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topkontor handbuch impressum ©2000 2009 blue:solution software gmbh münsterstraße 57a d-48431 rheine tel 05971-914486-0 fax 05971-914486-90 informationen über unsere produkte info@bluesolution.de internet http www.bluesolution.de fragen zur bedienung des programms beantwortet ihr fachhändler alle rechte vorbehalten weitergabe und vervielfältigung dieser dokumentation oder von teilen daraus sind in welcher form und zu welchem zweck auch immer ohne die ausdrückliche schriftliche genehmigung durch die blue:solution software gmbh ausdrücklich untersagt 2

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inhaltsverzeichnis inhaltsverzeichnis impressum 2 willkommen in topkontor 9 informationen zur funktionsweise 9 handbücher 9 online-hilfen 9 dokumente auf der cd 10 wenn sie trotzdem nicht mehr weiter wissen 11 netzwerk-server 12 netzwerk-client 12 weitere anforderungen an das netzwerk 12 einplatzrechner 13 grundsätzlich für alle installationsarten 13 speicherplatz 13 betriebssysteme server 13 betriebssysteme clients und einplatz 14 einzelner arbeitsplatz 15 server installation 22 peer to peer oder client-server 22 installationsvorgang 22 hauptfenster 27 menü ansicht 27 allgemeine bedienungshinweise 31 programmanpassungen 32 rechtschreibprüfung 35 benutzerverwaltung 36 anlegen eines neuen benutzers 36 benutzer mandant wechseln 37 mandantenassistent 38 programmeinstellungen 43 betriebsdaten 43 anschriftsfeld-auftragsbearbeitung 44 oberfläche 44 vorschlagswerte 45 dokumente 50 kalkulation 56 hilfe internet und informationen 11 systemvoraussetzungen 12 installation 15 allgemeine hinweise 27 programmeinstellungen 38 3

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topkontor handbuch währung 57 schnittstellen 58 firmenkalender 58 einstellungen der zusatzmodule 59 aktuelle aufgaben wiedervorlage 60 anruferkennung 61 datenreorganisation 64 formulareditor 65 formular bearbeiten 65 auswertungen reportgenerator 70 textverarbeitung 73 menü datei 73 speichern unter 78 speichern als vorlage 78 drucken 78 beenden 78 menü bearbeiten 79 menü ansicht 80 menü format 81 menü einfügen 82 menü optionen 84 menü fenster 84 kunden/lieferanten/freie adressen 87 mitarbeiterstamm 99 lohngruppen 104 artikel 107 leistungen 121 preisfindung 129 textbausteine 139 tabellen 142 globale tabellen 146 tabellenübersicht 147 mandantensicherung 154 stammdaten 85 datenservice 148 datenübernahme und schnittstellen 161 datenübernahme datenimport 161 datanorm 162 datanorm online 171 eldanorm 175 bürgerle-zeiten 178 elmer 179 4

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inhaltsverzeichnis zveh 180 gaeb in leistungsstamm 182 leistungsverzeichnis 183 universalschnittstelle 184 fremddatenimport 187 einlesen von gaeb-daten 187 mareon schnittstelle 190 einstellungen 190 mareon online 195 erste schritte in mareon 200 das arbeiten mit mareon 205 auftrag abrechnen 210 mareon offline 213 wichtige hinweise 214 fehlermeldungen in mareon 216 outlook schnittstelle 218 ugl schnittstelle 223 ugs schnittstelle 232 erstellung eines neuen dokuments 237 dokument-einstellungen 238 dokument zahlungsbedingungen 242 vor und nachtexte 243 positionsbearbeitung grundsätzliches 244 bearbeitungsreihenfolge Übersicht 260 bereits erstellte dokumente bearbeiten 262 dokumente umwandeln 263 sonderlisten menü ansicht 264 teil und abschlagsrechnungen 267 dokumente drucken 271 e-mail versand 271 dokumentassistent 273 dokumente ein auslagern 274 dokumentarten auslagern 274 dokumentarten einlagern 275 brutto nettoabzüge 276 rechnungsabschluss in kumulativen vorgängen 279 freies aufmass anlegen 284 aufmass ­ positionsbearbeitung 286 kopierfunktionen 288 spaltenaufmass anlegen 295 dokumentbearbeitung 237 externes aufmass 284 5

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topkontor handbuch raumaufmass anlegen 296 raumaufmasse mit den positionen abgleichen 299 aufmass in ein dokument übergeben 299 ein bestehendes dokument in ein aufmass übernehmen 301 die aufmassmengen in das basisdokument zurückschreiben 301 teilaufmass 302 schlussaufmass 304 anbindung distanzmessgerät 305 einstellungen 308 funktionen zur projektverwaltung 313 einstellungen reparaturauftrag 319 reparaturauftrag neu anlegen 321 reparaturauftrag abrechnen 325 weitere funktionen 327 reparaturaufträge mit mobileobjects tomtom works 327 zusätzliche funktionen im reparaturauftrag 330 projektverwaltung 312 reparaturaufträge 318 rechnungseingang rechnungsausgang 333 lagerverwaltung 339 lager-center 339 lager 341 lagerbuchung 342 dokument-buchung 345 lagerverwaltung servicefunktionen 346 seriennummerverwaltung 348 lagerzugang 348 lagerabgang 349 seriennummern verwalten 350 seriennummern im dokument 352 inventurassistent 353 allgemeines 353 starten des inventurassistenten 353 einen neuen termin anlegen 359 einen termin öffnen 362 einen termin löschen 362 neuen reparaturauftrag erstellen 362 Übernahme einer rechnung in das rechnungsausgangsbuch 333 rechnungseingangsbuch 335 rechnungsausgangsbuch 337 kalender 358 offene posten-verwaltung zusatzmodul 364 6

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inhaltsverzeichnis einstellungen 365 buchungserfassung 370 rechnungseingang 378 kassenbuch 383 clearing 387 eingang 388 ausgang 390 mahnwesen 394 datev-Übergabe 398 buchungsjournal drucken 399 auswertung 400 nachkalkulation zusatzmodul 401 unterteilung eines projektes 404 lohnerfassung 412 nachkalkulation rapporterfassung 415 auswertungen 416 einstellungen 416 neuen nachkalkulationsbeleg erstellen 417 einstellungen 420 anlagentypen 423 register mess sollwerte 423 register tech daten 1 und tech daten 2 423 register anlagenbeschreibung 424 register arbeitsbeschreibung 424 vertragstypen 425 anlagenverwaltung 427 vertragsverwaltung 433 wartung service projektverwaltung 437 w&s ­ projektinformationen 439 neues wartungs serviceprojekt 439 vertrag bzw anlage im w&s ­ projekt erstellen 440 wartungsvertragsdokument erstellen 441 wartungsaufgaben 441 einstellungen 447 allgemeine einstellungen 447 konten 450 druck 450 kassenparameter 451 bareinlage 452 nachkalkulationskonten naka-konten 401 wartung service zusatzmodul 420 barverkaufkasse zusatzmodul 447 7

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topkontor handbuch barentnahme 453 kasse 453 kassenabschluss 457 liste der bons 458 liste der abschlüsse 458 bestellen 460 wareneingang 463 liefermahnung 465 rücklieferung 465 bestellcenter einstellungen 466 weitere funktionen 468 bestellcenter 459 mobil 469 mobil produkte allgemein 469 organizer export von terminen und adressen 469 allgemeines 469 installation der pc-software 470 einrichten von profilen 471 termine 472 adressen 472 export zu einem pocket-pc 473 allgemeines 473 kurzreferenz zu den schaltflächen 474 aufmasstypen 475 hilfe zur pc-software 475 erster aufruf der software für den personalcomputer 475 daten importieren 477 raumaufmass 479 anlegen eines raumaufmasses 479 erfassen von räumen und flächen 481 flächenerfassung 482 freies aufmass 485 anlegen eines freien aufmasses 485 erfassen von positionen 485 flächenerfassung 486 spaltenaufmass 486 anlegen eines spaltenaufmasses 486 erfassen von positionen 487 flächenerfassung 487 kontakt zu blue:solution 489 index 490 8

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topkontor handbuch willkommen in topkontor informationen zur funktionsweise dieses programm bietet ihnen informationen auf mehreren wegen an gedruckte handbücher online-hilfen dokumente auf cd handbücher das handbuch das sie hier in händen halten führt sie anhand ausgesuchter beispiele der firma sanitär ­ heizung ­ klima gmbh durch das programm die handbücher und die anderen informationssysteme die dem programm beigegeben sind ergänzen einander online-hilfen mit dem programm liefern wir ihnen online-hilfen diese hilfedateien bieten ihnen am bildschirm während sie mit dem programm arbeiten nähere erläuterungen damit sie in vielen fällen gar nicht erst das handbuch zu rate ziehen brauchen sie können direkt aus dem arbeitszusammenhang heraus die gewünschte information abrufen so rufen sie die hilfe auf sie können die hilfe kontextsensitiv oder über das menü «hilfe» aufrufen kontextsensitiv heißt dass sie an einer bestimmten stelle im programm über die taste [f1 einen hilfetext auf den bildschirm holen der exakt zu ihrem jeweiligen arbeitszusammenhang passt unabhängig davon ob sie die hilfe über mit der funktionstaste [f1 oder das menü «?» aufgerufen haben zeigt sie folgenden aufbau 9

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topkontor handbuch so gehen sie mit der online-hilfe um benutzen sie die navigationsbutton von ihrem internetbrowser um in der hilfe zu navigieren inhalt mit diesem button öffnen sie im linken fenster die explorer struktur und können die gewünschten kapitel auswählen Öffnen sie einzelne kapitel mit doppelklick index mit diesem button öffnen sie im linken fenster den index geben sie ein suchwort ein um die auswahl einzugrenzen suchen aktivieren sie diesen button um die gesamte hilfe nach bestimmen begriffen zu durchsuchen dokumente auf der cd auf der cd finden sich textdateien im winword-format bzw pdfformat die noch aktuellere informationen enthalten sie können solche 10

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topkontor handbuch texte direkt von der cd aufrufen oder aber auf ihrer festplatte ablegen und dann aufrufen wenn sie trotzdem nicht mehr weiter wissen ansprechpartner in allen zweifelsfällen und bei problemen aller art ­ von der installation der software bis zu fragen nach bestimmten arbeitsgängen ­ ist ausschließlich ihr fachhändler bei dem sie das jeweilige produkt erworben haben fragen sie bitte dort nach wenn sie weitergehende hilfe benötigen hilfe internet und informationen Über «?» gelangen sie zur hilfe ins internet und erhalten nähere informationen zum topkontor Über « hilfe» bzw [f1 öffnen sie das fenster der programmhilfe die benutzung der hilfe verläuft analog zu den windows-hilfen rufen sie über « tipp-box zeigen» die topkontor tipp-box für einsteiger auf sie enthält neben nützlichen tipps zur programmnutzung auch eine liste der tastaturkürzel den so genannten shortcurts wählen sie « internet» um direkt auf die blue:solution-homepage zu gelangen programm-informationen erhalten sie über « programminformation» angezeigt werden ihnen die produktversion die seriennummer lizenzträger-adresse und ihre zusatz-module nicht zuletzt können sie bei bedarf über die schaltfläche lizenzdiskette einlesen die 11

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topkontor handbuch systemvoraussetzungen folgende systemvoraussetzungen gelten für den betrieb und die installation von topkontor netzwerk-server min pentium prozessor oder kompatibel mit 1 ghz taktfrequenz 512 mb arbeitsspeicher cd-rom-laufwerk 300 mb freier festplattenspeicher hinweis zum effizienten und komfortablen arbeiten empfehlen wir einen pentium iv prozessor oder kompatibel mit 2 ghz taktfrequenz oder höher sowie mindestens 1024 mb arbeitsspeicher weiterhin sollte bei einem peer-to-peer-netzwerk ab drei arbeitsplätzen ein separater server eingerichtet werden netzwerk-client min pentium prozessor oder kompatibel mit 1 ghz taktfrequenz 256 mb arbeitsspeicher cd-rom-laufwerk laserdrucker oder tintenstrahldrucker oder zugriff über einen netzwerkdrucker min 17 monitor bildschirmauflösung super vga mit mind 1024 x 768 pixel hinweis wir empfehlen ihnen einen pentium iv prozessor oder kompatibel mit 2 ghz taktfrequenz oder höher sowie mindestens 512 mb arbeitsspeicher weitere anforderungen an das netzwerk ausschließlich nur 100 mbit-netzwerkkarten -kabel -hubs etc achten sie bitte darauf dass diese produkte qualitätsprodukte sind 12

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topkontor handbuch einplatzrechner min pentium prozessor oder kompatibel mit 1 ghz taktfrequenz 256 mb arbeitsspeicher cd-rom-laufwerk laserdrucker oder tintenstrahldrucker oder zugriff über einen netzwerkdrucker min 17 monitor bildschirmauflösung super vga mit mind 1024 x 768 pixel hinweis wir empfehlen ihnen einen pentium iv prozessor oder kompatibel mit 2 ghz taktfrequenz oder höher sowie mindestens 512 mb arbeitsspeicher grundsätzlich für alle installationsarten speicherplatz sie sollten min 300 mb freien speicherplatz auf der festplatte zur verfügung haben dieser speicherplatz wird für die installation inkl der demomandanten benötigt abhängig von ihrem datenvolumen stammdaten und bewegungsdaten muss ggf weiterer speicherplatz zur verfügung stehen bedenken sie dass auch das betriebssystem windows weiteren speicherplatz z.b für das virtuelle auslagern benötigt betriebssysteme server windows 2000 inkl servicepack 4 windows 2000 server inkl service pack 4 windows xp professional inkl service pack 3 windows 2003 server windows 2008 server novell-netware ab version 5.x suse linux voraussetzungen samba-server konfigurierten freigaben mit 13

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topkontor handbuch betriebssysteme clients und einplatz windows 2000 inkl service pack 4 windows xp home edition inkl service pack ausschließlich für einplatzinstallationen windows xp professional edition inkl service pack 2 windows vista inkl service pack 1 3 14

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topkontor handbuch installation bei der installation folgen sie den anweisungen des installationsassistenten einzelner arbeitsplatz sie legen dazu die cd des topkontor programms in das cd-romlaufwerk ihres rechners der installations-assistent wird automatisch gestartet sie erhalten folgendes fenster klicken sie hier auf [weiter 15

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