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elaborado por dr edgar hernán gallo montoya consultor metodología de gestión productiva de servicios de salud coordinado por dr reynaldo holder asesor regional servicios de salud regional advisor health services proyecto servicios integrados de salud Área de sistemas y servicios de salud basados en aps ops/oms paho/who noviembre de 2011 washington dc la organización panamericana de la salud dará consideración muy favorable a las solicitudes para reproducir o traducir íntegramente o en parte alguna de sus publicaciones las solicitudes y las peticiones de información deberán dirigirse a servicios editoriales Área de gestión del conocimiento y comunicación kmc organización panamericana de la salud washington d.c estados unidos de américa que tendrá sumo gusto en proporcionar la información más reciente sobre cambios introducidos en la obra planes de reedición y reimpresión y traducciones ya disponibles © organización panamericana de la salud 2011 las publicaciones de la organización panamericana de la salud están acogidas a la protección prevista por las disposiciones sobre reproducción de originales del protocolo 2 de la convención universal sobre derecho de autor reservados todos los derechos las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no implica por parte de la secretaría de la organización panamericana de la salud juicio alguno sobre la condición jurídica de países territorios ciudades o zonas o de sus autoridades ni respecto al trazado de sus fronteras o límites la mención de determinadas sociedades mercantiles o de nombres comerciales de ciertos productos no implica que la organización panamericana de la salud los apruebe o recomiende con preferencia a otros análogos salvo error u omisión las denominaciones de productos presentados llevan en las publicaciones de la ops letra inicial mayúscula.

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ya hemos considerado la necesidad de parametrizar la información del sistema de información gerencial de acuerdo a matrices de captura que permiten agruparla de tal manera que pueda ser procesada y comparada ahora analizaremos algunas condiciones y características necesarias de la información requerida para la construcción de los indicadores y el análisis de la información en el perc las condiciones serán catalogadas desde los centros de producción y la alimentación de los datos de los informes generados por el perc producción eficiencia costos y rendimientos además de los indicadores del tablero de control.

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la clasificación de los centros de producción es la base de la construcción del sistema de información gerencial al mismo tiempo la identificación de los productos de cada uno de ellos se convierte en el elemento básico de construcción de la información cada centro de producción puede tener hasta dos productos primario y secundario los productos son el resultado final de la aplicación de los procesos procedimientos y actividades en cada área funcional o unidad estratégica de negocio el producto es el elemento identificable que puede ser cuantificado que es independiente de otros centros de producción los centros de producción catalogados como servicios finales que son operativos y asistenciales deben cuantificar su producción de manera directa y no requiere de distribución por otros servicios sin embargo los centros de producción denominados servicios de apoyo que son asistenciales y corresponden a los servicios de apoyo terapéutico y diagnóstico deben identificar su producción directa y la distribución en los servicios finales todos los centros de producción con excepción de los administrativos deben identificar sus productos.

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atenciones urgencias pruebas laboratorio egresos dco hospitalizaciÓn estudios rayos x despachos consulta consulta ambulatoria servicio farmacÉutico actividades promociÓn y prevencÓn en este ejemplo consideramos algunos servicios finales y de apoyo con sus productos finales los servicios de apoyo deben distribuir su producción total a los diferentes servicios finales con el objeto de la distribución final del costo.

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urgencias 4500 36 hospitalizaciÓn 2000 16 laboratorio miremos un ejemplo del esquema anterior para el servicio de laboratorio no será suficiente determinar que en un período dado su producción fue de 12500 pruebas debe determinar el número de pruebas realizado a cada servicio final y se establece un peso porcentual de cada servicio sobre el costo final en otras palabras el costo del centro de producción de laboratorio será distribuido a cada servicio final de acuerdo al uso del servicio de apoyo establecido por el peso porcentual del consumo del servicio consulta ambulatoria 3200 26 12500 pruebas promociÓn y prevencÓn 2800 22%

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el éxito de los instrumentos de recolección de la información de producción de los diferentes servicios radica en un trabajo de quipo entre los jefes de sistemas de información o estadística de la institución y los responsables o jefes de los servicios un buen instrumento de recolección debe evitar sobre cargas de trabajo de los operadores en los servicios debe ser de fácil manejo y estar socializado para que cualquier miembro del equipo de trabajo de los servicios pueda diligenciarlo o detectar fallas de recolección de la información sin embargo se debe nombrar un responsable directo de la generación de los datos el instrumento deber ser probado y evaluado para confirmar su eficiencia en la recolección de la información y los datos necesarios para alimentar el sistema de información gerencial siempre se deben retroalimentar los resultados a los miembros del equipo del área y cualquier cambio en la estructura de la información de los datos o de los instrumento de recolección debe ser informada a todo el equipo.

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cada servicio debe diseñar y construir los instrumentos necesarios de recolección de la información si en la institución existe un software de facturación o de registro de actividades debe configurarse con los centros de producción seleccionados si no existe ningún software se construyen planillas de recolección de la información por ejemplo para un servicio de imagenología con rayos x y ecografía se construye un instrumento de recolección donde se reporten los estudios radiológicos y ecográficos realizado a cada servicio por cada día de atención cirugía urgencias observación urgencias consulta médica ambulatoria uci adultos uci pediátrica promoción y prevención hospitalización general dÍa 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 rayos x ecografía rayos x ecografía rayos x ecografía rayos x ecografía rayos x ecografía rayos x ecografía rayos x ecografía rayos x ecografía total

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la información requerida por el recurso humano esta sustentada en que todos los empleados colaboradores y trabajadores de la institución deben identificar su tiempo laborado en los diferentes centros de producción si bien la oficina de recurso humano es la responsable de esta información existen algunos detalles a considerar desde el área de recurso humano se identifican los colaboradores y empleados con su modalidad de contratación su asignación laboral sus ingresos por honorarios las deducciones de ley y cualquier tipo de erogación asociado al personal tenemos otros elementos no identificables este fenómeno ocurre especialmente en profesionales que laboran en diferentes centros de producción o áreas por ejemplo un médico realiza sus actividades en diferentes servicios incluso en un mismo día por ejemplo si se encuentra en sala de hospitalización y debe atender un parto o estando asignado a urgencias debe realizare una ayudantía quirúrgica urgente esta identificación es fundamental para la real asignación del tiempo y por tanto del valor a los centros de producción es responsabilidad directa entonces de los jefes de servicios identificar los detalles de la información del recurso humano.

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cada uno de los colaboradores tiene la responsabilidad directa de diligenciar sus tiempos laborados de acuerdo a los servicios o centros de producción donde realice sus actividad no puede realizarse por cuadro de turnos ya que puede presentar desviaciones por ejemplo si un médico tiene en el día de hoy asignación por cuadro de turnos en hospitalización con 12 horas para el día pero a las 7 am debe asistir a una reunión de personal cuya duración es de 2 horas y posteriormente debe atender un parto con una duración de 1 hora este médico ya no laboró 12 horas en hospitalización su asignación por centros de pro sería entonces así 9 horas en centro de producción de hospitalización 2 horas en centro de producción administración y 1 hora en centro de producción sala de parto si solo se considerara la asignación de cuadro de turnos el centro de producción tendría cargadas 12 horas del médico cuando realmente solo recibió le beneficio de 9 horas laboradas en este caso se castiga con el costo a este servicio mientras que los otros dos estaría beneficiados ya que recibieron el tiempo del médico más no el costo de las horas usadas.

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recordemos que el sistema de información gerencial que se esta implementando tiene como elemento fundamental del análisis de la información el sistema de costos este sistema esta sustentado en metodología de asignación de costos por actividad donde tratamos de llevar todas las erogaciones posibles al centro de producción asignado o que las consuma si consideramos que en una empresa prestadora de servicios el recurso humano asciende a más del 65 del total del costo es muy importante dedicar esfuerzo a realizar una correcta asignación de esta erogación dia 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 consulta ambulatoria 8 8 urgencias hospitalización promoción y prevención sala de partos puesto de administr salud ación total 8 8 12 0 12 8 8 8 12 0 8 8 12 0 8 8 0 8 8 12 12 0 12 12 0 8 0 0 8 0 0 10 10 8 8 8 12 8 8 2 2 2 10 8 8 8 8 12 12 12 12 8 8 total 74 44 10 44 2 24 2 200 en un instrumento de recolección como este podemos determinar el tiempo laborado un médico contratado por 200 horas mensuales distribuido en cada uno de los centros de producción en los que laboró durante el mes evaluado al final tenemos el tiempo total que será llevado en el costo a cada centro de producción.

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cada uno de los empleados debe ser llevado a una matriz general para la consolidación de la información donde se consideren los centros de producción y las horas laboradas de cada colaborador de acuerdo a los instrumentos de recolección personal observe que algunos empleados tienen destinación específica a un solo centro de producción por ejemplo bacteriólogos y odontólogos en este caso solo deben reportar las horas destinadas a los centros de producción administrativos o gerenciales lavanderia y roperia 385 horas contratadas consulta externa administraciÓn y financiera centro de salud altamira 874 hospitalizaciÓn sala de partos imagenologÍa servicio farmaceutico centro de recuperaciÓn nutricional odontologÍa ambulancias laboratorio cargo total horas programadas por centro de costos 12552 366 3297 1475 736 527 591 63 366 4 832 480 905 375,5 360 medico medico medico medico medico medico medico medico auxiliar de farmacia bacteriologo odontolÓgo auxiliar de enfermeria auxiliar de enfermeria auxiliar de enfermeria auxiliar de enfermeria auxiliar de enfermeria auxiliar de enfermeria auxiliar de laboratorio regente auxiliar de informaciÓn en salud auxiliar de farmacia 183 183 183 183 183 183 183 183 183 183 183 183 183 183 183 183 183 183 183 183 184 183 24 1 66 48 72 103 94 1 67 102 60 54 48 66 12 1 3 4 4 4 70 183 183 69 74 75 110 29 37 148 91 67 64 68 6 2 4 3 2 32 15 14 16 176 183 88 126 transporte urgencias p y p pab gerencia

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