Panduan Amalan 5S MBJB

 

Embed or link this publication

Description

Panduan Amalan 5S MBJB

Popular Pages


p. 1



[close]

p. 2

Panduan Amalan 5S Sektor Awam yang disediakan ini memberi panduan dalam pengurusan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan tersusun serta selamat. Melalui Amalan 5S, warga MBJB secara bersama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti. Amalan 5S juga memupuk semangat kerja berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian kepada para pelanggan dan seterusnya membawa kepada peningkatan imej MBJB. Oleh itu, diharap panduan ini dapat membantu dalam melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan 5S dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi satu amalan kepada MBJB.

[close]

p. 3

PERPUSTAKAAN / PUSAT SUMBER 1. Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan; 2. Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/ dicapai/dicari (seperti rak/ tanda/label/abjad/bahan) bila diperlukan; 3. Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik; 4. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif ; 5. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan 6. Sistem kaunter yang berorientasikan pelanggan. BILIK MUZIK 1. Setiap peralatan muzik dan pejabat perlu dilabel dan seragam dari segi warna, tulisan dan susunan ayat ; 2. Wayar dilantai perlu dikemas, ditutup dan disusun rapi menggunakan ‘cable tie’ 3. Wayar-wayar sambungan perlu dikemas dan disimpan selepas digunakan ; 4. Penggunaan alat – alat muzik perlu direkod ke dalam Buku Pergerakan ; 5. Alat muzik perlu diujilari (memastikan berkeadaan baik) sekurang-kurangnya empat (4) bulan sekali ; 6. Sebarang kerosakan perlu disenaraikan untuk dilupuskan ; 7. Mengadakan Jadual Penyelenggaraan alat muzik ; 8. Menyediakan SOP / Garis Panduan bagi penggunaan alat muzik ; dan 9. Signage alat pemadam api Assalamualaikum w.b.t., Salam 1 Malaysia, Salam 1 Bandaraya. Alhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Allah SWT kerana dengan segala limpah dan kurniaNya diberikan saya kesihatan dan keizinan untuk memberikan prakata dalam buku panduan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S Majlis Bandaraya Johor Bahru (MBJB). Sejajar dengan usaha meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian pelanggan MBJB, adalah menjadi hasrat pengurusan untuk mewujudkan persekitaran kerja berkualiti hingga menghasilkan ‘outcome’ yang cemerlang. Penarafan melalui Sistem Star Rating (SSR) dan Pensijilan MS ISO 9001:2008 perlu dibantu oleh satu mekanisme yang dapat melonjakkan semangat berpasukan anggota demi mencapai sasaran Visi MBJB iaitu Johor Bahru Bandar Raya Bertaraf Antarabangsa 2020. Amalan Persekitaran Berkualiti QE/5S MBJB dilihat dapat membantu meningkatkan keberkesanan pengurusan dan penyelenggaraan, di samping dapat mengurangkan pembaziran. Perlaksanaan amalan 5S ini diharap dapat memangkin peningkatan kualiti persekitaran di premis dan bangunan MBJB seterusnya mengoptimumkan produktiviti dan membangkitkan suasana kerja yang harmoni di kalangan semua anggota. Hasil peningkatan kualiti dan produktiviti secara berterusan akan dapat dicapai dan dirasai bersama sekiranya amalan ini dilakukan dengan penuh komitmen dan bersungguh-sungguh. Akhir kata, saya mengharapkan semua wargakerja MBJB dapat menghayati dan mempraktiskan buku panduan amalan 5S ini seterusnya membudayakanya di dalam persekitaran kerja masing-masing. Sekian, terima kasih. (HAJI BURHAN BIN AMIN) Datuk Bandar Majlis Bandaraya Johor Bahru 9 Oktober 2012

[close]

p. 4

1 Buku Panduan Amalan QE/5S ini bertujuan untuk : 1. Menerangkan konsep Amalan QE/5S secara umum 2. Memberi panduan asas pelaksanaan Amalan QE/5S 3. Menerangkan kaedah pelaksanaan Audit Amalan QE/5S AUDITORIUM 1. Sediakan pelan tatatur peralatan/ perabut di dinding auditorium ; 2. Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta sampah; 3. Peralatan/kemudahan adalah sesuai dan boleh digunakan dengan selamat ; 4. Kemudahan seperti kerusi penonton sentiasa bersih dan memuaskan keadaannya; 5. Suis lampu hendaklah dilabel mengikut kedudukan dan mempunyai pelan lokasi yang lengkap ; 6. Lampu di dalam auditorium berfungsi dengan baik; 7. Penggunaan kawasan operasi dan peralatan/kemudahan yang memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan; 8. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif ; 9. Pastikan peralatan elektronik seperti LCD, projektor, mikrofon dan ‘power supply’ ditutup dan ‘motorised screen’ dinaikkan ; 10. Pastikan peralatan / kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas selepas aktiviti/ program atau semasa tidak digunakan, ‘SILA TINGGALKAN AUDITORIUM DALAM KEADAAN BERSIH DAN KEMAS’ ; dan 11. Persekitaran bersih, kemas, teratur, tidak berhabuk dan sentiasa dalam terkawal.

[close]

p. 5

2 Johor Bahru Bandaraya Bertaraf Antarabangsa 2020 “Memudahcara Dan Memangkin Pembangunan Mampan Dan Menyediakan Perkhidmatan Berkualiti Menerusi Tadbir Urus Berintegrasi, Inovatif Dan Penggunaan Sumber Yang Cekap Bagi Memacu Kehidupan Warga Kota Bistari Dan Berjati Diri” • MBJB memudahcara pembangunan di bandaraya dan menyediakan perkhidmatan berkualiti menerusi perkhidmatan-perkhidmatan teras yang telah ditentukan. • Bagi melaksanakan fungsinya, MBJB mengamalkan tadbir urus berintergrasi di mana semua jabatan melaksanakan fungsi secara bersepadu dan saling melengkapi sebagai satu entiti. Integrasi dengan jabatan dan agensi luaran yang berkaitan dengan perkhidmatan dapat membantu meningkatkan kecekapan. • Budaya inovatif dan kreatif diberi penekanan untuk mencapai ‘value for money’ melalui penggunaan semua sumber iaitu kewangan, aset dan logistik, modal insan dan teknologi secara cekap dan bijaksana. • Matlamat pelaksanaan Misi ini adalah untuk mencapai kualiti kehidupan yang tinggi di mana warga kota mengambil berat dan melibatkan diri secara aktif di dalam usaha pembangunan dan peningkatan kesejahteraan Bandaraya.

[close]

p. 6

3 11 Bintang 5 Bucu Huruf S Berlapis Anak Panah (kaizen) Warna anak panah Kecemerlangan berasaskan solat 5 waktu DAN 5 Unsur perlaksanaan 5S Sanggup menggandakan usaha untuk berubah. 5S dilaksanakan secara berterusan bagi mencapai matlamat persijilan. 1. Merah = meningkatkan tenaga dan mewujudkan rasa keriangan dan kekitaan dalam melaksanakan proses sisihan dan susun. 2. Ungu = sentiasa berfikiran positif dan sabar dalam mencapai kejayaan. 3. Hijau = bersih, tenang dan sentiasa ingin melakukan pembaikan 4. Biru = jujur, berhati mulia dalam menjadikan 5S sebagai amalan berterusan. 5. Kuning = patuh pada arahan dan prosedur yang ditetapkan oleh kerajaan dan jabatan. TEMPAT MAKAN / KAFETERIA 1. Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau ; 2. Peralatan/kemudahan yang disediakan kepada pelanggan sentiasa bersih dan tidak berhabuk ; 3. Peralatan yang disediakan mencukupi dan dalam keadaan sempurna serta boleh digunakan dengan selamat ;

[close]

p. 7

4 “MBJB komited untuk mewujud dan memelihara persekitaran kerja yang bersih, ceria dan kondusif melalui pembudayaan Amalan QE/5S secara berterusan bagi meningkatkan imej organisasi dan memenuhi kepuasan pelanggan.” 1. Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat. 2. Meningkatkan kualiti  kerja dan keberkesanan sistem penyampaian. 3. Meningkatkan berterusan. motivasi dan semangat kerja berpasukan

[close]

p. 8



[close]

p. 9

LOBI UTAMA / RUANG LEGAR 1. Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak berhabuk dan teratur ; 2. Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan dan boleh digunakan dengan sempurna ; 3. Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti, Maklumat Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa dikemaskini ; 4. Pastikan ruang legar sentiasa bersih dan bebas daripada kotoran dan bau yang tidak menyenangkan ; 5. Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali pemadam api ; 6. Keperluan utama di kaunter adalah seperti berikut : • Borang Pengesahan Lawatan/ Kad Pengesahan Lawatan • Smiley box/ peti cadangan • Telefon • Set computer, printer dan capaian internet • Direktorat telefon pegawai MBJB • Borang aduan/ cadangan / kepuasan hati pelanggan 7. Maklumat korporat seperti Piagam Pelanggan, Carta Organisasi, Visi, Misi, Pelan Lantai dipaparkan di tempat yang mudah dilihat dan sentiasa dikemaskini ; dan 8. Pengawal keselamatan hendaklah sentiasa ada bertugas di kaunter lobi utama dan mengamalkan layanan mesra pelanggan. RUANG BACAAN 1. Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan ; 2. Mempunyai susunan yang teratur dan mudah untuk diambil bila diperlukan ; dan 3. Akhbar, majalah atau buku-buku bacaan hendaklah disusun kemas didalam almari/kabinet/rak yang disediakan.

[close]

p. 10

7 PENENTUAN WARNA ZON AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (QE/5S), MAJLIS BANDARAYA JOHOR BAHRU (ZON PERMATA) TANGGA/LALUAN AWAM 1. Pastikan tanda KELUAR berfungsi dengan baik ; 2. Pastikan tanda LARANGAN MEROKOK di pamerkan ; 3. Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan; 4. Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan ; 5. Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah dikemaskini maklumatnya; 6. Laluan awam hendaklah kosong dan bebas daripada peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api ; 7. Lantai lif bersih, tidak berdebu, tidak basah dan tiada kekotoran serta sampah ; 8. Tiada kerosakan yang berlaku seperti butang penekan lif tertanggal ; 9. Sistem kecemasan lif berfungsi dengan baik.

[close]

p. 11

SURAU / MUSOLAH / TEMPAT SOLAT 1. Pintu masuk hendaklah dilabelkan SURAU / MUSOLAH ; 2. Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik ; 3. Memastikan lantai tidak berdebu, kotor dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai ; 4. Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas ; 5. Al-Quran, surah yassin atau buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas didalam almari/kabinet/rak yang disediakan ; 6. Penandaarah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau solat dengan jelas ; dan 7. Selipar/ kasut hendaklah tersusun rapi di atas rak yang telah disediakan ; 8. Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan ; 9. Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai ; 10. Penggunaan pewangi digalakkan untuk mendapatkan suasana segar ; 11. Jam dinding disediakan untuk panduan ; 12. Pastikan tempat wuduk dan peralatannya dalam keadaan sempurna, bersih dan boleh digunakan dengan baik ; dan 13. Tidak dibenarkan tidur di surau. PENGENALAN Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat. Amalan 5S bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja. Selain memberi keutamaan kepada aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan di tempat kerja, Amalan 5S berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/ Agensi berasaskan Standard MS ISO 9000, khususnya dalam memenuhi keperluan Klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. Pelaksanaan Amalan 5S yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.

[close]

p. 12

AMALAN-AMALAN 5S Maksud Singkatan 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan. RUANG TAMU 1. Bahan bacaan yang telah digunakan hendaklah diletakkan di tempat yang disediakan ; 2. Sofa, meja dan lain-lain hendaklah sentiasa dalam keadaan tersusun ; dan 3. Pastikan ruang tamu sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas dan teratur. PANTRI 1. Pastikan tiada pinggan/cawan kotor, sisa makanan, plastik, makanan/ minuman basi dan lain-lain dibiarkan berada di pantri atau di dalam peti sejuk ; 2. Tuala untuk mengelap hendaklah dibersihkan dan disidai di tempatnya ; 3. Air/kuah yang tumpah di atas meja kabinet hendaklah dilap ; 4. Pastikan sisa makanan, cawan, pinggan, sudu dan garpu tidak ditinggalkan di dalam sinki ; 5. Pastikan pintu pantri sentiasa ditutup (jika perlu) ; 6. Barang-barang yang diletakkan di dalam laci dan kabinet hendaklah disusun ; 7. Tutup lampu setelah selesai menggunakan pantri ; 8. Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau ; 9. Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan ; 10. Tidak dibenarkan memasak atau mengoreng dan hanya digunakan untuk menyediakan makanan sahaja ; dan 11. Melantik PIC untuk memastikan pantri berada dalam keadaan yang bersih dan diselenggara.

[close]

p. 13

41 BILIK MESYUARAT/ BILIK PERBINCANGAN 1. Pastikan perkara berikut dibuat setiap kali selesai mesyuarat : • Maklumat korporat perlu dipamerkan (Visi, Misi, Piagam Pelanggan, Dasar MBJB) ; • Meja dan kerusi perlu dilabelkan dengan nombor mengikut kedudukan dan kerusi perlu dimasukkan ke aras meja apabila tidak digunakan ; • Jam dinding diletakkan di tempat yang sesuai ; • Suis lampu perlu dilabelkan mengikut kedudukan dan mempunyai pelan lokasi yang lengkap. Suis lampu dan penghawa dingin ditutup (oleh orang terakhir meninggalkan bilik mesyuarat) ; • Pastikan white board sentiasa dibersihkan dan pen ‘marker’ dan duster diletakkan ditempatnya ; • Tiada sampah di atas lantai ; • Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD, Projektor, mikrofon dan power supply ditutup dan motorised screen dinaikkan ; 2. Ubah ‘signage’ di pintu bilik mesyuarat mengikut penggunaan (bagi yang mempunyai penanda khas seperti ADA / TIADA MESYUARAT) ; 3. Pastikan peralatan / kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk, dan disusun selepas mesyuarat atau ketika tidak digunakan - SILA TINGGALKAN BILIK MESYUARAT DALAM KEADAAN BERSIH, KEMAS DAN TERSUSUN ; 4. Sediakan pelan tata atur peralatan / perabut di dinding bilik mesyuarat ; dan 5. Pastikan barang-barang disediakan. APA ITU SISIH ? SEIRI atau SISIH bermaksud membuang dan mengasingkan bendabenda yang tidak perlu di tempat kerja agar membolehkan penggunaan ruang yang lebih produktif.

[close]

p. 14

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN STOR 1. Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut :• Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba. • Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan. • Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berpakir. 2. Sistem pencegahan kebakaran (contoh : system water sprinkler dan hose reel); 3. Sistem hawa dingin (contoh : thermostat, sensor, return grill), emergency light, pest control hendaklah dilaksanakan secara berjadual; 4. Tanda amaran seperti “DILARANG MEROKOK“ dan “MUDAH TERBAKAR“ dipamerkan dengan jelas ; dan 5. Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berpakir.

[close]

p. 15

STOR SIMPANAN BAHAN TOKSIK 1. Barang toksik perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel ; 2. Peralatan seperti rak/pallet/ alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan toksik perlu digunakan dengan sebaiknya ; 3. Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak digunakan lagi ; 4. Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toksik berkeadaan baik ; 5. Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan ; dan 6. Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran. 7. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai. STOR SIMPANAN PERALATAN KEBERSIHAN KAWASAN STOR 1. Sediakan parkiran bagi mesin / perkakasan seperti Troli, Lifter, tangga, alat pembersihan, dll ; 2. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti penyapu,mop dan berus ; dan 3. Alatan tersebut hendaklah didirikan/ digantung dalam bekas yang telah ditentukan oleh fasilitator dan diparkirkan. KAWASAN PEJABAT 1. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti penyapu, penyodok sampah, mop dan berus ; 2. Semua alatan ini hendaklah digantung dalam kawasan parkiran ; dan 3. Bagi pejabat yang ada stor, alatan pembersihan tersebut hendaklah didirikan dalam bekas yang telah ditentukan. APA ITU SUSUN ? SEITON atau SUSUN adalah teknik meletakkan barangan atau alatan yang memudahkan pencarian, pengambilan dan pemulangan semula. Pelabelan juga termasuk di dalam aktiviti susun.

[close]

Comments

no comments yet