam ao período de nossa história imperial como por exemplo a obrigatoriedade ­ estabelecida por decreto imperial de 10 de dezembro de 1822 ­ de que se aponha ao final desses atos o número de anos transcorridos desde a independência essa prática foi mantida no período republicano esses mesmos princípios impessoalidade clareza uniformidade concisão e uso de linguagem formal aplicam-se às comunicações oficiais elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes o que exige o uso de certo nível de linguagem nesse quadro fica claro também que as comunicações oficiais são necessariamente uniformes pois há sempre um único comunicador o serviço público e o receptor dessas comunicações ou é o próprio serviço público no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro ­ ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea o público outros procedimentos rotineiros na redação de comunicações oficiais foram incorporados ao longo do tempo como as formas de tratamento e de cortesia certos clichês de redação a estrutura dos expedientes etc mencione-se por exemplo a fixação dos fechos para comunicações oficiais regulados pela portaria n o 1 do ministro de estado da justiça de 8 de julho de 1937 que após mais de meio século de vigência foi revogado pelo decreto que aprovou a primeira edição deste manual acrescente-se por fim que a identificação que se buscou fazer das características específicas da forma oficial de redigir não deve ensejar o entendimento de que se proponha a criação ­ ou se aceite a existência ­ de uma forma específica de linguagem administrativa o que coloquialmente e pejorativamente se chama burocratês este é antes uma distorção do que deve ser a redação oficial e se caracteriza pelo abuso de expressões e clichês do jargão burocrático e de formas arcaicas de construção de frases a redação oficial não é portanto necessariamente árida e infensa à evolução da língua É que sua finalidade básica ­ comunicar com impessoalidade e máxima clareza ­ impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua de maneira diversa daquele da literatura do texto jornalístico da correspondência particular etc apresentadas essas características fundamentais da redação oficial passemos à análise pormenorizada de cada uma delas 1.1 a impessoalidade a finalidade da língua é comunicar quer pela fala quer pela escrita para que haja comunicação são necessários a alguém que comunique b algo a ser comunicado e c alguém que receba essa comunicação no caso da redação oficial quem comunica é sempre o serviço público este ou aquele ministério secretaria departamento divisão serviço seção o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica o destinatário dessa comunicação ou é o público o conjunto dos cidadãos ou outro órgão público do executivo ou dos outros poderes da união percebe-se assim que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre a da ausência de impressões individuais de quem comunica embora se trate por exemplo de um expediente assinado por chefe de determinada seção é sempre em nome do serviço público que é feita a comunicação obtém-se assim uma desejável padronização que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da administração guardem entre si certa uniformidade b da impessoalidade de quem recebe a comunicação com duas possibilidades ela pode ser dirigida a um cidadão sempre concebido como público ou a outro órgão público nos dois casos temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal 3

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c do caráter impessoal do próprio assunto tratado se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal desta forma não há lugar na redação oficial para impressões pessoais como as que por exemplo constam de uma carta a um amigo ou de um artigo assinado de jornal ou mesmo de um texto literário a redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade que a elabora a concisão a clareza a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem ainda para que seja alcançada a necessária impessoalidade 1.2 a linguagem dos atos e comunicações oficiais a necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre de um lado do próprio caráter público desses atos e comunicações de outro de sua finalidade os atos oficiais aqui entendidos como atos de caráter normativo ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos ou regulam o funcionamento dos órgãos públicos o que só é alcançado se em sua elaboração for empregada a linguagem adequada o mesmo se dá com os expedientes oficiais cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade as comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro para atingir esse objetivo há que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos não há dúvida que um texto marcado por expressões de circulação restrita como a gíria os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico tem sua compreensão dificultada ressalte-se que há necessariamente uma distância entre a língua falada e a escrita aquela é extremamente dinâmica reflete de forma imediata qualquer alteração de costumes e pode eventualmente contar com outros elementos que auxiliem a sua compreensão como os gestos a entoação etc para mencionar apenas alguns dos fatores responsáveis por essa distância já a língua escrita incorpora mais lentamente as transformações tem maior vocação para a permanência e vale-se apenas de si mesma para comunicar a língua escrita como a falada compreende diferentes níveis de acordo com o uso que dela se faça por exemplo em uma carta a um amigo podemos nos valer de determinado padrão de linguagem que incorpore expressões extremamente pessoais ou coloquiais em um parecer jurídico não se há de estranhar a presença do vocabulário técnico correspondente nos dois casos há um padrão de linguagem que atende ao uso que se faz da língua a finalidade com que a empregamos o mesmo ocorre com os textos oficiais por seu caráter impessoal por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão eles requerem o uso do padrão culto da língua há consenso de que o padrão culto é aquele em que a se observam as regras da gramática formal e b se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais morfológicas ou sintáticas regionais dos modismos vocabulares das idiossincrasias lingüísticas permitindo por essa razão que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplicidade de expressão desde que não seja confundida com pobreza de expressão de nenhuma forma o uso do padrão culto implica emprego de linguagem rebuscada nem dos contorcionismos sintáticos e figuras de linguagem próprios da língua literária pode-se concluir então que não existe propriamente um padrão oficial de linguagem o que há é o uso do padrão culto nos atos e comunicações oficiais É claro que haverá preferência pelo uso de determinadas expressões ou será obedecida certa tradição no emprego das formas sintáticas mas isso não implica necessariamente que se consagre a utilização de uma forma de linguagem burocrática o jargão burocrático como todo jargão deve ser evitado pois terá sempre sua compreensão limitada a linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam sendo de evitar o seu uso indiscriminado certos rebuscamentos acadêmicos e mesmo o vocabulário próprio a determinada área são de difícil entendimento por quem não esteja com eles familiarizado deve-se ter o cuidado portanto de explicitá-los em comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração e em expedientes dirigidos aos cidadãos outras questões sobre a linguagem como o emprego de neologismo e estrangeirismo são tratadas em detalhe em 9.3 semântica 1.3 formalidade e padronização as comunicações oficiais devem ser sempre formais isto é obedecem a certas regras de forma além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem é imperativo ainda certa formalidade de tratamento não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível v a esse respeito 2.1.3 emprego dos pronomes de tratamento mais do que isso a formalidade diz respeito à polidez à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação a formalidade de tratamento vincula-se também à necessária uniformidade das comunicações ora se a administração federal é una é natural que as comunicações que expede sigam um mesmo padrão o estabelecimento 4

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desse padrão uma das metas deste manual exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide ainda da apresentação dos textos a clareza datilográfica o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização consulte o capítulo ii as comunicações oficiais a respeito de normas específicas para cada tipo de expediente 1.4 concisão e clareza a concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras para que se redija com essa qualidade é fundamental que se tenha além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias o esforço de sermos concisos atende basicamente ao princípio de economia lingüística à mencionada fórmula de empregar o mínimo de palavras para informar o máximo não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento isto é não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis redundâncias passagens que nada acrescentem ao que já foi dito procure perceber certa hierarquia de idéias que existe em todo texto de alguma complexidade idéias fundamentais e idéias secundárias estas últimas podem esclarecer o sentido daquelas detalhá-las exemplificá-las mas existem também idéias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto nem têm maior relação com as fundamentais podendo por isso ser dispensadas a clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial conforme já sublinhado na introdução deste capítulo pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor no entanto a clareza não é algo que se atinja por si só ela depende estritamente das demais características da redação oficial para ela concorrem a a impessoalidade que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto b o uso do padrão culto de linguagem em princípio de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita como a gíria e o jargão c a formalidade e a padronização que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos d a concisão que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam É pela correta observação dessas características que se redige com clareza contribuirá ainda a indispensável releitura de todo texto redigido a ocorrência em textos oficiais de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura que torna possível sua correção na revisão de um expediente deve-se avaliar ainda se ele será de fácil compreensão por seu destinatário o que nos parece óbvio pode ser desconhecido por terceiros o domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de nossa experiência profissional muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral o que nem sempre é verdade explicite desenvolva esclareça precise os termos técnicos o significado das siglas e abreviações e os conceitos específicos que não possam ser dispensados a revisão atenta exige necessariamente tempo a pressa com que são elaboradas certas comunicações quase sempre compromete sua clareza não se deve proceder à redação de um texto que não seja seguida por sua revisão não há assuntos urgentes há assuntos atrasados diz a máxima evite-se pois o atraso com sua indesejável repercussão no redigir por fim como exemplo de texto obscuro que deve ser evitado em todas as comunicações oficiais transcrevemos a seguir um pitoresco quadro constante de obra de adriano da gama kury 1 a partir do qual podem ser feitas inúmeras frases combinando-se as expressões das várias colunas em qualquer ordem com uma característica comum nenhuma delas tem sentido o quadro tem aqui a função de sublinhar a maneira de como não se deve escrever 1 kury adriano da gama para falar e escrever melhor o português 2 ed rio de janeiro nova fronteira 1989 p.18 19 segundo o autor o quadro consta da obra de cesare marchi impariamo italiano aprendamos o italiano milão rizzoli ed 1984 e teria sido elaborado por dois professores universitários italianos no estudo prontuário de frases para todos os usos para preencher o vazio de nada 5

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como não se deve escrever 1 2 3 coluna a a necessidade emergente o quadro normativo o critério metodológico coluna b se caracteriza por prefigura reconduz a sínteses 4 5 o modelo de incrementa desenvolvimento o novo tema social o método participativo a utilização potencial propicia 6 7 propõe-se a privilegia coluna c uma correta relação entre estrutura e superestrutura a superação de cada obstáculo e/ou resistência passiva a pontual correspondência entre objetivos e recursos o redirecionamento das linhas de tendências em ato o incorporamento das funções e a descentralização decisional o reconhecimento da demanda não satisfeita uma coligação orgânica interdisciplinar para uma práxis de trabalho de grupo coluna d coluna e no interesse primário substanciando e da população vitalizando sem prejudicar o atual nível das contribuições com critérios nãodirigísticos para além das contradições e dificuldades iniciais numa visão orgânica e não totalizante mediante mecanismos da participação segundo um módulo de interdependência horizontal coluna f numa ótica preventiva e não mais curativa não assumindo nunca no contexto de um como implícito sistema integrado potenciando e incrementando evidenciando e explicitando ativando e implementando não omitindo ou calando mas antes particularizando recuperando ou antes revalorizando na medida em que isso seja factível em termos de eficácia e eficiência coluna g a transparência de cada ato decisional um indispensável salto de qualidade o aplanamento de discrepâncias e discrasias existentes a adoção de uma metodologia diferenciada a cavaleiro da a redefinição de uma situação contingente nova figura profissional com as devidas e imprescindíveis enfatizações como sua premissa indispensável e condicionante o co-envolvimento ativo de operadores e utentes uma congruente flexibilidade das estruturas 6

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