Garis Panduan Amalan 5S Pejabat Pendaftar

 

Embed or link this publication

Description

Garis Panduan Amalan 5S Pejabat Pendaftar

Popular Pages


p. 1



[close]

p. 2



[close]

p. 3

GARIS PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) PEJABAT PENDAFTAR

[close]

p. 4

ISI KANDUNGAN KATA-KATA ALUAN Pendaftar Pengerusi Jawatankuasa 5S Mukasurat i ii BAHAGIAN SATU: MENGENALI AMALAN 5S 1.0 Tujuan 2.0 Latar Belakang 3.0 Memahami Konsep Amalan 5S 4.0 Kunci Kejayaan Amalan 5S 5.0 Penutup 1 1 1 10 11 BAHAGIAN DUA: HALATUJU AMALAN 5S 1.0 Tujuan 2.0 Latar Belakang 3.0 Hala Tuju Amalan 5S Pejabat Pendaftar 4.0 Penutup 12 12 12 14 BAHAGIAN TIGA: LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S 1.0 Tujuan 2.0 Latar Belakang 3.0 Pelaksanaan Amalan 5S di Pejabat Pendaftar UTM 4.0 Langkah-Langkah Pelaksanaan Amalan 5S 4.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Induk 5S 4.2 Langkah 2 – Mewujudkan Zon 5S 4.3 Langkah 3 – Latihan 5S 4.4 Langkah 4 – Pelancaran 5S 4.5 Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan 5S 5.0 Penutup BAHAGIAN EMPAT: STANDARD TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S DI PEJABAT PENDAFTAR - KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN 1.0 Tujuan 2.0 Latar Belakang 3.0 Tindakan Pelaksanaan Amalan 5S 3.1 Keperluan Utama Pelaksanaan 3.2 Ruang Pejabat 3.3 Ruang Kerja/Bilik Pegawai 3.4 Bahagian Pengeluaran 15 15 15 17 26 27 27 27 27 28 31 33

[close]

p. 5

3.5 Stor 3.6 Tempat Umum 3.7 Keupayaan Sumber Manusia 3.8 Keselamatan Persekitaran 4.0 Penutup BAHAGIAN LIMA: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S 1.0 Tujuan 2.0 Latar Belakang 3.0 Tatacara Audit Dalaman 4.0 Penutup Sekalung Penghargaan 34 35 37 38 38 39 39 39 40

[close]

p. 6

Senarai Rajah 1. Tindakan Menyisih Barang/Dokumen/Peralatan 2. Tindakan Menyusun Barang/Dokumen/Peralatan 3. Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU 4. Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM 5. Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S 6. Struktur Jawatankuasa Induk Amalan 5S, Pejabat Pendaftar 7. Cara Amalan SISIH di Tempat Kerja 8. Tag Merah 9. Cara Amalan SUSUN di Tempat Kerja 3 5 6 7 16 18 22 22 23 Senarai JADUAL 1. Istilah 5S dalam Bahasa Jepun, Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu 2. Kesan Nyata Pelaksanaan SISIH 3. Kesan Nyata Pelaksanaan SUSUN 4. Kesan Nyata Pelaksanaan SAPU 5. Kesan Nyata Pelaksanaan SERAGAM 6. Kesan Nyata Pelaksanaan SENTIASA AMAL 7. Hasil Jangkaan Pelaksanaan 5S 8. Kaedah “Plan-Do-Check-Action” (PDCA) 2 3 4 5 6 7 8 15

[close]

p. 7

KATA-KATA ALUAN PENDAFTAR Assalamualaikum Wrt. Wbt., Saya ingin mengimbas kembali kejayaan memperolehi taraf Pensijilan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S dalam tahun 2014. Sekalung tahniah dan syabas diucapkan kepada seluruh warga Pejabat Pendaftar di atas kejayaan tersebut dan ianya akan mengukuhkan lagi pembudayaan amalan kualiti melalui Pensijilan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S ini. Kejayaan ini semestinya perlu diteruskan dan perlu ditunjangi oleh Ahli Jawatankuasa 5S Pejabat Pendaftar yang telah mengerah minda dan keringat dalam menggerakkan amalan 5S sehingga berjaya mendapatkan pensijilan dan seterusnya menerapkan pembudayaan berterusan amalan 5S oleh seluruh warga Pejabat Pendaftar. Syabas dan tahniah saya ucapkan di atas kejayaan mengekalkan pensijilan selama tiga (3) tahun berturut-turut (mulai 2014 – 2016) dengan peningkatan prestasi yang amat memberangsangkan pada setiap tahun. Pembudayaan amalan kualiti sememangnya telah menjadi DNA institusi Pejabat Pendaftar dan perlu disuburkan di dalam diri seluruh warga Pejabat Pendaftar. Semua sedia maklum amalan kualiti Pejabat Pendaftar tidak hanya dilaksanakan melalui aktiviti dan amalan 5S sahaja, tetapi juga melalui aktiviti ISO, pengurusan kejat, kumpulan inovatif dan kreatif (KIK), pengurusan keselamatan, kesihatan dan persekitaran pekerjaan (OSHE), pengurusan inovasi, pengurusan risiko dan pengurusan pelestarian pejabat serta lain-lain lagi. Dalam tahun 2017, Buku Garis Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S (edisi dua) telah dihasilkan dan ia akan dijadikan sebagai panduan kepada pelaksanaan amalan 5S Pejabat Pendaftar supaya aktiviti 5S akan menjadi lebih seragam. Sebelum itu, edisi satu telah dihasilkan dalam tahun 2013. Untuk itu, saya percaya bahawa penerbitan garis panduan edisi kedua ini bukan sahaja bertujuan menambah baik pelaksanaan tetapi juga memberi nilai tambah kepada amalan 5S Pejabat Pendaftar untuk berada pada tahap terbaik serta menjadi contoh kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang lain di UTM. Saya juga yakin bahawa pembudayaan amalan 5S ini dapat menyediakan persekitaran kerja kondusif yang berupaya membantu meningkatkan produktiviti staf sekaligus ke arah penghasilan penyampaian perkhidmatan berprestasi tinggi (HPD), yang menjadi salah satu “Key Amal Indicator” (KAI) UTM. Amalan 5S juga semestinya menjadi salah satu diantara inisiatif yang berupaya menyumbang kepada usaha-usaha kegirangan pelanggan dan seterusnya membantu meningkatkan Customer Satisfaction Index (CSI) Pejabat Pendaftar. Akhir kata, syabas dan tahniah diucapkan kepada semua Ahli Jawatankuasa, staf serta mereka yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam menerbitkan garis panduan edisi kedua ini. Semoga usaha murni yang dilaksanakan ini akan terus menjadi intipati kejayaan pelaksanaan amalan 5S Pejabat Pendaftar. Kebersamaan dan keutuhan jalinan kerjasama di antara semua warga Pejabat Pendaftar diharap menjadi agenda utama dan akan dapat meletakkan Pejabat Pendaftar terus kekal relevan dengan perkembangan semasa dan seterusnya menjadi nilai utama terhadap sistem penyampaian perkhidmatan berprestasi tinggi Universiti. Wassalam. DATO’ WAN MOHD. ZAWAWI BIN WAN ABD. RAHMAN Pendaftar Universiti Teknologi Malaysia i

[close]

p. 8

KATA-KATA ALUAN PENGERUSI JAWATANKUASA 5S Assalamualaikum Wrt. Wbt., Syabas dan tahniah diucapkan kepada Ahli Jawatankuasa 5S Pejabat Pendaftar kerana telah mengambil inisiatif dalam usaha untuk menambahbaik garis panduan Amalan Persekitaran Berkualiti (Amalan 5S) sehingga berjaya menghasilkan satu sumber rujukan kepada semua staf Pejabat Pendaftar untuk melaksanakan Amalan 5S. Usaha murni ini adalah sebahagian dari aktiviti Penambahbaikan Berterusan (CQI) Pejabat Pendaftar untuk menjadikan kualiti sebagai budaya kerja dalam organisasi. Amalan 5S adalah satu program menyeluruh KAIZEN yang melibatkan semua staf dalam organisasi. Ini adalah satu pendekatan yang berkesan untuk memotivasikan staf, meningkatkan produktiviti dan persekitaran pekerjaan kondusif. Tentunya banyak kelebihan dalam melaksanakan amalan 5S di tempat kerja dan salah satu di antaranya adalah tempat kerja lebih bersih dan tersusun, pejabat menjadi tempat kerja yang kondusif dan selamat, penghasilan kerja lebih mudah dilihat oleh pelanggan dan pemegang taruh dalaman dan luaran serta boleh meningkatkan sinergi dan seterusnya semua pihak akan berasa bangga serta selesa dengan persekitaran yang mesra warga. Akhir kata, saya ingin merakamkan sekalung penghargaan dan ucapan setinggitinggi terima kasih kepada barisan kepimpinan tertinggi Pejabat Pendaftar dan semua ahli jawatankuasa 5S serta staf Pejabat Pendaftar yang telah bertungkus lumus serta menggembleng tenaga dan buah fikiran untuk menghasilkan buku garis panduan ini. Harapan saya agar buku garis panduan 5S ini akan dapat dimanfaatkan sepenuhnya dan amalan persekitaran berkualiti (amalan 5S) akan menjadi nadi ke arah budaya kerja berkualiti dan dapat memacu sistem penyampaian berprestasi tinggi Pejabat Pendaftar amnya dan UTM khasnya. “Pulau pandan jauh ke tengah, Gunung daik bercabang tiga, Hancur badan dikandung tanah, Budi yang baik dikenang juga” Tahniah diucapkan. AMIR HAMZAH BIN JAMIL Pengerusi Jawatankuasa 5S Pejabat Pendaftar Universiti Teknologi Malaysia ii

[close]

p. 9

GARIS PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) PEJABAT PENDAFTAR

[close]

p. 10

Inovatif Kondusif Lestari BAHAGIAN SATU: MENGENALI AMALAN 5S 1.0 TUJUAN 1.1 Memberi pemahaman tentang Amalan 5S. 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan. 2.2 Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC). 3.0 MEMAHAMI KONSEP AMALAN 5S 3.1 Amalan 5S 3.1.1 Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan ‘S’ yang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal. 3.1.2 Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai ‘Kaizen’ dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat staf dalam organisasi. 1

[close]

p. 11

Inovatif Kondusif Lestari 3.1.3 Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana: a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif. b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata. c) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh staf untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan. d) Semua staf akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik. e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat. f) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang. g) Menjadi kebanggaan semua staf dan meningkatkan imej organisasi. 2

[close]

p. 12

Inovatif Kondusif Lestari 3.2 PRINSIP AMALAN 5S 3.2.1 Sisih (Seiri): Jadual 1 : Perincian SISIH (Seiri) Maksud Gambar Sebelum Contoh 1 : Gambar Selepas Menyisih dan melupuskan (membuang) barang yang tidak perlu di tempat kerja. Kotak, plastik dan botol dilonggokkan di bawah meja kerja. Contoh 2 : Setelah menyisih kotak, plastik dan botol, kawasan ruang kerja menjadi lebih kemas dan bersih. Makanan yang telah tamat tarikh luput disimpan di dalam peti sejuk. Peti sejuk menjadi bersih dan terdapat lebih ruang untuk menyimpan makanan.

[close]

p. 13

Inovatif Kondusif Lestari Kesan nyata dalam pelaksanaan Sisih ditunjukkan dalam Jadual 2. Jadual 2 : Kesan nyata pelaksanaan SISIH Kuantitatif Kualitatif Penjimatan ruang Tempat kerja lebih selamat Kawalan stok dan produk yang cekap Suasana kerja lebih selesa Masa pencarian yang pantas Mudah mengesan tempat/ alat/ bahan rosak lebih awal Barang/ dokumen yang tidak diperlukan PENGASINGAN 3 Barang/ dokumen yang tiada nilai dan senang dibuang Barang/ dokumen yang ada nilai dan senang dibuang Barang/ dokumen yang tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi TINDAKAN Lupus dengan segera Dihapuskan/ dijual mengikut prosedur Lupus dengan menggunakan kaedah/kos yang paling rendah Rajah 1: Tindakan Menyisih Barang/Dokumen/Peralatan

[close]

p. 14

Inovatif Kondusif Lestari 3.2.2 Susun (Seiton): Maksud Jadual 3 : Perincian SUSUN (Seiton) Gambar Sebelum Contoh 1 : Gambar Selepas Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah dicapai dan disimpan semula di tempatnya. Basikal tidak disusun dengan kemas dan teratur. Contoh 2 : Basikal yang telah disusun dengan sistematik dan mudah dicapai ketika hendak digunakan. Stok kertas warna tidak disimpan mengikut susunan yang ditetapkan. Kertas warna yang telah disusun memudahkan capaian ketika hendak digunakan.

[close]

p. 15

Inovatif Kondusif Lestari Kesan nyata dalam pelaksanaan Susun ditunjukkan dalam Jadual 4. Jadual 4 : Kesan nyata dalam pelaksanaan SUSUN Kuantitatif Kualitatif Kawalan stok dan produk yang cekap Suasana kerja lebih selesa Masa pencarian yang pantas Mendidik staf berdisiplin positif Proses kerja lebih pantas Menjana idea kreatif di kalangan staf Mengelak kesilapan dan kesalahan Moral tinggi di kalangan staf Kadar kehilangan peralatan rendah Kaedah FIFO (First In First Out) mudah dilaksanakan Rajah 2 : Tindakan Menyusun Barang/Dokumen/Peralatan 4

[close]

Comments

no comments yet