Revista Gestão Jurídica - 9ª ed. - ano 2018 - Fácil | Espaider

 

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Publicação corporativa Fácil. A edição está repleta de novidades sobre o Espaider. Confira mais notícias sobre a Fácil e sobre o melhor e mais completo sistema de gestão para departamentos jurídicos e escritórios de advocacia em facil.com.br. Boa leitura!

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EDITORIAL 30 ANOS DE PRODUTIVIDADE O Sistema de Gestão Jurídica Espaider conquistou a confiança e a preferência de advogados e profissionais ligados ao direito por reunir características tecnológicas exclusivas que garantem maior eficiência, agilidade e produtividade aos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. O Espaider é utilizado hoje por milhares de profissionais entre advogados, seus clientes e auxiliares. Fabris Advogados Associados, Rolim Viotti & Leite Campos Advogados, Sanchez & Sanchez Advogados Associados, SL de Costa Savaris e Advogados Associados, Souto Correa Cesa Lummertz e Amaral Advogados Associados e TWL Advogados Associados. A história do Espaider tem início há 30 anos, com a fundação da empresa Fácil, na cidade catarinense de Blumenau, em 1987. A empresa desenvolveu um processador de textos que em sua fase de testes teve um advogado como colaborador e primeiro usuário. Ele contribuiu com as primeiras sugestões para seu aperfeiçoamento. Está presente em centenas de empresas e escritórios. Dentre os departamentos jurídicos destacam-se empresas como: AkzoNobel, Aliança Energia, Ambev, Aperam, Avon, Azul Linhas Aéreas, Cia. Hering, CocaCola Femsa, Dell, Electrolux, Fertilizantes Heringer, Fiat Automóveis, Gerdau, Grupo Vipal, Grupo Wilson Sons, International Paper, Karsten, Latam Linhas Aéreas, Localiza, Natura, O Boticário, Paranapanema, Rede Globo, Sapore, Teka, Tigre, Uol, Usiminas, Vale, VLI Logística, Volvo, Votorantim Metais e Xerox. Dentre os escritórios destacam-se advocacias como: Caruncho & Pimenta Advogados Associados, Coutinho Lacerda Rocha Diniz & Advogados Associados, Dias e Pamplona Advogados, Frank Peluffo & Advogados, Gaia Silva Gaede Advogados, Guazzelli & Torrano Advogados Associados, Gusmão e Labrunie, Hess & Arend Advogados, Kincaid Mendes Vianna Advogados, LTSA - Lebrão Topal Simões Andrade Advogados, Martinelli Advogados, Pimentel & Rohenkohl Advogados Associados, Pipek Penteado e Paes Manso Advogados Associados, Rayes & Fagundes Advogados Associados, RGF - Roner Guerra Outros advogados se interessaram e passaram a sugerir funcionalidades. O pioneiro processador de textos logo ganhou versões específicas para advogados. Em 2017 o Espaider completa 30 anos de história como um produto maduro, completo e eficiente. E o que é melhor: continua colaborativo, acolhendo sugestões dos usuários para aperfeiçoamentos e customizações. Esta edição da revista Gestão Jurídica é dedicada a todos os nossos usuários, os novos e mais antigos, os escritórios de advocacia e os departamentos jurídicos, e também aos nossos colaboradores, que conosco trilharam estes 30 anos de permanente evolução, sempre com foco na produtividade como ferramenta indispensável para o melhor atendimento às demandas dos clientes. Muito obrigado! EQUIPE FÁCIL Índice CASES Localiza - Jurídico com foco em gestão e inovação ........................................................................................................ 10 Pimentel & Rohenkohl Advogados Associados - Advocacia com perfil empresarial .......... 19 AkzoNobel Tintas Decorativas - Juridicamente sustentável .............................................................................26 TWL Advogados Associados - Foco em empresas ....................................................................................................... 35 Martinelli Advogados - Cliente como base de tudo ........................................................................................................ 53 ARTIGOS Fácil 30 anos - Da pedra polida à inteligência artificial .................................................. 06 Análises gerenciais .................................................................................................................................................... 15 Alertas - notificações pop-up além do e-mail ........................................................................... 24 Diálogo entre sistemas ........................................................................................................................................ 30 O perigo mora nos detalhes ........................................................................................................................... 39 Gerenciamento de arquivos digitais ...................................................................................................... 43 Custam mais caro, demoram mais e fazem menos do que se espera .......... 49 Algumas novidades do Espaider 6.0 ..................................................................................................... 57 03Editorial - 30 anos de produtividade

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06 DA PEDRA POLIDA À INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL Entrevista com o Diretor-Presidente da Fácil - Carlos José Pereira Em tecnologia os tempos são contados de forma diferenciada. A evolução é constante e vertiginosa. Estamos falando de menos de oitenta anos desde a criação do primeiro computador. O chamado cérebro eletrônico era um burro vagaroso se comparado ao smartphone atual. Quando a Fácil foi criada, em 1987, ainda estávamos na idade da pedra polida, pois boa parte do que temos hoje não existia ou não estava disponível para os mortais em grande escala. Não é simples para uma empresa de tecnologia manter-se viva num mercado tão competitivo e inovador. Em entrevista à Gestão Jurídica o diretor-presidente e sócio-fundador da empresa, Carlos José Pereira (59), profissional de informática desde os 18 anos, aponta os principais marcos e motivos pelos quais a empresa conseguiu, não somente manter-se, mas liderar em soluções para a advocacia, continuando a sua trajetória em busca da consolidação dessa posição e da ampliação dessa liderança. GESTÃO JURÍDICA – POR QUE A FÁCIL ESTÁ NO MERCADO DE ADVOCACIA? Carlos José Pereira – Nosso primeiro produto foi um processador de textos. E foi um sucesso. O Fácil vendeu milhares de cópias entre 1987 e 1993. Ganhamos muitos prêmios nesse período. O produto era inovador e concorria muito bem com os principais editores de textos importados, principalmente americanos. Era mais barato, mais fácil de ser utilizado, dai o nome “Fácil”, e funcionava em português, aceitando acentuações, cedilhas e separações de sílabas, coisa que os estrangeiros sofriam uma enormidade, pois apresentavam um sotaque funcional imenso. Era uma epopeia conseguir colocar um til ou um acento agudo em uma palavra, se estivéssemos escrevendo um texto com um editor americano. Dentre os usuários de nosso processador de textos, os advogados eram a grande maioria. Aproveitamos essa clientela e começamos a fazer outros produtos para esse público. Dentre eles o sistema de gestão.

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GESTÃO JURÍDICA – NESSE PERÍODO PASSAMOS POR DIVERSAS MUDANÇAS EM TERMOS DE HARDWARE E DE SISTEMAS OPERACIONAIS. COMO A FÁCIL SE REESTRUTUROU NESSA ÉPOCA? Carlos José Pereira – O Fácil começou em DOS, depois tivemos que reescrevê-lo para Windows. Foi em Windows que escrevemos nosso primeiro produto para gestão, chamado Fácil Jurídico. Depois vieram os bancos de dados e a necessidade de os produtos serem cliente/servidor. Novamente tivemos que reescrever tudo. Chamamos o sistema de gestão de Fácil Processos. Com o advento da web tivemos que reescrever tudo novamente e em 2003 lançamos o Espaider. GESTÃO JURÍDICA – ENTÃO PODEMOS DIZER QUE FOI ESSA ADEQUAÇÃO TECNOLÓGICA QUE MANTEVE A FÁCIL COMPETITIVA NO MERCADO? Carlos José Pereira – Também. Obviamente, se somos uma empresa baseada em tecnologia, é natural que procuremos estar atualizados. Embora isso não pareça ser verdade para todas as empresas de sistemas. Algumas não conseguem essa atualização constante. Pecado que custa muito caro. Mas não é somente isso que garante o sucesso de uma empresa. Existe um conjunto de fatores que atuam juntos e que são fundamentais para sustentarem uma operação no longo prazo. Assim é a informática. Em determinado momento Apenas a tecnologia, por si só, não atende às pode haver a necessidade de uma mudança radical. demandas dos clientes. A empresa precisa, antes de mais nada, antever para onde o mercado caminha, coisa que não é simples. Nunca sabemos se é uma moda passageira ou uma tendência. Para estarmos uptodate em termos de tecnologia, é necessário que, dois anos antes, a empresa inicie os investimentos na direção certa, para não perder o bonde. Neste momento estamos finalizando a versão que sairá este ano, na qual estamos trabalhando há muitos meses, e já iniciamos os trabalhos para a nova versão que será lançada nos próximos 15 meses. É uma evolução constante. Ela é um substrato fundamental para os sistemas, é um conjunto de ferramentas básicas e genéricas. Mas ao final, é o sistema que realmente irá automatizar atividades, interagir com o usuário e ajudar a resolver suas demandas. Eu diria que o fato de construirmos um sistema que dá as respostas que os usuários esperam, principalmente adequando-se às suas preferências e características, melhorando a produtividade na execução de suas tarefas diárias, sobre uma tecnologia atualizada, e suportando esse sistema ao longo do tempo com um excelente 07Fácil 30 anos - Da pedra polida à inteligência artificial

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serviço de atendimento, atuando sempre próximo do usuário, é o que nos manteve sendo os preferidos para o mercado jurídico. Além disso, a Fácil se especializou nesse mercado. Esse também é um diferencial importante, quando comparamos com empresas que atendem diversos segmentos, tentando obter uma extensão de linha que parece funcionar para a empresa, mas não para o cliente final. GESTÃO JURÍDICA – POR QUE O NOME ESPAIDER? Carlos José Pereira – Ainda na época do Fácil Processos, no início dos anos 2000, ao falar com um advogado, nosso cliente, em visita ao escritório – vale salientar que esse escritório é nosso cliente desde 1995 – já utilizou o Fácil Jurídico, o Fácil Processos e agora utiliza o Espaider – ele me disse: “esse nome do teu produto está errado. Fácil Processos dá a ideia de um produto que atende somente processos e não outros aspectos da gestão do escritório”. Voltei para a empresa e ao pensar mais detidamente concordei com a crítica. contra nomes desse tipo, apenas queríamos, a priori, lato sensu, nos diferenciarmos, pois entendíamos que nosso produto, como ficou demonstrado, era também diferente. Assim estávamos resolvendo várias questões ao batizarmos de Espaider. GESTÃO JURÍDICA – GOSTARÍAMOS QUE O SENHOR FALASSE UM POUCO DO DATACENTER. COMO SURGIU? Carlos José Pereira – Lançamos o datacenter oficialmente em 2003. Temos que lembrar que nessa época não se falava em nuvem. O que percebíamos é que o nosso sistema era web, mas nossos clientes tinham dificuldade de publicá-lo para acesso externo. Pelos mais diferentes motivos. Principalmente os escritórios de menor porte ou departamentos jurídicos subordinados ao departamento de tecnologia da empresa, que não permitia ou não demonstravam disposição de manter sistema diferente em ambiente que consideravam inseguro. Então começamos a oferecer esse serviço de hospedagem e deu certo. Com o advento da web precisávamos novamente reescrever o produto. Fazer tudo de novo. Aproveitamos então para mudar o nome. Web é também “teia” em inglês. Que remete a aranha. Começamos por desenvolver uma base para o sistema que denominamos de Quellon, nome de uma aranha do sul do Chile. Então decidimos que um bom nome, para o sistema que seria construído sobre essa ferramenta, seria Spider. Mas esse nome estava bem difundido mundialmente e não teríamos condições de registrá-lo. Acrescentamos duas letras e aportuguesamos. Acho que de início causava uma certa estranheza. Talvez hoje eu não aprovasse experiência semelhante, mas atualmente nossa marca é amplamente conhecida e tem mais vantagens que desvantagens. Assim tudo o que fizéssemos no produto não estaria limitado ao nome e tudo teria que ser web. Na época queríamos fugir de uma tendência de nomes de produtos para a área jurídica baseados em expressões latinas. Data venia, não temos nada 08 Fácil 30 anos - Da pedra polida à inteligência artificial “A Fácil quer continuar atendendo o mercado jurídico. Quer evoluir junto.” Fomos aprendendo e investindo ao longo do tempo. Hoje temos uma estrutura que compete em pé de igualdade com os serviços mundiais do gênero, com certificação ISAE-3402, para atender exclusivamente a hospedagem de nossos sistemas. Esse é o grande diferencial. Tudo está voltado para os nossos sistemas. Inclusive os serviços de atualização de versões, gerenciamento de backups e outros. Com isso o preço é extremamente competitivo. Quando o cliente coloca na ponta do lápis, verifica que hospedar conosco é sempre mais econômico. Seja em relação às suas instalações, que nesse caso

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é o pior cenário, seja em relação a outras ofertas de mercado, que oferecem hospedagem, mas não têm outros serviços de atendimento agregados. Fazemos investimentos constantes em nosso datacenter e atualmente sabe-se que o futuro é essa utilização de serviços de hospedagem em servidores externos, que chamamos genericamente de nuvem. A Fácil quer continuar a prestar esse serviço e sempre de uma forma competitiva. GESTÃO JURÍDICA – E COMO ESTÃO OS PREPARATIVOS PARA OS PRÓXIMOS 30 ANOS? Carlos José Pereira – A Fácil quer continuar atendendo o mercado jurídico. Quer evoluir junto. Uma primeira providência é que estamos preparando a sucessão. Já iniciamos um processo que vem se desenrolando. Tudo está bem encaminhado para que a empresa se mantenha bem administrada. Nesse momento também estamos investindo em tecnologias de Inteligência Artificial que deverão dominar o cenário nas próximas décadas. GESTÃO JURÍDICA – FALANDO EM IA (INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL) COMO O SENHOR VÊ ESSA TECNOLOGIA? REALMENTE CAUSARÁ DESEMPREGO NA ÁREA JURÍDICA? zado com eficácia e eficiência e onde, por enquanto, não vejo substituto, deixando para os agentes automatizados àquelas tarefas que podem ser realizadas até com mais eficácia e eficiência que um ser humano, mas que não são as tarefas nobres da advocacia. Além disso, cada escritório ou advogado, poderá ter agentes automatizados que são ensinados nas características e peculiaridades daquela organização, mantendo diferenciais de conhecimento importantes para o exercício dessa atividade nobre. Ajudantes muito espertos que facilitarão principalmente as tarefas de pesquisas e adequações de casos ao contexto que se apresenta. Em breve esses agentes automatizados começarão a entrar nas vidas dos profissionais, mas esses profissionais logo verão que são ferramentas excelentes e não competidores. Nesse momento, alguns profetas se expressam de forma a pintar um céu em termos de aplicação da IA, falando de cenários imaginários, mas devemos refletir e fazer aplicações otimizadas para os problemas concretos que enfrentamos atualmente e nesse sentido, sim, serão muito úteis. Carlos José Pereira – A automatização de processos chegará a um nível nunca antes imaginado. Atividades que pensávamos que poderiam ser realizadas somente por seres humanos serão realizadas por agentes automatizados. E obviamente atingirá também a área do Direito. Mas devemos ir com calma. Primeiramente temos que pensar que exemplos que vem de fora devem ser analisados à luz do direito comparado. Muitas das automatizações realizadas não servem para todos os países. Além disso, IA é um termo muito genérico e as pessoas tendem a achar que estamos chegando ao famoso cérebro eletrônico, mas estamos longe disso. O Direito é complexo e muito ligado ao sentido. Necessitará ainda por muito tempo do sistema psíquico. A boa notícia é que o advogado se fixará cada vez mais em sua atividade, onde pode ser utili- Carlos José Pereira Diretor-Presidente - Fácil 09Fácil 30 anos - Da pedra polida à inteligência artificial

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JURÍDICO COM FOCO EM GESTÃO E INOVAÇÃO A Localiza, maior locadora de veículos da América Latina, reestruturou seu Departamento Jurídico para atender à plataforma integrada de negócios que conta com a Localiza Aluguel de Carros, Localiza Gestão de Frotas e Localiza Seminovos, apostando em redução de custos, melhoria de processos de gestão e transformação digital Os números impressionam. São 7.800 funcionários, mais de 150 mil carros e 579 agências de aluguel de carros em 402 cidades do Brasil, Argentina, Chile, Colômbia, Equador, Paraguai e Uruguai. A Localiza possui hoje o faturamento superior a U$ 4,5 bilhões e é uma empresa protagonista em inovação e tecnologia. A modernidade se traduz no uso de ferramentas como o aplicativo Localiza para aluguel de carros, que possui a ferramenta Localiza Fast, onde é possível alugar um carro e pegá-lo na agência sem ter que passar pelo balcão de atendimento. 10

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Aline Dias - Estagiária Isabella Sarsur - Advogada pleno Tátila Ribeiro - Assistente jurídico Camila Ceolin - Coordenadora Crislaine Bernardo - Advogada sênior Nathalia Sena - Estagiária Camila Anelyse - Advogada pleno Rafaela Guimarães - Assistente jurídico Clara Albuquerque - Estagiária Daniela Ferreira - Advogada júnior Stephanie Costa - Administrativo Bruno Bassetto - Gerente jurídico Ana Carolina Pereira - Advogada sênior Luiz Massara - Gerente jurídico Leticia Afonso - Assistente jurídico André Sonehara - Advogado sênior Guilherme Romano - Gerente jurídico Juliana Carvalho - Advogada pleno Laura Miranda - Estagiária Lorena Ladeia - Estagiária Christiano Xavier - Head do departamento jurídico Ana Santos - Estagiária Olivia Pinto - Advogada pleno Breno Oliveira - Estagiário Tayna Rodrigues - Aprendiz Ou mesmo o atendimento por robô, onde todos podem fazer reservas ou alterar dados utilizando o Facebook Messenger. Em ambos os produtos o cliente encontra facilidades para fazer sua reserva com poucos cliques. O emprego desses recursos garante uma logística operacional capaz de gerenciar a locação de dezenas de milhares de veículos simultaneamente em sete países da América do Sul. ATUAÇÃO ABRANGENTE A Localiza reestruturou o Departamento Jurídico ao longo de 2016. Contratou e treinou talentos, focou em mudança de mindset do time (que passou a ficar ligado em transformação digital), integridade, melhoria dos processos de gestão, redução de custos e estímulo à utilização de novas tecnologias, gerando resultados expressivos para a companhia. O Departamento Jurídico da Localiza é dividido em quatro gerências: Tributário (Luisa Carneiro), Consultoria/Contratos (Guilherme Romano), Cível/ Negociação (Luiz Massara), Trabalhista/Negociação (Bruno Bassetto). A equipe é composta por 30 pessoas, sendo 18 advogados. O Jurídico está concentrado em Belo Horizonte, na matriz da Localiza. Ele atua diretamente em todas as localidades onde existe operação, em mais de 400 cidades de sete países. “O Departamento Jurídico da Localiza funciona como uma unidade do negócio, focada em melhoria de processos de gestão, eficiência com integridade e redução de custos. Atuamos diretamente não só na prevenção de riscos, mas também na busca de oportunidades em todas as áreas”, explica Christiano Xavier, head do Departamento Jurídico. Christiano destaca a importância estratégica do Departamento Jurídico nas empresas: “O Departamento traça toda a estratégia jurídica, buscando a preservação da marca, a prevenção de riscos, a redução de custos e pela maximização dos ganhos”. Quando questionado sobre a postura esperada do profissional de sucesso, Christiano esclarece: “O profissional tem que ser maduro, íntegro e ter 11Localiza - Jurídico com foco em gestão e inovação

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espírito de colaboração, antes de tudo. Deve possuir um olhar social, ter empatia e excelência em resultados, competência analítica, senso de urgência, buscar inovar sempre, focar em gestão de processos e custos, e atuar de maneira integrada com as áreas de negócios. Deve ter, ainda, vivência em projetos diversificados. E tem que se movimentar muito, correr atrás com sangue nos olhos”. MODERNIDADE JURÍDICA A busca por soluções tecnológicas avançadas se estende ao Departamento Jurídico da Localiza, que recebe o suporte do sistema Espaider. A empresa contratou os módulos Contencioso e Indicadores Gerenciais. “O que diferencia o Espaider é o fato de ser um sistema amigável e eficiente, do qual extraímos, em tempo real, indicadores para tomada de decisão. O sistema permite a gestão e o controle de processos no contencioso cível, trabalhista e tributário”, afirma Christiano. 12 Localiza - Jurídico com foco em gestão e inovação www.localiza.com.br Christiano Xavier Head do Departamento Jurídico - Localiza

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Uma das principais vantagens para o Departamento Jurídico da Localiza é a utilização diária do sistema para inclusão de arquivos contendo cópias processuais, cadastro de pastas por processos (inclusão de todas as informações processuais) e alimentação do sistema com andamentos e desdobramentos processuais. Os recursos tecnológicos empregados e o suporte oferecido pela equipe de atendimento da Fácil proporcionaram uma transição tranquila e segura, conforme avaliação de Christiano: “A transição dos sistemas jurídicos, como foi feita, assegurou a preservação das informações e dos documentos, permitindo a continuidade dos serviços sem transtornos”. TRANSIÇÃO TRANQUILA PARA DATACENTER O sistema está hospedado no datacenter da própria Fácil, poupando a Localiza de preocupações e gastos com segurança, manutenção e suporte de infraestrutura. “O datacenter terceirizado reduz custos para a Companhia e não sobrecarrega o nosso sistema próprio, além de garantir a disponibilidade e segurança das informações”, destaca Christiano. O Espaider foi adotado em substituição a outro sistema. Houve a necessidade de uma transição entre plataformas, operação que envolveu muito conhecimento técnico. 13Localiza - Jurídico com foco em gestão e inovação

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GAENRÁELNISCEIASIS ARTHUR HAMANN PEREIRA Gerente de treinamento, produto e qualidade - Fácil Quanto mais avançamos na era digital, mais as organizações são pressionadas a tomar decisões rápidas. Para agravar a situação, o volume e o escopo dos dados armazenados não param de subir. Felizmente, as ferramentas disponíveis para organizar isso tudo também estão evoluindo. O foco na geração, processamento e aplicação da informação nos trouxe o conceito do Business Intelligence, que passou a cuidar de todo o processo de gestão destes dados para a tomada de decisões. A Análise Gerencial, por sua vez, pode ser vista como um dos aspectos do Business Intelligence, preocupada com a transformação dos dados coletados em informações e conhecimento relevantes para o negócio. As ferramentas de BI, por seu custo financeiro e operacional, eram inicialmente empregadas apenas no âmbito estratégico das organizações. A redução dos custos fez com que cada vez mais sejam aplicadas a todas as camadas de decisão. Uma das características que tornam as análises gerenciais especiais é permitir alterar o escopo dos dados para um nível adequado à tomada de decisões. Em um indicador ou relatório precisamos antever todos os níveis em que teremos que analisar as informações de antemão. Relatórios muito sucintos podem não ter todos os dados que serão solicitados em uma reunião. Relatórios muito completos são monstros difíceis de manejar, comprometendo a expressão correta dos dados desejados. Através dos cubos do módulo Análises Gerenciais (BI), o usuário pode partir de uma visão geral, totalizada dos dados, e inserir níveis e categorias. Os dados podem ser montados de acordo com as necessidades da situação. Por exemplo, podemos partir do indicador abaixo, que mostra o nível de atendimento dos prazos contenciosos do departamento: O módulo de Análises Gerenciais (BI) do Espaider consolida esta tendência, disponibilizando as capacidades de visualização de informações e dados para o departamento ou escritório jurídico, em seus diversos níveis organizacionais. Ele traz diversas ferramentas para auxiliar o advogado nos aspectos relevantes da análise gerencial, funcionando como híbrido entre relatórios e dashboards, incorporando também ferramentas como os indicadores (KPIs). Esta é uma informação geral, que não nos aponta muita coisa. Arrastando algumas colunas, classificamos a informação por escritório e podemos comparar seu desempenho: 15Análises gerenciais

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