Секретарское дело

 

Embed or link this publication

Description

№ 10 2016

Popular Pages


p. 1



[close]

p. 2

Серое ненастное небо, резкие порывы ветра и морось дождя… Немногие способны радоваться такой погоде. И настроение неуклонно стремится к нулю… Мы поможем вам настроиться на позитив! Грустить нам некогда, ведь сейчас самое время пересмотреть номенклатуру дел для отдельных структурных подразделений и всей организации, разобраться со всеми этапами, которые проходит в организации электронный документ, и правильно оформить прием-передачу дел при смене работника, ответственного за кадровое делопроизводство. Наши постоянные авторы помогут в выборе новых гаджетов для офиса, посоветуют, чем еще дополнить аптечку на работе, а заодно расскажут о новых гранях секретарской работы, развенчают устоявшиеся мифы о нашей любимой профессии и подбросят несколько идей, как провести осень позитивно. И пусть день становится все короче, солнце все реже заглядывает в окно нашего кабинета, а за окном того и гляди запорхают первые снежинки, давайте не терять душевного тепла и смотреть в будущее с оптимизмом! И все еще будет! Редакция журнала «Секретарское дело» № 10 (178), октябрь 2016 г. Производственнопрактический журнал. Издается с января 2002 г. Выходит 1 раз в месяц. Учредитель СООО «ИПА «Регистр» Издатель ООО «РегистрМедиа» e-mail: info@profmedia.by Главный редактор Алексей Владимирович Решетников Стилистический редактор Карина Сергеевна Пацко Компьютерная верстка Ольга Александровна Лобацкая Адрес редакции: ул. Новаторская, 2б, комн. 408, 220053, г. Минск Отдел рекламы (017) 286 06 08, 286 06 17 Отдел подписки (017) 233 83 89 www.profmedia.by е-mail: sdelo@profmedia.by Журнал «Секретарское дело» зарегистрирован в Министерстве информации Республики Беларусь. Свидетельство о регистрации средства массовой информации № 985 от 06.01.2010. Перерегистрирован 15.11.2013. Подписано в печать 13.10.2016. Формат 60 × 84 1/8. Бумага мелованная. Печать офсетная. Усл. печ. л. 9,76. Уч.-изд. л. 6,7. Тираж 355 экз. Заказ Цена свободная. Отпечатано в ООО «Поликрафт». ЛП № 02330/466 от 21.04.2014 до 21.04.2019. Ул. Кнорина, д. 50, корп. 4, 220103, г. Минск. Подписные индексы: 00480(и), 004802(в). Для тех, кто выписывал журнал ранее, льготные индексы: 00773 (и), 007732 (в). Редакция не всегда разделяет мнение и взгляды авторов. Редакция не несет ответственности за содержание рекламных объявлений. Рукописи не рецензируются и не возвращаются. © ООО «РегистрМедиа», 2016 © Секретарское дело, 2002–2016

[close]

p. 3

Ñîäåðæàíèå ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ 6стр. Наталия Кондакова НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ Номенклатура дел структурного подразделе- ния составляется руководителем подразделе- ния совместно с работником, ответственным за ведение делопроизводства в этом структур- ном подразделении. Служба ДОУ и архив ор- ганизации оказывают необходимую консуль- тационно-методическую помощь в подготовке номенклатуры. 14стр. Наталия Кондакова СОСТАВЛЯЕМ СВОДНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ Сводная номенклатура дел составляется, как правило, в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации или в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации. В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ 30стр. Оль га Моисеенко ПЛАНИРОВАНИЕ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА Каждый документ имеет свой жизненный цикл. Жизненный цикл — это этапы, которые проходит документ от его создания до передачи на хранение или уничтожения после истечения срока хранения. Как правило, документы проходят несколько основных стадий, одни из них могут повторяться, другие — осуществляются единожды. ЛИЦО С ОБЛОЖКИ Валерия Немцева: «Работа секретаря — это отличный старт!» 36стр. ШПАРГАЛКА ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ 19стр. Оль га Моисеенко НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, которые заводятся в конкретной организации (к этой категории относятся номенклатуры дел структурных подразделений и сводные номенклатуры дел организаций).

[close]

p. 4

«Секретарское дело» октябрь 2016 ПЕРЕРЫВ НА ОБЕД 40 Оль га Куликова Город под защитой золотой рыси 59 Оль га Уласевич Несколько мифов о работе секретаря СТУПЕНЬКИ ТВОЕЙ КАРЬЕРЫ 44стр. Марина Гладкая СКАЖЕМ ОСЕННЕЙ ХАНДРЕ «НЕТ»! Первые солнечные дни осени сменяются серостью и сумраком за окном, после чего на душе становится тоскливо. Как утверждают ученые, осенней депрессии подвержены 80% людей. И с этим определенно надо что-то делать! ИДЕАЛЬНЫЙ СЕКРЕТАРЬ 48стр. Оль га Наталевич КОММУНИКАТИВНЫЕ НЕУДАЧИ И ОШИБКИ В УПОТРЕБЛЕНИИ ФРАЗЕОЛОГИЗМОВ Фразеологические сочетания, характеризующиеся образностью, экспрессивностью и эмоциональностью, являются живым и неиссякаемым источником выразительности речи. Однако для успешной коммуникации рекомендуется внимательно следить за правильным употреблением фразеологизмов и не допускать какого-либо их искажения. 52стр. Марина Гладкая ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ ВНЕ ОФИСА Насколько успешным будет проведение переговоров в неформальной обстановке, зависит от множества факторов, одним из которых является соблюдение интересов партнера. Только тогда могут возникнуть доверие и взаимопонимание, так необходимые для нахождения оптимального решения любых деловых вопросов. 62 Марина Гладкая Знакомьтесь: корпоративный секретарь СЕКРЕТАРЬ ПЛЮС 68стр. Алексей Штейнер ОХРАНА ТРУДА: АПТЕЧКА ПЕРВОЙ МЕДИЦИНСКОЙ ПОМОЩИ Наниматель несет ответственность за состояние здоровья работников. Одним из мероприятий по медицинскому обеспечению работающих является наличие в установленных законодательством случаях укомплектованных аптечек первой медицинской помощи. 71 Оль га Му гако Прием-передача дел при смене лица, ответственного за кадровое делопроизводство С КОМПЬЮТЕРОМ НА «ТЫ» 82 Татьяна Зайцева Руководство одобрит: как выбрать правильные офисные гаджеты

[close]

p. 5

Живите здесь и сейчас! Информационное пространство вокруг нас разрастается с небывалой скоростью: печатные и электронные СМИ, глобальная сеть Интернет, радио, телевидение, масса доступной литературы по самым разным направлениям спешат поделиться знаниями с нами. Иногда эти знания бесценны, зачастую полезны, а бывают и откровенно вредными. Особенно этим грешат новостные порталы и выпуски новостей на радио и телевидении, которые в последнее время все больше напоминают сводки с фронта. И речь не всегда о тех странах, где идут военные действия: например, под мирным небом Беларуси в 2015 году только в дорожно-транспортных происшествиях погибло 658 человек и 4 389 человек получили ранения1. Безусловно, нужно иметь представление о том, что происходит в мире, знать основы безопасности и уметь правильно себя вести в нестандартной ситуации. Но регулярный, целенаправленный поток информации, несущей негатив, — это верный путь к подавленности и неврозам. «Сократите число просмотров телевизионных новостей!» — в один голос советуют психологи. Собственно говоря, это касается и чтения новостных лент на сайтах, и общения (как в реальной жизни, так и в социальных сетях) с людьми, бесконечно смакующими подробности жутких происшествий. Настройте новостные ленты так, чтобы они освещали не очередной захват заложников в Сомали, а другие стороны нашей такой многогранной и, невзирая ни на что, прекрасной жизни — научные открытия, культурные мероприятия, тенденции моды, литературные новинки и еще множество событий, интересных лично вам. Не стоит раз за разом возвращаться к шокирующим, выходящим за рамки восприятия адекватного человека событиям, вместе со СМИ отслеживая малейшие подробности произошедшего. Зачем вам это нужно? Постарайтесь переключиться на что-то интересное и (или) действительно важное для вас. Если же какие-то события или происшествия произвели на вас настолько глубокое впечатление, что вы ощущаете страх и подавленность, специалисты советуют: меньше обращайтесь к чувствам, а больше — к разуму. Разложите свои страхи, что называется, «по полочкам», подумайте, что лично вы можете сделать в ситуации, чтобы предотвратить ее или как-то повлиять на происходящие события. Естественно, всегда есть вероятность того, что может случиться что-то неконтролируемое, но очень важно понимать: страх и постоянное ожидание неприятностей — чувства деструктивные, мешающие полноценной жизни и абсолютно не влияющие на решение проблем. «Живите здесь и сейчас! Не впускайте негатив в свою жизнь!» — призывают психологи, и я предлагаю последовать их советам. Ольга МОИСЕЕНКО, эксперт журнала 1 Данные приводятся с сайта www. mvd.gov.by.

[close]

p. 6

Деловые бумаги Номенклатура дел структурного подразделения организации Составляем сводную номенклатуру дел организации Шпаргалка для секретаря Номенклатура дел организации

[close]

p. 7

ÄÅËÎÂÛÅ ÁÓÌÀÃÈ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ Íàòàëèÿ ÊÎÍÄÀÊÎÂÀ, ñïåöèàëèñò ïî äîêóìåíòîîáîðîòó В соответствии с п. 152 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее — Инструкция по делопроизводству)1 номенклатура дел составляется в каждой организации как на дела всей организации (сводная номенклатура дел), так и каждого структурного подразделения (номенклатура дел структурного подразделения). Номенклатура дел структурного подразделения составляется руководителем подразделения совместно с работником, ответственным за ведение делопроизводства в этом структурном подразделении. Служба ДОУ и архив организации оказывают необходимую консультационнометодическую помощь структурным подразделениям в подготовке номенклатуры дел (проверяют правильность формулировок названий дел, определения сроков их хранения и др.). Чтобы составить номенклатуру дел структурного подразделения, необходимо: • определить состав документов, образующихся в дея- тельности этого структурного подразделения; 1 Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. 6 Ñåêðåòàðñêîå äåëî – ¹ 10 2016 –

[close]

p. 8

ÄÅËÎÂÛÅ ÁÓÌÀÃÈ • описать дела и документы, включенные в но- менклатуру, — составить заголовки дел; • определить сроки хранения документов и дел, включенных в номенклатуру; • определить порядок расположения дел в но- менклатуре; • оформить номенклатуру дел и выполнить необходимые процедуры по вводу ее в действие (провести ее согласование и утверждение). Номенклатура дел структурного подразделения должна включать весь объем документации, образующейся в результате деятельности данного подразделения, независимо от сроков ее хранения. В номенклатуру дел включаются документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки. В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.). В номенклатуру дел не включаются сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы. При определении состава документов для включения в номенклатуру дел могут использоваться: положение о структурном подразделении, планы и отчеты о работе подразделения, должностные инструкции работникам подразделения, номенклатуры дел подразделения за прошлые годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел структурного подразделения составляется по форме согласно приложению 11 к Инструкции по делопроизводству. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации, систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации, закрепленной гл. 10 Инструкции по делопроизводству. Номенклатура дел структурного подразделения включает 5 граф: • «Индекс дела»; • «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»; • «Количество дел (томов, частей)»; • «Срок хранения дела (тома, части) и номе- ра пунктов (статей) по перечню»; • «Примечание». В графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел указываются индексы дел. Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел — то есть индекса данного структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела), например: 1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3. При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой 0, например: 01-01, 01-02. К примеру, 01-01 означает следующее: 01 — индекс, присвоенный службе ДОУ, 01 — порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год. Индексы из номенклатуры дел затем используются при регистрации документов. Например, 1-й приказ по основной деятельности в 2016 году может иметь № 01-03/1, где 01-03 — это индекс дела по номенклатуре, в который данный приказ будет подшит. Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 и (или) более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. В конце номенклатуры дел структурного подразделения необходимо предусмотреть несколько пустых строк — резервных номеров. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года; такие дела будут включаться в номенклатуру дел под резервными номерами. В графе 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)» номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Названием разделов и подразделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия структурных подразделений. Заголовок дела в краткой форме отражает состав и содержание документов, включенных в дело. Требования к формированию заголов- – www.profmedia.by – 7

[close]

p. 9

ÄÅËÎÂÛÅ ÁÓÌÀÃÈ ков дел закреплены п. 165.2 Инструкции по делопроизводству. В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела. В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются: • указание автора документов (полное, со- кращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или наименование должности лица, издавшего документ), например: «Приказы главного врача по основной деятельности»; • указание адресата или корреспондента, с которым ведется переписка, например: «Переписка с Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь об организации работы с кадрами»; • название населенного пункта, администра- тивно-территориальной единицы или территории, на которых находится корреспондент или автор документов или с которыми связано содержание документов дела, например: «Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о проведении проверок состояния работы с кадрами»; • даты (период), к которым относится содер- жание документов дела, например: «Отчеты о работе с кадрами в 2011–2016 годы»; • указание на копийность документов, вклю- ченных в дело, например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии». Термин «документы» используется в заголовке: • при группировке в дело различных видов до- кументов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются 2–3 основных вида документов, включенных в дело, например: «Документы о реконструкции лечебных корпусов (финансовый отчет, сметы, справки и др.)»; • при объединении в одном деле документов- приложений к какому-либо документу или группе документов, например: «Документы к протоколам заседаний экспертной комиссии за 2016 год». Термин «дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательно- стью его решения, например: «Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И.». Термин «Дело» употребляется также в названиях личных, судебных, арбитражных дел. В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка, например: «Переписка с Министерством здравоохранения, государственным предприятием «Белфармация» о поставке лекарственных препаратов». Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно, например: «Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о распределении молодых специалистов». Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются, например: «Переписка о заключении договоров на поставку материалов и комплектующих». В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы, например: «Планы работы структурных подразделений предприятия на IV кв. 2016 г.», «Квартальные отчеты о работе структурных подразделений предприятия за 2016 год». Если заводимое дело состоит из 1 документа, то в заголовке указывается разновидность документа, его содержание, автор и дата, например: «Доклад главного врача учреждения здравоохранения «10-я городская клиническая больница» о работе учреждения за 2016 год». Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование ...», «Рассмотрение ...», «Обеспечение ...» и т.д.). В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые заголовки и (по возможности) одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений дея- 8 Ñåêðåòàðñêîå äåëî – ¹ 10 2016 –

[close]

p. 10

ÄÅËÎÂÛÅ ÁÓÌÀÃÈ тельности). Например, приказы главного врача по административно-хозяйственным вопросам в разных подразделениях будут иметь сходные индексы: 02-04, 03-04, 04-04 и заголовок «Приказы главного врача по административно-хозяйственным вопросам. Копии». Порядок систематизации заголовков дела в разделах (подразделах) номенклатуры установлен п. 165.2 Инструкции по делопроизводству. Внутри номенклатуры дел каждого структурного подразделения дела размещаются по группам с учетом степени их важности. В номенклатуру сначала включают дела с организационными документами (уставы, положения, должностные инструкции), затем дела с распорядительными документами вышестоящих организаций, с распорядительными документами данной организации, документами коллегиальных органов организации (протоколы), штатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтерские документы, акты, переписку и др. Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты — перед квартальными и месячными и т.д. В группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями. В каждом разделе дела располагаются, как правило, в порядке убывания сроков их хранения (которые указываются в графе 4). Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту. Порядок систематизации заголовков дел, не перечисленных в Инструкции по делопроизводству, определяется составителем номенклатуры, при этом следует учитывать следующее: порядок систематизации заголовков дел внутри каждой группы определяется с учетом значимости документов, взаимосвязи дел, а также в соответствии со сроками их хранения. Заголовки дел по вопросам, которые решаются более 1 года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса. Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество заведенных томов (частей) по каждому делу. При разделении дела на тома (части) следует помнить, что объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего. При соблюдении требований к толщине тома в него может включаться большее количество листов. В графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню» напротив каждого дела проставляется его срок хранения со ссылкой на соответствующие пункты нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов, устанавливающих сроки хранения документов, например: «Пост. п. 21.1». В настоящее время в Республике Беларусь применяется Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее — Перечень). Уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем, не допускается. Увеличение сроков хранения допускается по решению экспертной комиссии (далее — ЭК). Если перечни документов с указанием сроков хранения не содержат сведения о каких-либо разновидностях документов, решение о сроках их хранения принимается ЭК организации. Следует отметить, что организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласуют такое решение с соответствующими госархивами. Решения, принимаемые иными организациями, согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций. В этом случае в графе 4 номенклатуры дел вместо ссылки на пункт Перечня проставляется отметка ЭК (экспертная комиссия): «3 года ЭК», а в графе 5 номенклатуры дел указывается дата – www.profmedia.by – 9

[close]

p. 11

ÄÅËÎÂÛÅ ÁÓÌÀÃÈ и номер протокола, фиксирующего решение об установлении срока хранения данного дела (категории дел), например: «Протокол заседания ЭК общества от 30.09.2016 № 10». В деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК», например: «5 л. ЭПК п. 76». В структурных подразделениях организации могут вестись дела с копиями распорядительных, организационных, договорных и иных документов, подлинники которых формируются в отдельные дела в других структурных подразделениях. Срок хранения таких дел с копиями законодательством не устанавливается. На этом основании дела с копиями документов хранятся с соблюдением следующих правил: • дела с копиями документов, подлинники ко- торых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке; • дела с копиями документов, подлинники ко- торых имеют длительный срок хранения (свыше 10 лет), хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу). В номенклатуре дел для дел с копиями документов в графе 4 указывается соответствующий срок хранения, и дается ссылка на статью (пункт) перечня или иного нормативного правового акта, в котором определен срок хранения подлинников этих документов. Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях. Следует помнить, что хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных в перечне документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде. В случае если документы в электронном виде не являются аналогами бумажных документов и для них в законодательстве или на ведомственном уровне не установлены сроки хранения, необходимо руководствоваться общими нормами законодательства по делопроизводству, устанавливающими порядок определения сроков хранения документов в организации. В частности, решение о сроках хранения таких документов должна принимать ЭК организации. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов. Для дел, ведущихся в различных структурных подразделениях, размноженных подлинников (экземпляров) документов в данной графе отмечается, в каком деле хранится первый экземпляр. Если дело содержит копии документов, в графе «Примечание» указывается место хранения дела с подлинниками. Например, «Подлинники в отделе кадров». Допускается указывать конкретное дело, например: «Подлинники в отделе кадров (дело 5-10)», также могут указываться фамилии лиц, ответственных за формирование конкретного дела. Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и только затем подписывается руководителем подразделения. Сформированная (согласованная и подписанная руководителем подразделения) номенклатура дел структурного подразделения представляется в службу ДОУ, где на основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее, в соответствии с которыми и организуется формирование (подшивка) документов в дела. Номенклатуры дел структурных подразделений (выписки из них) включаются в номенклатуры дел этих подразделений. 10 Ñåêðåòàðñêîå äåëî – ¹ 10 2016 –

[close]

p. 12

ÄÅËÎÂÛÅ ÁÓÌÀÃÈ Пример составления номенклатуры дел структурного подразделения государственной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива Учреждение здравоохранения «10-я городская клиническая больница» (УЗ «10-я ГКБ») Канцелярия НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 28.10.2016 № 1-25/205 г. Минск на 2017 год Индекс дела 1 1-1 1-2 1-3 1-4 1-5 1-6 1-7 1-8 Название раздела (подраздела), заголовка дела (тома, части) 2 Канцелярия Учредительные документы Учреждения здравоохранения «10-я городская клиническая больница» (устав, решения Минского городского исполнительного комитета о регистрации учреждения здравоохранения, Приказ комитета по здравоохранению Минского городского исполнительного комитета и др.) Приказы главного врача УЗ «10-я ГКБ» по основной деятельности Приказы главного врача УЗ «10-я ГКБ» по административно-хозяйственным вопросам Положения о структурных подразделениях УЗ «10-я ГКБ» Должностные инструкции работникам УЗ «10-я ГКБ» Протоколы оперативных совещаний у руководства УЗ «10-я ГКБ» План работы канцелярии на 2017 год Отчет о работе канцелярии на 2016 год Кол-во дел (томов, частей) 3 Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (ста- тей) по перечню 4 10 л. п. 23 Примечание 5 10 л. п. 21.1 5 л. п. 21.2 10 л. п. 27 50 л. п. 30 5 л. п. 20 3 г. п. 152 3 г. п. 159 После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства При условии замены новыми После замены новыми – www.profmedia.by – 11

[close]

p. 13

ÄÅËÎÂÛÅ ÁÓÌÀÃÈ 12 1-9 Докладные записки по основной деятельности, представляемые руководству работниками УЗ «10-я ГКБ» 1-10 1-11 1-12 Обращения граждан и документы об их рассмотрении (акты, справки, докладные записки, переписка и др.) Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан (докладные записки, справки, сводки, переписка и др.) Книга замечаний и предложений 3 1-13 1-14 1-15 Документы о результатах рассмотрения замечаний и предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, переписка и др.) График личного приема граждан руководством УЗ «10-я ГКБ» Книга учета личного приема граждан руководством УЗ «10-я ГКБ» 1-17 1-18 1-19 Картотека регистрации приказов главного врача УЗ «10-я ГКБ» по основной деятельности Картотека регистрации приказов главного врача УЗ «10-я ГКБ» по административно-хозяйственным вопросам Картотека регистрации входящих документов 1-20 Картотека регистрации исходящих документов 1-21 Картотека регистрации внутренних документов 1-22 1-23 Картотека регистрации обращений граждан Переписка по основной деятельности 4 10 л. ЭК 5 л. п. 76 10 л. п. 77.1 5 Протокол заседания экспертной комиссии общества от 20.10.2013 №4 5 л. п. 80 5 л. п. 81 После окончания ведения и передачи в архив общества После окончания ведения и передачи в архив общества 1 г. п. 83 5 л. п. 85 10 л. п. 102.1 5 л. п. 102.2 3 г. п. 103 3 г. п. 103 3 г. п. 103 5 л. п. 78 5 л. п. 33 После замены новыми Ответственный за ведение — Круглова В.П. (приказ директора общества от 10.02.2012 № 15) Ведется в электронном виде (АС «Канцлер») Ведется в электронном виде (АС «Канцлер») Ведется в электронном виде (АС «Канцлер») Ведется в электронном виде (АС «Канцлер») Ведется в электронном виде (АС «Канцлер») 12 Ñåêðåòàðñêîå äåëî – ¹ 10 2016 –

[close]

p. 14

ÄÅËÎÂÛÅ ÁÓÌÀÃÈ 1-24 Переписка по административно-хозяйственным вопросам 1-25 1-26 1-27 Сводная номенклатура дел УЗ «10-я ГКБ» 3 г. п. 34 10 л. п. 93.1 После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства Первый экземпляр Номенклатура дел составлена на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Зав. канцелярией Лопаточкина О.Ю.Лопаточкина Зав. архивом Ковалева Е.А.Ковалева 28.10.2016 О ПОРЯДКЕ ИНДЕКСАЦИИ МИНИМАЛЬНОЙ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И ДЕНЕЖНЫХ ДОХОДОВ НАСЕЛЕНИЯ ЗА СЕНТЯБРЬ 2016 Г. Установленный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.2015 № 1094 размер месячной минимальной заработной платы за сентябрь 2016 г. индексируется, как и в предыдущем месяце, на 5,4%, поскольку индекс потребительских цен за сентябрь 2016 г. не превысил пятипроцентный порог к месяцу ее предыдущей индексации (июнь 2016 г.). Ее размер в сентябре 2016 г. составил 239 руб. 48 коп. Денежные доходы (заработная плата, государственные стипендии обучающимся, стипендии клиническим ординаторам, стипендии работникам, направленным на повышение квалификации, переподготовку, стажировку в очной (дневной) форме обучения в другой населенный пункт), получаемые из бюджетных источников, и заработная плата государственных служащих и приравненных к ним лиц, денежное довольствие военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава, денежное довольствие военнослужащих срочной военной службы, суворовцев, воспитанников воинских частей, курсантов военных учебных заведений за сентябрь 2016 г. не индексируются, так как индекс потребительских цен не превысил пятипроцентный порог к месяцу их предыдущей индексации (апрель 2016 г.). http://www.mintrud.gov.by/ – www.profmedia.by – 13

[close]

p. 15

ÄÅËÎÂÛÅ ÁÓÌÀÃÈ СОСТАВЛЯЕМ СВОДНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ Íàòàëèÿ ÊÎÍÄÀÊÎÂÀ, ñïåöèàëèñò ïî äîêóìåíòîîáîðîòó Номенклатура дел разрабатывается на основании дей- ствующих нормативных правовых актов Республики Бела- русь и локальных актов организаций: • Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановле- нием Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству); • Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Ми- нистерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила работы архивов); • Перечня типовых документов Национального архивно- го фонда Республики Беларусь, образующихся в процес- се деятельности государственных органов, иных органи- заций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Ми- нистерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень типовых документов); • ведомственных перечней (при их наличии); • уставных документов организаций (устав, положение об организации и т.д.); • положений о структурных подразделениях; • штатных расписаний; 14 Ñåêðåòàðñêîå äåëî – ¹ 10 2016 –

[close]

Comments

no comments yet