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signamic das magazin rund um die elektronische signatur www.signamic.de ausgabe 1-2008 schutzgebühr deutschland 6 Österreich 6 schweiz 10 chf eine generation setzt sich mit einem thema auseinander signaturen ­ nein danke si g n tu rean ein da europa rückt zusammen zentrales europäisches einvoicing beim chemieriesen solvay elektronische gesundheitskarte informelle selbstbestimmung datenschutz und nutzen für die patienten n ke n embedded security sicherheit in der nächsten generation von it-anwendungen

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125 jahre solvay in deutschland ­ 125 jahre zukunft fliegen mit solarkraft ­ eine vision nein ein projekt mit zukunft das von solvay unterstützt wird mit einer vielzahl innovativer lösungen von einem unternehmen das experte in sachen hochwertige werkstoffe ist Überrascht sicher nicht mehr wenn sie wissen dass bei solvay tagtäglich kreative frauen und männer zusammenarbeiten um neuland in den unternehmensbereichen pharma chemie und kunststoffe zu betreten wir fördern nachhaltig dynamische und verantwortungsbewusste innovationen die wachstum und dauerhafte verbesserungen erzeugen seit 125 jahren heute und auch in zukunft solvay gmbh hans-böckler-allee 20 30173 hannover tel 0511 857-0 www.solvay.de eine chemie und pharmagruppe

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editorial signamic seite 3 liebe leserin lieber leser in den vergangenen zehn jahren wurde die elektronische signatur und die damit verbundene sicherheit hoch gelobt mit und für sie goldene zeiten vorhergesagt viel kritisiert anschließend verdammt und in die wüste geschickt nur um sie später in kleinen oasen wieder auferstehen und wachsen zu lassen diese oft hektischen marktbewegungen fanden jedoch bisher nur auf der oberfläche statt künstlich herbei geredetes glück für künstlich erschaffene welten auch die elektronische signatur wurde ein opfer der künstlichen new economy und damals auch mit ihr zusammen begraben in dieser zeit schaffte die elektronische signatur es nicht sich nachhaltig in geschäftsprozessen von unternehmen oder anwendern zu etablieren ­ so verschwand sie ­ in vielen bereichen schneller als sie gekommen war nun erleben wir seit einigen jahren die renaissance der signatur im hintergrund im stillen im verborgenen keine großen partys keine milliardenwerte an der börse kein morgen wird alles anders aber ein stetiges wachstum und vordringen der elektronischen signatur in verschiedene geschäftliche bereiche das ist der unterschied wir erleben heute wie eine technologie sich durchsetzt wie sie genutzt wird wie diese werte schafft und so nachhaltig in viele ­ nicht alle ­ bereiche unseres geschäftlichen und privaten lebens vordringt und weiter vordringen wird in vielen bereichen werden heute elektronische signaturen eingesetzt um kosten zu sparen sicherheit und qualität zu erhöhen und wettbewerbsvorteile zu erschaffen die dynamik nimmt zu die elektronische signatur ist bereits bei der elektronischen rechnung der belegerfassung bei freigabeverfahren und bei verschiedenen antragsverfahren z.b in der justiz nicht mehr wegzudenken auch das gesundheitswesen mit über 260 milliarden euro volumen und 4,2 millionen beschäftigten der größte wirtschaftsbereich in deutschland setzt auf die technologie der elektronischen signatur damit wird erstmals die voraussetzung für eine flächendeckende infrastruktur für elektronische signaturen geschaffen ­ die praktische nutzung kommt als folge der gesetzlichen auflagen und der zu realisierenden einsparpotentiale von allein die aktuelle und fortschreitende dynamik des signaturmarktes ist heute nicht allgemein bekannt die erheblichen möglichkeiten und chancen des marktes technologie und deren praktische umsetzung sollten allen zur verfügung stehen und das wissen weiter gegeben werden signatur-pioniere zeigen welche potentiale in der signatur stecken und so können viele von den bereits gemachten erfahrungen partizipieren signature signamic dynamic doch was ist heute das richtige medium um wissen weiterzugeben chancen und risiken sowie gesetzliche rahmenbedingungen zu diskutieren ein buch kann alles im detail beleuchten das internet ist stets aktuell podcasts hingegen machen es dem leser einfacher hier ist natürlich die frage nach der zielgruppe zu stellen sind es die early adopter die power-user und die technologie-freaks nein das praktische wissen ist für die allgemeinheit den interessierten manager den unternehmer interessant und sollte überall und jederzeit verfügbar sein ohne jegliche hilfsmittel wie internetanschluss computer oder ipod also auch im flugzeug in der bahn oder eben zwischendurch bei einer tasse kaffee ein buch benötigt zeit ­ leider ist gerade diese in der zielgruppe sehr knapp also ein leichtes schnelles buch herausgekommen ist ein magazin ­ das erste deutsche signaturmagazin ­ signamic signamic steht für signature dynamic wir wollen sie mit diesem magazin an der neuen dynamik der elektronischen signatur teilhaben lassen sehen sie und erleben sie was möglich ist sie werden überrascht sein in welchen bereichen die signatur bereits einzug gehalten hat und welche chancen sich auch für sie und ihr unternehmen oder behörde auftun werden sie ihr persönlicher signatur-pionier wir laden sie herzlich ein mit uns zu entdecken was die signatur für ihre kunden mitarbeiter und auch für sie persönlich leisten kann ich würde mich sehr freuen wenn wir in der nächsten ausgabe von ihren persönlichen erfahrungen berichten können sprechen sie uns an oder schreiben uns die signamicredaktion freut sich auf ihr feedback herzlich ihr jan c e wendenburg vorsitzender des vorstands authentidate international ag

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inhalt signamic seite 4 lösungen 6-7 ebilling chance oder risiko starthilfe für die elektronische rechnung 8-9 europa rückt zusammen zentrales europäisches einvoicing beim chemieriesen solvay si g n u re at n 12-13 Über grenzen hinaus den unternehmensweiten rechnungsfluss optimieren intercompany e-billing bei john deere mit esker deliveryware 14-15 servicon rechnungsportal ­ die zeitgemäße unterstützung der zentralregulierung die all-in-one-lösung für den mittelstand 16-17 markus hornburg managing director ob10 gmbh über financial supply chain optimierung mit elektronischer rechnungsbearbeitung 18-19 elektronische rechnungen direkt aus sap versenden und empfangen der zertifizierte ebilling connector und sap add-ons machen´s möglich 20 mehrwert-potenziale nutzen durch enterprise-document-presentment 21 vernichten sie ihre dokumente doch einfach die qualifizierte elektronische signatur in datenerfassungsprozessen bei sozialversicherern 22-24 datenablage ohne ballast revisionssichere archivierung großer mengen digitaler einzelobjekte 24-25 profi für zertifizierte sicherheit die cherry gmbh bietet das umfassendste portfolio an zertifizierten sicherheitslösungen 26-27 die elektronische gesundheitskarte informelle selbstbestimmung datenschutz und nutzen für die patienten ein da 28-29 landesamt für besoldung und versorgung nrw setzt auf elektronische akten das größte lohnbüro deutschlands 30-31 rwe trading gmbh business process management in verbindung mit elektronischer signatur 32-33 intelligente bilanzdatenerfassung für effektive informationslogistik optimierung der kreditüberwachung durch signierte elektronische daten 33 die digitale signatur auf dem vormarsch nur flexible ecm-systeme erfüllen die anforderungen 34-35 archivierung von patientenunterlagen 36 der ring der dienstleistung hilft kosten im gesundheitswesen zu sparen dr bernhard amshoff vorstand der aconsite ag im signamic-interview 37 it in der gesetzlichen krankenversicherung fachwissen 38-40 common criteria zertifizierungen und was sie dem anwender bringen vertrauen in die sicherheit von informationstechnologie 40-41 dr günther welsch ­ seit juli 2007 neuer geschäftsführer des teletrust deutschland e.v signamic hat nach seinen ersten eindrücken und schwerpunkten seiner zukünftigen tätigkeit gefragt n ke n

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inhalt signamic seite 5 inhalt signaturen ­ nein danke eine generation setzt sich mit einem thema auseinander nicht nur um die elektronische signatur sondern auch um die kontroverse diskussion innovativer lösungen geht es in unserer titelstory seite 10-11 58-59 kis krankenhausinformationssysteme papierlos und dennoch rechtssicher durch signaturen und zeitstempel 60-62 embedded security sicherheit in der nächsten generation von it-anwendungen 42-43 it-compliance und ehealth 44-45 sicherheitsmaßnahmen beim betrieb von kartenapplikationsmanagement systemen im gesundheitswesen 46-48 abmahnfreies und gesetzeskonformes gestalten der elektronischen personalakte unter berücksichtigung des urteils des bag zur aufbewahrung von gesundheitsdaten in der personalakte 49 rechtssichere speicherung von signierten dokumenten mittels ietf standard evidence record syntax 50-51 pdf/a als langzeitarchivformat für elektronische dokumente 52 rahmenbedingungen für die elektronische rechnungsstellung in der schweiz unter einsatz elektronischer signaturen aus mehrwertsteuer-optik 53 open source ecm open source software alfresco als alternative zu sharepoint co 54-55 informationssicherheit transparent und ganzheitlich gestalten softwaretools zur erstellung pflege und kommunikation von sicherheitsrichtlinien 64-65 sichere und effiziente schutzmechanismen vor spam 66-67 verschlüsselung leicht gemacht neues verfahren für einen sicheren email-versand 68-69 bürokratie und regulierung bei banken und versicherungen mithilfe elektronischer signaturen überwinden beispiele aus der praxis für die praxis 70-73 praktische ausgestaltung eines anti-fraudmanagements unter einsatz elektronischer signaturen und zeitstempel wissenswert 3 editorial 74 wissenswertes 75 literaturempfehlung 76 als doppeltes lottchen im netz ­ oder warum nur die wahre identität wirklich zählt 77 dreidimensionale welt im wohnzimmer ­ 3d-fortschritt für zuhause tv-neuheit von charisma technologies 78-81 anbieterübersicht trends 56 einführung von signaturlösungen im ehealth-sektor wie der start in die elektronische welt gelingt 82 impressum signamic-bestellformular

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lösungen signamic seite 6 was bringt ebilling der elektronische rechnungsversand spart kosten und zeit weil versender und empfänger durchgängig digital arbeiten können zudem erhöht sich die datenqualität weil mögliche fehlerquellen durch manuelle eingaben entfallen aus allen effekten resultiert eine einsparung von bis zu mehr als der hälfte der bisherigen kosten des papierbasierten rechnungsprozesses diese liegen nach den erfahrungen von alpha com bei durchschnittlich sechs euro pro ausgangsrechnung und 15 euro und mehr pro eingangsrechnung variieren aber individuell je nach interner organisation beide parteien können zudem die dokumente elektronisch ablegen und in ihren erp-systemen verlinken womit die archivflächen für papier wegfallen und sich recherchezeiten bei späteren nachfragen drastisch verkürzen für den versender ergeben sich einspareffekte weil aufwand und materialkosten für den ausdruck sowie das porto miteinander zu kommunizieren und sind auf diesen nutzerkreis begrenzt seitdem die gesetzlichen grundlagen vorhanden sind 2001 gibt es offene systeme für ebilling auf dem markt die potenziell jeder anwender nutzen kann aufgrund des hohen einsparpotenzials werden sich kurz bis mittelfristig die unternehmen mit dem thema beschäftigen warum gibt es noch papierrechnungen die papierform war lange zeit das einzige ausgabemedium das uneingeschränkt rechtlich verbindlich war und damit zum vorsteuerabzug berechtigte für rechnungen per fax gilt dies teilweise auch papier ist ein weltweit universell lesbares medium trotz des aufwändigen handlings hat sich papier in der geschäftswelt etabliert diese ausschließlichkeit besteht heute jedoch nicht mehr ebilling chance oder risiko starthilfe für die elektronische rechnung seitdem der gesetzgeber den elektronischen versand von rechnungen akzeptiert wäre die papierform nicht mehr nötig trotzdem gibt es vorbehalte in das deutlich kostengünstigere ebilling einzusteigen hier sind die wichtigsten fakten und fragen zusammengestellt entfallen zudem beschleunigt sich die zustellung was den zahlungsfluss begünstigt der empfänger profitiert von ebilling indem er sich die händische dateneingabe spart und im idealfall dunkel buchen kann durch die schnellere zustellung lässt sich potenziell mehr skonto ziehen der vorsteuerabzug ist auch bei digitaler rechnung möglich wenn sie qualifiziert signiert und überprüft wurde den dazu erforderlichen signaturprozess übernimmt beispielsweise der dienstleister alpha com der ablauf ist so der versender schickt seine ausgangsrechnungs-daten in digitaler form zum dienstleister der im auftrag des versenders eine qualifizierte elektronische signatur erstellt und sie für den empfänger verifiziert versender und empfänger erhalten die signierte variante der digitalen rechnung einschließlich prüfbericht zur ablage wie läuft ebilling praktisch ab version a interne lösung der versender arbeitet mit einem erp-system um eine rechnung zu erstellen die finale version wird elektronisch signiert und digital an den empfänger übermittelt dazu ist die anschaffung eigener software nötig je nach lösung lässt sich unter verschiedenen zielformaten wählen parallel dazu legt der versender ein image der rechnung im digitalen archiv ab und generiert eine verlinkung zwischen vorgang und image um die vorsteuer abziehen zu können muss der empfänger die signatur der digitalen rechnung prüfen danach kann er ohne den üblichen medienbruch weiterarbeiten und die erechnung verlinkt ablegen im besten fall übernimmt das erp-system sämtliche informationen direkt und leitet automatisiert die buchung ein wenn ein workflow vorhanden ist erfolgt der rechnungslauf ebenfalls standardisiert version b extern über clearing-service ebilling lässt sich auch extern abwickeln über einen clearingservice bei dem ein dienstleister als zentrale drehscheibe für aus und eingangsrechnungen fungiert das erspart eigene investition in technik und personalschulung da zum wer nutzt ebilling schon heute in einigen branchen ist der austausch von finanzdaten bereits etabliert allerdings sind diese verfahren wie edi proprietär die nutzer benötigen spezielle hard und software um

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lösungen signamic seite 7 stückpreis abgerechnet wird der partner konvertiert die gelieferten rechnungsdaten ins gewünschte zielformat ­ egal ob images oder files jeglichen formats der bekannten hersteller von erp-systemen des weiteren versieht er die ausgehenden dokumente mit qualifizierter elektronischer signatur womit die rechtlichen anforderungen erfüllt sind bei bedarf übernimmt er auch die archivierung elektronischer rechnungen einschließlich aller geforderten bestandteile wie signatur und prüfbericht je umfangreicher das portfolio des partners ist desto flexibler ist der kunde beim umstieg auf ebilling im idealfall kann der kunde leistungen für den analogen und digitalen rechnungsprozess beliebig miteinander kombinieren nein mittlerweile sind alle gesetzlichen und technologischen voraussetzungen erfüllt um die papierform komplett zu ersetzen wer die digitale variante beim versand qualifiziert elektronisch signiert und recherchierbar ablegt erfüllt ­ als versender und empfänger ­ die anforderungen an den vorsteuerabzug der einstieg in ebilling kommt nicht in betracht weil das rein digitale verfahren zu unsicher ist stimmt das die hauptlieferanten schicken alle papierrechnungen kann man trotzdem in ebilling einsteigen jein denn ebilling betrifft immer zwei seiten weil unternehmen sowohl ausgangs als auch eingangsrechnungen haben und es stellt sich die frage wer mit dem digitalen rechnungsprozess beginnt und damit die beziehung zum geschäftspartner lieferanten oder kunden beeinflusst maßgeblich ist hier die elektronische signatur auf der ausgangsseite ­ sowohl für den versender als auch empfänger für beide ist die digitale ablage gesetzeskonform wenn die virtuell übermittelte rechnung beim ausgang elektronisch signiert wurde dies fordert der gesetzgeber um manipulationen auszuschließen was der sicherheit dient entpuppt sich jedoch als handicap so könnte man auf der ausgangsseite ohne weiteres auf ebilling umsteigen für die eingangsseite gilt dies leider nicht denn als empfänger ist man darauf angewiesen dass der versender seine rechnung in elektronischer signierter form schickt und nicht in papierform allerdings hat der auftraggeber i.d.r einen gewissen spielraum vorzugeben wie ein lieferant seine rechnungen gestaltet bzw übermittelt man sollte diese chance wahrnehmen und prüfen ob sich alle oder zumindest die wichtigsten stamm-lieferanten dazu bewegen lassen an ebilling teilzunehmen es gibt mittlerweile sogar einige unternehmen die papierrechnungen ihrer lieferanten schlichtweg ablehnen der umstieg wird damit zur pflicht allerdings muss man nicht selbst über entsprechende fachkenntnis oder technik verfügen um ausgangsrechnungen digital zu übermitteln man kann einen externen clearingservice nutzen bei dem ein dienstleister den signatur-prozess übernimmt um die rechtlichen anforderungen zu erfüllen bei bedarf konvertiert er die rechnungsdaten auch ins gewünschte ziel-format die abrechnung erfolgt i.d.r zum stückpreis mit diesem clearing-service schließt sich eine wichtige lücke im durchgängig digitalen rechnungsprozess allerdings verfügt die eingangsseite über so viele schnittstellen nach außen dass sich ebilling trotz der potenziellen einspareffekte nur sukzessive umsetzen lässt thomas hellmig vertriebsleiter und prokurist bei alpha com deutschland signamic alpha com bietet ebilling als dienstleistung an welche vorteile haben kunden davon thomas hellmig die meisten mittelständischen unternehmen haben relativ wenige rechnungen im versand wir gehen von 50 bis 500 ausgangsrechnungen pro tag aus da lohnt es sich nicht die nötige hard und software selbst anzuschaffen zumal damit auch administrative tätigkeiten verbunden sind was schulung und freie kapazitäten bedeuten bei der genannten größenordnung stellt ein dienstleister die sehr viel preiswertere variante dar signamic was heißt das in zahlen hellmig gegenüber der klassischen variante per post kostet die elektronische rechnung über uns signiert verifiziert und verschickt zwischen 15 und 20 prozent der bisherigen kosten der kunde spart also 80 bis 85 prozent des aktuellen aufwands dazu kommt dass wir zum stückpreis abrechnen und damit kalkulationssicherheit gewährleisten neben einer überschaubaren einrichtungspauschale fallen für den kunden keine investitionen an so dass die amortisation in wenigen monaten erreicht ist signamic es gibt mittlerweile einige anbieter auf dem markt wie unterscheidet sich alpha com von den anderen hellmig wir bieten ein gesamtkonzept für den rechnungsprozess an das umfasst sowohl die ausgangs als auch eingangs-seite ­ und zwar für sämtliche medien einschließlich papier und inhaltliche extraktion von daten ich kenne keinen anbieter in deutschland der über ein so umfangreiches portfolio auf diesem gebiet verfügt wie wir alpha com deutschland gmbh www.alpha-com.de

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lösungen signamic seite 8 europa rückt zusammen zentrales europäisches einvoicing beim chemieriesen solvay standorte rechnungen und gutschriften zählen für den internationalen chemie und pharmakonzern solvay zu den dokumententypen mit besonders hohem aufkommen und arbeitsintensiven prozessen durch eine zentrale invoicing gesellschaft von solvay chemicals international in belgien und das dort verwendete sap-system wird der gesamte prozess der rechnungs bzw gutschriftenabwicklung für die europäischen gesellschaften der solvay chemiesparte abgewickelt ein großteil der prozesse läuft dabei bereits elektronisch kunden und lieferanten können entweder über das solvay extranet oder durch eine b2b-integration über elemica das b2b-hub der chemischen industrie ihre supplychain prozesse vereinfachen und angebunden werden um diesen zentralen europäischen prozess noch weiter zu optimieren entschied sich solvay zur integration elektronischer signaturen in den rechnungs bzw gutschriftenprozess auf diese weise konnte die letzte lücke zu einem vollständig elektronischen prozess geschlossen und auf zusätzliche papierdokumente verzichtet werden durch zentrale ergänzung einer signaturlösung des spezialisten authentidate können alle elektronischen rechnungen und gutschriften mit qualifizierten signaturen versehen und somit entsprechend der gesetzlichen anforderungen geschützt werden die signierten rechnungen und gutschriften können ohne zusätzliche papierdokumente z.b zum vorsteuerabzug verwendet werden da die lösung die auflagen der eu-signaturrichtlinie und eu-rechnungsrichtlinie erfüllt können mit einer zentralen signaturlösung bei solvay chemicals international die anforderungen der solvay chemiesparte in ganz europa abgedeckt werden kunden und lieferanten sollte der empfang signierter rechnungen und gutschriften so einfach wie möglich gemacht werden daher entschied sich solvay zusätzlich zum einsatz eines webservices der webservice erreichbar unter www.signature-check.de ermöglicht die einfache prüfung der signaturen der rechnungen und gutschriften zusätzliche software ist nicht erforderlich der service ist in mehreren sprachen verfügbar durch diese einfache lösung konnte von anfang an die akzeptanz für elektronische signierte rechnungen und gutschriften gesteigert und in kurzer zeit hohe anteile über diesen elektronischen prozess erzielt werden kunden und lieferanten können so die optimierungspotentiale voll ausschöpfen und müssen nicht selbst in signaturtechnologien investieren.

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lösungen signamic seite 9 signamic herr zekoll warum hat sich solvay mit dem thema elektronischer rechnungsversand beschäftigt haimo zekoll wir haben nach einem innovativen und vor allem kundenorientierten angebot gesucht um die kommunikation mit kunden und auch lieferanten zu optimieren der rechnungs bzw gutschriftenaustausch zählt bei uns wie auch bei vielen anderen unternehmen der chemie und kunststoffsparte zu den kommunikationsintensiven prozessen daher haben wir bei diesen arbeitsschritten detailliert nach verbesserungsmöglichkeiten gesucht haimo zekoll channel management solvay chemicals international signamic welche prozesse standen bei der optimierung im vordergrund zekoll prozesse kosten bekanntlich immer geld ­ wir haben daher unterschiedliche hauptkostentreiber identifiziert zum einen optimierungspotential durch prozessbeschleunigung und vereinfachte interne distribution z.b bei der rechungsprüfung und zum anderen durch verbesserte datenqualität aktuelle statusinformationen und vermeidung manueller fehler diese optimierungspotentiale wollten wir sowohl für solvay als auch für unsere kunden und lieferanten erschließen somit wurde schnell klar dass durch zustellung von rechnungen und gutschriften in elektronischer form ohne zusätzliche papierdokumente die prozesse auf seiten aller beteiligten vereinfacht und optimiert werden konnten signamic warum haben sie sich entschieden das projekt von beginn an international anzugehen zekoll diese entscheidung war schnell getroffen wir haben mit der solvay chemicals international für alle businessbereiche der chemiesparte eine zentrale europäische invoicing gesellschaft Über das dortige erp-system hier nutzen wir sap wird u.a die erstellung von rechnungen gutschriften und proforma rechnungen für diese europäischen solvay gesellschaften durchgeführt somit lag es nahe auch eine signaturlösung zur vollständigen elektronischen abwicklung hier zu ergänzen signamic wie haben sie die anforderungen technisch gelöst zekoll wir haben uns für den einsatz einer signaturlösung des anbieters authentidate entschieden die lösung konnte sehr einfach in unsere bestehenden prozesse eingefügt werden außerdem können wir mit nur einer signaturlösung die rechtlichen anforderungen europaweit erfüllen und müssen nicht auf nationale insellösungen setzen das einzige problem besteht heute nur für die schweiz da sie außerhalb der europäischen union ist und noch nicht die europäischen signaturgesetze adaptiert hat signamic gab es anfangs probleme die europäischen gesellschaften mit der neuen lösung vertraut zu machen falls ja wie haben sie die umstellung gelöst zekoll wie immer bei einführung neuer technologien gab es auch bei uns sowohl bei eigenen mitarbeitern als auch bei kunden und lieferanten bedenken und unsicherheiten diese rührten vor allem daher dass man zuwenig über signierte elektronische rechnungen wusste diese vorbehalte haben wir durch einfache maßnahmen aufklären können so haben wir mitarbeiter kunden und lieferanten in rundschreiben über die elektronische signatur informiert und fachinformationen wie z.b gesetzliche richtlinien einfach verständlich erklärt solvay ist eine internationale chemieund pharma gruppe mit hauptsitz in brüssel das unternehmen beschäftigt ca 30.000 mitarbeiter in 50 ländern 2005 betrug der umsatz 8,6 billionen eur erwirtschaftet von den drei bereichen chemie kunststoff und pharmazie solvay euronext solb.be bloomberg solb.bb reuters solbt.br ist an der euronext stock exchange in brüssel gelistet details sind unter www.solvay.com verfügbar.

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si g n tu rean ein da signaturen ­ nein danke eine generation setzt sich mit einem thema auseinander n ke viele werden sich noch an die zahlreichen initiativen in den 80er jahren erinnern und das symbol welches noch heute in unserem alltag präsent ist plastisch vor augen haben egal welche meinung sie persönlich zur nutzung von atomkraft vertreten ­ die strahlenden sonnenblumen haben einen bemerkenswerten effekt in unserer gesellschaft ausgelöst sie haben ganze generationen angeregt sich intensiv mit einem thema zu beschäftigen sie haben bei dem einzelnen dazu beigetragen sich eine meinung zu bilden die eigene position zu überdenken und selbst stellung zu beziehen kurzum sich selbst kritisch mit einer thematik auseinanderzusetzen n kontroverse diskussion ­ der schlüssel um innovationen zur marktreife zu bringen was bedeutet dies für das thema signatur nur innovative ideen und technologien haben die chance einen langfristigen technischen und damit auch wirtschaftlichen und gesellschaftlichen fortschritt herbei zu führen gleichzeitig sind mit der einführung von innovationen so gut wie immer starke Änderungen in gewohnten arbeits abläufen verbunden umbrüche verursachen oft sorgen und Ängste nicht jeder und damit auch nicht jedes unternehmen ist Änderungen gegenüber aufgeschlossen sondern hält aus angst und unsicherheit vor dem was dort kommt an altbewährtem fest genau aus dieser angst und unsicherheit entwickeln sich häufig zwei wege einer davon führt in eine sackgasse dort versickern fortschrittliche ideen ehe sie sich zu gewinnbringenden realen maßnahmen entwickeln können auf dem anderen weg kehren sich angst und unsicherheit um in be-

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titelstory signamic seite 11 denken die den nährboden für eine kontroverse diskussion bilden erst durch diese kontroverse diskussion werden innovationen zu ihrer eigentlichen reife gebracht schwachstellen die bei jeder innovation zwangsläufig vorhanden sind werden aufgedeckt und der weg zur eigentlichen marktreife geebnet auch wenn uns alle das thema signaturen bereits seit einigen jahren begleitet ist der prozess noch längst nicht abgeschlossen dies ist auch gut so denn nur so haben wir alle die möglichkeit kontinuierlich zu lernen zu optimieren und aus der innovation marktreife state-of-the-art produkte und services zu entwickeln die sowohl für den privaten einzelanwender als auch unternehmen zu einem nachhaltigen nutzen führen es lohnt sich innovativen ideen eine chance zu geben und so sich selbst der wirtschaft und der gesellschaft die möglichkeit zu eröffnen neue wege zu beschreiten mit signaturen ­ nein danke möchten wir sie daher anregen in die kontroverse diskussion einzusteigen chancen risiken nutzen und schwierigkeiten dieser nach wie vor innovativen technologien zu betrachten sich mit konträren positionen auseinander zu setzen und sich die frage zu stellen welche auswirkungen es sowohl auf die eigene person als auch auf unsere wirtschaft hätte wenn man sich für oder gegen den einsatz innovativer technologien wie den signaturtechnologien entscheidet die positiven effekte der egk wie z.b verfügbarkeit von patienteninformationen im notfall für das eigene wohl sind die reihe der beispiele ließe sich endlos fortsetzen nicht nur im hier diskutierten umfeld der informationstechnologie sondern gleichfalls in diversen anderen bereichen der gesellschaft und wirtschaft wer hat nicht über generationen vor uns geschmunzelt die anfang des 20 jahrhunderts dem automobil keine weite verbreitung in unserer gesellschaft zugetraut hätten heute ist diese errungenschaft aus unserem alltag nicht mehr wegzudenken gleiches gilt für das faxgerät viele hätten einer solchen innovation die technologie auf seiten beider kommunikationspartner erfordert keinen siegeszug zugetraut heute findet sich fast kein geschäftsbriefpapier mehr ohne faxnummer geschäftsprozesse werden durch das fax beschleunigt und über distanzen hinweg innerhalb kürzester zeit ermöglicht an genau dieser stelle setzt die elektronische signatur an durch sie können die vorteile der prozessbeschleunigung mit denen der rechtssicherheit kombiniert werden aufgeschlossenheit gegenüber neuen technologien teils scheuen wir in unserem täglichen handeln die diskussion so lehnen wir manche technologie ab ohne uns genau vor augen zu führen dass wir somit auch auf bestimmte möglichkeiten oder leistungen verzichten müssen gleichzeitig können wir die chancen und risiken manchmal nicht richtig bewerten da wir die technologien die hinter einer neuerung stehen nicht hinreichend verstehen und einschätzen können die elektronische gesundheitskarte egk mit der sich auch einige artikel dieser ausgabe von signamic beschäftigen ist ein ideales beispiel hierfür das thema datenschutz muss hier besonders kritisch hinterfragt werden ein oft in diesem zusammenhang diskutiertesangebrachtes argument ist die angst vor dem gläsernen menschen angst dass persönliche daten durch flächendeckenden einsatz der egk verdichtet missbraucht oder in falsche hände geraten könnten ein mit sicherheit für die meisten in der bevölkerung erschreckendes szenario doch hat man sich auf der anderen seite auch hinreichend die technologischen maßnahmen vor augen geführt die gerade zum schutz vor solchen negativszenarien bei der einführung der egk umgesetzt werden stichworte wie mehrschichtige architektur der telematikinfrastruktur verschlüsselung 4-augen-prinzip und hardware-security-module seien hier exemplarisch genannt alles lösungen die auf innovativen technologien basieren und uns somit wesentliche zusätzliche sicherheitsmechanismen bei der umsetzung und verwendung der egk ermöglichen auch sollte man kritisch hinterfragen wie viel wert einem wie schon eingangs erwähnt kann und will dieser artikel nicht in kürze die gesamte thematik elektronischer signaturen erörtern vielmehr soll er uns allen anregung sein unvoreingenommen neue technologien verstehen zu lernen um uns selbst ein objektiviertes bild machen zu können er soll mut machen auch schwierige und auf den ersten blick komplexe themen anzugehen nur so besteht die chance rechtzeitig trends aufzugreifen und keine entwicklung zu verpassen die wir zu einem späteren zeitpunkt vielleicht nie mehr missen möchten die artikel in signamic können hier eine hilfestellung bieten und machen hoffentlich lust auf noch mehr informationen mehr kontroverse diskussion und mehr innovative technologien mut komplexe themen anzugehen si g n tu r e a ja bitt judith balfanz signamic e n

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lösungen signamic seite 12 Über grenzen hinaus den unternehmensweiten rechnungsfluss optimieren intercompany e-billing bei john deere mit esker deliveryware noch werden die meisten der jährlich 28 milliarden rechnungen in europa papierbasiert versandt doch die entwicklung hin zur elektronischen rechnungstellung auch e-billing oder e-invoicing genannt nimmt rasant zu die vorteile für die internen prozesse haben insbesondere große international tätige unternehmen erkannt so zeigt das beispiel des landmaschinenherstellers john deere dass sich mit intercompany e-billing der unternehmensweite rechnungs-workflow europaweit optimieren lässt um zeit und kosten zu sparen trotz ausgefeilter automatisierung in vielen bereichen arbeitet die mehrheit der unternehmen im rechnungsversand weiterhin mit technisch überholten verfahren der grund die umstellung vom papierbasierten hin zum elektronischen rechnungsversand setzt die akzeptanz des rechnungsempfängers in innovative technologien voraus dies kann sich in der praxis als schwieriger und langwieriger Überzeugungsprozess erweisen hier haben es große internationale unternehmensgruppen wesentlich leichter können sie doch innerhalb des konzerns die regeln des elektronischen rechnungsprozesses einheitlich vorgeben intercompany e-billing voll im trend intercompany e-billing beruht auf der identischen technologie und den gleichen regeln wie der elektronische rechnungsversand und -empfang insgesamt der begriff beschreibt den elektronischen rechnungsaustausch in einem international tätigen unternehmensverbund oder konzern unter berücksichtigung der jeweiligen gesetzlichen bestimmungen marktanalysen von bruno koch gründer des european expp summit und ceo des beratungsunternehmen billentis haben ergeben dass 10 bis 12 prozent aller b-to-b-rechnungen firmeninterne rechnungen sind allein für deutschdabei profitieren sowohl die versender als auch die empfänland bedeutet dies rund 300 millionen interne rechnungen ger im unternehmen wird dadurch ein durchgängiger projährlich davon wird z.zt nur ein geringer zess im rechnungswesen etabliert der für anteil durch moderne und automatisierte alle beteiligten in der produktions und diselektronischer versand verfahren abgewickelt bruno koch dies tributionskette ein enormes kosteneinspahängt auch damit zusammen dass solche rungspotential mit sich bringt erläutert und automatisierte projekte sehr viele unternehmensbereiche franz l fruechtl manager der john deere verarbeitung betreffen und gewisse ansprüche an die central services gmbh in mannheim und umsetzung stellen sein fazit e-billing er muss es wissen schließlich hat der weltgewinnt zwischen lieferanten und kunden gegenwärtig weit tätige landmaschinenhersteller john deere bereits seit enorm an bedeutung und im rahmen solcher projekte wird mitte 2005 eine intercompany e-billing-lösung auf der basis in der regel auch der firmeninterne rechnungsfluss untervon esker deliveryware im einsatz damit wird internatiosucht und optimiert nal zum einen der rechnungsprozess zwischen dem john deere verkaufshaus vertriebszentrale und den john deereauch bei john deere dem weltweit größten landtechnikvertriebspartnern gesteuert zum anderen werden so elekhersteller und produzent von bau und forstmaschinen enttronische rechnungen gut und lastschriften zwischen den spricht die umstellung auf elektronische rechnungsstellung john deere-unternehmenseinheiten ausgetauscht.

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lösungen signamic seite 13 dem wunsch die beziehungen zu den vertriebspartnern optimaler zu gestalten mit einem umsatz von circa 22 milliarden us-dollar und rund 46.500 mitarbeitern stellt das unternehmen maschinen und systemlösungen weltweit an circa 51 standorten in 18 ländern her in seinem auftrag hat die 100-prozentige dienstleistungs-tochtergesellschaft john deere central services gmbh europaweit e-billing im unternehmensverbund eingeführt die esker e-billing-lösung lässt sich gemeinsam mit esker inbound invoices und der esker-lösung für den automatisierten bestellungs auftragseingangsprozess zu einer durchgängigen und medienbruchfreien lösung für die automatisierte verarbeitung eingehender als auch ausgehender rechnungen erweitern beide module basieren auf der esker deliveryware technologieplattform für die automatisierte erfassung formatierung konvertierung verteilung und archivierung von dokumenten direkt aus den geschäftsanwendungen kernstück der software ist eine patentierte intelligente deliveryware rules engine die eine regelbasierte dokumentenverteilung durch erkennung spezifischer dokumenteninhalte innerhalb von druckdatenströmen ermöglicht der signaturprozess für die rechtkonforme qualifizierte signatur wird automatisch über den authentidate signaturserver gesteuert dieser ist nahtlos in die esker plattform eingebunden die rechtssichere rechnung wird erzeugt indem vor dem rechnungsversand die digital erzeugten dokumente an den signaturserver übergeben werden dieser versieht sie mit personenbezogenen digitalen signaturen unter berücksichtigung aller rechtlichen und sicherheitsrelevanten anforderungen erst dann werden sie an den jeweiligen empfänger verteilt im nächsten schritt wird das dokument neu aufgebaut und entsprechend formatiert danach werden die dokumente nach vorab festgelegten regeln den empfängerwünschen gemäß verteilt in europa gesetzliche hürden überwinden immer die prozesse im blick auf der basis von esker deliveryware hat john deere seine systeme mit einem europaweiten netz von mehr als 500 vertriebspartnern und niederlassungen in europa und asien verknüpft insbesondere das ersatzteilgeschäft erfordert den austausch einer großen anzahl von rechnungen gut und lastschriften zwischen den regionalen verkaufshäusern und den jeweiligen lokalen abnehmern im durchschnitt mehr als 1 mio dokumente pro jahr davon sind circa 100.000 reine intercompany-rechnungen diese werden jetzt automatisiert aus dem zentralen host-system erzeugt und regelbasiert als signiertes pdf-dokument und in xml-format an den vertriebspartner versandt der vorteil der xml-version der empfänger kann sie ohne manuelle zwischenschritte wie scannen übernehmen und weiterverarbeiten die esker deliveryware-lösung schafft für den gesamten bereich des austausches von finanzdokumenten eine echte win-win-situation für john deere und den vertriebspartner beschreibt franz fruechtl während wir selbst durch die automatisierte elektronische versendung der signierten dokumente kosten sparen profitieren unsere vertriebspartner von der möglichkeit der direkten und automatisierten verarbeitung mit entsprechender anpassung der eigenen software entfallen zusätzliche bearbeitungsschritte wie der ausdruck die manuelle vorsortierung oder gar das erneute manuelle eingeben von daten die einführung der lösung hat uns daher bisher wenig Überzeugungsarbeit bei unseren vertriebspartnern gekostet franz l fruechtl ausschlaggebend für die zusammenarbeit mit esker war für uns neben der qualität der lösung die internationale ausrichtung unseres partners denn das intercompany e-billing wird zum einen zwischen den einzelnen john deere-unternehmenseinheiten und zum anderen zwischen den john deere-verkaufshäusern und den händlern in deutschland großbritannien irland spanien italien und den niederlanden genutzt in frankreich läuft gerade der implementierungsprozess manche stolpersteine bei der einführung bereiteten die jeweiligen nationalen gesetze manager fruechtls fazit ein europa mit den selben wirtschaftsgesetzen sowie der akzeptanz interpretation und ausführung einer einheitlichen europäischen gesetzgebung ist und bleibt eine vision sind diese hürden jedoch erst einmal überwunden liegen die vorteile für sender und empfänger auf der hand schneller und sicherer austausch geschäftsrelevanter dokumente kein papier mehr und damit auch keine aufwändige archivierung entscheidend für die erfolgreiche umstellung auf elektronische rechnungen ist jedoch dass auch der rechnungsempfänger die möglichkeit hat diese komfortabel weiter zu verarbeiten esker gmbh www.esker.de

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lösungen signamic seite 14 servicon rechnungsportal ­ die zeitgemäße rechnungsaustausch ist auch heute noch häufig papierbasiert unterstützung obwohl rechnungen nur noch im ausnahmefall maschinen oder der zentralgar handschriftlich erzeugt werden ist der austausch der rechnungsdaten oder gar der rechnungen selbst als elektronische regulierung die all-in-onelösung für den mittelstand daten noch nicht der normalfall dies wird sich in den kommenden jahren wesentlich ändern große unternehmen haben das rationalisierungs und kostenreduktionspotential elektronischer rechnungen erkannt und fordern zunehmend elektronische rechnungsanlieferung von ihren lieferanten ergänzend wird in zukunft aus dem bankensektor der elektronische rechnungsaustausch auch für kleine unternehmen als dienstleistung offeriert werden ­ nicht wegen der elektronischen rechnung an sich sondern wegen des damit verbundenen zahlungsflusses der automatisiert und sepa-konform als eigentliche bankdienstleistung den elektronischen rechnungsprozess komplettieren soll mit ihrer verwurzelung gerade im mittelstand werden beispielsweise die sparkassen dieses thema schnell und effizient in den zahlenmäßig wichtigsten unternehmensmarkt tragen das servicon rechnungsportal wurde von alphaplus in enger abstimmung mit der ebanking services nord gmbh als entwickler und betreiber des sparkassen-rechnungsservice und mit servicon eg dem dienstleister des zentralverbandes gewerblicher verbundgruppen mit seinen 200.000 mitgliedern und deren anschlusshäusern realisiert abgestimmt auf die bedürfnisse von verbundgruppen franchisesystemen und einkaufsgenossenschaften unterstützt das servicon rechnungsportal zusätzlich zu einem klassischen rechnungsportal die prozesse einer zentralregulierung und einer zentralfakturierung was leistet das servicon rechnungsportal im einzelnen gesetzeskonform signiert und automatisch gebucht in datev rechnungssteller können ihre rechnungsdaten auf dem portal aufliefern diese rechnungsdaten werden von alphaplus als betreiber des servicon rechnungsportals und ausgestattet mit einer auf diesen zweck beschränkten handlungsvollmacht des rechnungsstellers in seinem namen entsprechend den vorgaben des umsatzsteuergesetzes signiert hierbei kommt die massensignaturlösung von authentidate zum einsatz die empfangenen rechnungs daten werden auf eine xml simplyst buchungsvorschläge erzeugt entspreopentrans struktur einem opentrans chend können die daten auf wunsch abkömmling gemappt die elektroni der portalnutzer an weitere dienstleissche rechnung wird an das postfach des ter wie z.b einen archivservice weiterrechnungsempfängers übergeben und gereicht werden in seinem auftrag wird die empfangewas tun mit ne signatur kleinen unverifiziert servicon eg und zgv ternehmen rechnungsim zentralverband gewerblicher verbundgrupdie sich nicht steller und pen zgv und der servicon sind verbundgrupin der lage rechnungspen des handels und des handwerks organisiert sehen rechempfänger unter den über 300 mitgliedern befinden sich so nungsdaten erhalten bekannte unternehmen wie intersport rewe auf ein portal die jeweils edeka markant oder euronics ringfoto aufzuliefern von ihnen und bÜroring oder die mhk group musterfür diese unzu archiviehausküchen neuform reformhäuser oder point ternehmen renden dos reifenfachhandel von der servicon werden gibt es ein kumente zentral professionelle leistungen für die mitgliekleines effekz u s ä t z l ich der zur verfügung gestellt diese reichen vom tives zusatzkann der servicon anwaltsnetzwerk über den zentraleintool simplyst xml-dakauf bestimmter waren und services bis zu edvexpress das tensatz an dienstleistungen das servicon rechnungsportal sich einem den zenist das aktuellste strategische engagement der rechnungstralreguservicon eg steller wie ein zulierer oder sätzlicher windowszentralfakturierer zur finanzwirtschaftlichen drucker präsentiert simplyst-express weiterbearbeitung übergeben werden konvertiert die zu druckenden dokuschließlich kann der datensatz auch an mente beispielsweise rechnungen zu datev zur weiterleitung an einen der pdf-dateien extrahiert die kontextbe39.000 angeschlossenen steuerberater zogenen daten und übergibt sie simoder an datev-selbstbucher überge plyst opentrans-konform an das portal ben werden in diesem fall werden in vorher werden die rechnungsdaten der datev-buchhaltung automatisch allerdings bereits plausibilisiert und auf

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lösungen signamic seite 15 servicon rechnungsportal ­ leistungsmerkmale · kostengünstige elektronische zustellung von rechnungen und rechnungsdaten · gesetzeskonform gem sigg und §14 ustg durch qualifizierte elektronische signatur · einfache und schnelle online-anmeldung · nur eine datenverbindung erforderlich um alle partner zu erreichen · datenkonvertierung vom ausgangsformat des rechnungsstellers über xml opentrans zum wunschformat des rechnungsempfängers · drucker-connector für rechnungssteller ­ simplyst express · Übersichtliches rechnungsbuch für rechnungssteller und rechnungsempfänger viele such und sortierfunktionen · integrierte rechnungsworkflows z.b für zentralregulierung · optional zentrales e-archiv · anbindung datev konsistenz überprüft und wem auch dieser weg versperrt ist der kann papierrechnungen anliefern die gescannt werden und auf diese archaische weise ihren weg ins portal finden da das servicon rechnungsportal technisch kompatibel zum sparkassen-rechnungsportal ist können teilnehmer am servicon rechnungsportal alle teilnehmer des sparkassen-rechnungsservice erreichen und umgekehrt ­ jedoch unter nutzung zusätzlicher funktionalitäten weitere informationen hierzu oder ein gastzugang zum testen kann direkt bei der alphaplus trusted services gmbh angefordert werden alphaplus trusted services gmbh www.alphaplus-ts.de anzeige

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