Maual de Funciones

 

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Manual de Funciones del PECPFFAA

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República Dominicana Ministerio de Defensa Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones 2016 Índice PECPFFAA Santo Domingo, DN Noviembre, 2015 Documento Institucional 2-2015

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones Introducción Pág. 3 Organigrama 4 Capítulo I- 1.1 1.2 1.3 1.4 Capítulo II- 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Capítulo III- 3.1 3.2 3.3 Capítulo IV- 4.1 4.2 4.3 4.4 Capítulo V- 5.1 5.2 Capítulo VI- 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 Puestos de Gestión Director (a) Sub-Director (a) Administrativo (a) Sub-Director (a) Académico (a) Encargado (a) de Contabilidad Puestos de asistencia y asesoría Directiva Asesor (a) Jurídico (a) Auditor (a) Interno (a) Encargado (a) de Relaciones Públicas Encargado (a) de Enlaces Internacionales e Interinstitucionales Ayudante y/o Asistente del/de la director (a) Puestos de Gestión Administrativa Encargado (a) de la Sección de Personal Encargado (a) de Informática Encargado (a) de Almacén y Suministros Puestos de Gestión Académica Encargado (a) de Becas Nacionales e Internacionales Encargado (a) de la Sección de Currículum y Evaluaciones Encargado(a) de Planes y Programas Encargado (a) de Estadísticas Puestos de Gestión Financiera Encargado (a) de Compras Encargado (a) de Presupuesto y Nómina Puestos comunes Recepcionista Fotógrafo Secretaria Digitador(a) Encargado (a) de la Sección de Correspondencia y Archivo Mensajero Camarero (a) Encargado (a) de Conserjería 5 5 6 8 9 11 11 12 13 15 16 17 17 18 19 21 21 22 23 24 25 25 26 27 27 28 28 29 30 31 32 33 Página 2 de 34

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones Introducción El Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón”(PECPFFAA) es una institución de Educación y Capacitación Profesional que requiere, además de un Reglamento Interno como marco normativo de regulación de procesos, un Manual de Funciones dondese especifique el alcance de las instancias y puestos que la componen. El propósito de este documento es garantizar el cumplimiento de los deberes y responsabilidades de todo el personal. La estructura organizativa se centra en 4 puestos de gestión, una Dirección, dos Sub-Direcciones (Administrativa y Académica) y un Departamento de Contabilidad. Con fines de garantizar la calidad de los servicios y la ejecución adecuada de los procesos, existen 23 puestos de ejecución, los cuales se describen en este manual dentro de la instancia correspondiente.En sentido general, los puestos deben ser designados considerándose las categorías estipuladas en la Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas No. 139-13, de fecha 13 de septiembre 2013. Con las especificaciones de las funciones, los servicios, los procesos y las actividades se desarrollarán en el marco ético y moral que corresponda a los lineamientos del ámbito militar. Por consiguiente, la aplicación de las estipulaciones contempladas en este manual, garantizan espacios laborales armónicos, donde prevalezca la disciplina, la cooperación y la justa aplicación de los Derechos Humanos.En consecuencia, su implementación diaria coadyuva al fortalecimiento y la calidad institucional. Página 3 de 34

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AYUDANTE Página 4 de 33

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones Capítulo I Puestos de Gestión 1.1 Director (a) La Dirección del Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” es responsable ante el Ministro de Defensa de crear estrategias para realizar acuerdos interinstitucionales y de facilitar el acceso a las ofertas académicas de diferentes instituciones educativas a los fines de contribuir con la educación y capacitación profesional de los miembros de las Fuerzas Armadas, en estrecha coordinación con los estamentos educativos al más alto nivel del país. Especificaciones del puesto: El Director del PECPFFAA será un Oficial General o Almirante, Coronel o Capitán de Navío de las Fuerzas Armadas, en servicio activo permanente, designado por el Ministro de Defensa. Sus funciones y deberes son: a. Desarrollar políticas que permitan optimizar los recursos disponibles, canalizándolos hacia un uso racional y acorde con las necesidades profesionales de las instituciones armadas. b. Garantizar las coordinaciones académicas y dirigir las políticas en su nivel de ejecución, previa directriz del Ministro de Defensa. c. Diseñar programas complementarios que permitan la capacitación integral de los miembros de las Fuerzas Armadas y asegurar un desarrollo profesional dinámico. d. Ser responsable de la consecución de los objetivos trazados por el alto mando Militar, en cuanto a Capacitación y Educación se refiere.

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones e. Coordinar con las diferentes instituciones militares y dependencias del Ministerio de Defensa, todo lo relativo a los programas académicos correspondientes a cada ciclo de la Pasantía Militar. f. Verificar que los programas y proyectos de estudios estén dirigidos a todo el personal de las Fuerzas Armadas para un mayor provecho y desenvolvimiento en la sociedad. g. Garantizar la emisión de las certificaciones y diplomas correspondientes de los programas de capacitación impartidos. 1.2 Sub-Director (a) Administrativo (a) La Subdirección Administrativa tiene bajo su responsabilidad, la Sección Recursos Humanos, de Correspondencias Archivo, Informática, Almacén y Suministros, por lo que debe velar por el buen funcionamiento de cada una de ellas. Especificaciones del puesto: El (la) Sub-Director(a) Administrativo(a) del PECPFFAA será un(a) Oficial Superior de las Fuerzas Armadas, en servicio activo,Diplomado de Estado Mayor, designado por el Ministro de Defensa. Sus funciones y deberes son: a. Asumir la responsabilidad del Señor Director en caso de ausencia del mismo. b. Velar porque se pongan en ejecución las directrices y políticas emanadas de la Dirección, mediante la supervisión de los diferentes programas y proyectos. c. Velar por la disciplina y el cumplimiento de los horarios de todo el personal del Programa. d. Supervisar todas las actividades que se realizan en el Programa y mantener informado al Señor Director sobre las mismas. Página 6 de 34

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones e. Coordinar con los diferentes Departamentos y Secciones del Programa, para realizar aquellas actividades que tiendan a estimular el desarrollo académico del Programa. f. Velar porque todo el personal que ingrese al Programa, tenga su tarjeta de personal actualizada. g. Verificar que todas las correspondencias estén correctamente tramitadas, numeradas y archivadas. h. Llevar una tarjeta abierta de mantenimiento a cada uno de los vehículos del Programa. i. Comunicar por escrito al Señor Director cuando se observan anomalías en cualquiera de las áreas. j. Autorizar y supervisar la administración del consumo de abastecimiento, recursos y personal, así como también lo concerniente a la transportación. k. Mantener un control en cuanto al consumo y distribución de la energía eléctrica. l. Supervisar la aplicación de mecanismos para evitar consumo innecesario de electricidad. (Velar que, al finalizar las labores, estén debidamente apagados los acondicionadores de aires, además de las luces, los Equipos de Cómputos, así como también otros Dispositivos Eléctricos). m. Elaborar un informe mensual al Señor Director sobre el funcionamiento de las instalaciones eléctricas y sanitarias. n. Exigirun informe mensual de las diferentes actividades realizadas en las secciones bajo su mando (En especial, las secciones de Personal y Transportación). o. Supervisar el buen estado de los vehículos asignados al programa. p. Ofrecer el apoyo logístico a todas las actividades académicas programadas. Página 7 de 34

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones 1.3 Sub-Director (a) Académico (a) La Subdirección Académica tiene bajo su responsabilidad las Secciones de Estadística, Becas Nacionales e Internacionales, Currículum y Evaluación, Planes y Programas, así como la planificación y desarrollo de las actividades de la Pasantía Militar, por lo que debe velar por el buen funcionamiento de cada una de ellas, ya sea de forma individual y conjunta. Especificaciones del puesto: El (la) Sub-Director(a) Académico(a) del PECPFFAA será un(a) Oficial Superior de las Fuerzas Armadas, en servicio activo, Diplomado de Estado Mayor, designado por el Ministro de Defensa. Sus funciones y deberes son: a. Supervisar las coordinaciones generales de las relaciones inter-Institucionales, a través de los enlaces con las instituciones de educación superior y otros organismos de educación. b. Organizar todas las conferencias que se imparten a través del Programa, debiendo para tales fines coordinar con las Divisiones y Secciones correspondientes. c. Planificar y programar los recursos educativos. d. Administrar los recursos de capacitación profesional en estrecha coordinación con la Sub-Dirección Administrativa. e. Mantener un registro actualizado de los estudiantes y pasantes que estén bajo la supervisión del Programa, con sus datos personales y su desenvolvimiento académico. f. Aplicar los lineamientos generales establecidos por la Dirección para la obtención de opciones educativas. Página 8 de 34

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones g. Mantener relaciones abiertas con los diferentes organismos educativos tanto nacionales como internacionales. h. Realizar supervisiones sorpresivas y periódicas a los estudiantes y pasantes que estén bajo la responsabilidad del Programa. i. Coordinar todas las actividades concernientes a los oficiales que están realizando la pasantía militar. j. Elaborar informes periódicos a la Dirección sobre el rendimiento académico de los estudiantes. k. Dar seguimiento a las novedades que presenten los estudiantes. l. Elaborar informes trimestrales de las evaluaciones que realizan los pasantes. m. Supervisar la confección de las documentaciones requeridas, así como los materiales de apoyo para cursantes y docentes, las certificaciones y los diplomas de los programas de capacitación impartidos. 1.4 Encargado (a) de contabilidad El Departamento de Contabilidad es un puesto de Gestión que depende directamente del Director y está, conforme al organigrama vigente, en el mismo nivel que los Subdirectores. Es el centro de las operaciones financieras del PECPFFAA. Administra las partidas presupuestarias establecidas en el Presupuesto Anual. Controla gastos, realiza las cotizaciones requeridas por el Director y desarrolla la programación de nóminas y pagos a suplidores, pagos relacionados a los acuerdos becarios entre otros requerimientos del puesto. Para el desempeño de sus funciones, tiene bajo su mando a los Encargados de las Secciones de Presupuesto, Nómina y Compras. Especificaciones del puesto: El (la) Encargado(a) de Contabilidad del PECPFFAA será un(a) Oficial de las Fuerzas Armadas, graduado de Licenciado en Contabilidad, designado por el Ministro de Defensa, dependiente del Director del PECPFFAA. Página 9 de 34

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones Sus funciones y deberes son: a) Asesorar al Director del PECPFFAA en todo lo relativo a la formulación de las políticas en el área presupuestaria y financiera. b) Velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Sistema de Contabilidad de nuestras Fuerzas Armadas. c) Llevar el control apropiado en los registros de los libros, cuentas, activos, pasivos y documentos relacionados con la Actividad Presupuestaria que representa. d) Presentar al Director de manera periódica, un detalle presupuestario de las ejecuciones realizadas. e) Llevar un control estricto de los gastos, facturas, y compromisos del PECPFFAA, remitiendo un informe de los mismos de manera mensual. f) Requerir de cada uno de los departamentos la lista de necesidades y elaborar en el mes de agosto de cada año el anteproyecto de presupuesto del año fiscal siguiente. g) Elaborar antes del día 10 de cada mes las nóminas de sueldos, especialismos, viáticos y raciones, combustibles y otras que por su carácter rutinario deben ser remitidas a tiempo a la Contraloría General de la República h) Remitir toda documentación una vez elaborada y justificada, al Encargado de Auditoría Interna del PECPFFAA para su debida revisión y comprobación. i) Mantener actualizado los registros de las operaciones contables. j) Realizar, por la vía correspondiente, todos los libramientos autorizados. k) Procesar y tramitar al Contralor General de la República vía Ministerio de Defensa, las solicitudes de cambio de registro de firma del titular, cuando fuere necesario. l) Garantizar que las nóminas y los trámites de pago electrónico se realicen conforme a los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República. m) Velar por la fiel ejecución del presupuesto asignado, acorde con los lineamientos de la Dirección General de Presupuesto. n) Confeccionar las nóminas y tramitar el pago electrónico. Página 10 de 34

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones Capítulo II Puestos de asistencia y asesoría Directiva 2.1 Asesor (a) Jurídico (a) Especificaciones del puesto: El(la) Asesor(a) Legal del PECPFFAA será un (a) Oficial de las Fuerzas Armadas, en servicio activo, graduado de Licenciado o Doctor en Derecho, reconocido por las Leyes Dominicanas, dependiente directo del Director del PECPFFAA. Sus funciones y deberes son: a. Asesorar al Director del Programa en todos los asuntos jurídicos. b. Realizar las investigaciones que le hayan sido ordenadas por la Dirección del Programa. c. Emitir la opinión jurídica correspondiente, en aquellos casos que le sea requerida. d. Elaborar los contratos de trabajo del personal civil asignado al Programa y cualquier otro contrato requerido. e. Confeccionar los convenios de colaboración académica con las diferentes instituciones educativas. f. Disponer de un archivo de los acuerdos, convenios, tratados, protocolos y resoluciones de organismos nacionales e internacionales que se relacione con el quehacer del PECPFFAA. 2.2 Auditor (a) Interno (a) Especificaciones del Puesto: Página 11 de 34

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones El Encargado (a) de la auditoría interna del PECPFFAA, será un Oficial delas Fuerzas Armadas, en servicio activo, graduado de Licenciado en Contabilidad, y habilitado como Contador Público Autorizado (CPA), designado por el Ministro de Defensa, dependiente del Director del PECPFFA. Sus funciones y deberes son: a) Examinar, fiscalizar y supervisar las operaciones administrativas y financieras de la ejecución presupuestaria a la cual está asignado. b) Velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el sistema de contabilidad del Ministerio de Defensa. c) Auditar todos los expedientes concernientes a la adquisición de bienes y servicios, ya sea vía presupuesto y/o de fondos internos, antes de ser firmado por el Director, debiendo para tales fines estampar un sello que diga "Auditora Interna" y encima del mismo su firma. d) Realizar arqueos selectivos a las propiedades existentes en el almacén. e) Revisar, analizar y auditar los informes de ejecución presupuestaria, elaborado por el Departamento de Contabilidad. f) Cooperar con el Departamento de Contabilidad en la elaboración del anteproyecto de presupuesto anual. g) Revisar los libramientos de (Sueldos, especialismos, viáticos, raciones, combustibles y gastos). h) Fiscalizar todos los pedidos al momento de ser recibidos por el Encargado de Almacén y Suministro, de manera que proceda a determinar si la cantidad y calidad de los artículos está acorde con lo especificado en la orden de compras. i) Establecer los mecanismos de control necesario para el registro de todas las operaciones contable del PECPFFAA. j) Velar por el buen funcionamiento de los controles internos y sugerir la inclusión de otros si fuese necesario. Página 12 de 34

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones k) Realizar un inventario semestral a las propiedades del PECPFFAA, o cuando la superioridad lo considere de lugar. l) Revisar las órdenes de compras y verificar que estas se realicen acorde al sistema de compras y contrataciones públicas. m) Verificar las órdenes de compras y demás documentos relativos a la adquisición de materiales, equipos y/o servicios, antes de ser firmados por el Director, de manera que cualquier error pueda ser corregido previa a la firma. n) Preparar el Plan Anual de auditoría del PECPFFAA, con las actividades financieras a realizar y su cronograma. o) Asegurarse de que las recomendaciones sugeridas por la auditoria anual realizada por la Comisión de Auditores Internos del Ministerio de Defensa, sean corregidas e implementada por el auditor interno del PECPFFAA. 2.3 Encargado (a) de Relaciones Públicas Especificaciones del Puesto: El (la) Encargado(a) de Relaciones Públicas del PECPFFAA será un(a) Miembro de las Fuerzas Armadas, en servicio activo, o un(a) civil especialista en el área, dependiente directo del Director del PECPFFAA. Sus funciones y deberes son: a) Proyectar la imagen del Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas y de su quehacer a través de medios de comunicación y las redes sociales, previa anuencia de las instancias Superiores. b) Convocar y difundir a través de los medios de comunicación pertinentes, las actividades que desarrolle el PECPFFAA tanto interna como externa. c) Mantener al día un álbum de fotos físico y digital conjuntamente con archivos de videos y grabaciones de interés del PECPFFAA. Página 13 de 34

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones d) Mantener una base de datos actualizada sobre todas las actividades, visitas y proceso realizados en el Departamento. e) Clasificar y valorar las evidencias fotográficas de las memorias del PECPFFAA, a fin de que correspondan con los lineamientos institucionales. f) Mantener actualizada la galería de Directores del PECPFFAA. g) Seleccionar con suficiente tiempo de antelación, en coordinación con la Dirección del PECPFFAA, las áreas que sean necesarias para el desarrollo de cualquier evento de carácter oficial del mismo. h) Atender las personalidades que visitan de manera oficial a este Programa de Educación. i) Supervisar el cumplimiento de todos los detalles requeridos para el buen desenvolvimiento de cada evento. j) Cubrir los eventos elaborando notas de prensa y coordinando con el fotógrafo las gráficas del mismo previa difusión oficial delPECPFFAA. k) Remitir al Encargado(a) de Informática, vía Sub-Director Administrativo una reseña y fotos de las actividades realizadas para su publicación en la página web del PECPFFAA. l) Facilitar entrevistas, fotos y otros materiales a los medios de comunicación que lo requieran previa autorización de la Dirección. m) Representar al Programa en encuentros de comunicación. n) Coordinar la agenda de actividades del Director con el Ayudante (Participación en reuniones, entrevistas, encuentros, entre otras actividades). o) Organizar y coordinar los preparativos relacionados con el desarrollo de eventos propios del PECPFFAA. p) Apoyar las actividades relativas a los eventos académicos realizados por la institución (talleres, seminarios, cursos, entre otros), siempre que sea requerido. q) Rendir mensualmente las memorias de Relaciones Públicas, incluyendo los detalles relacionados con el Programa. Página 14 de 34

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Programa de Educación y Capacitación Profesional de las Fuerzas Armadas “Gran General Restaurador Gregorio Luperón” Manual de Funciones 2.4 Encargado (a) de Enlaces Internacionales e Interinstitucionales Especificaciones del Puesto: El (la) Encargado(a) de Relaciones Internacionales del PECPFFAA será un especialista en esta área, dependiente del Director del PECPFFAA. Sus funciones y deberes son: a) Mantener una relación directa con organismos internacionales a los fines de consolidar las relaciones interinstitucionales. b) Desarrollar un historial sobre los aspectos relacionados con los Convenios, Acuerdos, memorándums de entendimiento, resoluciones, publicaciones y actos. c) Coordinar la cooperación académica con organismos internacionales para alcanzar un mejor desarrollo profesional. d) Mantener una base de datos al día, relacionada con personas y/o Instituciones internacionales, en la que se incluyan informaciones de carácter académico, de interés para el PECPFFAA. e) Establecer y mantener una amplia y efectiva comunicación con entidades y organismos internacionales académicos. f) Proponer los obsequios, medallas y otros presentes que deban ser otorgados a organismos internacionales o a sus respectivos representantes en eventos que el PECPFFAA participe. g) Realizar todas las actividades o participar en todos los eventos designados por la superioridad. Página 15 de 34

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