EKSA

 

Embed or link this publication

Description

Garis Panduan

Popular Pages


p. 1

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN E kosistem K ondusif S ektor A wam Versi 1/2016 ‫مجليس ڤربندرن جاسين‬ MAJLIS PERBANDARAN JASIN 77000 Jasin, Melaka

[close]

p. 2



[close]

p. 3

ISI KANDUNGAN_______________________________________________________________________________ Kata-kata aluan I Tujuan 1 Pengenalan 1 Prinsip Amalan 5S 3–4 Prinsip Amalan EKSA 5–6 Pelaksanaan EKSA di MPJ 6 -14 Dasar EKSA Objektif EKSA Logo EKSA Penubuhan Jawatankuasa dan Peranan Pembahagian Zon Pelan Lantai Keperluan Zon Faedah Pelaksanaan 15 – 16 Tindakan Pelaksanaan EKSA 17 Keseragaman EKSA 17 – 27 Penutup 27

[close]

p. 4

Kata-kata aluan Tuan Yang Dipertua Bismilahhirahmanirrahim Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Salam EKSA dan Salam Jasin Prihatin Dihatiku Bersyukur kita kehadrat Ilahi, atas limpah kurnianya, MPJ telah berjaya menerbitkan garispanduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Seiring dengan langkahlangkah tranformasi perkhidmatan awam bagi meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan, terdapat usaha-usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat melalui program EKSA. EKSA adalah penjenamaan semula Amalan Persekitaran Berkualiti 5S dan masih lagi berteraskan 5 komponen utamanya iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM DAN SENTIASA AMAL. EKSA juga bukan menggantikan konsep 5S sebaliknya menambah baik elemen 5S bagi menyokong pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambahbaik dengan menambah 5 elemen baharu iaitu IMEJ KORPORAT; KREATIVITI DAN INOVASI; AMALAN HIJAU; PERSEKITARAN KONDUSIF dan KEPELBAGAIAN AGENSI. EKSA secara langsung menyokong budaya kerja kondusif disamping menggalakkan agensi lebih inovatif dan dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti penyampaian perkhidmatan awam. Garispanduan ini merupakan panduan melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Amalan EKSA ini juga akan meningkatkan tahap pengurusan dan penyelenggaraan pejabat ke arah yang lebih baik disamping dapat mengurangkan pembaziran. Komitmen dan penglibatan semua warga MPJ dalam melaksanakan EKSA ini dapat meningkatkan semangat kerja berpasukan. Saya percaya persekitaran kerja juga memainkan peranan didalam meningkatkan produktiviti organisasi. Akhir kata, diharapkan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA yang telah didokumentasikan ini dapat membantu warga MPJ dalam mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan dapat meningkatkan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. ( SHADAN BIN OTHMAN ) Yang Dipertua Majlis Perbandaran Jasin Melaka 1 Ogos 2016

[close]

p. 5

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 1/2016 PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAJLIS PERBANDARAN JASIN 1. TUJUAN Panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua warga kerja di Majlis Perbandaran Jasin (MPJ) dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Panduan ini menjelaskan konsep EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan oleh pihak MAMPU dan kaedah pelaksanaan EKSA di Majlis Perbandaran Jasin. Sebagai tambahan, panduan ini adalah sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon. EKSA yang merupakan kesinambungan dari Amalan 5S haruslah dilihat sebagai satu program yang menggalakkan semua zon di MPJ agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian perkhidmatan. Melalui panduan ini diharapkan dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat agar semua warga MPJ dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif. 2. PENGENALAN EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S dengan penambahbaikan lima (5) elemen baru bagi menyokong persekitaran kerja yang lebih kondusif iaitu:  Imej Korporat;  Kreativiti dan Inovasi;  Amalan Hijau;  Persekitaran Kondusif; dan  Kepelbagaian Agensi. Langkah penjenamaan semula Amalan 5S adalah perlu dan sesuai serta seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing MPJ disamping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga kerja. 1 | 27

[close]

p. 6

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 1/2016 Pelaksanaan EKSA di MPJ merupakan kesinambungan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S yang telah dilaksanakan sejak 2011. Walaubagimanapun ia tetap dirancang dengan teliti bagi memastikan EKSA dapat dilaksanakan dengan jaya. Kejayaan amalan ini juga atas penglibatan pihak pengurusan atasan sebagai pendorong dan kerjasama serta komitmen semua warga kerja MPJ. Pelaksanaan EKSA di MPJ melalui peringkat-peringkat seperti berikut: i. Peringkat Pertama  Melaksanakan kursus untuk memberi pemahaman kepada kakitangan;  Memberi penjelasan mengenai perbezaan antara EKSA dan 5S;  Mendapatkan komitmen sepenuhnya pihak pengurusan untuk pelaksanaan EKSA; dan  Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan dan Jawatankuasa Kerja EKSA. ii. Peringkat Kedua  Mempromosikan EKSA melalui Majlis Pelancaran semasa perhimpunan bulanan Pentadbiran MPJ;  Melantik Jawatankuasa Kerja dan Ketua Zon tanggungjawab Jawatankuasa/Ketua Zon; dan menghebahkan  Mengemaskini semula Pelan Lantai;  Menyediakan Buku Garis Panduan EKSA; dan  Melaksanakan gotong royong. iii. Peringkat Ketiga  Mengadakan Kursus untuk Juruaudit Dalaman EKSA; dan  Menetapkan tarikh Audit Dalaman EKSA. iv. Peringkat Keempat  Memberi pengiktirafan EKSA secara berkala kepada zon terbaik; dan  Mendapat dan mengekalkan pensijilan daripada MAMPU. 2 | 27

[close]

p. 7

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 1/2016 3. PRINSIP AMALAN 5S 3.1 Sisih Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Aktiviti sisih melibatkan: a. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera; b. Item yang ada nilai tetapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur; dan c. Item tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi untuk dilupuskan perlu menentukan kaedah/kos yang paling rendah. 3.2 Susun Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Aktiviti ini melibatkan:  Penyusunan item dalam aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu);  Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada item;  Menyimpan item mengikut kategori;  Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat; dan  Semasa bekerja fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja berada di atas meja, selepas digunakan fail dan item perlu disimpan semula ke tempat asal. 3.3 Sapu Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja. Aktiviti ini melibatkan: a. Menetapkan pemilik bagi ruang/perkakas dan mesin; 3 | 27

[close]

p. 8

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 1/2016 b. Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan; dan c. Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan penyelenggaraan. 3.4 Seragam Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa. 3.5 Sentiasa Amal Tindakan yang diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan amalan EKSA. Aktiviti ini melibatkan: a. Audit dalaman dilakukan secara berkala; b. Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan; c. Mewujudkan sistem pengiktrafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga MPJ; dan d. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan melalui latihan. 4 | 27

[close]

p. 9

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 1/2016 4. PRINSIP AMALAN EKSA 4.1 Imej Korporat Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian setiap zon. Keselamatan persekitaran perlu diberi keutamaan. Contoh kawasan yang memerlukan penampilan imej korporat ialah: a. Kaunter; b. Susun atur perabot; dan c. Ruang guna sama. 4.2 Kreativiti dan Inovasi Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, warga MPJ digalakkan membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Warga MPJ digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (think out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat. Contoh perkara yang menampak kreativiti dan Inovasi ialah: a. Tempat simpanan alat tulis; b. Pelabelan; dan c. Memendekkan proses kerja. 4.3 Amalan Hijau Aspek amalan hijau ditekankan di tempat kerja dan membuat analisa penjimatan kepada amalan penjimatan yang dilaksanakan. Contoh amalan ialah: a. Kitar semula; b. Peringatan penjimatan; c. Penjimatan elektrik; dan d. Penjimatan kertas. 5 | 27

[close]

p. 10

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 1/2016 4.4 Persekitaran Kondusif Penekanan diberikan kepada penyampaian perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Contoh aktiviti ini ialah:  Kemudahan pekerja OKU;  Ruang kerja yang kemas; dan  Ruang menunggu yang selesa. 4.5 Kepelbagaian Agensi Penilaian dalam auditan adalah merangkumi aspek generik dan khusus kerana mengambil kira kepelbagaian premis dan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one size fits all semasa dalam amalan 5S kurang mencakupi keperluan kepelbagaian agensi. 5. PELAKSANAAN EKSA DI MAJLIS PERBANDARAN JASIN 5.1 Dasar EKSA “Majlis Perbandaran Jasin Komited mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun untuk meningkatkan produktiviti dan kualiti penyampaian perkhidmatan”. 5.2 Objektif EKSA a. Menambahbaik persekitaran tempat kerja; b. Meningkatkan kualiti dan produktiviti warga kerja; c. Meningkatkan budaya kerja berpasukan; d. Meningkatkan budaya berinovasi; dan e. Mengwujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan amalan hijau. 6 | 27

[close]

p. 11

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 1/2016 5.3 Logo EKSA Keterangan Logo:  Lingkaran anak panah bulatan menunjukkan komitmen MPJ mengamalkan EKSA secara berterusan  Lima Kelopak bunga membentuk Kelopak Bunga Alamanda iaitu bunga rasmi MPJ.  Logo MPJ berada di atas bunga bermaksud keutuhan warga kerja mengangkat nama MPJ menerusi budaya EKSA.  Lima Kelopak dan warna bunga melambangkan lima (5) zon didalam EKSA MPJ: Ungu – Zon Bakawali Merah – Zon Anggerik Biru – Zon Iris Hijau – Zon Cempaka Kuning – Zon Dahlia 7 | 27

[close]

p. 12

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 1/2016 5.4 Penubuhan Jawatankuasa a. Jawatankuasa Pelaksana EKSA Penasihat Pengerusi Timbalan Pengerusi Fasilatator Urusetia Jawatankuasa Latihan Jawatankuasa Promosi Jawatankuasa Audit Ahli Jawatankuasa Yang Dipertua Setiausaha Pengarah Perancang Bandar dan Desa Pengarah Khidmat Pengurusan dan Perkhidmatan Pegawai Tadbir Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Pengarah Korporat dan Khidmat Masyarakat Ketua Unit Audit Dalam Pengarah Kejuruteraan Pengarah Lanskap & Perkhidmatan Bandar Pengarah Kawalan Pelesenan Pengarah Teknologi Maklumat Pengarah Penilaian & Pengurusan Harta Pengarah Kawalan Bangunan Pengarah Kewangan Pengarah Penguatkuasaan Ketua Unit Undang-Undang Ketua Unit OSC 8 | 27

[close]

p. 13

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 1/2016 b. Struktur Jawatankuasa Kerja EKSA 5.5 Peranan Jawatankuasa Pengerusi  Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksana EKSA;  Membentuk pelan tindakan pelaksana EKSA;  Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan;  Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan;  Melantik Penyelaras, Ketua Jawatankuasa Kecil dan Fasilitator;  Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan;  Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan  Memantau kemajuan pelaksana EKSA melalui contoh amalan terbaik. 9 | 27

[close]

p. 14

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 1/2016 Fasilitator  Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli;  Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang telah disediakan;  Menentukan pembahagian zon;  Menjadikan perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelasana; dan  Menyelaras dan memantau aktiviti. Urusetia  Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA;  Menyelaras program EKSA MPJ;  Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA;  Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA;  Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan  Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi. Jawatankuasa Promosi  Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;  Mengenalpasti aktiviti/pertandingan/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelasanaan EKSA;  Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang;  Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan  Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga jabatan/agensi. 10 | 27

[close]

p. 15

Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Majlis Perbandaran Jasin, Versi 1/2016 Jawatankuasa Audit  Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;  Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA;  Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit;  Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu;  Menyediakan laporan keseluruhan audit dalaman; dan  Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan. Jawatankuasa Latihan  Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi;  Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA;  Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya. 11 | 27

[close]

Comments

no comments yet