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topkontor erste schritte anmeldung und benutzer nach erfolgreicher installation können sie anhand des benutzers die rechtsfreigabe steuern dazu ist nach der installation des programms topkontor der benutzer administrator sichtbar dieser benutzer hat zunächst alle rechte ein paßwort für diesen benutzer existiert nicht sie erhalten daraufhin den folgenden dialog startdialog klicken sie mit der linken maustaste auf den schalter ok um in das programm topkontor zu gelangen ein kennwort brauchen sie an dieser stelle nicht eingeben zunächst sehen sie den startbildschirm des programms topkontor mit seiner menü sowie iconleiste menüleiste iconleiste der hauptbildschirm ist noch leer d.h das programm wartet nunmehr auf ihre befehle blue:solution software gmbh seite 3 von 31

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topkontor erste schritte das eigentliche programm Öffnen sie nach dem aufruf des programms die projektverwaltung durch klick auf auftragsbearbeitung projektverwaltung es öffnet sich die projektverwaltung projektverwaltung der große vorteil gegenüber einer vielzahl von anderen softwareprodukten für das baunebengewerbe ist daß auch dokumente erstellt werden können die keinen projektbezug haben diese dokumente werden nach ihrer erstellung in das sammelprojekt dokumente ohne projektzuordnung abgespeichert blue:solution software gmbh seite 4 von 31

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topkontor erste schritte ein weiterer vorteil ergibt sich aus der philosophie der projektverwaltung da das programm nicht voraussetzt daß bei der erstellung von neuen dokumenten ein projekt vorhanden sein muß dies bedeutet daß zunächst ein dokument erstellt werden kann welches erst später nach seiner fertigstellung unter einem projekt abgespeichert werden kann selbst für dokumente die keinem projekt zugeordnet wurden besteht noch im nach hinein die möglichkeit diese einem projekt per drag and drop zuzuordnen bei den mitgelieferten demomandanten ist jeweils das letzte projekt mit sicherheitseinbehalten versehen diese projekte unterscheiden sich zu den normalen projekten dadurch daß bei den dokumenten zu diesen projekten im abschlußbereich des dokuments der sicherheitseinbehalt vom programm aus automatisch gesetzt wird neues projekt erstellen um ein neues projekt zu erstellen gehen sie bitte wie folgt vor ein neues projekt erstellen blue:solution software gmbh seite 5 von 31

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topkontor erste schritte 1 klicken sie auf den ­ button in der projektverwaltung 2 es öffnet sich der dialog zur auswahl eines kunden kundenauswahl-fenster 3 wählen sie nun den kunden müller frank saerbeck aus klicken sie dazu einfach auf den button in der folge wird nun der kundenauswahldialog geschlossen und der kunde müller frank saerbeck in die projektverwaltung eingetragen 4 vergeben sie nun in der betreff-zeile der projektverwaltung einen beliebigen betreff z.b elektrosanierung durchführen verkabelung und sicherungen bemerkungen zum projekt und bestätigung 5 klicken sie dann auf den button um das projekt zu speichern 6 nachdem sie nun das projekt gespeichert haben kann mit der dokumentenerstellung und der positionserfassung begonnen werden blue:solution software gmbh seite 6 von 31

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topkontor erste schritte neue dokumente erstellen und bestehende dokumente Öffnen es bestehen mehrere möglichkeiten neue dokumente zu erstellen oder bestehende dokumente aufzurufen entscheidend hierbei ist jedoch die einfachheit der dokumentenbearbeitung Ähnlich den funktionalitäten von microsoft word können positionstexte markiert und selbstverständlich formatiert werden grundsätzlich bieten sich mit dem programm topkontor zwei varianten an um dokumente zu erstellen und zu bearbeiten bzw um bereits bestehende dokumente zwecks weiterverarbeitung zu öffnen eine dieser varianten wird anhand der nachfolgenden arbeitsschritte näher erläutert die beispielvariante bezieht sich auf das neu angelegte beispielprojekt dessen erstellung auf den seiten 4 bis 6 erläutert wurde beispielvariante projektorientiert sie befinden sich wie in unserem beispiel seite 4 bis 6 innerhalb der projektverwaltung klicken sie in der menüzeile auf die folgenden button weiteres neues dokument zum projekt erstellen angebot um ein neues angebot zu erstellen neues angebot erstellen blue:solution software gmbh seite 7 von 31

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topkontor erste schritte um eine neue auftragsbestätigung zu erstellen klicken sie in der menüzeile weiteres neues dokument zum projekt erstellen auftragsbestätigung neue auftragsbestätigung erstellen um eine neue rechnung zu erstellen klicken sie in der menüzeile weiteres neues dokument zum projekt erstellen rechnung neue rechnung erstellen um einen neuen lieferschein zu erstellen klicken sie in der menüzeile weiteres neues dokument zum projekt erstellen lieferschein neuen lieferschein erstellen blue:solution software gmbh seite 8 von 31

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topkontor erste schritte sämtliche o.a schaltflächen befinden sich innerhalb der menüleiste unter dem menüpunkt weiteres im fenster der geöffneten projektübersicht neue auftragsbestätigung erstellen neuen lieferschein erstellen neue rechnung erstellen innerhalb des o.a beispielprojekts wird nun ein neues angebot erstellt dazu klicken sie in der menüzeile weiteres neues dokument zum projekt erstellen angebot neues angebot erstellen um ein neues angebot zu dem angelegten projekt des herrn müller zu erstellen anschließend wird das dokument angebot geöffnet blue:solution software gmbh seite 9 von 31

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topkontor erste schritte Ändern sie ggf das dokumentendatum indem sie einfach auf das datum klicken anschließend öffnet sich der kalender neu geöffnetes angebot mit einem doppelklick auf das gewünschte datum wird der kalender geschlossen positionen erfassen und Ändern um positionen in das soeben erstellte angebot zu erfassen klicken sie auf die schaltfläche neue position auf der oben befindlichen iconleiste blue:solution software gmbh seite 10 von 31

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topkontor erste schritte sie erhalten nunmehr einen dialog in welchem sie wiederum die erwünschten positionstypen auswählen können dialog auswahl der positionsart in dem beispielprojekt wird jedoch die rechte maustaste für die positionsauswahl verwendet zudem wird in dem beispielprojekt ein titel einige materialien aus dem vorhandenen materialstamm einige manuelle positionen sowie eine blocksumme und der abschluß in das beispielangebot eingefügt klicken sie dazu mit der rechten maustaste in das soeben erstellte beispieldokument es öffnet sich nun das folgende dialogfenster dialogfenster positionserfassung blue:solution software gmbh seite 11 von 31

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topkontor erste schritte klicken sie mit der maus die option blocküberschrift titel an und vergeben sie eine bezeichnung für den nunmehr erstellten titel z.b los blocküberschrift titel hinweis zu einer blocküberschrift titel können bei bedarf bis zu vier untertitel hinzugefügt werden klicken sie erneut mit der rechten maustaste in das angebot es öffnet sich wiederum das dialogfenster positionserfassung blue:solution software gmbh seite 12 von 31

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topkontor erste schritte dialogfeld artikel einfügen im folgenden wählen sie die option artikel-position einfügen es öffnet sich ein fenster mit dem vorhandenen artikelstamm fenster artikelposition einfügen blue:solution software gmbh seite 13 von 31

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topkontor erste schritte innerhalb dieses fensters bietet sich ein absolutes highlight des programms topkontor an um einen speziellen artikel aus z.b 400.000 datensätzen zu suchen dazu nutzen sie die wortsuche wie auf der folgenden seite beschrieben hinweis sie können in diesem fenster auswählen ob der artikel oder innerhalb des leistungsstammes die leistung jeweils mit dem lang kurz oder lang und kurztext in das dokument übernommen werden soll info diese suchoption gilt ebenfalls für das leistungsverzeichnis sowie für den angelegten adressdatenstamm tippen sie in das feld wortsuche den begriff schalter ein und klicken sie anschließend auf die schaltfläche suchen das programm ignoriert dabei die tatsache ob der suchbegriff von ihnen in groß oder kleinschreibung eingetippt wurde wortsuche die sehr schnelle wortsuche präsentiert ihnen das ergebnis das programm topkontor durchsucht anhand der suchanfrage sämtliche artikeldatensätze in denen der begriff schalter enthalten ist blue:solution software gmbh seite 14 von 31

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topkontor erste schritte aufgrund ihrer suchanfrage nach dem begriff schalter werden sämtliche artikel aufgelistet in welchen der o.a suchbegriff enthalten ist suchergebnis nach dem begriff schalter klicken sie nun mit der maus doppelt auf den gewünschten artikel und geben sie anschließend die benötigte menge in der sich öffnenden maske ein bestätigen sie ihre eingabe mit einem mausklick auf den button dialogfenster mengenerfassung wiederholen sie diesen vorgang innerhalb des geöffneten fensters wenn eine weitere artikelposition innerhalb des angebotes übernommen werden soll welche den suchbegriff schalter enthält blue:solution software gmbh seite 15 von 31

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