Manual de Orientação ao Cliente

 

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Contabilidade Dallabrida

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MANUAL DE ORIENTAÇÃO AO CLIENTE

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APRESENTAÇÃO Prezado Cliente, O objetivo deste manual é orientá-lo no dia-a-dia da sua empresa, embasá-lo com informações que possam direcioná-lo ao conhecimento e às soluções mais adequadas. Esperamos que esse manual possa ser útil na sua organização e, caso houver alguma dúvida sobre algum assunto aqui abordado, favor entre em contato conosco para maiores esclarecimentos. Atenciosamente, 01

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SUMÁRIO ORIENTAÇÕES GERAIS...................................................................................................03-04 Documentos a serem enviados mensalmente à Contabilidade.................03 Documentos que devem ser fixados em local visível na empresa............04 Documentos que devem estar em uma pasta, caso houver fiscalização....04 DEPARTAMENTOS...........................................................................................................05-07 Departamento Fiscal.......................................................................................................05 Departamento Contábil..................................................................................................05 Departamento Pessoal..................................................................................................06 Departamento Jurídico/Societário.........................................................................07 CONCORRÊNCIA LEAL....................................................................................................07-08 IMPOSTO DE RENDA PESSOA FÍSICA.....................................................................08-09 REGIMES DE TRIBUTAÇÃO...........................................................................................09-10 Simples Nacional...............................................................................................................09 Lucro Real............................................................................................................................10 Lucro Presumido...............................................................................................................10 TERMOS.................................................................................................................................11-13 Temporalidade de guarda dos documentos........................................................13-15 DESPACHANTE DALLABRIDA....................................................................................16 02

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ORIENTAÇÕES GERAIS Documentos a serem enviados mensalmente à Contabilidade: Notas Fiscais de vendas e/ou serviços prestados; Notas Fiscais de compras e/ou serviços tomados; Duplicatas de fornecedores; Documentos relacionados à empresa como: água, luz, telefone, correios, fretes, condomínio, vale-transporte, seguros, despesas médicas, etc.; Contribuições trabalhistas, sindical, confederativa e assistencial; Comprovante de pagamento da Guia da Previdência Social (GPS); Comprovante de pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS); Comprovante de pagamento do PIS; Comprovante de pagamento do COFINS; Comprovante de pagamento do IRPJ e CSLL; Comprovante de pagamento do Simples Nacional; Comprovante de pagamento do ICMS, ISSQN; Comprovante de pagamento do IRRF-DARF; Comprovante de pagamento de retenção do CSLL/PIS/COFINS; Guias de impostos e contribuições pagas, IPTU, TFLF, etc.; Comprovante de recibos de salários, férias, rescisões, devidamente assinados e datados; Recibos de aluguel; Borderô de cobrança; Extratos bancários: conta corrente, aplicação e cartão de crédito; Contratos de financiamentos, empréstimos, aluguéis, etc.; Notas fiscais de aquisições ou vendas de ativo imobilizado; Notas fiscais de material de uso e consumo. 03

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Documentos que devem ser fixados em local visível na empresa: Alvará de Localização e Funcionamento; Alvará Sanitário; Alvará dos Bombeiros; Cartão CNPJ; Quadro de horário de Trabalho atualizado; Empresas optantes pelo Simples Nacional - Placa em tamanho padrão com os dizeres “Empresa optante pelo Simples”; Cartaz de disponibilidade do Código de Defesa do Consumidor para consulta; Livro do Código de Defesa do Consumidor; Licenças específicas de acordo com a atividade. Caso houver fiscalização ou recebimento de notificação, entrar em contato com a Contabilidade para esclarecer possíveis dúvidas e tomar as providências necessárias em tempo hábil. Documentos que devem estar em uma pasta, caso houver fiscalização: Cópia do contrato social e alterações contratuais; Cópia do contrato de aluguel; Comprovante de inscrição no CNPJ; Comprovante de inscrição estadual; Cópia do alvará de localização e funcionamento; Cópia do alvará sanitário; Cópia da carteira de identidade e CPF dos sócios; Registro no conselho da categoria da empresa; Livro de inspeção de Trabalho; Ficha de registro dos empregados ativos (com foto e assinada); Cópias dos laudos da medicina do trabalho. 04

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DEPARTAMENTOS DEPARTAMENTO FISCAL O departamento fiscal tem por finalidade registrar todos os atos de movimentação fiscal, analisar a documentação enviada, apurar impostos a pagar, gerar guias de impostos, fazer as declarações acessórias e, caso solicitado ou não, orientar clientes e apresentar recomendações de ações com base nos relatórios. Importante: Até o dia 05 de cada mês deve ser enviado à Contabilidade, notas fiscais de compra, venda, serviços prestados e tomados; Diferencial de alíquota – as aquisições em outro Estado, destinado ao uso e consumo e ativo imobilizado, estão sujeitas ao recolhimento da diferença de alíquota. O recolhimento deverá ser em guia distinta e no prazo de recolhimento do ICMS das operações normais da empresa; Diferencial de alíquota – quando há venda para pessoa física em outro estado, o recolhimento é no ato da emissão da nota fiscal, pois a guia deve acompanhar a mercadoria; Substituição Tributária (ST) do ICMS – ocorre quando o ICMS devido pelas operações subsequentes é cobrado antecipado do adquirente da mercadoria. O contribuinte que receber produtos sujeitos ao regime de ST, cujo ICMS-ST não tenha sido recolhido, é responsável solidário pelo recolhimento do ICMS-ST devido. DEPARTAMENTO CONTÁBIL O departamento contábil tem por finalidade escriturar os atos contábeis, fazer a conciliação dos registros contábeis, elaborar demonstrativos contábeis e, caso solicitado ou não, orientar clientes e apresentar recomendações de ações com base nas demonstrações. Importante: 05

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Até o dia 05 de cada mês deve ser enviado à Contabilidade, todos os comprovantes de despesas (contribuições trabalhistas, sindical, confederativa e assistencial, guias quitadas de todos os impostos, recibos de férias e rescisões assinadas, bem como a multa rescisória, recibos de aluguel, condomínio e outros, extratos bancários, boletos de pagamentos a fornecedores quitados, contratos de financiamentos, aluguéis e outros, duplicatas de fornecedores, despesas com água, luz, telefone, internet, correios, fretes, condomínios, vale transporte, seguros e despesas médicas, e outros documentos que deram origem a pagamentos; DEPARTAMENTO PESSOAL Na área de administração pessoal, muitos cuidados dever ser tomados, o contato com a Contabilidade é essencial e dever ser feito sempre antes de qualquer ação que envolva uma mudança na situação funcional ou salarial do empregado. Além da CLT e de outros Regulamentos específicos, deverá ser verificada a Convenção Coletiva de Trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa, e a sua não observância pode acarretar em severas multas. Importante: Até o dia 30 de cada mês informar à Contabilidade dados para elaboração da folha (descontos de faltas, adiantamentos, hora extra, outros adicionais e etc.); Não fazer pagamentos “por fora”; Não admitir alguém sem assinar CTPS e o contrato de trabalho; Obter recibos de adiantamentos feitos ao empregado; Acima de 10 funcionários, deve ser feito o registo formal de frequência; Fazer por escrito advertências, suspensões e demais ações disciplinares; Manter a contabilidade informada em tempo real sobre os acontecimentos relevantes em relação ao empregado; 06

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DEPARTAMENTO JURÍDICO/SOCIETÁRIO O departamento jurídico/societário tem por finalidade analisar e certificar todos os processos relacionados com constituição, alteração e legalização de empresas. Alguns serviços prestados pelo departamento: Abertura de empresas nas diversas esferas do poder executivo (União, Prefeitura e Estado); Alterações e encerramentos de empresas; Emissão de certidões negativas; Parcelamento de débitos nas esferas federal, estadual e municipal. CONCORRÊNCIA LEAL Prezado cliente! Esteja sempre atento com relação aos balanços enviados a sua empresa. tais como: saldo em caixa, estoque, resultados do exercício, empréstimos, etc. Segue abaixo algumas informações importantes sobre a OPERAÇÃO CONCORRÊNCIA LEAL. A Operação Concorrência Leal, classificada como atividade de monitoramento prevista no art. 111-A, inciso I, da Lei Estadual nº 3.938/1966, é o procedimento administrativo tributário que, a partir do cruzamento de diversas informações e fontes disponíveis nos bancos de dados oficiais da Secretaria de Estado da Fazenda, busca localizar contribuintes que apresentem indícios de inconsistências no cumprimento de obrigação tributária principal (tributos), além daqueles que apresentem possíveis fraudes nas informações e declarações apresentadas ao Fisco. Embora a fase de cruzamentos de dados é realizada exclusivamente pela Secretaria do Estado da Fazenda, a RFB poderá ter participação direta no lançamento do crédito tributário das empresas que não se auto regularizarem durante a operação. Nesta operação, são verificadas as informações de todas as microempresas e empresas de pequeno porte catarinense optantes pelo Simples Nacional, independentemente do tipo de atividade exercida, com exceção daquelas 07

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que prestem serviços de comunicação e de transportes interestadual e intermunicipal, as quais serão abrangidas por operações subsequentes. São utilizadas as seguintes fontes de informações para a apuração do movimento econômico-financeiro da empresa: Notas Fiscais Eletrônicas; Escrituração Fiscal Digital – EFD; Sintegra; Demonstrativo do ICMS e do Movimento Econômico – DIME; Aquisições governamentais (estadual e municipal); Demonstrativo dos Créditos Informados Previamente – DCIP; Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais – DEFIS; Convênio ICMS 115/2003 (informações das operações de telecomunicações e energia elétrica); Arquivos das credenciadoras de cartão de crédito e débito. Em vista disso queremos alertá-los que nenhum documento fiscal emitido contra a empresa poderá ser omitido, ou seja, deverá ser enviado no mês seguinte da emissão do referido documento para a contabilidade onde a mesma irá realizar os devidos lançamentos fiscais e contábeis. É importante também que a empresa cubra suas despesas mensais através da emissão das notas fiscais de venda para não haver déficit de caixa, pois caixa negativo gera notificação. Queremos ressaltar também que a venda efetuada por meio de cartão de débito ou crédito deverá ter a sua respectiva nota fiscal emitida no momento em que a venda for efetivada. Qualquer dúvida estamos a inteira disposição para esclarecer e orientar da melhor forma possível. IMPOSTO DE RENDA PESSOA FÍSICA As principais situações que obrigam as pessoas a entregarem a DIRPF, são: Receber rendimentos tributáveis sujeitos ao ajuste anual na declaração, cuja soma foi superior ao limite estabelecido pela tabela de imposto de renda, tais como: rendimentos de trabalho assalariado, não-assalariado, aposentadoria, aluguéis, pensões, atividade rural; 08

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Receber rendimentos isentos, não tributáveis ou tributáveis exclusivamente na fonte, cuja soma foi superior ao limite estabelecido pela tabela de imposto de renda; Tiver posse ou propriedade de bens e direitos, inclusive terra nua, cujo valor for superior ao limite estabelecido pela legislação; Passar a condição de residente no Brasil; Obter em qualquer mês, ganho de capital na alienação de bens ou direitos, sujeitos a incidência de imposto, ou realizar operações em bolsa de valores, de mercadorias, de futuros e assemelhadas. REGIMES DE TRIBUTAÇÃO SIMPLES NACIONAL O Simples nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos aplicável às microempresas e empresas de pequeno porte, previsto na Lei Complementar nº 123 de 2006. Esse regime traz duas grandes vantagens desejadas por empresários: as alíquotas tendem a ser menores e a administração da agenda tributária é mais simples. Ideal para micro e pequenos empreendedores, o imposto é apurado com base na receita bruta. A alíquota de imposto varia em função do segmento e o valor médio do recolhimento varia entre 4% e 22,45%. Além disso, o pagamento é único, englobando a maior parte dos impostos (estão englobados os impostos: IRPJ, CSLL, Pis/Pasep, Cofins, IPI, ICMS, ISS e Contribuição para a Seguridade Social). Para se enquadrar no Simples nacional é preciso preencher requisitos como atividade da empresa, faturamento anual, quadro de sócios, entre outros. 09

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LUCRO REAL De acordo com o artigo 247 do RIR/1999, lucro real é o lucro líquido do período de apuração ajustado pelas adições, exclusões ou compensações prescritas ou autorizadas pela legislação fiscal. A determinação do lucro real será precedida da apuração do lucro líquido de cada período de apuração com observância das leis comerciais. O lucro real é recomendado para empresas com lucro inferior a 32% da receita bruta, é calculado no resultado da receita, menos as despesas dedutíveis. Dessa forma é obtido o lucro real onde são calculados os impostos e contribuições federais (IRPJ, CSLL, COFINS, PIS impostos estaduais e municipais, como ICMS e ISS). Esse regime é normalmente adotado por empresas de maior porte, pois carregam grandes despesas ou são obrigadas a adotar esse regime por força de Lei. Para optar por essa modalidade é importante ter uma rigorosa escrituração contábil, pois somente as despesas comprovadas poderão ser consideradas para fins de dedução ou compensação. LUCRO PRESUMIDO O lucro presumido é uma forma de tributação simplificada para determinação da base de cálculo do imposto de renda e da CSLL das pessoas jurídicas que não estiverem obrigadas à apuração do lucro real. Esse regime pode ser vantajoso para empresas cujo lucro seja superior a 32% do faturamento bruto. Isso porque, para maior parte das empresas a base de cálculo dos impostos é 32% sobre o faturamento bruto (essa é a base presumida). Depois de obtido o valor do lucro presumido, são calculados os impostos e contribuições federais (IRPJ, CSLL, impostos estaduais e municipais, como ICMS e ISS). 10

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TERMOS Balanço Patrimonial - é uma demonstração contábil destinada a evidenciar, em uma determinada data, a situação patrimonial e financeira das empresas e das entidades. Para possuir validade, deve ser elaborado e subscrito por profissional devidamente qualificado e registrado no CRC de jurisdição da empresa; CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados; CND – Certidão Negativa de Débitos; COFINS – Contribuição Para Financiamento da Seguridade Social; CSLL – Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido; CT-e – Conhecimento de Transporte eletrônico; CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social; DMED – Declaração de Serviços Médicos (prestadoras de serviços de saúde e operadoras de planos privados de assistência à saúde); DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (acompanha a mercadoria); DAPI - Declaração de Apuração e Informação do ICMS; DASN – Declaração Anual do Simples Nacional; DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais; DES – Declaração Eletrônica de Serviços; DESTDA – Declaração de substituição tributária, diferencial de alíquota e antecipações; DIF – Declaração Especial de Informações Fiscais Relativas à Tributação de Cigarros, Papel Imune e bebidas; DIMOB – Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias; DIMOF - Declaração de Informações sobre Movimentação Financeira; DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte; DOI - Declaração de Operações Imobiliárias; DRE - Demonstração de Resultado de Exercício - é uma demonstração contábil que se destina a evidenciar o resultado líquido do exercício pelo confronto das receitas, custos e despesas, apuradas segundo as normas contábeis; 11

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DSPJ - Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica (Simples e Empresas Inativas); EFD-PIS/COFINS - Escrituração Fiscal Digital PIS/COFINS; e-LALUR: Livro de apuração de Lucro real; Empresa Inativa - empresa que não teve nenhuma movimentação, inclusive financeira, por pelo menos um ano; EPP - Empresa de Pequeno Porte; FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço; GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência; GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais) – é a guia para pagamento do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) devido a Minas Gerais, incidente nas operações de vendas interestaduais sujeitas ao regime de substituição tributária (ST); GPS - Guia da Previdência Social; ICMS – Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Prestação Serviços; ISSQN – Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza; LALUR – Livro de Apuração do Lucro Real; LTCAT – Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho; MEI – Micro Empreendedor Individual; NF-e – Nota Fiscal Eletrônica; PCMSO – Programa de Programa Médico de Saúde Ocupacional; PERDCOMP - Pedido Eletrônico de Restituição ou Ressarcimento e da Declaração de Compensação; PIS – Programa de Integração Social; PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário; PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais; RAIS – Relação Anual de Informações Sociais; RICMS – Regulamento do ICMS; SCM - Sociedade de Crédito ao Microempreendedor 12

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Simples Nacional - o Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, simplificado e favorecido, aplicável às Microempresas e às Empresas de Pequeno Porte; SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços; Sped – Contábil – Escrituração Contábil Digital (ECD); Sped – Fiscal – Escrituração Fiscal Digital (ECF); Substituição Tributária (ST) - regime pelo qual a responsabilidade pelo ICMS devido em relação às operações ou prestações de serviços é atribuída a outro contribuinte; VAF/DAMEF - Valor Adicionado Fiscal/Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal. Temporalidade de guarda dos documentos DOCUMENTO Acordo de compensação Acordo de prorrogação Alteração contratual Atestados médicos Aviso Prévio CAGED Cartão CNPJ Cartão de inscrição estadual CAT Comprovante de cadastro no PIS Contrato social Contrato de trabalho Contribuição social Controle de ponto COFINS PRAZO DE ARQUIVAMENTO 5 anos findos 5 anos Indeterminado 20 anos 5 anos 3 anos Indeterminado indeterminado 10 anos 5 anos Indeterminado Indeterminado Indeterminado 5 anos Indeterminado 13

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DARF DAPI DAMEF/VAF DCTF DIRF Documentos de caixa (NF, boletos, contas, etc.) Documentos dos sócios Férias Ficha de salário família Folha de pagamento Fundese – DAE GFIP GPS GPS (contribuinte individual) GRCS GRFC GRRF ICMS– DAE IRPJ ISSQN IPI IPTU Indeterminado 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos Indeterminado 5 anos 10 anos 30 anos 5 anos 30 anos Indeterminado indeterminado 5 anos 30 anos 30 anos Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado 14

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