REGULAMENTO DE COMPRAS SANTA CASA DE ASSIS

 
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REGULAMENTO

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REGULAMENTO DE COMPRAS GERAIS E CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS, APLICÁVEIS AO AMBULATÓRIO MÉDICO DE ESPECIALIDADES – AME-ASSIS. Capítulo I Finalidade Artigo 1º. O presente regulamento tem por finalidade estabelecer normas, rotinas e critérios para compras gerais e contratação de obras e serviços terceirizados e especializados para o Ambulatório Médico de Especialidades - AME-Assis. § 1º. O presente regulamento aplica-se às compras gerais e contratações realizadas com recursos públicos do Governo do Estado de São Paulo, objetivando selecionar, dentre as propostas, a mais vantajosa para o Ambulatório Médico de Especialidades - AME-Assis. § 2º. O presente regulamento aplica-se também aos recursos provenientes da Santa Casa de Misericórdia de Assis. § 3º. Os procedimentos aqui previstos serão regidos pelos princípios da legalidade, moralidade e boa-fé, probidade, economicidade, impessoalidade, isonomia, eficiência e publicidade. § 4º. Todo o processo de compras e contratações de que trata este Regulamento será devidamente documentado, propiciando o acompanhamento, controle e fiscalização pelos órgãos internos e externos competentes. Artigo 2º. Caracteriza-se como compra, a aquisição remunerada de materiais de consumo, medicamentos, equipamentos médicos e equipamentos gerais, gêneros alimentícios, bem como a contratação de prestadores autônomos de serviços, pessoas físicas ou jurídicas, com a finalidade de suprir a Unidade com os recursos necessários ao desenvolvimento de suas atividades. Capítulo II Das Definições Artigo 3º. Para os fins deste regulamento, considera-se: I – Compra - Toda aquisição remunerada de bens de consumo e materiais permanentes com fornecimento único ou parcelado, com a finalidade de suprir o Ambulatório Médico de Especialidades - AME-Assis, com os materiais necessários ao desenvolvimento de suas atividades.

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II – Obra – Toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta nas dependências do Ambulatório Médico de Especialidades - AME-Assis. III – Serviço - Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para o Ambulatório Médico de Especialidades - AME-Assis, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais. Capítulo III Das compras em geral Artigo 4º. As compras serão efetuadas pelo Setor de Compras do Ambulatório Médico de Especialidades - AME-Assis, após solicitação do setor requisitante, aprovada pela Provedoria da Organização Social de Saúde Santa Casa de Misericórdia de Assis, com base em orçamentos de preços cotados junto a 3 (três) fornecedores, no mínimo. As cotações poderão ser realizadas via fone, correspondência escrita, fax e/ou meio eletrônico (e-mail, comunidade de compras ou Portal Eletrônico) e serão sempre documentadas. § 1º. As compras do Ambulatório Médico de Especialidades - AME-Assis serão acompanhadas em conjunto com Setor de Compras da Santa Casa de Misericórdia de Assis, e pelo supervisor imediato do requisitante. § 2º. Quando as consultas forem efetuadas por telefone, deverão ser confirmadas por documento escrito. § 3º. Em se implantando um sistema de gestão de tecnologia de informação (ERP) com segurança e hierarquia de autorizações, este sistema, a critério da Diretoria Executiva da Organização Social de Saúde Santa Casa de Misericórdia de Assis, poderá substituir procedimentos de autorização mencionadas no caput. Seção I Do Procedimento de Cotação de Preços Artigo 5º. Para a aquisição de bens se faz necessário o cumprimento das seguintes etapas: I. Requisição de compras pelo setor de consumo, via manual ou via sistema;

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II. Seleção/homologação de fornecedores; III. Apuração da melhor oferta; IV. Emissão da ordem de compra, que deverá ser assinada pelo Responsável do Setor de Compras e devidamente autorizada pela Provedoria; V. Formalização do pedido de compra junto aos fornecedores. § 1º. Quando se tratar de compra de material médico-ambulatorial, equipamentos médicos ou de contratação de profissionais ou empresas prestadores de serviços médicos deverá haver, também, manifestação conclusiva do Gerente Médico da Unidade em todas as fases acima previstas. § 2º. As requisições de compra deverão partir das unidades de serviços, levando em conta as seguintes informações: I. Descrição do bem ou serviço a ser adquirido; II. Especificações técnicas; III. Quantidade a ser adquirida; IV. Regime da compra: a) Compra de rotina (com todas as regras técnicas definidas) b) Compra em regime de urgência; V. Consumo mensal médio e estoque ainda existente; § 3º. A coleta de preço será realizada com a participação de, no mínimo, 3 (três) fornecedores, previamente qualificados pelo Setor de Compras, e deverá ser sempre documentada por meio de correspondência escrita, e-mail ou fax. Artigo 6º. A qualificação do fornecedor candidato será precedida da verificação dos documentos legais e dos diplomas técnicos que deverão ser apresentados, atualizados e dentro do prazo de validade, para comprovar a regularidade no exercício de suas atividades, em especial: CNPJ, Inscrição Estadual, Contrato Social em vigor ou Estatuto, Análise do Capital Social da empresa proponente de compatibilidade com a transação comercial, Alvará Municipal de funcionamento e CCM (Comprovante de Contribuinte Municipal) e quando for conveniente fazer visita em loco. Parágrafo Único. No caso de empresas fornecedoras de medicamentos, insumos farmacêuticos, materiais e equipamentos médico-hospitalares, será também exigida a apresentação

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de documentos oficiais (licenças, autorizações, certificados), expedidos pelos Órgãos de Controle da Saúde Pública, comprobatórios de sua regularidade. Artigo 7º. O setor de Compras avaliará os fornecedores considerando: idoneidade, qualidade e menor custo, além da garantia de manutenção, reposição de peças e atendimento de urgência, quando for o caso. Parágrafo Único. A escolha do fornecedor contemplará os aspectos adiante relacionados, e não apenas o menor preço: a) custo de transporte e seguro até o local da entrega; b) forma de pagamento; c) prazo e disponibilidade de entrega; d) custo para operação do produto, eficiência e compatibilidade; e) durabilidade e prazo de validade do produto; f) credibilidade mercadológica da empresa proponente; g) marca; h) eventual necessidade de treinamento de pessoal e a estrutura de suporte técnico do fornecedor; i) qualidade do produto; j) registro nos órgãos competentes; k) impedimentos na ANVISA; l) impedimentos no Cadastro de Empresas Idôneas e Suspensas, elencadas na relação de apenados do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e no Cadastro de Contribuintes do SINTEGRA. Artigo 8º. Após aprovada a compra, o Setor de Compras emitirá a Ordem de Compra, por meio eletrônico, no sistema de gestão da Unidade. Parágrafo Único. Cada procedimento de compras terá um número de identificação e toda a sua documentação deverá ser mantida em pastas, em ordem numérica seqüencial, arquivada pelo tempo mínimo de 5 (cinco) anos. Artigo 9º. A qualquer tempo, fica reservado pelo seu Setor de Compras, o direito de desclassificar a proposta ou desqualificar o proponente sem que a esse caiba direito à indenização ou ao reembolso, na hipótese de vir a tomar conhecimento de fato ou circunstância que desabone sua idoneidade financeira e técnica ou comprometa sua capacidade de produção, relativo ao prazo de entrega e qualidade dos produtos.

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Art. 10. O Setor de Compras manterá um banco de dados, atualizado mensalmente, para acompanhamento e registro do preço médio dos produtos e itens de maior consumo contínuo. Seção II Da dispensa de cotação de preços Artigo 11. Haverá dispensa do procedimento previsto na seção anterior nos casos em que: I. Haja carência de fornecedores; II. Exclusividade de fornecedor ou singularidade do objeto; III. Urgência de aquisição. § 1º. As compras com dispensa de cotação prévia deverão ser justificadas por escrito pelo Setor requisitante, aprovadas pela Provedoria e executadas pelo Setor de Compras. § 2º. Será considerado regime de compra urgente, a aquisição de material e equipamentos inexistente no estoque, com imediata necessidade de utilização ou serviços de emergência. § 3º. Para as compras realizadas em regime de urgência, o Setor de Compras terá como parâmetro o banco de dados de que trata o artigo 10, ou, sempre que possível sem prejuízo ao regime de urgência e na medida da disponibilidade, providenciará 2 (duas) cotações via telefônica, fax e/ou meio eletrônico, sempre com aprovação da Provedoria. § 4º. Toda aquisição com dispensa de cotação prévia, terá numeração seqüencial de registro e a documentação pertinente, deverá também ficar arquivada pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos. Parágrafo único. As cotações serão sempre apresentadas pelos fornecedores por escrito, fax ou por meio eletrônico, devendo as mesmas ser arquivadas no Serviço de Compras pelo prazo de 05 anos. Seção III Do recebimento dos materiais e bens adquiridos

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Artigo 12. O recebimento dos bens e materiais adquiridos deverá ser realizado pelo Setor de Almoxarifado, sendo esse responsável pela conferência dos materiais, consoante as especificações contidas no Pedido de Compra, com identificação e assinatura do recebedor e conferente, alimentando o Sistema de Informação da entidade, conforme as normas e procedimentos definidos. Capítulo IV Da Contratação de Serviços Artigo 13. Para fins do presente Regulamento, considera-se Serviço toda atividade prestada por terceiros, mediante contrato de prestação de serviços, destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Organização Social, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro, consultoria, assessoria, hospedagem, alimentação, serviços técnico-profissionais especializados, produção artística, serviços gráficos, bem como obras civis, englobando construção, reforma, recuperação ou ampliação. Artigo 14. A critério da Provedoria, aplicar-se-ão à contratação de serviços, no que couber, as regras estabelecidas nos capítulos anteriores. Artigo 15. Os contratos de prestação de serviços firmados com terceiros, pessoas físicas ou jurídicas, deverão estabelecer com clareza e precisão as condições de execução, aplicando-se a eles as normas do Direito Civil e os princípios da teoria geral dos contratos. Seção I Da Contratação de Serviços Técnico-profissionais especializados Artigo 16. Consideram-se serviços técnico-profissionais especializados: I. Estudos técnicos, planejamentos e projetos básicos ou executivos; II. Pareceres, perícias e avaliações em geral; III. Assessorias ou consultorias técnicas, jurídicas e auditorias financeiras; IV. Fiscalização, supervisão ou gerenciamento de obras ou serviços; V. Patrocínio ou defesa de causas judiciais ou administrativas; VI. Treinamento e aperfeiçoamento de pessoal;

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VII. Prestação de serviços de assistência à saúde; VIII.Informática, inclusive quando envolver aquisição de programas. § 1º. O Gerente Administrativo e o Gerente Médico do Ambulatório Médico de Especialidades - AME-Assis, com a aprovação da Provedoria da Organização Social de Saúde Santa Casa de Misericórdia de Assis, selecionarão criteriosamente os prestadores de serviços técnico-profissionais especializados, pessoas físicas ou jurídicas, considerando a idoneidade e a especialização do contratado, dentro de sua respectiva área, em especial os prestadores da área médica e paramédica. Seção II Da Contratação de Obras Civis Artigo 17. Considera-se obra civil toda construção, reforma ou recuperação de áreas físicas. Artigo 18. As contratações para a execução de obras civis obedecerão ao disposto neste artigo e, em particular, à seguinte seqüência: I. Para a realização de construções e grandes reformas, deverão ser elaborados previamente os projetos básicos e executivos, bem como o cronograma físico-financeiro; II. Na elaboração dos projetos básicos e executivos deverão ser considerados os seguintes requisitos: segurança; funcionalidade; economia na execução, conservação e operação da obra; adoção de normas técnicas adequadas; avaliação de custo, definição de métodos e prazo de execução. III. O Setor de Compras deverá colher, no mínimo, três orçamentos de empresas diferentes, que atuem no ramo da construção civil; IV. O contrato de empreitada e/ou prestação de serviços regular-se-á pelas suas cláusulas e pelas normas de Direito Civil, em especial pelos princípios da teoria geral dos contratos; V. A execução da obra será fiscalizada de modo sistemático e permanente, de maneira a que sejam rigorosamente cumpridos os prazos, condições e especificações previstas no contrato e no projeto de execução; VI. A Administração do Ambulatório Médico de Especialidades - AME-Assis poderão exigir, a qualquer tempo, as atualizações das certidões legais vinculadas ao ramo da

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construção civil e somente poderão autorizar o pagamento das faturas mediante a apresentação da seguinte documentação: a) Cópia autenticada da folha de pagamento de salários, férias e décimo terceiro, elaborada separadamente para os empregados que trabalham na obra; b) Cópia autenticada da Guia de Recolhimento da Previdência Social (GPS), correspondente à folha de pagamento apresentada, contendo as seguintes especificações – número de matrícula da obra no campo 10 e, no campo, “Outras Informações”, o nome e CNPJ do Ambulatório Médico de Especialidades - AME-Assis, bem como o número, data e valor total da Nota Fiscal de Serviço/Fatura à qual se vincula; c) Cópia autenticada da Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP); d) Certificado de regularidade do FGTS atualizado (CRF); e) Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho dos empregados da obra, com as respectivas guias de recolhimento rescisório do FGTS e da Contribuição Social; f) Cópia autenticada da Guia de Recolhimento do ISSQN, caso o mesmo não seja retido na fonte; VII. A Diretoria Executiva da Organização Social reterá o pagamento, caso a empresa contratada não apresente os documentos mencionados nesse artigo; VIII. A empresa contratada estará sujeita a retenção mensal na fonte da alíquota de INSS, conforme determina a Lei nº 9.711/98 e outras retenções exigidas por lei; IX. Para a aprovação do orçamento vencedor, a Diretoria Executiva da O.S.S., Santa Casa de Assis levará em conta o menor preço, a melhor condição de pagamento, o menor prazo para a conclusão da obra e a qualidade de execução de serviço do prestador a ser contratado. Parágrafo único. Ficam dispensados os projetos do inciso I, em caso de pequenos reparos ou consertos de obras. Artigo 19. As empresas participantes deverão apresentar proposta de execução da obra nos moldes do projeto de execução, por meio de um cronograma de execução da obra e o custo total. Deverão, ainda, apresentar os seguintes documentos: I. competente; II. Cópia dos três últimos balanços; Cópia do contrato social registrado na junta comercial ou no órgão

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III. Certidões públicas de inexistência de débito (Municipais, Estaduais, Federais, INSS, FGTS); IV. Certidões forenses da empresa e dos sócios (Justiça Federal, Trabalhista, Estadual de distribuições cíveis e criminais, executivos fiscais, falência, recuperação judicial, etc) e do cartório de protesto; V. Apresentação da inscrição junto ao CREA. Parágrafo único. Somente poderão participar da seleção as empresas que atenderem todos os requisitos do presente artigo. Capítulo V Das Disposições Gerais Artigo 20. A venda ou fornecimento de bens e serviços para o Ambulatório Médico de Especialidades - AME-Assis implica em aceitação integral e irretratável dos elementos técnicos e instruções fornecidas aos interessados pela Instituição, assim como a observância deste Regulamento e normas aplicáveis. Parágrafo Único. Para todas as compras de bens e serviços deverão ser emitidas, pelo fornecedor, notas fiscais, devidamente preenchidas ou excepcionalmente, em compras de serviços de pequeno valor, recibo (RPA) datado e assinado, no valor total da compra. Artigo 21. Fica estabelecido que as normas aqui definidas serão aplicadas também a todas as unidades da O. S. S. SANTA CASA DE MISERICÓRDIA DE ASSIS e não apenas ao AMBULATÓRIO MÉDICO DE ESPECIALIDADES – AME ASSIS. Artigo 22. Os casos omissos ou duvidosos na interpretação deste Regulamento serão resolvidos pela Diretoria Executiva da OSS e submetidos à apreciação do Conselho de Administração, com poder de veto. Artigo 23. As cláusulas que atinjam terceiros deverão, obrigatoriamente, serem inseridas no contrato firmado com as empresas vencedoras de prestação de serviços e fornecedoras de bens. Artigo 24. Este Regulamento, após aprovação pelo Conselho de Administração da O.S.S. Santa Casa de Misericórdia de Assis, será encaminhado à Coordenadoria de Gestão de Contratos de Serviços de Saúde – CGCSS, entrando em vigor na data de sua publicação no Diário Oficial do Estado de São Paulo.

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