p. 1

telecomunicaciones y desarrollo sostenible la reducción del consumo de papel en la sociedad de la información resumen julio de 2005 parece difícil imaginar nuestra vida sin papel ¿verdad el papel está presente en nuestra vida en la mayor parte de las actividades que desarrollamos relacionadas con el trabajo la comunicación la educación etc sin embargo la sociedad es consciente de la necesidad de alcanzar un desarrollo económico adecuado pero sin dejar de conservar los recursos naturales para ello los impactos ambientales asociados a la fabricación y reciclado del papel así como las numerosas ventajas en cuanto al ahorro de costes y aumento de productividad que supone tener menos papeles en la mano han fomentado que a distintos niveles administraciones públicas empresas organizaciones ecologistas etc se implanten iniciativas para reducir el consumo del papel en este artículo se presenta un nuevo paradigma en la sociedad de la información en el que la innovación con las nuevas comunicaciones ofrecen nuevas oportunidades de movilidad y colaboración como consecuencia de la desmaterialización que ofrecen los nuevos servicios de telecomunicaciones lo que supone una oportunidad para alcanzar una sociedad con menos papel además se exponen los motivos que justifican la implantación de medidas de reducción de consumo de papel tanto desde el punto de vista ambiental como socio-económico además se muestra cómo las tecnologías de la información y comunicación tic favorecen el desarrollo económico y social reduciendo el uso del papel en diversos ámbitos de actividad por último se analizan las principales dificultades o retos que la sociedad debe afrontar para conseguir armonizar la expansión de la sociedad de la información utilizando menos papel 1

[close]

p. 2

telecomunicaciones y desarrollo sostenible 1 ¿por qué es importante reducir el consumo de papel el consumo de papel está habitualmente asociado con el desarrollo económico y social en el mundo se consumen cerca de 320 tn de papel y cartón según la federación de industrias forestales finlandesas de las que un 90 se concentra en norte américa oeste de europa y asia 45 · consumo energético obtener una hoja de papel a partir de 100 de madera precisa 17 wh y a partir de papel reciclado 12 wh 19 consumo de agua para obtener 1 tn de papel se precisan 2 tn de agua si se trata de papel reciclado o bien 15 tn si se trata de papel de pasta química vertidos que contienen elevada carga contaminante sólidos en suspensión compuestos orgánicos halogenados etc y que han de ser depurados residuos aunque en su mayoría son no peligrosos · · · por lo que respecta a españa el consumo de papel en 2004 fue de 7.194.300 tn por habitante se consumieron 167 kg lejos de lo que consume un ciudadano belga 346 kg luxemburgués 315 kg o estadounidense 301 kg 17 afortunadamente la industria papelera ha ido progresando en la mejora ambiental de sus actividades productivas y ha ido integrando paulatinamente procesos menos perjudiciales para el entorno además hay que considerar los efectos ambientales del entorno tecnológico que hace posible la impresión y los residuos que generan tóner embalajes impresoras faxes etc en los últimos años hemos sido testigos de un aumento progresivo del consumo de papel al mismo tiempo que las tecnologías de la información y de la comunicación tic se han incorporado con gran ímpetu en todos los ámbitos sociales esta situación no deja de ser paradójica por el hecho de que la digitalización de la sociedad parecía que iba a eliminar el uso del papel el consumo de papel para impresión y escritura creció por encima del 10 entre los años 1980 y 2000 36 asimismo el 30 del papel que consumimos actualmente corresponde a funcionalidades que hace 10 años no existían 20 2 oportunidades para reducir el consumo de papel gracias a las tic hoy en día las nuevas tecnologías nos facilitan la vida ahorramos tiempo en gestiones burocráticas sin esperar colas hacemos transferencias sin desplazarnos de casa las ventajas que ofrecen son múltiples pero entre ellas podemos destacar una el ahorro de papel empresas ciudadanos y organismos públicos se ven beneficiados a este respecto gracias a los nuevos servicios que ofrece la sociedad de la información vamos a hacer un repaso de las posibilidades que ofrecen las tic para reducir el consumo de papel el uso irresponsable del papel trae como consecuencia enormes desventajas restricciones a la movilidad y el teletrabajo ineficiencia en la organización barreras al conocimiento la obligación de disponer de un espacio de almacenamiento para archivo documental los costes económicos y de ineficacia de los procesos etc estos inconvenientes son especialmente relevantes para una empresa en la que su consumo procede de varios orígenes el uso del empleado en su puesto de trabajo los procesos de gestión interna y los procesos de relación con sus clientes por ello cada vez es más frecuente encontrar iniciativas de reducción del consumo de este material pero existe también una circunstancia que no debe olvidarse los impactos ambientales de su fabricación tala de árboles tratamiento de la madera reciclado de papel recuperado etc en la que se generan impactos de diversa índole 18 eficiencia en el entorno de trabajo el entorno laboral se ha visto inmerso en los últimos años en un enorme proceso de informatización consiguiendo una mejora en la rapidez y eficacia de la gestión empresarial pero 2

[close]

p. 3

telecomunicaciones y desarrollo sostenible sin reducir visiblemente los niveles de consumo de papel a pesar de que las nuevas tecnologías parecen evitar su uso un oficinista utiliza de media 10.000 hojas de papel cada año 5 un empleado de telefónica consume hoy 3.000 hojas al año a doble cara reduce a la mitad el consumo de hojas asociado a un documento incluso existen controladores software para impresoras que permiten imprimir cualquier documento en menos espacio gracias a la posibilidad de imprimir en formato de libro 4 páginas en una sola hoja de papel por ello muchas empresas han comenzado a afrontar el desafío de la oficina sin papel o con menos papel implantando iniciativas de reducción del consumo de papel motivadas en gran parte por sus políticas ambientales necesidad de ahorro de costes etc las tecnologías de la información a las que en ocasiones se las culpa del aumento progresivo del consumo de papel pueden contribuir a utilizar de modo más eficiente el papel en la oficina obteniendo de modo paralelo un incremento de la productividad este es el caso de la intranet corporativa cada vez es más frecuente que las empresas dispongan de intranet para compartir información interna además de facilitar el acceso a documentos internos para su consulta un diseño adecuado de la intranet permite a la empresa realizar sus gestiones internas de forma más fácil y más eficiente sin necesidad de formularios en papel como tradicionalmente ocurría en procesos de compras trámites relacionados con gestión de recursos humanos etc el uso de herramientas colaborativas y de compartición del conocimiento son especialmente beneficiosas para las empresas que tengan empleados dispersados geográficamente o que necesitan acceso de un gran número de trabajadores a los recursos propios de la empresa evitándose de este modo el uso del correo postal o de fax que requieren consumir papel es evidente que el papel como anclaje físico dificulta la movilidad en el trabajo la mayoría de la información que se maneja internamente en una empresa no necesita ser almacenada en papel por lo que la intranet y otras herramientas pueden ser también un medio adecuado para que los empleados accedan a ese tipo de información teniéndola siempre disponible además con menos papeles en nuestras oficinas perderemos menos tiempo en localizar la información necesaria para desarrollar nuestro trabajo telefónica ha puesto en marcha la iniciativa eficiencia en el uso del papel con la que se pretenden impulsar distintas acciones encaminadas a la reducción del uso y consumo del papel las principales áreas de actuación que se desarrollarán son consolidación de la impresión y fotocopia con equipos multifunción instalación de estos equipos en outsourcing fomento de la impresión a doble cara reducción de impresoras personales etc compra de papel reciclado campañas de comunicación a los usuarios para fomentar un consumo responsable del papel implantación de herramientas de productividad personal compartiendo electrónicamente la información facilitando la movilidad de las personas gestión del consumo de papel seguimiento de las compras y del consumo etc eliminación de procesos basados en papel etc 3 las empresas del grupo que participan en la iniciativa de la oficina sin papeles representan alrededor de un 70 del consumo de papel que se realiza en el grupo telefónica en españa entre ellas están telefónica de españa telefónica móviles españa telefónica empresas t-gestiona y telefónica i+d esta iniciativa se inscribe dentro de la nueva cultura de trabajo que va a impulsar la compañía en línea con los objetivos planteados en la cumbre de directivos celebrada en 2004 en concreto la eficiencia en el uso del papel forma parte de los proyectos que desarrollan el eje excelencia operativa y que vienen a alinearse con el compromiso adquirido por las empresas del grupo de respetar el medio ambiente se estima que los empleados gastan entre el 25 y el 35 de su tiempo buscando la información que necesitan para realizar su trabajo 4 una adecuada configuración del equipamiento ofimático en una oficina puede ser también clave para alcanzar el éxito en una campaña de reducción de papel la posibilidad de imprimir 3

[close]

p. 4

telecomunicaciones y desarrollo sostenible · desde 2004 caja madrid tiene en marcha una iniciativa orientada a reducir el consumo de papel denominada proyecto cero papel concretada en 13 iniciativas que transformarán sus procesos de trabajo incorporando masivamente las nuevas tecnologías que permitan la creación distribución y almacenamiento de la documentación en formato electrónico las iniciativas que desarrollará esta entidad bancaria a lo largo de este proyecto de reducción de consumo de papel se distribuyen en dos grupos iniciativas de transformación de procesos y sistemas de trabajo mediante la creación de expedientes electrónicos implantación de la firma electrónica eliminación de listados en papel y eliminación de comunicaciones internas iniciativas de cambio cultural y educacional mediante el envío de correspondencia por internet a clientes redefinición del puesto de trabajo uso de pantallas planas tft y tablet pc reuniones sin papel comunicación y formación interna etc caja madrid persigue ahorrar 630 toneladas de papel en los tres años que durará esta iniciativa 1 almacenaje la reducción de necesidades de espacio se traduce a valor monetario en base a los precios de mercado del m2 de oficina en las zonas donde se ubican las empresas las estimaciones varían de una empresa a otra pero puede decirse que el coste de comprar una hoja supone sólo entre el 3 y el 7 de todos los costes generados por el uso posterior de esa hoja 7 telefónica i+d ha estimado un valor económico de 11,5 por cada 100 impresiones teniendo en cuenta los costes de adquisición mantenimiento y reparación de la impresora el tóner y los gastos de recursos humanos operadores otros beneficios menos directos pero también relevantes que se consiguen con una política empresarial orientada a la oficina sin papel pueden ser la mejora de la reputación de la empresa así como el aumento de eficiencia en sus procesos obteniendo mayores niveles de productividad el tiempo también es dinero en la medida en la que el negocio de una empresa se base en el uso de documentación los efectos económicos derivados de la optimización del uso del papel y del uso de información en formato electrónico serán más evidentes las compañías aseguradoras son una muestra de empresas que manejan un gran volumen de información y que necesitan hacerlo de modo eficiente por ello cada vez es más frecuente que este tipo de entidades digitalicen su documentación y la almacenen en archivos electrónicos permitiendo el acceso rápido y fácil a cualquier empleado de la empresa una empresa de seguros norteamericana estima un ahorro de 40.000 dólares cada año en costes laborales gracias a su centro de documentación digital 6 la implantación de medidas de eficiencia en el uso del papel implican ahorros económicos nada despreciables para una empresa aunque en ocasiones tales medidas requieran la inversión en equipamiento que haga posible alcanzar esa eficiencia equipos multifunción escáner etc las mejores prácticas en la gestión de la impresión y fotocopiado recomiendan ir a un modelo de outsourcing de la impresión pagando por página impresa al proveedor con lo que se evita la inversión en nuevos equipos se ofrece un servicio con calidad y disponibilidad mientras se controla el consumo se estima que una empresa con 5.000 empleados que imprimiera sólo el 10 a doble cara ahorraría 260.000 dólares 5 movilidad y colaboración de modo inmediato se reduce el coste asociado a la adquisición del papel aunque hay que tener en cuenta otros ahorros directos añadidos como son los derivados de reducir entre otras las necesidades de · impresión y fotocopiado costes de mantenimiento y reparación de equipos outsorcing compra de cartuchos de tóner y tinta etc distribución costes de envío postal por ejemplo acceder a la información donde sea y cuando sea esa es la necesidad que muchas empresas tienen hoy en día para adaptarse a las exigencias de sus clientes y para seguir manteniendo posiciones competitivas en el mercado por ello la incorporación paulatina de soluciones de movilidad ofrecen nuevas posibilidades para que sus empleados puedan trabajar sin cables y sin papeles permitiendo el acceso seguro y en tiempo real a toda su información · 4

[close]

p. 5

telecomunicaciones y desarrollo sostenible este tipo de servicios de telecomunicaciones posibilita el trabajo en equipo de manera eficaz eliminando obstáculos geográficos y organizativos este hecho favorece particularmente la expansión del teletrabajo con las importantes consecuencias sociales y ambientales que conlleva su práctica telefónica publicidad e información tpi es un claro ejemplo de cómo una empresa puede aprovechar las ventajas que ofrecen los servicios de movilidad en particular esta empresa ha virtualizado su red comercial de oficinas en españa que ha implicado la dotación de movilidad a 700 comerciales mediante el uso de portátiles conexión adsl y móvil la gestión comercial de ofertas y facturas se realiza por medios electrónicos posibilitando la eliminación del centro de impresión el 50 de la plantilla teletrabaja lo que ha supuesto la digitalización de toda la información comercial de esta empresa telefónica móviles dispone de un servicio oficina movistar que permite el acceso en tiempo real a través de cualquier dispositivo portátil teléfono móvil pda etc a funciones de intranet internet y correo electrónico ofreciendo a empresas y particulares una mejora en la movilidad de sus gestiones operativas trámites administrativos sin papeles el desarrollo de los servicios de movilidad es posible gracias a la utilización de pcs portátiles y de otros equipos de nueva tecnología como pueden ser los pdas personal digital assistant etc estos dispositivos ordenadores de mano fueron originalmente diseñados como agendas electrónicas pero hoy en día disponen de las mismas funcionalidades que un ordenador convencional a este tipo de dispositivos se les puede conectar un teclado que permite escribir electrónicamente en cualquier sitio sustituyendo al bloc de notas tradicional y permitiendo un puesto de trabajo más itinerante todavía que con el portátil también es preciso destacar como elemento impulsor de la utilización de servicios de movilidad y su aplicación en el teletrabajo la existencia de tecnologías wi-fi wireless fidelity que hacen posible que los usuarios accedan a internet y a las redes locales de su empresa a través de banda ancha y de forma inalámbrica tanto desde su propio lugar de trabajo como desde entornos públicos o privados de uso público cabe resaltar en este breve repaso sobre las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías para promover la oficina móvil y sin papeles la tecnología inalámbrica de conectividad blackberry que proporciona acceso a diversas aplicaciones de dispositivos inalámbricos en todo el mundo entre las posibilidades que ofrece esta tecnología destacan las posibilidades de acceder al correo electrónico en cualquier lugar y de integrar las funcionalidades de teléfono sms navegador y organizador en un solo dispositivo por otra parte el desarrollo de los sistemas umts y 3g también influirán en la expansión de los servicios de movilidad a medida que exista una mayor disponibilidad de terminales hoy en día las administraciones públicas impulsan la puesta en marcha de proyectos destinados a potenciar sus servicios hacia los ciudadanos las empresas u otras administraciones a través de las nuevas tecnologías el desarrollo de la e-administración o administración electrónica ofrece una serie de ventajas socio-económicas indudables derivadas de la rapidez y flexibilidad con la que se realizan los trámites administrativos la simplificación de la burocracia el aumento de la eficiencia etc 8 también la administración electrónica conlleva una clara ventaja ambiental fundamentalmente en lo que supone de reducción del uso de documentos en papel muchas gestiones administrativas realizadas por los ciudadanos o empresas en organismos públicos han requerido hasta hace poco la tramitación de documentación en papel habitualmente un impreso y alguna información complementaria si leemos la definición de papeleo en el diccionario podemos comprobar que este término se asigna al exceso de trámites en la resolución de un asunto es decir el papel ha estado tradicionalmente ligado a la realización de trámites pero afortunadamente algo está cambiando al respecto las ventajas que ofrece la e-administración a este respecto radican no solo en la posibilidad de acceder a los formularios en formato electrónico sino a la tramitación telemática de éstos eliminando prácticamente la necesidad de papel el gobierno español ha puesto en marcha el plan conecta para el desarrollo de la administración electrónica en españa 2004-2007 entre los proyectos que se desarrollarán está el proyecto certifica para el desarrollo de sistemas de interacción de datos entre las administraciones públicas y el ciudadano a este respecto se pretende eliminar el 80 de los certificados en papel que actualmente la administración española exige al ciudadano que serán reemplazados por certificados por internet con validez jurídica de este modo desaparecerá la necesidad de aportar documentos de forma reiterada a diferentes organismos de la administración 10 5

[close]

p. 6

telecomunicaciones y desarrollo sostenible recientemente la comunidad de madrid ha presentado el plan papel 0 o plan de simplificación administrativa que permitirá a los ciudadanos realizar una amplia gama de trámites desde casa y sin necesidad de desplazarse a ningún organismo oficial 11 entre las ventajas que ofrece la factura digital frente a la tradicional podemos destacar el importante ahorro de papel que supone a las empresas no tener que generar la factura impresa además de otros beneficios como la reducción del espacio físico dedicado al almacenamiento de documentación reducción de errores agilidad del proceso etc a pesar de la reticencia de algunos empresarios a utilizarla la factura electrónica está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel gracias a la existencia de legislación al respecto lo que asegura su validez legal actualmente muchas empresas proveedoras de productos de gran consumo ya utilizan la factura electrónica en españa más de 3.000 empresas son usuarias los procesos internos entre las distintas administraciones también se ven beneficiados por la incorporación progresiva de actuaciones encaminadas a una administración sin papeles la administración vasca es un claro ejemplo de implantación de iniciativas encaminadas a la reducción del papeleo burocrático desde hace unos años los presupuestos vascos se presentan únicamente en cdrom con el consiguiente ahorro de papel además desde 2004 toda la documentación entre el gobierno y parlamento vasco se transmite encriptada a través de la internet junto con la firma digital que asegura la validez legal necesaria 9 telefónica de españa puso en marcha en junio de 2002 la e-factura que elimina la edición de la factura en papel en diciembre de 2004 120.000 clientes estaban suscritos al servicio efactura lo que supuso en ese año la edición de 1.252.827 facturas electrónicas el servicio e-factura junto con la impresión de facturas en papel a doble cara y el ensobrado conjunto para clientes con varias líneas ha supuesto una reducción en el consumo de papel en facturación del 1,89 en el año 2004 46 al igual que sucede con las transacciones comerciales la seguridad es tenida en cuenta por lo que este tipo de aplicaciones utilizan la firma electrónica transacciones comerciales a través de la red el comercio electrónico es un buen ejemplo del uso de las nuevas tecnologías en la implementación de la nueva economía fue definido en 1997 por la comisión de comunidades europeas como cualquier actividad en la que las empresas y consumidores interactúan y hacen negocios entre sí o con las administraciones por medios electrónicos 37 cada vez son más las empresas que realizan sus operaciones comerciales utilizando las nuevas tecnologías los procesos de compras están cada día más informatizados y ya no exigen el uso masivo de papel como ocurría antes de hecho un aspecto fundamental en las transacciones comerciales como es la facturación tradicionalmente ligada al consumo de papel se ha visto beneficiado de los avances tecnológicos al desarrollarse la factura electrónica sin entrar en detalles técnicos podemos definir la factura electrónica como un documento electrónico que contiene los datos de una factura tradicional y que ha sido firmada digitalmente la banca es un ejemplo de aplicación de las nuevas tecnologías en transacciones comerciales cada vez son más los bancos que ofrecen servicios alternativos por internet y aquellos que sólo operan en la red van captando mayor número de clientes los bancos que ofrecen servicios por internet se pueden clasificar en tres tipos · los que tienen actividades de apoyo a la actividad normal desde internet como caja madrid y la caixa los que realizan todas sus operaciones por internet e-banks como uno-e aquellos que promocionan el uso de internet entre sus clientes incluyendo productos financieros atractivos sólo accesibles en internet como ebankinter · · la gestión online de las operaciones bancarias reduce el consumo de recursos como el papel debido a la eliminación de impresos además la necesidad del cliente de conocer el estado 6

[close]

p. 7

telecomunicaciones y desarrollo sostenible de sus cuentas puede quedar resuelta al estar disponible en internet la información más actualizada sobre sus movimientos bancarios dejando la decisión de imprimirlos o no al cliente esta circunstancia puede favorecer que las entidades reduzcan los envíos de correspondencia por correo postal que puedan ser más espaciados en el tiempo o incluso ser suprimidos papel y no en la pantalla o de archivar información en soporte físico respecto a la capacidad de sustituir a otros medios de transmisión de información que emplean papel es evidente que las nuevas tic y muy especialmente el correo electrónico inciden de forma acusada en el uso de otros medios tradicionales como puedan ser el correo postal o el fax no obstante se puede afirmar que hoy por hoy no existen indicios claros de que el correo electrónico sustituya por completo al correo tradicional sino que más bien actúa como complemento de ellos en cambio sí que existe una clara tendencia a reducirse el uso del fax entre las iniciativas que integran su proyecto cero papel para reducir el consumo de papel caja madrid incentivará la correspondencia electrónica a través de internet desde marzo de 2004 a través de un proyecto piloto unas 10.000 personas utilizan este nuevo sistema se espera que en 2007 unos 200.000 clientes se beneficien de este sistema con el que además se espera reducir unas 115 toneladas de papel en tres años salvando unos 1.700 árboles 1 extracto ecológico es una iniciativa de caixa terrassa orientada a lograr la conservación de los recursos naturales mediante la reducción del consumo de papel y la aportación de fondos para proyectos de reforestación y conservación de ecosistemas y de la biodiversidad a través de esta iniciativa iniciada en mayo de 2004 los clientes dados de alta en este servicio pueden consultar extractos y documentos a través de la red se estima que en el periodo comprendido entre mayo de 2004 y mayo de 2005 se han dejado de generar en formato papel más de 3.000.000 de documentos además del ahorro considerable de papel por cada cliente que se dé de alta en este servicio se dona un euro a depana defensa del patrimonio natural 27 en 2004 la cámara de comercio de madrid y secretariaplus.com realizaron un estudio sobre el uso de internet y el correo electrónico en las empresas mediante una encuesta dirigida a secretarias de compañías españolas según las participantes en este estudio el correo postal se sigue utilizando fundamentalmente para envíos importantes o para publicidad aunque su uso se ha reducido ligeramente en estos años lo que sí parece evidente es que el correo electrónico afecta más intensamente al uso del fax con el consiguiente efecto sobre el consumo del papel puesto que el 55 afirmaron que en su empresa el uso del fax se ha visto reducido a un 50 ya que utilizan preferentemente el correo electrónico 14 hasta hace poco el instituto nacional de estadística enviaba mensualmente unas 15 notas de prensa a los medios de comunicación de toda españa utilizando el fax con el consiguiente consumo de papel en todas las redacciones a partir de marzo de 2005 este organismo ha comenzado a enviar sus notas informativas por correo electrónico 12 el correo electrónico otra forma de comunicación gracias a las nuevas tecnologías existe un modelo de comunicación interpersonal totalmente integrado en nuestra sociedad como es el correo electrónico aunque hay estimaciones que hablan de que una empresa puede incrementar el consumo de papel en un 40 como consecuencia del uso de correo electrónico 2 puede decirse que realmente la transmisión de un mensaje de correo electrónico no exige el uso de papel y que su envío a la impresora está más bien motivado por el hábito del receptor del mensaje de leer en cabe destacar también la aplicación del correo electrónico para el envío y recepción de faxes en lo que se denomina fax en red sin utilizar papel por otra parte el correo electrónico además de utilizarse para la transferencia de información está actualmente empleándose en una actividad también muy ligada al uso del papel como es la publicidad el marketing por correo electrónico o el e-marketing está considerado como un arma de ventas muy efectiva y a menor coste que las opciones tradicionales en prensa o buzoneo ofreciendo como principal ventaja ambiental la ausencia de papel 7

[close]

p. 8

telecomunicaciones y desarrollo sostenible la educación on line publicaciones digitales la teleeducación es un concepto empleado desde hace años que se ha visto reforzado gracias al uso de internet contribuyendo a la mejora de la calidad y difusión de la educación 47 muchos son los que han de recurrir a la formación online o en cd-rom para tener acceso a la misma zonas rurales problemas de movilidad etc en la que los libros y apuntes son sustituidos por ebooks páginas web y documentos electrónicos aunque el empleo de las tecnologías reduce las necesidades de papel pueden existir efectos rebote hábito de imprimir los documentos electrónicos por ejemplo que impidan la desaparición total del papel asociado a dicha actividad la adopción del nuevo estilo de vida que impone la nueva economía incrementa las necesidades de información y de vías destinadas a su consumo las nuevas tecnologías se integran dentro de este nuevo concepto de información el primer periódico en soporte electrónico apareció en 1979 en birmingham llamado viewtel 202 se consideraba como un servicio complementario del diario birmingham post and mail y se recibía mediante teletexto 23 la open university realizó un estudio en el que comparaba el impacto ambiental de cursos presenciales campus on line y por correspondencia en el cual se analizaba el consumo de papel estimado en cada tipo de formación para el estudio se solicitó a los alumnos que estimaran la cantidad de papel que consumían en sus cursos en el que se contabilizaban fotocopias impresión de e-mails y del material de internet así como los libros propios que usaban entre otras conclusiones se dedujo que el consumo de papel en los cursos presenciales en campus y por correspondencia era similar en lo que respecta al curso on-line se comprobó que el consumo de papel asociado a esta modalidad de formación suponía la mitad del consumo de papel empleado en las otras dos modalidades presencial y por correspondencia sumado las razones que justificarían el consumo de papel en el curso on-line sería la impresión de la documentación por razones de portabilidad la facilidad de lectura en papel la facilidad de encontrar el material tomar notas y tener una copia de la documentación 40 cada día se lanzan nuevas formas de publicación más flexibles económicas cómodas y de rápida actualización la tendencia actual de las publicaciones es la sustitución progresiva del formato impreso por el electrónico o al menos la creación de ediciones digitales como complemento a las ediciones impresas periódicos revistas se apuntan a este concepto pues existe demanda en este sentido la mayor parte de encuestas de opinión concluyen que el principal uso de internet es para obtener información las visitas a periódicos y revistas online se encuentran entre los usos más frecuentes 31 y 32 dentro de las ventajas que las publicaciones online ofrecen es destacable la eliminación de ciertos costes asociados a impresión y distribución en papel mayor flexibilidad la información puede consultarse en cualquier sitio con acceso a internet y una mejora del acceso a la información más actualizada asimismo se eliminan los excedentes de publicaciones impresas en papel pero no vendidas con el consiguiente ahorro de papel y de reciclado de las ediciones obsoletas la adopción de la publicación electrónica ha tenido diferente acogida según el tipo de información que proporciona los casos con mayor éxito han sido · enciclopedias multimedia encarta o la enciclopedia británica las cuales son más económicas que las tradicionales y ocupan menos espacio 26 manuales técnicos periódicos electrónicos que tienen gran atractivo por la rapidez con la que son actualizados 8 además de la formación online existen ya algunas experiencias piloto en escuelas que han sustituido los papeles por el empleo de pdas y teléfonos móviles con los que además de tomar apuntes se conectan a internet para consultar los temarios y organizar las tareas la eliminación total del papel asociado a la educación es aún intangible sin embargo la implantación de las nuevas tecnologías en el ámbito educativo contribuirá a la reducción paulatina de las necesidades de papel · ·

[close]

p. 9

telecomunicaciones y desarrollo sostenible en definitiva los recursos de consulta son los más demandados lo que confirma la desventaja de estas publicaciones en papel que fácilmente se vuelven obsoletas por otra parte la presentación de los artículos y contenidos en los periódicos o revistas digitales mediante el uso de enlaces de hipertexto favorece una impresión bajo demanda responsable de tal modo que sólo se imprime lo realmente necesario 3 dificultades para alcanzar una sociedad sin papeles el uso de las nuevas tecnologías para impulsar la reducción del consumo de papel no siempre resulta fácil sino que requiere vencer algunas barreras que pueden surgir en su desarrollo un análisis de ciclo de vida comparó los efectos ambientales no solo el consumo de papel de un periódico impreso un periódico on-line y un programa de tv entre otras conclusiones se dedujo que 10 minutos de lectura de noticias en un periódico on-line suponía menor impacto ambiental que ver 25 minutos de un programa de noticias de tv o leer el 43 de un periódico tradicional 30 malos hábitos de imprimir los libros online han tenido peor acogida y a pesar de que ya se están ofreciendo bastantes títulos tanto clásicos como nuevos aún el público prefiere los libros en papel sin embargo se espera que con el lanzamiento de equipos orientados a la lectura en formato electrónico papel electrónico esta tendencia cambie entre sus ventajas más destacables se encuentra la posibilidad de incluir varios libros con los beneficios correspondientes que eso conlleva en cuanto al ahorro de papel por otra parte otras empresas tienen su tienda en la red y ofrecen sus productos en catálogos y en propaganda virtual ahorrando así los costes de impresión y distribución de los documentos y aumentando sus canales de venta la tecnología ha puesto a nuestra disposición numerosas herramientas que pueden ayudar a las empresas para la reducción del consumo de papel pero no siempre se logran los objetivos deseados si los implicados no se conciencian y no cambian sus hábitos el consumo de papel puede llegar incluso a incrementarse aunque se disponga de acceso a contenidos en formato digital es evidente que los documentos electrónicos se siguen imprimiendo debido a diferentes causas · incomodidad de lectura en pantallas cuyas causas se describen en un apartado posterior comodidad para trabajar se pueden hacer anotaciones en él y para transportarlo puede llevarse a cualquier lugar sensación psicológica de que es más serio un documento impreso que uno en formato electrónico implantación escasa de la firma electrónica etc · · bmg music service es una compañía que vende música por internet envía periódicamente catálogos con información de productos a través del correo electrónico con el consiguiente ahorro de papel asociado a la impresión 38 · la facilidad de imprimir documentos electrónicos ha aumentado con la disponibilidad de impresoras en la mayor parte de los casos conlleva un consumo de papel excesivo ya que se estima que de cada 10 hojas que imprimimos sólo leemos una 42 por ello es importante tomar conciencia de que se debe alcanzar un consumo de papel responsable en caso de oficinas y empresas han de realizarse modificaciones sustanciales a nivel operativo a fin de que se facilite el trabajo en el pc y online mediante la creación de herramientas electrónicas y procedimientos que faciliten el trabajo electrónico y promuevan el ahorro de papel 9

[close]

p. 10

telecomunicaciones y desarrollo sostenible en bruselas se ha puesto en marcha un proyecto piloto en empresas públicas y privadas con el fin de analizar el potencial de ahorro de papel y energía gracias a un uso adecuado de las tic la conclusión principal es que es posible una reducción del consumo de papel entre el 10 y el 30 sólo haciendo buen uso de las tecnologías disponibles en la región de bruselas supondría un ahorro de entre 1.900 y 5.700 toneladas de papel por año 34 por tanto parece evidente que los servicios que se ofrezcan a la sociedad deben ser lo suficientemente atractivos y útiles para que el usuario final asuma el riesgo de seguridad que percibe o las pequeñas incomodidades de solicitar su certificado digital frente a los beneficios que obtenga ¿qué hace telefónica a este respecto promoción de la e-factura entre sus clientes ¿qué hace telefónica a este respecto desarrollo de una campaña de sensibilización a los empleados del grupo para reducir el consumo de papel eliminación de dispositivos de impresión personales eliminación de faxes y reemplazo por un servicio de fax virtual dificultad de lectura en los monitores existe una circunstancia que parece irrefutable a la hora de convivir con los documentos electrónicos no los leemos igual en pantalla que en papel por lo que tendemos a imprimirlos para su lectura la aparición de fatiga visual es una de las consecuencias frecuentemente ligadas a la lectura de textos electrónicos aunque también pueden influir las circunstancias del puesto de trabajo mala iluminación contrastes inadecuados etc asimismo existe una serie de circunstancias que justifican las diferencias en cuanto a comprensión y comodidad de lectura entre las que pueden destacarse las siguientes · las directrices ergonómicas son distintas la correcta lectura de un texto escrito requiere una inclinación y distancia al texto distintas que para leer en pantalla lo que no solemos tener en cuenta la orientación de las páginas en muchos textos de internet es horizontal en vez de vertical lo que predispone a unos renglones largos que resultan más cansados de leer también la resolución es menor en textos electrónicos genaralmente no se tiene una visión de conjunto en el texto en formato electrónico dificultad en implantar la firma electrónica como hemos visto el uso de internet y de las nuevas tecnologías agiliza y permite la gestión eficiente de operaciones tales como la tramitación de expedientes administrativos la realización de transferencias bancarias etc reduciendo notablemente el papel empleado tradicionalmente en ello para garantizar la seguridad de las comunicaciones electrónicas en la actividad de las empresas ciudadanos y administraciones públicas existen mecanismos como la firma electrónica se trata de un instrumento capaz de permitir una comprobación de la procedencia y de la integridad de los mensajes intercambiados a través de las redes de telecomunicaciones a efectos de validez legal la firma electrónica reconocida respecto a los documentos electrónicos tiene el mismo valor que la firma manuscrita respecto a los documentos en papel no obstante desarrollar los pasos necesarios antes de realizar operaciones vía internet como la solicitud del certificado electrónico puede ser un obstáculo para las personas no familiarizadas con la informática lo que traerá como consecuencia que sigan realizando sus gestiones en papel como siempre de hecho este recelo constituye un freno para el desarrollo de la sociedad de la información en especial de la eadministración y el comercio electrónico · · por todo ello la velocidad de lectura es aproximadamente un 30 menor y los lectores tienden a reducir el número de palabras que leen por lo que la comprensión y retención se reduce un 50 50 ¿qué hace telefónica a este respecto instalación de pantallas tft en los puestos de trabajo del distrito-c ubicación futura del grupo telefónica en madrid 10

[close]

p. 11

telecomunicaciones y desarrollo sostenible necesidad de nuevos equipamientos y tecnologías 4 conclusiones hace una década se predecía el fin del consumo de papel las previsiones sobre una oficina sin papel aparecían con más fuerza a medida que la sociedad se digitalizaba hoy en día podemos afirmar que no parece previsible la eliminación absoluta del uso de papel en nuestra sociedad mientras no se consigan soluciones tecnológicas que suplan las circunstancias que mantienen vivo el consumo de papel la facilidad de impresión de la documentación la desconfianza hacia la firma electrónica la facilidad de transporte y manejo del papel entre otras causas le hacen prevalecer la colaboración de las administraciones públicas parece imprescindible para fomentar la sociedad de la información con menos papel un paso definitivo sería un apagón analógico en telecomunicaciones de tal modo que fuera imprescindible la comunicación electrónica con la administración en cualquier caso es fundamental que la sociedad continúe adoptando medidas para alcanzar un consumo responsable de papel para así obtener ahorros económicos apreciables incrementar los niveles de productividad y conseguir beneficios ambientales como valor añadido como hemos visto las telecomunicaciones pueden contribuir a vencer este desafío además del cambio de hábitos del que se ha hablado puede ser necesario realizar una inversión en equipamiento a fin de alcanzar niveles de consumo reducidos sin perder la operatividad los equipos más recomendados para trabajar sin papel serían · pantallas planas tft permiten la lectura más cómoda en la pantalla · tablet pc permite hacer anotaciones manuales en un documento electrónico y se puede transportar fácilmente · herramientas de compartición del conocimiento y gestión documental papel electrónico aún en desarrollo es similar al papel tradicional en él podremos llevar varios libros incluso leer el periódico con tan sólo un dispositivo del tamaño de una hoja y el grosor de una cartulina posiblemente será el equipo que en el futuro consiga gran aceptación y permita una reducción más elevada del consumo de papel asimismo gran parte de las iniciativas desarrolladas por empresas para conseguir eliminar el papel en sus procesos internos incluyen la incorporación de equipos anteriormente mencionados así como equipos multifunción que permiten integrar las funciones de impresión escaneado copiadora y fax consiguiendo ahorros económicos y de espacio sin olvidar la versatilidad que estos equipos ofrecen · qué hace telefónica a este respecto consolidación de la impresión en equipos multifunción introducción de herramientas de movilidad colaboración y compartición del conocimiento elaborado por división de gestión medioambiental telefÓnica i+d 11

[close]

p. 12

telecomunicaciones y desarrollo sostenible bibliografía 1 http www.cajamadrid.es/cajamadrid/home/cruce 0,0,1194_7461133418,00.html 12 el ine se pasa al correo electrónico para ahorrar papel febrero 2005 http www.elpais.es/articulo.html?xref=20050203elpepunet _8&type=tes&anchor=elpportec 2 the myth of paperless office abigail j sellen richard h.r harper 2001 3 nuevos entornos de trabajo eficiencia en el uso del papel y de la información electrónica en el puesto de trabajo luis morán abad telefónica sa 13 la sociedad de la información www.telefonica.es/publicaciones en españa 2004 4 http www-8.ibm.com/au/media/downloads /ibmarticles/overcoming_the_data_disadvantage.pdf 14 la revolución del correo electrónico e internet en las comunicaciones empresariales cámara de comercio de madrid y secretariaplus.com 2004 5 copy paper hidden costs real opportunities project update for the citigroup partnership http www.environmentaldefense.org/alliance citigroup_project_update.htm#foo 15 correo electrónico versus correo tradicional dos redes conectadas antonio aguilar pérez agosto 2004 16 http www.worldwatch.org/pubs/goodstuff/paper 17 http www.aspapel.es 6 bridging the paper digital document divide robert finlay canadian underwriter marzo 2001 http www.canadianunderwriter.ca/issues/printerfriendly.as p?story_id=acu59183&id=41765&rtype pc issue=030120 01 18 http www.reciclapapel.org/htm/info/tecnica/ciclo impacto2.asp 19 http eetd.lbl.gov/paper/ideas/html/index.htm 7 swmcb office paper reduction demonstration project final report materials productivity llc febrero 2002 20 http www.paperless.com/indexe.html 8 el impacto de la e-administración en el desarrollo sostenible grupo de sociedad de la información telefónica i+d marzo 2005 http www.telefonica.es/responsabilidadcorporativa seg_nivel/comp_antetodos/desarrollosostenible/desarrollo.sh tml 21 http www.microsoft.com/spain/empresas/lenguajepyme gestion/reducir_papel.mspx 22 reduction of co2 emissions by reduction of paper use for publication applications j.a van den reek marko hekkert 9 burocracia sin papel 2004 http www.laflecha.net /ar ticulos/eadministracion/burocracia 23 las publicaciones electrónicas una revolución en el siglo xxi mayelin travieso aguilar http www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol11_2_03/aci010203.htm 10 el gobierno presenta el plan conecta para el desarrollo de la administración electrónica en los próximos cuatro años http www.map.es/gabinete_de_prensa/notas_de_prensa/2 004/20040930_0003-ides-idimp.html 24 http www.cpel.uba.ar/articulos/informatica librosdigitales/dossier/default.htm 11 www.madrid.org 25 muchos libros y pocas nueces javier http www.ciberautores.com/art1001.html carvajal 12

[close]

p. 13

telecomunicaciones y desarrollo sostenible 26 libros electrónicos e-books bill gates presidente de microsoft http pymes.tai.es/tecnologia2.html 39 adiós al papel avanzan los documentos-e http www.univision.com/content/content.jhtml?chid=3&sc hid=303&secid=312&cid=494559 27 http www.caixaterrassa.es/web esp/corporativa noticies_ct/nota_prensa.asp?idm1=6&idsm2=27&idsm3=89 id=308 40 towards sustainable higher education environmental impacts of conventional campus print-based and electronic distance/open learning systems robin roy sdtephen potter karen yarrow and mark smith mayo 2002 28 la banca por internet http www.idg.es/iworld/impart.asp?id=124093 41 http www.reciclapapel.org/htm/bp/nac/colg_arqt.asp 29 http www.microsoft.com/spain/empresas/lenguajepyme gestion/reducir_papel.mspx 42 http www.paperless.com/believeit.htm 30 multifunctional electronic media traditional media the problem of an adequate functional unit a case study of a printed newspaper an internet newspaper and a tv broadcast roland hischier and inge reichart 2003 http www.empa.ch/plugin/template/empa 21841 l=1 43 the paperless office accepting digitized data miles l mathieu troy state university college pacific region-misawa ernest a.capazzoli kennesaw state kennesaw 44 liderazgo en la administración electrónica alto rendimiento máximo valor accenture junio 2004 31 ag für werbemedienforschung 2001 report special 10 ma comis online report from www.wemf.ch/pdf/d/comis01%20special.pdf 45 http english.forestindustries.fi/finance/world consumption.html 32 ag für werbemedienforschung 2002 ma net online report from www.wemf.ch/d/manet.shtml 46 informe anual de responsabilidad corporativa 2004 de telefónica http www.telefonica.es/responsabilidadcorporativa 33 http www.earthshare.org/tips/paperless.html 47 teleeducación para el desarrollo división de gestión medioambiental telefónica i+d junio 2005 http www.telefonica.es/responsabilidadcorporativa/pdfs/tel eeducacion_05jun.pdf 34 http rreuse.org/24/doc/00029_brochure_acrr_part_ii.pdf 35 http www.watchtower.org/library/g/1999/6/8a article_01.htm 48 las empresas piden acelerar la factura electrónica octubre 2004 http www.cincodias.com/articulo.html?xref 20041022cdscdiemp_28&type=tes&anchor=cdscdi&d_date 20041022 36 a society addicted to paper the effect of computer use on paper consumption 37 http personales.upv.es/igil/trans_isc/comercio_e.pdf 49 whitepaper una nueva arquitectura tecnológica para un nuevo modelo de empresa telefónica diciembre 2003 38 http www.environmentaldefense.org/documents 426_greenercatalogs.pdf 50 http tpgbuenosaires.tipografica.com/workshops apuntes/tipografia_en_la_web.html 13

[close]