Manual de Procedimientos

 

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Manual de Procedimientos PECPFFAA

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República Dominicana Ministerio de Defensa Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos Índice PECPFFAA Santo Domingo, DN Febrero, 2016 Documento Institucional 5

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos Índice Introducción 1ra Parte 2da Parte 3ra Parte 4ta Parte Productos y Procedimientos de la Gestión Académica Productos y Procedimientos de la Transparencia e Imagen Institucional Productos y Procedimientos de la Gestión Administrativa Productos y Procedimientos Financieros 5ta Parte Productos y Procedimientos de Correspondencias 6ta Parte Productos y Procedimientos de Puestos comunes Consideraciones finales Pág. 3 6 24 30 43 46 51 62 Página 2 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos INTRODUCCIÓN El Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón”, fue creado mediante Decreto No. 479-00, de fecha l808-00, con el propósito de contribuir con la educación y formación profesional de los hombres y mujeres que componen las Instituciones Armadas. En la consecución de este objetivo, el PECPFFAA realiza coordinaciones, convenios y acuerdos académicos con instituciones gubernamentales y no gubernamentales. Además de favorecer a los miembros de las Fuerzas Armadas y sus familiares directos para que se inserten, desarrollen y culminen programas de formación y capacitación, esta institución desarrolla otras modalidades para coadyuvar a la profesionalización militar: charlas, conferencias, cursos, diplomados y la Pasantía Militar. Está diseñada para que los oficiales recién egresados de las Academias y Escuelas Militares Nacionales o Extranjeras sirvan un periodo de un (1) año en la región fronteriza o en unidades tácticas terrestres, navales o aéreas de la institución militar a la cual pertenecen, con el fin de fortalecer su experiencia, conocimiento y entrenamiento en el ámbito de la seguridad y defensa de la nación. Durante el año 2015 la institución realizó una revisión interna con miras a fortalecer sus reglamentaciones e instituir documentos que garanticen la calidad de los servicios, procesos y resultados. De esa forma, se rediseña el Reglamento Interno, adecuando las normativas a las realidades institucionales. Se elabora y ejecuta el POA 2015 y el 2016. Se redacta un Manual de Funciones donde se especifica el alcance de las instancias y puestos que la componen, y un Plan de Compras. Para complementar las funciones, se presenta el Manual de Procedimientos, con el fin de regular secuencialmente los procesos. La ejecución del mismo garantiza el cumplimiento de las misiones encomendadas por el alto mando. La estructura organizativa se centra en 4 puestos de gestión, una Dirección, dos SubDirecciones (Administrativa y Académica) y un Departamento de Contabilidad. Existen 23 puestos de ejecución y 21 productos, los cuales se describen en este manual dentro de la instancia correspondiente. En sentido general, los puestos deben ser designados considerándose las Página 3 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos categorías estipuladas en la Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas No. 139-13, de fecha 13 de septiembre 2013. El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito establecer una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades del PECPFFAA, así como servir como un instrumento de apoyo y mejora Institucional. Explica en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los procedimientos a seguir para cada actividad laboral, promoviendo el buen desarrollo administrativo. Contempla la red de procesos del Programa de Capacitación y diagramas de flujos, que detallan el desarrollo de procedimientos utilizados por los diferentes departamentos que lo componen. DE LAS BASES LEGALES, FILOSOFÍA INSTITUCIONAL LAS BASES LEGALES del PECPFFAA se encuentran en:  Ley 139-13, Orgánica de las Fuerzas Armadas  Decretos del Poder Ejecutivo: o 4790-00, que crea el PECPFFAA. o 581-09, que crea la Pasantía Militar. La MISIÓN del PECPFFAA es “Promover la capacitación y profesionalización de los miembros de las Fuerzas Armadas y familiares directos mediante acuerdos académicos interinstitucionales nacionales e internacionales.” La VISIÓN del PECPFFAA es “Constituirse en el mecanismo institucional de las Fuerzas Armadas dominicanas de mayor alcance nacional e internacional capaz de garantizar el desarrollo académico, la capacitación y profesionalización de sus miembros de forma pertinente, justa y transparente en procura de coadyuvar al desarrollo, seguridad y defensa nacional.” Página 4 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES del PECPFFAA SON:  Fomentar la capacitación de los miembros de las Fuerzas Armadas, a fin de fortalecer el desempeño en la consecución de las misiones relacionadas con la seguridad y defensa.  Coadyuvar la política de fortalecer el sistema de educación nacional al promover la formación académica de los miembros de las Fuerzas Armadas y sus familiares directos y consolidar mecanismos de financiamiento mediante acuerdos interinstitucionales.  Promocionar una cultura de paz ejecutando acciones educativas y de sensibilización dirigida a incidir en el cambio de patrones culturales y la entrega de herramientas a la población seleccionada para la solución pacífica de conflictos interpersonales y sociales, mediante eventos de educación continua (charlas, seminarios, cursos, talleres).  Garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en el manejo de los recursos públicos, desarrollando una gestión orientada a resultados mediante la ejecución anual de planes operativos donde se estipulan los objetivos, acciones, metas, indicadores, productos, estados financieros y las acciones para mitigar riesgos.  Promover la capacitación del personal acorde a los puestos de trabajo. Página 5 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos 1ra Parte Productos y Procedimientos de la Gestión Académica Página 6 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos Procedimiento No. 1 Coordinación y desarrollo de convenios interinstitucionales Producto No. 1: Convenios interinstitucionales Instancia responsable: Asesor Jurídico ACCIONES SECCIÓN: ASESOR (A) JURÍDICO 1 Realiza las reuniones de coordinación. 1.1 Redacta y presenta borrador de los acuerdos al Director del PECPFFAA. 1.2 Solicita fecha para la firma de acuerdos. 1.3 Firma de acuerdos. 1.4 Hace trámites de Notarización. 1.5 Guarda Ejemplar en los archivos del PECPFFAA. 1.6 Da Seguimiento a las fechas de inicio y término de cada convenio. DIRECCIÓN 2 Revisa, corrige y aprueba o desaprueba el borrador. 2.1 Solicita fecha para firma de acuerdo al Sr. Ministro de Defensa. 2.2 Da formalidad al proceso de firma conjuntamente con el Sr. Ministro y las Instituciones Involucradas. 2.3 Envía a la Consultoría Jurídica del MIDE., los Acuerdos Firmados para fines de Notarización. SECCIÓN: CORRESPONDENCIAS 3 Recibe copias de los Acuerdos. 3.1 Archiva Copias de los Acuerdos. INSTITUCIONES INVOLUCRADAS EN LOS CONVENIOS 4 Dan formalidad al proceso de firma conjuntamente con el Sr. Ministro y el Director del PECPFFAA. 4.1 Recibe y conserva ejemplar notariado del acuerdo pactado. Página 7 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos Flujograma del Procedimiento No. 1 Coordinación y desarrollo de convenios interinstitucionales Página 8 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos Procedimiento No. 2 Becas nacionales e internacionales Producto No. 2: Otorgamiento de becas nacionales e internacionales Instancia responsable: Subdirección Académica/Departamento de Becas Nacionales e Internacionales ACCIONES SECCIÓN: ENCARGADO (A) BECAS NACIONALES E INTERNACIONALES 1. Recibe de la Encargada de Evaluación y Curriculum los expediente de los estudiantes. 1.1 Elabora carta dirigida a la Uuniversidad en la cual el interesado realiza estudios. 1.2 Entregar carta al interesado. 1.3 Introduce datos en el sistema y pasa al Encargado de Estadísticas. 1.4 Elabora informe de los estudiantes beneficiados tanto de los que son mediante acuerdos Interinstitucionales como los de ayuda económica. SUB-DIRECCIÓN ACADEMICA 2. Ordena elaborar carta dirigida a la universidad en la cual el interesado realiza estudios 2.1 Recibe y trasmita el informe. SECCIÓN: CURRICULUM Y EVALUACIONES 3. Entrega los expediente de los estudiantes. 3.1 Recibe expediente de los estudiantes. SECCIÓN DE ESTADISTICAS 4. Introduce datos en el sistema. PERSONAS INVOLUCRADAS 5. El interesado (a) recibe carta firmada por el Director. Página 9 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos Flujograma del Procedimiento No. 2 Becas nacionales e internacionales Página 10 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos Procedimiento No. 3 Control de becas internacionales Producto No. 3: Desarrollo académico mediante becas internacionales Instancia responsable: Subdirección Académica/Departamento de Relaciones Internacionales ACCIÓN SECCIÓN: ENCARGADO (A) DE RELACIONES INTERNACIONALES E INTERINSTITUCIONALES 1. Solicita información sobre la matriculación de los estudiantes en la institución educativa destinada en el extranjero. 1.1 Semestralmente solicita records de notas de los estudiantes en el extranjero. 1.2 Verifica que el status migratorio y el permiso otorgado por la superioridad esté vigente. 1.3 Informa sobre las novedades de los estudiantes en el extranjero. DIRECCIÓN 2. Recibe información sobre las novedades de los estudiantes en el extranjero. INSTITUCIONES EDUCATIVAS EN EL EXTRANJERO 3. Suministra información sobre la matriculación de los estudiantes en la institución educativa destinada en el extranjero. 3.1 Suministra semestralmente los récords de notas de los estudiantes solicitados. ENCARGADA DE LOS PAISES PECPFFAA 4. Suministra información sobre el status migratorio y la vigencia del permiso otorgado superioridad. Página 11 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos Flujograma del Procedimiento No. 3 Control de becas internacionales Página 12 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos Procedimiento No.4 Control de inicio académico de los beneficiarios de becas internacionales Producto No. 4: Desarrollo académico mediante becas internacionales Instancia responsable: Subdirección Académica/Departamento de Evaluación y Currículum ACCIONES SECCIÓN: ENCARGADO (A) EVALUACIÓN Y CURRICULUM 1. Recibe los expedientes aprobados de estudios. 1.1 Contacta al estudiante que va a viajar al exterior para los fines correspondientes. 1.2 Llena los formularios y solicita documentos requeridos al estudiante. 1.3 Supervisa la elaboración del informe de salida. 1.4 Suministra datos para registro estadísticos. 1.5 Tramita los expedientes completos. SUB-DIRECCIÓN ACADÉMICA 2. Envía los expedientes aprobados de estudios. DIGITADOR (A) 3. Elabora informe de salida. SECCIÓN: DE ESTADISTICAS 4. Recibe datos estadísticos. ENCARGADAS DE PAISES 5. Recibe los expedientes completos. PERSONAS INVOLUCRADAS 6 Suministra los datos y documentos requeridos en los formularios. Página 13 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos Flujograma del Procedimiento No.4 Control de inicio académico de los beneficiarios de becas internacionales Página 14 de 62

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Procedimientos Procedimiento No.5 Planificación académica anual Producto No. 5: Desarrollo de actividades académicas calendarizadas ACCIONES SUB-DIRECTOR (A) ACADÉMICO 1. Planifica y programa los recursos educativos. 1.1 Administra los recursos de capacitación profesional en estrecha coordinación con la Sub- Dirección Administrativa. 1.2 Ordena la elaboración del calendario del año siguiente. 1.3 Supervisa la planificación anual de la pasantía militar. 1.4 Supervisa el registro actualizado de los estudiantes y pasantes que estén bajo la supervisión del Programa, con sus datos personales y su desenvolvimiento académico. 1.5 Aplica los lineamientos generales establecidos por la Dirección para la obtención de opciones educativas. 1.6 Mantiene relaciones abiertas con los diferentes organismos educativos tanto nacionales como internacionales. 1.7 Elabora informes periódicos a la Dirección sobre el rendimiento académico de los estudiantes. 1.8 Elabora informes trimestrales de las evaluaciones que realizan los pasantes. 1.9 Ordena elaborar carta dirigida a la universidad en la cual el interesado realiza estudios 1.10 Recibe y Tramita Informe Estadísticos. SUB-DIRECTOR ADMINISTRATIVO 2. Planifican y programan los recursos educativos. 2.1 Administra los recursos de capacitación profesional en estrecha coordinación con la Sub-Dirección Académica. SECCIÓN: ENC. DE PLANES Y PROGRAMAS 3. Elabora el calendario del año siguiente. Página 15 de 62

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