JPP MBMB

 

Embed or link this publication

Description

BUKU PANDUAN PELAKSANAAN

Popular Pages


p. 1

BUKU PANDUAN PELAKSANAAN JAWATANKUASA PERWAKILAN PENDUDUK – MAJLIS BANDARAYA MELAKA BERSEJARAH (JPP-MBMB)

[close]

p. 2

1 2 3 4 Meningkatkan hubungan baik antara MBMB dengan komuniti setempat Meningkatkan kehidupan kejiranan yang harmoni menerusi pelbagai aktiviti kemasyarakatan dan keselamatan Selaras dengan Pekeliling Ketua Setiausaha KPKT Bil.2/2008 Meningkatkan imej MBMB sebagai sebuah PBT yang bertanggungjawab, komited dan harmonis dengan warganya. 2

[close]

p. 3

‘Platform’ untuk menyampaikan segala dasar PBT dan Kerajaan Negeri kepada penduduk Melaksanakan aktiviti-aktiviti masyarakat yang menjurus kepada mengeratkan silaturrahim dan persekitaran yang selamat kepada komuniti Meningkatkan kesedaran, tanggungjawab serta menggembling tenaga dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti kebersihan, keceriaan dan kesihatan kawasan persekitaran Melaksanakan tanggungjawab sosial yang lain selaras dengan slogan 1 Malaysia, Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan “Memberikan perkhidmatan dalam aspek kemasyarakatan yang berkualiti tinggi untuk warga Bandaraya” 3

[close]

p. 4

KEMASYARAKATAN Contoh Program : •Program Anak Angkat IPTA/IPTS •Kelas Tuisyen oleh IPTA/IPTS secara percuma •Program Kesihatan •Program Keagamaan Rumah ke Rumah KEJIRANAN Contoh Program : •Mempunyai data terperinci mengenai penduduk setempat •Hari Keluarga Zon KESELAMATAN Contoh Program : •Jiran Lestari (neighbourhood watch) •Papan tanda pamer no. telefon Balai Polis berdekatan •Wujud talian bebas tol yang berpaut kepada no. telefon bimbit Pengerusi & Liason Officer KESEDARAN AWAM Contoh Program : •Jualan barang terpakai – Car Boot Sale •Baja kompos (Efficient Micro-organisme) •Program Kitar Semula •Program Kekeluargaan 4

[close]

p. 5

PENGERUSI (Datuk Bandar) TIMB. PENGERUSI (Setiausaha Bandaraya) SETIAUSAHA (Pengarah Projek Masyarakat) PARLIMEN KOTA MELAKA Pengerusi Zon (11 zon) PARLIMEN BUKIT KATIL Pengerusi Zon (5 zon) PARLIMEN TANGGA BATU Pengerusi Zon (8 zon) 5

[close]

p. 6

PENGERUSI (Ahli Majlis, MBMB) LIASON OFFICER (Pegawai MBMB) TIMB. PENGERUSI (Komuniti) SETIAUSAHA (Komuniti) BENDAHARI (Komuniti) PENGERUSI J/KUASA KECIL PROG. KEMASYARAKATAN (Komuniti) PENGERUSI J/KUASA KECIL PROGRAM KEJIRANAN (Komuniti) PENGERUSI J/KUASA KECIL PROGRAM KESELAMATAN (Komuniti) PENGERUSI J/KUASA KECIL PROG KESEDARAN AWAM (Komuniti) PENGERUSI J/KUASA KECIL PROMOSI (Komuniti & Peg. Kawasan, MBMB) SEMUA PENGERUSI TAMAN/KAMPUNG SETIAP ZON DAN AGENSI BERSESUAIAN (Komuniti) 6

[close]

p. 7

y Mempengerusikan mesyuarat pada setiap bulan y Merancang aktiviti zon mengikut skop yang y y y y y y ditetapkan dan membentangkannya dalam Mesyuarat Induk JPP-MBMB (Rujuk Lampiran I) Memastikan setiap program yang dirancang dilaksanakan dengan berkesan Memastikan bajet yang diperuntukkan digunakan mengikut perancangan Mendapatkan pengesahan Datuk Bandar untuk kelulusan pelaksanaan program Membentangkan laporan aktiviti zon dalam Mesyuarat Induk JPP-MBMB pada setiap bulan. (Rujuk Lampiran II) Mengesahkan transaksi kewangan sesuatu program. Menyemak dan mengesahkan laporan perbelanjaan pada setiap tahun (Rujuk Lampiran A) y Timb. Pengerusi bertanggungjawab untuk melaksanakan semua tugas diatas semasa ketiadaan Pengerusi 7

[close]

p. 8

y Memandu arah program yang dilaksanakan y y y y supaya menepati skop JPP iaitu kejiranan, keselamatan, kemasyarakatan dan kesedaran awam. Memastikan mesyuarat dilaksanakan pada setiap bulan. Sebagai duta kecil MBMB dalam komuniti dalam menyampaikan dasar , peraturan dan maklumat baru MBMB Menyelaras bantuan MBMB dalam melaksanakan program ; seperti keperluan logistik. Menandatangani transaksi kewangan dan cek serta mengesahkan penyata kewangan (Rujuk Lampiran A) 8

[close]

p. 9

y Menyediakan surat panggil mesyuarat. y Menyimpan y y y y y rekod dan semua minit mesyuarat bulanan zon dan Mesyuarat Induk JPP Mendapatkan maklum balas daripada setiap pengerusi Jawatankuasa Kecil Zon mengenai pelaksanaan program. Menyediakan kertas kerja dan laporan aktiviti tahunan zon (Rujuk Lampiran II). Menguruskan hal surat menyurat Merekod dan menyimpan maklumat setiap ahli Jawatankuasa. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengerusi dari masa ke semasa. 9

[close]

p. 10

y Bertanggungjawab ke atas pengurusan kewangan y y y y y y y y Zon. Menyediakan bajet zon pada setiap tahun Melapor prestasi kewangan dalam mesyuarat zon bulanan. Menyediakan penyata akhir tahunan Zon untuk diaudit Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk pelaksanaan sesuatu program untuk kelulusan Datuk Bandar. Mengesahkan transaksi kewangan sesuatu program bersama Pengerusi dan Liason Officer Menyelaras inventori harta-harta guna sama seperti Balai Raya, Pondok Bas dan kemudahan awam yang lain di dalam zon. Menyimpan dan merekod semua salinan asal resit bayaran sebagai dokumen sokongan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengerusi dari masa ke semasa 10

[close]

p. 11

y Semua JPP-MBMB akan menerima peruntukan pada setiap tahun (nilai peruntukan akan ditentukan oleh MBMB) y Peruntukan kewangan yang disalurkan ke akaun zon masing-masing hanya boleh digunakan untuk program JPP-MBMB yang telah diluluskan sahaja. y Setiap transaksi kewangan hendaklah ditandatangani oleh Liason Officer dan Bendahari JPP-MBMB setiap zon (termasuk menandatangani cek) 11

[close]

p. 12

y Setiap JPP-MBMB mesti mengemukakan penyata kewangan ke MBMB sebelum 31 Mac pada setiap tahun untuk diaudit oleh Juruaudit Dalam. y Penyata kewangan tersebut mestilah dilampirkan bersama laporan aktiviti Zon (bergambar) y Audit kewangan ini adalah meliputi perkara seperti : i. ii. Aktiviti yang telah dilaksanakan Perbelanjaan yang telah digunakan bagi setiap aktiviti yang dijalankan 12

[close]

p. 13

Lampiran I RANCANG AKTIVITI TAHUNAN (JANUARI) • Berasaskan 4 skop utama : kejiranan, keselamatan, kemasyarakatan, kesedaran awam • Anggaran perbelanjaan setiap aktiviti • Cadangan tarikh & tempat AUDIT KEWANGAN (MAC TAHUN BERIKUTNYA) • Dilaksanakan pada setiap bulan Mac tahun selepas • Audit akan dilaksanakan oleh unit Audit Dalam MBMB BENTANG PERANCANGAN TAHUNAN (FEBRUARI & OGOS) • Dibentangkan dalam Mesyuarat Induk JPP MBMB (2 kali setahun) HANTAR LAPORAN LENGKAP KE URUSETIA (DISEMBER) • Laporan Aktiviti • Penyata Kewangan LAKSANAKAN AKTIVITI (MAC HINGGA DISEMBER) 13

[close]

p. 14

Lampiran I(a) SEPTEMBER 2010 Taklimat kepada YB ADUN atau Pengerusi JAPERUN dalam Mesyuarat JAPERUN bulan September 2010 oleh Pengerusi Zon Taklimat kepada Liason Officer oleh SetiausahaBandaraya 15 SEPTEMBER 2010 – 15 OKTOBER 2010 Mesyuarat Zon (Pelantikan jawatankuasa dan rancang aktiviti zon) 16 OKTOBER 2010 – 16 NOVEMBER 2010 Buka akaun zon 17 NOVEMBER 2010 - 30 NOVEMBER 2010 Mesyuarat Induk JPP-MBMB Bil. 1/2010 1 DISEMBER 2010 – 30 DISEMBER 2010 Pelaksanaan aktiviti oleh setiap zon 14

[close]

p. 15

Lampiran II y Setiap Zon perlu mengemukakan Laporan Tahunan setiap tahun dan peruntukan kewangan akan hanya disalurkan setelah laporan tahunan diserahkan ke MBMB. y Laporan i. tahunan mestilah merangkumi perkara-perkara seperti berikut : Latar Belakang JPP Zon ii. AktivitiYang Telah Dilaksanakan iii. Laporan Kewangan 15

[close]

Comments

no comments yet