EKSA MPJ

 

Embed or link this publication

Description

Versi 2/2019

Popular Pages


p. 1



[close]

p. 2

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS PERBANDARAN JASIN 1. TUJUAN Panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua warga kerja di Majlis Perbandaran Jasin (MPJ) dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Panduan ini menjelaskan konsep EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan oleh pihak MAMPU dan kaedah pelaksanaan EKSA di Majlis Perbandaran Jasin. Sebagai tambahan, panduan ini adalah sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon. EKSA yang merupakan kesinambungan dari Amalan 5S haruslah dilihat sebagai satu program yang menggalakkan semua zon di MPJ agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian perkhidmatan. Melalui panduan ini diharapkan dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat agar semua warga MPJ dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif. 2. PENGENALAN EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S dengan penambahbaikan lima (5) elemen baru bagi menyokong persekitaran kerja yang lebih kondusif iaitu: • Imej Korporat; • Kreativiti dan Inovasi; • Amalan Hijau; • Persekitaran Kondusif; dan • Kepelbagaian Agensi. Langkah penjenamaan semula Amalan 5S adalah perlu dan sesuai serta seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing MPJ disamping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga kerja. 2 | 30

[close]

p. 3

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 Pelaksanaan EKSA di MPJ merupakan kesinambungan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S yang telah dilaksanakan sejak 2011. Walaubagimanapun ia tetap dirancang dengan teliti bagi memastikan EKSA dapat dilaksanakan dengan jaya. Kejayaan amalan ini juga atas penglibatan pihak pengurusan atasan sebagai pendorong dan kerjasama serta komitmen semua warga kerja MPJ. Pelaksanaan EKSA di MPJ melalui peringkat-peringkat seperti berikut: i. Peringkat Pertama • Melaksanakan kursus untuk memberi pemahaman kepada kakitangan; • Memberi penjelasan mengenai perbezaan antara EKSA dan 5S; • Mendapatkan komitmen sepenuhnya pihak pengurusan untuk pelaksanaan EKSA; dan • Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan dan Jawatankuasa Kerja EKSA. ii. Peringkat Kedua • Mempromosikan EKSA melalui Majlis Pelancaran semasa perhimpunan bulanan Pentadbiran MPJ; • Melantik Jawatankuasa Kerja dan Ketua Zon dan menghebahkan tanggungjawab Jawatankuasa/Ketua Zon; • Mengemaskini semula Pelan Lantai; • Menyediakan Buku Garis Panduan EKSA; dan • Melaksanakan gotong royong. iii. Peringkat Ketiga • Mengadakan Kursus untuk Juruaudit Dalaman EKSA; dan • Menetapkan tarikh Audit Dalaman EKSA. iv. Peringkat Keempat • Memberi pengiktirafan EKSA secara berkala kepada zon terbaik; dan • Mendapat dan mengekalkan pensijilan daripada MAMPU. 3 | 30

[close]

p. 4

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 3. PRINSIP AMALAN 5S 3.1 Sisih Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Aktiviti sisih melibatkan: a. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera; b. Item yang ada nilai tetapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur; dan c. Item tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi untuk dilupuskan perlu menentukan kaedah/kos yang paling rendah. 3.2 Susun Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Aktiviti ini melibatkan: a. Penyusunan item dalam aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu); b. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada item; c. Menyimpan item mengikut kategori; d. Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat; dan e. Semasa bekerja fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja berada di atas meja, selepas digunakan fail dan item perlu disimpan semula ke tempat asal. 3.3 Sapu Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja. Aktiviti ini melibatkan: a. Menetapkan pemilik bagi ruang/perkakas dan mesin; 4 | 30

[close]

p. 5

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 b. Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan; dan c. Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan penyelenggaraan. 3.4 Seragam Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa. 3.5 Sentiasa Amal Tindakan yang diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan amalan EKSA. Aktiviti ini melibatkan: a. Audit dalaman dilakukan secara berkala; b. Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan; c. Mewujudkan sistem pengiktrafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga MPJ; dan d. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan melalui latihan. 5 | 30

[close]

p. 6

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 4. PRINSIP AMALAN EKSA 4.1 Imej Korporat Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian setiap zon. Keselamatan persekitaran perlu diberi keutamaan. Contoh kawasan yang memerlukan penampilan imej korporat ialah: a. Kaunter; b. Susun atur perabot; dan c. Ruang guna sama. 4.2 Kreativiti dan Inovasi Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, warga MPJ digalakkan membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Warga MPJ digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (think out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat. Contoh perkara yang menampak kreativiti dan Inovasi ialah: a. Tempat simpanan alat tulis; b. Pelabelan; dan c. Memendekkan proses kerja. 4.3 Amalan Hijau Aspek amalan hijau ditekankan di tempat kerja dan membuat analisa penjimatan kepada amalan penjimatan yang dilaksanakan. Contoh amalan ialah:  Kitar semula;  Peringatan penjimatan;  Penjimatan elektrik; dan  Penjimatan kertas. 6 | 30

[close]

p. 7

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 4.4 Persekitaran Kondusif Penekanan diberikan kepada penyampaian perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Contoh aktiviti ini ialah: a. Kemudahan pekerja OKU; b. Ruang kerja yang kemas; dan c. Ruang menunggu yang selesa. 4.5 Kepelbagaian Agensi Penilaian dalam auditan adalah merangkumi aspek generik dan khusus kerana mengambil kira kepelbagaian premis dan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one size fits all semasa dalam amalan 5S kurang mencakupi keperluan kepelbagaian agensi. 5. PELAKSANAAN EKSA DI MAJLIS PERBANDARAN JASIN 5.1 Dasar EKSA “Majlis Perbandaran Jasin Komited mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun untuk meningkatkan produktiviti dan kualiti penyampaian perkhidmatan”. 5.2 Objektif EKSA a. Menambahbaik persekitaran tempat kerja; b. Meningkatkan kualiti dan produktiviti warga kerja; c. Meningkatkan budaya kerja berpasukan; d. Meningkatkan budaya berinovasi; dan e. Mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan amalan hijau. 7 | 30

[close]

p. 8

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 5.3 Logo EKSA Keterangan Logo: • Lingkaran anak panah bulatan menunjukkan komitmen MPJ mengamalkan EKSA secara berterusan • Lima Kelopak bunga membentuk Kelopak Bunga Alamanda iaitu bunga rasmi MPJ. • Logo MPJ berada di atas bunga bermaksud keutuhan warga kerja mengangkat nama MPJ menerusi budaya EKSA. • Kelopak bunga beserta bentuk bulat ditengah melambangkan enam (6) zon didalam EKSA MPJ: Ungu – Zon Musytari Merah – Zon Zuhal Biru – Zon Neptune Hijau – Zon Bumi Kuning – Zon Venus Putih – Zon Marikh 8 | 30

[close]

p. 9

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 5.4 Penubuhan Jawatankuasa a. Jawatankuasa Pelaksana EKSA Penasihat Pengerusi Timbalan Pengerusi Penyelaras Jawatankuasa Latihan Jawatankuasa Promosi Jawatankuasa Audit Ahli Jawatankuasa Yang Dipertua Setiausaha Pengarah Perancang Bandar Pengarah Pengurusan Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Pengarah Korporat dan Khidmat Masyarakat Ketua Unit Audit Dalam Pengarah Kejuruteraan Pengarah Landskap & Perkhidmatan Bandar Pengarah Kawalan Pelesenan Pengarah Teknologi Maklumat Pengarah Penilaian & Pengurusan Harta Pengarah Kawalan Bangunan Pengarah Kewangan Pengarah Penguatkuasaan Ketua Unit Undang-Undang Ketua Unit OSC 9 | 30

[close]

p. 10

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 b. Struktur Jawatankuasa Kerja EKSA PENASIHAT Yang Dipertua PENGERUSI Setiausaha TIMBALAN PENGERUSI Pengarah Perancang Bandar PENYELARAS Pengarah Pengurusan JAWATANKUASA LATIHAN JAWATANKUASA AUDIT JAWATANKUASA PROMOSI 5.5 Peranan Jawatankuasa Pengerusi • Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksana EKSA; • Membentuk pelan tindakan pelaksana EKSA; • Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan; • Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan; • Melantik Penyelaras, Ketua Jawatankuasa Kecil dan Fasilitator; • Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan; • Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan • Memantau kemajuan pelaksana EKSA melalui contoh amalan terbaik. 10 | 30

[close]

p. 11

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 Fasilitator • Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli; • Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang telah disediakan; • Menentukan pembahagian zon; • Menjadikan perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelasana; dan • Menyelaras dan memantau aktiviti. Urusetia • Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA; • Menyelaras program EKSA MPJ; • Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA; • Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA; • Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan • Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi. Jawatankuasa Promosi • Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA; • Mengenalpasti aktiviti/pertandingan/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelasanaan EKSA; • Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang; • Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan • Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga jabatan/agensi. 11 | 30

[close]

p. 12

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 Jawatankuasa Audit • Menyediakan kriteria audit dalam EKSA; • Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA; • Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit; • Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu; • Menyediakan laporan keseluruhan audit dalaman; dan • Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan. Jawatankuasa Latihan • Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi; • Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; • Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya. 12 | 30

[close]

p. 13

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 5.6 Pembahagian Zon EKSA Tujuan pembahagian zon EKSA adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan pengawasan amalan EKSA. Senarai lima (5) zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA di MPJ ialah: BIL NAMA ZON TEMPAT KETUA ZON 1. Zon Musytari Aras Bawah Wing Kiri Puan Farahdina bte Azman 2. Zon Zuhal Aras Bawah Wing Puan Yuhanis bte Yaakup Kanan 3. Zon Neptune Aras Satu Wing Kiri Haji Zainuddin bin Samad 4. Zon Bumi Aras Satu Wing Kanan Encik Abdul Hafidh bin Saleman 5. Zon Venus Aras Dua Puan Zairah bte Ibrahim 6. Zon Marikh Atas Bumbung (Roof Encik Muhammad Top) & Persekitaran Fahrurrazi bin Saad Luar Vista Alamanda 13 | 30

[close]

p. 14

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 5.7 Pelan Lantai Zon 14 | 30

[close]

p. 15

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 2/2019 15 | 30

[close]

Comments

no comments yet