Peraturan Kewangan & Perakaunan Bhg6

 

Embed or link this publication

Description

Pengurusan Pembayaran

Popular Pages


p. 1

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

[close]

p. 2

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN 1. PEMBAYARAN AM Pembayaran hendaklah dibuat kepada staf, pelajar, vendor, kontraktor, agensi, organisasi sama ada dari dalam atau luar negara, yang layak atau berhak menerima bayaran daripada Universiti. 2. JENIS BAYARAN (a) (b) 3. Bayaran bagi pembekalan barang/perkhidmatan /kerja melalui pengeluaran Pesanan Tempatan. Bayaran bagi pembekalan/ perkhidmatan /kerja tanpa Pesanan Tempatan. PENERIMA BAYARAN (a) Kontraktor/ Agensi/Organisasi Bayaran Kepada Vendor/ Bayaran bagi pembekalan perkhidmatan dan kerja-kerja. (b) Bayaran Kepada Staf barang-barang, Bayaran gaji dan emolumen, pendahuluan perjalanan/pelbagai, elaun syarahan sambilan, tuntutan perjalanan, elaun lebih masa, biasiswa dan elaun-elaun lain. (c) Bayaran Kepada Pelajar Bayaran elaun makan, elaun Skim Khidmat Pelajar, pinjaman Tabung Kebajikan Pelajar, dermasiswa, zakat dan lain-lain. 4. BAYARAN HENDAKLAH DIBUAT DENGAN SEGERA (a) Tuntutan bayaran daripada vendor, staf atau pelajar yang disertakan dengan dokumen sokongan yang lengkap hendaklah dibayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh dokumen tersebut diterima dengan lengkap dan sempurna. Bayaran berjadual seperti bayaran gaji, hendaklah mengikut tarikh yang telah ditetapkan. Arahan Perbendaharaan 98 – Daftar Pembayaran Arahan Perbendaharaan 103 – Semua Bil Dan Tuntutan Bayaran Hendaklah Dibayar Dengan Segera (b) 5. DAFTAR BAYARAN Bagi memastikan tidak ada bil-bil yang lewat dibayar, daftar bayaran hendaklah diselenggarakan dengan teratur Kemas kini : Januari 2014 1

[close]

p. 3

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN dan dikemas kini sama ada secara manual atau melalui sistem. 6. PERINGATAN SEBELUM MEMBAYAR BIL Sebelum sesuatu bayaran dibuat, Pegawai Pembayar hendaklah berpuas hati bahawa: (a) (b) Bayaran itu tidak akan menyebabkan lebihan atas amaun yang telah diperuntukkan; Perakuan ditandatangani secara manual atau digital oleh staf yang diberi kuasa dan bahawa prima facie pertanggungan itu adalah betul; dan Potongan yang sepatutnya mengenai caruman, bayaran balik pendahuluan atau liabiliti lain yang diketahui, telah dibuat dengan sempurna daripada amaun bayaran itu. Arahan Perbendaharaan 93 – Peringatan Sebelum Membayar Bil (c) 7. PEMBAYARAN BAGI BARANG-BARANG/ PERKHIDMATAN /KERJA YANG DIBEKAL DENGAN SUCI HATI TIDAK BOLEH DITAHAN (a) Walau apa pun peruntukan mana-mana peraturan kewangan yang lain, pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurna bagi barang/ perkhidmatan/ kerja yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati kepada Universiti, tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh staf yang bertanggungjawab. Jika Universiti berpuas hati bahawa suatu tanggungan kontrak telah dilakukan tetapi berpendapat bahawa ada staf Universiti telah bersalah pada melakukannya, bil itu hendaklah dibayar dengan segera dan dipertanggungkan kepada Akaun Pendahuluan Diri atas nama staf berkenaan. Jika nama staf berkenaan tidak dapat ditentukan serta-merta, Akaun Pendahuluan Diri hendaklah dicajkan atas nama jawatan Ketua Pusat Tanggungjawab berkenaan, sementara menantikan keputusan penyelesaian perkara tersebut. Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah menyediakan satu laporan bertulis bagi menghuraikan sebab-sebab yang mendorongnya Arahan Perbendaharaan 59 – Pembayaran Bagi Barang-barang Dan Perkhidmatan Yang Dibekal Dengan Suci Hati Tidak Boleh Ditahan (b) (c) (d) Kemas kini : Januari 2014 2

[close]

p. 4

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN menyimpang daripada cara biasa dan mengemukakan kepada pihak yang ditetapkan dalam peraturan yang berkuat kuasa, tidak lewat daripada 60 hari dari tarikh pendahuluan diri diluluskan. (e) Pelarasan pendahuluan diri hendaklah dilakukan dengan segera tetapi tidak lewat daripada 60 hari setelah mendapat kelulusan. 8. PERAKUAN KESEMPURNAAN BEKALAN, PERKHIDMATAN Arahan Perbendaharaan 99(e) ATAU KERJA (a) Baucar bayaran bagi bekalan, perkhidmatan atau kerja hendaklah mengandungi satu perakuan, bahawa bekalan, perkhidmatan atau kerja itu telah dilaksanakan dengan sempurna. Sesuatu bayaran kemajuan bagi kerja hendaklah diperakukan mengikut nilai kerja setakat mana yang dilaksanakan atau nilai bahan-bahan yang sebenarnya telah dibekalkan. Baucar bayaran bagi bekalan untuk kerja tersebut hendaklah disokong dengan suatu perakuan bahawa bekalan itu telah diterima dengan sempurna. Arahan Perbendaharaan 99(a) – Baucar Hendaklah Disokong Dengan Dokumen Sokongan Yang Lengkap – Perakuan Kesempurnaan Bekalan, Perkhidmatan Atau Kerja (b) 9. DOKUMEN BAGI TUJUAN BAYARAN (a) Semua baucar atau baucar elektronik hendaklah disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor, kuantiti, kiraan jauhnya dan kadar, untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang dikepilkan bersamanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak, baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai kontrak itu. Dalam persekitaran elektronik, baucar elektronik berserta dokumen sokongan hendaklah disimpan dengan teratur dan selamat. Senarai dokumen lengkap adalah mengikut peraturan yang masih berkuatkuasa. (b) (c) (d) Surat Pekeliling Bendahari Bil 1/2013 – Senarai Dokumen Lengkap Bayaran 10. PERAKUAN OLEH STAF YANG MEMBUAT TUNTUTAN Arahan Perbendaharaan 99(c) PEMULANGAN – Perakuan Oleh Kemas kini : Januari 2014 3

[close]

p. 5

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN (a) Jika seseorang staf mengemukakan tuntutan Pegawai Yang pemulangan ke atas bayaran yang telah dibuat olehnya, Menuntut Ganti resit perbelanjaan hendaklah disertakan bersama Bayaran dengan tuntutan. Jika resit tidak diperolehi bagi tuntutan perjalanan seperti bayaran tol, parkir dan tambang teksi/bas/feri/bot, butiran yang dirujukkan hendaklah ditanda (*), dan staf itu hendaklah membuat pengakuan seperti berikut di ruang tepi: (b) “Saya memperakui bahawa perbelanjaan yang ditanda (*) sejumlah RM………….. telah sebenarnya dilakukan atas urusan rasmi dan dibayar oleh saya”. 11. KUASA MELULUS BAUCAR BAYARAN (a) Baucar bayaran adalah dokumen untuk membuat bayaran. Kuasa meluluskan baucar bayaran diberikan kepada pegawai mengikut kategori dan had yang diluluskan oleh Universiti. 1. Arahan Perbendaharaan 101 – Pemberian Kuasa Menandatangani Baucar (b) Bagi persekitaran elektronik, tandatangan manual 2. Pekeliling Bendahari Bil pada baucar bayaran tidak diperlukan, memadai 4/2009 - Pindaan dengan tandatangan digital atau catatan nama Pelarasan Had pada baucar. Kuasa Melulus Dan Menandatangani Pesanan Jabatan, Baucar Bayaran Dan Arahan Bayaran Universiti Teknologi MARA 3. Pekeliling Bendahari Bil. 1/2013 - Pindaan Pelarasan Had Kuasa Melulus Dan Menandatangani Pesanan Jabatan, Baucar Bayaran Dan Arahan Bayaran Universiti Teknologi MARA Arahan Perbendaharaan 102(a) – Perakuan 12. PERAKUAN BAYARAN PEGAWAI YANG MELULUSKAN BAUCAR Kemas kini : Januari 2014 4

[close]

p. 6

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN Tandatangan manual atau tandatangan digital/catatan Pegawai Pengawal nama pegawai yang meluluskan baucar bayaran adalah Atau Wakilnya Yang Diberi Kuasa sebagai memperakui tentang betulnya setiap butir dalam baucar itu. Pegawai tersebut bertanggungjawab bahawa: (a) (b) Bekalan/perkhidmatan/kerja telah diterima dengan sempurnanya; Harga yang dikenakan adalah sama ada mengikut kontrak atau skala yang diluluskan, atau patut dan munasabah mengikut kadar tempatan semasa; Kebenaran telah didapati sebagaimana yang dinyatakan; Penghitungan dan pengiraan adalah betul; Penerima yang dinamakan dalam baucar itu adalah pihak yang berhak menerima bayaran. Bayaran itu adalah pertanggungan yang sepatutnya kepada program dan aktiviti atau projek atau akaun yang dinyatakan; dan Peruntukan mencukupi dan tidak dipertanggungkan bagi maksud lain. (c) (d) (e) (f) (g) 13. TANGGUNGJAWAB STAF YANG MEMPERAKUI JIKA Arahan BERLAKU KEHILANGAN KERANA PERAKUAN YANG TIDAK Perbendaharaan 102(b) – BETUL Tanggungjawab Jika berlaku kehilangan wang Universiti akibat sesuatu perakuan yang tidak betul pada sesuatu baucar atau dokumen, staf yang memperakuinya adalah dipertanggungjawab bagi kehilangan berkenaan. Pegawai Yang Memperakui Jika Berlaku Kehilangan Kerana Perakuan Yang Tidak Betul 14. TANGGUNGJAWAB BAGI PERBELANJAAN YANG TIDAK Arahan Perbendaharaan 92(b) DIBENARKAN (a) Seseorang staf yang membenarkan atau Bagi Perbelanjaan mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa Yang Tidak yang sepatutnya akan dipertanggungjawab sendiri Dibenarkan jumlah yang dibelanjakan. Seseorang staf harus memastikan bahawa tiada bayaran yang akan menyebabkan baki peruntukan yang sedia ada tidak mencukupi untuk menyelesaikan tanggungan yang telah dibuat. LEBIH ATAU – Tanggungjawab (b) 15. KEHILANGAN KERANA PEMBAYARAN PEMBAYARAN TANPA KUASA (a) Apabila satu pembayaran lebih atau pembayaran 5 Kemas kini : Januari 2014

[close]

p. 7

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN yang salah dibuat, pembayaran balik hendaklah biasanya didapatkan balik daripada penerima pembayaran. (b) Jika pembayaran balik sepenuhnya diperolehi, laporan tidak perlu dihantar kepada Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan, melainkan jika Naib Canselor berpendapat bahawa suatu kes tindakan tatatertib hendaklah diambil ke atas seseorang pegawai kerana kecuaian berkaitan dengan pembayaran lebih itu. BALIK PEMBAYARAN LEBIH SECARA Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) Ke 175 bertarikh 9 November 2011 Agenda D3659 16. MENDAPATKAN ANSURAN (a) Jika penerima bayaran itu adalah staf Universiti, pegawai itu dibenarkan memulang balik bayaran lebih itu secara ansuran bulanan dengan syarat bayaran balik sepenuhnya dilakukan dengan secepat mungkin dan tidak lewat daripada 18 bulan selepas bayaran lebih itu diketahui atau sebelum pegawai itu meninggalkan perkhidmatan, mengikut mana yang lebih awal, kecuali dengan kelulusan Bendahari. Jika pulangan balik dengan ansuran diluluskan, suatu permohonan Pendahuluan Diri hendaklah dibuat atas nama penerima bayaran yang berkenaan, bagi melaraskan akaun tersebut. Ansuran bulanan itu hendaklah dikredit kepada Akaun Pendahuluan. (b) 17. LAPORAN BAYARAN LEBIH (a) Jika pembayaran balik sepenuhnya tidak diperolehi atau jika Bendahari berpendapat bahawa pembayaran lebih itu dibuat atau diterima bukan dengan suci hati atau bahawa jumlah yang terlebih bayar itu tidak boleh atau tidak patut didapatkan balik dengan sepenuhnya daripada penerima bayaran, satu penyiasatan hendaklah dibuat dan suatu laporan lengkap yang mengandungi perkara di bawah, hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan. (i) Bagaimana bayaran lebih itu berlaku; (ii) Siapa pegawai atau pegawai-pegawai yang bertanggungjawab mengenainya dan memberi sebab penuh; dan Kemas kini : Januari 2014 6

[close]

p. 8

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN (iii) Penjelasan terperinci mengapa sesuatu jumlah wang tidak boleh atau tidak patut didapatkan balik daripada penerima bayaran itu. (b) Bendahari hendaklah juga menyatakan sama ada pembayaran lebih itu disebabkan oleh kecuaian seseorang pegawai dan jika demikian, ia hendaklah membuat syor untuk surcaj atau tindakan tatatertib lain. 18. SYOR UNTUK SURCAJ Jika sesuatu hal itu menghendaki surcaj atau tindakan tatatertib lain, terhadap mana-mana pegawai, Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan hendaklah membuat syor kepada Lembaga Pengarah Universiti. 19. PELARASAN KEWANGAN KEHILANGAN WANG AWAM (a) SEMENTARA MENGENAI Apabila kehilangan wang awam dikesan, Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus hendaklah menyediakan jernal Pendahuluan Diri atas nama pegawai yang bertanggungjawab di atas kehilangan berkenaan (sama ada kehilangan akibat kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapati dan perbelanjaan yang sia-sia) dari Pusat Tanggungjawab di mana kehilangan berlaku bagi mengganti jumlah wang yang hilang. Pendahuluan Diri Atas Kehilangan Wang Awam hendaklah diselaras selepas kelulusan hapus kira oleh Lembaga Pengarah Universiti atau penggantian sepenuhnya wang awam yang terlebih/dibayar tanpa kuasa, daripada penerima bayaran atau setelah tindakan surcaj ke atas pegawai yang kecuaian sehingga menyebabkan bayaran terlebih/hasil tidak boleh didapatkan/hutang yang tidak boleh dapat balik, diputuskan oleh Lembaga Tatatertib Universiti. (b) 20. MOD BAYARAN Pembayaran boleh dibuat melalui mod bayaran berikut: Kemas kini : Januari 2014 7

[close]

p. 9

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN (a) Bayaran melalui cek berpalang ‘Akaun Penerima Sahaja’ atas nama vendor dan dicatatkan nama dan nombor akaun bank vendor berkenaan. Manakala bagi penerima individu, nama penerima dan nombor kad pengenalan hendaklah dicatatkan di atas cek bayaran. Bayaran melalui mod pemindahan wang secara elektronik (Electronic Fund Transfer) termasuk melalui Inter Bank Giro, deraf bank dan Telegraphic Transfer. Pekeliling Bendahari Bil. 16/2008 – Pindaan Kepada Pekeliling Bendahari Bil 7/2006 (Garis Panduan Tindakan Pencegahan) (b) 21. PEMBATALAN PALANG CEK Pembatalan palang cek dibenarkan jika memenuhi syaratsyarat berikut :(a) (b) (c) Penerima cek adalah individu. Nilai cek sehingga RM5,000. Penerima cek berkenaan/ wakil (mengikut pekeliling yang berkuat kuasa) hendaklah datang sendiri ke Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus serta membawa bersama kad pengenalan/pasport asal penerima cek. Pembatalan palang cek hanya boleh ditandatangani oleh staf yang diberi kuasa. Bagi cek yang melebihi RM5,000, kelulusan Bendahari/ Rektor/Penyelaras Kampus atau staf yang diberi kuasa hendaklah diperolehi. PALANG CEK BAYARAN (d) (e) 22. LARANGAN MEMBATALKAN KEPADA VENDOR Pembatalan palang bagi cek bayaran kepada vendor tidak dibenarkan sama sekali. 23. KUASA MENANDATANGANI CEK ATAU ARAHAN BAYARAN Arahan Perbendaharaan ATAU INTER BANK GIRO (a) Setiap cek perlu ditandatangani oleh dua orang pegawai Universiti yang diberi kuasa untuk menandatangani cek dan salah seorang daripadanya hendaklah pegawai dari Pejabat Bendahari. Urusan bayaran melalui pemindahan wang secara elektronik hendaklah diluluskan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa. Kawalan dalaman dan 119(a) – Menandatangani Cek Atau Kelulusan Pindahan Dana Elektronik (b) Kemas kini : Januari 2014 8

[close]

p. 10

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN keselamatan yang mencukupi hendaklah diadakan. 24. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG MENANDATANGANI CEK ATAU ARAHAN BAYARAN ATAU INTER BANK GIRO (a) Pegawai-pegawai yang menandatangani cek adalah bertanggungjawab secara bersesama dan masingmasing bagi memastikan bahawa cek yang ditandatangani adalah cek yang sepatutnya dikeluarkan. Pegawai-pegawai yang diberi kuasa untuk membuat pemindahan wang secara elektronik adalah bertanggungjawab secara bersesama dan masingmasing bagi memastikan bahawa pindahan itu adalah dikeluarkan dengan sepatutnya. Arahan Perbendaharaan 117 Tempoh Laku Cek (b) 25. TEMPOH SAH LAKU CEK Tempoh sah laku cek Universiti ialah tiga (3) bulan dari tarikh ia dikeluarkan. 26. CEK ATAU PINDAHAN WANG SECARA ELEKTRONIK TERBATAL (a) Cek yang tidak ditunaikan pada akhir tempoh tiga(3) bulan dari tarikh ianya dikeluarkan hendaklah disifatkan Arahan Perbendaharaan sebagai terbatal dengan sendirinya. Dalam melaksanakan pindahan wang secara elektronik, transaksi yang dikembalikan oleh bank hendaklah disifatkan sebagai terbatal. Dalam semua hal, pegawai yang membenarkan bayaran yang asal mestilah diberitahu mengenai pembatalan sesuatu cek atau pembatalan sesuatu transaksi pindahan wang secara elektronik itu. 1. Arahan Perbendaharaan 122 – Cek Melalui Pos Dalam Sampul Berdaftar (b) 118 (a) – Cek Dan Pindahan Dana Elektronik Terbatal (c) 27. PENYERAHAN CEK KEPADA PENERIMA (a) Semua cek hendaklah diserahkan melalui pos berdaftar ke alamat penerima yang didaftarkan atau di bank-in terus ke dalam akaun penerima. (b) Penerima boleh mengambil sendiri cek dengan menulis nama, nombor kad pengenalan dan 2. Pekeliling Bendahari Bil. menurunkan tandatangan pada salinan baucar 7/2006 - Garis sebagai tanda akuan penerimaan cek. Panduan Manakala bagi cek vendor, penyerahan hanya boleh dilakukan dengan kebenaran Ketua Bahagian/ Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Tindakan Pencegahan (c) Kemas kini : Januari 2014 9

[close]

p. 11

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN Negeri/Cawangan/Kampus, di mana penerima atau wakil mesti membawa pengenalan diri/vendor yang sah. Salinan pengenalan diri/vendor difailkan. 28. KEHILANGAN CEK YANG DIKELUARKAN (a) Jika sesuatu cek yang dikeluarkan oleh Universiti hilang atau salah letak sebelum diniaga, bayaran boleh didapati jika penerima bayaran mengemukakan satu perakuan bertulis bahawa bayaran tidak diterimanya kepada pegawai yang mengeluarkan cek itu,dan: (i) Pegawai pembayar hendaklah mengambil tindakan bagi menahan cek itu daripada ditunaikan; Selepas ”tindakan menahan bayaran” disahkan oleh bank, pegawai pembayar hendaklah menentukan bahawa cek itu tidak melalui akaun banknya dalam tempoh sehingga masa pengesahan itu; dan Kemudiannya suatu cek baru dikeluarkan. Arahan Perbendaharaan 123 – Kehilangan Cek Yang Dikeluarkan Oleh Jabatan Kerajaan (ii) (iii) (b) ”Tindakan menahan bayaran” tidak perlu diambil jika tempoh sah laku cek telah luput, tetapi masih juga perlu dipastikan bahawa ia tidak melalui akaun bank. Pekeliling Bendahari Bil.11/1989 – Peraturan Perakaunan Pembatalan Cek 29. PEMBATALAN CEK Cek hendaklah dibatalkan apabila telah melampaui tempoh sah laku atau terdapat kesilapan teknikal pada cek yang dikeluarkan atau dilaporkan/diketahui hilang. (a) Jika cek yang dibatalkan belum direkod di dalam lejer am dan buku tunai, baucar jernal pembatalan cek tidak perlu disediakan. Cek tersebut hendaklah dicap ‘BATAL’ dan dikepilkan pada keratan cek di dalam buku cek. Bagi cek yang dijana melalui sistem, fail pembatalan cek hendaklah dibuka untuk menyimpan cek yang telah dibatalkan. Jika cek yang dibatalkan telah direkod di dalam lejer am dan buku tunai, jernal pembatalan cek perlu disediakan. (b) (c) 30. JENIS PEMBATALAN CEK Pekeliling Bendahari Bil.11/1989 – Kemas kini : Januari 2014 10

[close]

p. 12

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN Pembatalan cek terbahagi kepada tiga (3) jenis iaitu:(a) (b) (c) 31. Pembatalan cek yang tidak perlu diganti dengan cek baru. Pembatalan cek yang perlu diganti dengan cek baru. Pembatalan cek yang tidak pasti sama ada perlu diganti atau tidak. Peraturan Perakaunan Pembatalan Cek DAFTAR CEK BATAL Satu daftar perlu diselenggarakan untuk merekodkan semua cek yang dibatalkan. Tindakan pelarasan hendaklah diambil jika terdapat perbezaan. 1. Arahan Perbendaharaan 118(e) – Cek Dan Pindahan Dana Elektronik Terbatal 2. Pekeliling Bendahari Bil.11/1989 – Peraturan Perakaunan Pembatalan Cek 32. AKTA WANG TAK DITUNTUT 1965 (PINDAAN 1989) Apabila cek yang telah dibatalkan dan masih belum diganti tidak kurang dari 12 bulan setelah ia menjadi hutang, maka hutang tersebut tertakluk kepada Akta Wang Tak Dituntut 1965 (Pindaan 1989). (a) 1. Pekeliling Bendahari Bil. 8/1989 - Akta Wang Tak Dituntut 1965 Pindaan 1989 Sebelum mengambil langkah seperti yang 2. Pekeliling Bendahari diperuntukan dalam Akta Wang Tak Dituntut, jernal (Pengurusan pelarasan perlu dibuat dengan mendebitkan Akaun Wang) Bil. Pelarasan Pembatalan Cek dan kredit Akaun Wang 11/1993 – Penyeragaman Tak Dituntut. Peruntukan di dalam Akta Wang Tak Dituntut 1965 (Pindaan 1989) menggariskan seperti berikut :(i) Seksyen 10(1) dan Universiti dikehendaki menyelenggara menyimpan satu Daftar Wang Tak Dituntut. (ii) Seksyen 10(2) Akaun Bank (b) Universiti dikehendaki mengiklankan wang yang tak dituntut, di dalam Warta Kerajaan. (iii) Seksyen 10(3) Semua wang tak dituntut bagi tempoh 1 Januari Kemas kini : Januari 2014 11

[close]

p. 13

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN hingga 31 Disember hendaklah diisytiharkan kepada Pendaftar Wang Tak Dituntut dengan mengisi Borang UMA 3 bertarikh 31 Disember tahun berkenaan. (iv) Seksyen 11(1) Semua wang yang tidak dibayar dalam tempoh 12 bulan selepas tarikh pengisytiharan kepada Pendaftar Wang Tak Dituntut, hendaklah dibayar kepada Akaun Amanah Disatukan dalam tempoh tiga (3) bulan dari bulan Januari hingga ke akhir bulan Mac setiap tahun (selewat-lewatnya 31 Mac). Bayaran hendaklah disertakan dengan Borang UMA 3 dan Borang UMA 4. (c) Baucar bayaran kepada Pendaftar Wang Tak Dituntut disediakan dengan mendebit Akaun Wang Tak Dituntut dan kredit Buku Tunai. Borang UMA 3 dan UMA 4 boleh didapati daripada Pejabat Pendaftar Wang Tak Dituntut, Bahagian Amanah Dan Sekuriti, Jabatan Akauntan Negara Malaysia. Arahan Perbendaharaan 116 – Penyimpanan Stok Cek (d) 33. PENYIMPANAN CEK Cek stok dan cek yang telah disediakan tetapi masih dalam proses untuk mendapatkan tandatangan atau cek yang telah ditandatangani dan dalam urusan untuk diserahkan kepada penerima atau untuk diposkan hendaklah disimpan dalam peti besi yang berkunci. 34. DAFTAR STOK CEK (a) Apabila stok cek diterima daripada bank, pemeriksaan hendaklah dibuat serta-merta oleh staf yang bertanggungjawab dengan urusan pengeluaran cek bagi memastikan tidak ada cek yang hilang. Buku Daftar Stok Cek hendaklah dibuka untuk dicatatkan tarikh penerimaan cek stok, nombor siri cek, tarikh pemeriksaan stok, kuantiti yang diterima, kuantiti yang dikeluarkan dan baki stok, nama staf yang membuat pemeriksaan ke atas cek yang diterima serta tandatangan. Ketua Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus atau pegawai yang diberi kuasa dikehendaki mengesahkan butiran yang telah dimasukkan ke dalam buku daftar, dengan menurunkan tandatangan di ruang yang disediakan. Arahan Perbendaharaan 115 – Pemeriksaan Stok Cek (b) Kemas kini : Januari 2014 12

[close]

p. 14

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN (c) 35. Daftar Stok Cek hendaklah dikemas kini apabila stok cek dikeluarkan. Baucar bayaran dan setiap helaian dokumen sokongan hendaklah dicap atau ditebuk dengan mesin perforator perkataan ’SUDAH DIBAYAR’. Baucar bayaran bagi pembelian harta atau inventori hendaklah dicap pada setiap helaian dokumen dengan perkataan ’HARTA TETAP’ atau ’INVENTORI’, mana yang berkaitan. Baucar bayaran hendaklah difailkan mengikut nombor siri yang berturutan bagi sesuatu bulan dan disimpan di Stor Dokumen atau di tempat yang ditentukan mengikut tempoh penyimpanan dokumen yang ditetapkan. Baucar ’HARTA TETAP’ atau ’INVENTORI’ dan ’CAGARAN’ hendaklah disimpan di Stor Dokumen atau di tempat yang ditentukan mengikut tempoh penyimpanan dokumen yang ditetapkan sehingga harta tetap atau inventori tersebut dilupuskan dan sehingga cagaran dipulangkan. Pekeliling Bendahari Bil 2/2007 – Garis Panduan Mengenai Pendahuluan Perjalanan Dan Pelarasan PENYIMPANAN DOKUMEN BAYARAN (a) (b) (c) (d) 36. PENDAHULUAN PERJALANAN (a) Diberikan kepada staf yang dikehendaki oleh Universiti untuk menjalankan tugas rasmi atau berkursus di luar Ibu Pejabat sama ada di dalam atau di luar negeri, di mana penginapan dan makanan tidak disediakan. Jika bertugas atau berkursus di dalam negeri, pendahuluan perjalanan yang boleh dibayar ialah sebanyak 90% daripada jumlah keseluruhan perkiraan elaun makan dan elaun hotel yang layak dibayar kepada staf berkenaan. Bagi staf yang dikehendaki bertugas atau berkursus di luar negeri, pendahuluan yang boleh dibayar ialah 100% berdasarkan kadar elaun makan dan sewa hotel keseluruhan yang layak dituntut oleh staf. Pendahuluan perjalanan boleh dipohon dengan melengkapkan Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan atau permohonan melalui Portal Kewangan Pejabat Bendahari. Pendahuluan pelbagai diberikan kepada staf untuk membuat pembelian barang-barang/perkhidmatan (tidak (b) (c) (d) 37. PENDAHULUAN PELBAGAI (a) Pekeliling Bendahari Bil 12/2006 – Garis Panduan Mengenai Pendahuluan Pelbagai Dan Kemas kini : Januari 2014 13

[close]

p. 15

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 6 – PENGURUSAN PEMBAYARAN termasuk aset dan inventori) bagi mengendalikan sesuatu Pelarasan projek atau aktiviti rasmi Universiti atau membeli keperluan Pusat Tanggungjawab tertakluk kepada had nilai, jenis keperluan dan peraturan perolehan yang berkuat kuasa. (b) Pendahuluan pelbagai boleh dipohon dengan melengkapkan Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai atau permohonan melalui Portal Kewangan Pejabat Bendahari. Staf yang mengambil pendahuluan pelbagai hendaklah membelanjakan wang yang telah diambil hanya untuk pembelian barangbarang/perkhidmatan seperti yang di senaraikan dalam Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai atau permohonan melalui Portal Kewangan Pejabat Bendahari. Pembelian barang-barang yang lain selain daripada yang disenaraikan adalah tidak dibenarkan. (c) 38. PENDAHULUAN PELBAGAI UNTUK PROJEK/ AKTIVITI Pekeliling Bendahari Bil 12/2006 – Garis YANG MELEBIHI DUA (2) BULAN Bagi projek/aktiviti yang memerlukan masa lebih Pendahuluan daripada dua (2) bulan, pendahuluan pelbagai hendaklah Pelbagai Dan dipohon secara berperingkat. Jumlah pendahuluan bagi Pelarasan sesuatu peringkat hendaklah berdasarkan perbelanjaan yang perlu dan mampu dibuat dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh cek/bayaran pendahuluan dikeluarkan. Walau bagaimanapun, jumlah tersebut tertakluk kepada jumlah maksimum yang ditetapkan. Panduan Mengenai 39. PEMULANGAN WANG PENDAHULUAN Wang pendahuluan perjalanan / pelbagai hendaklah dikembalikan bagi kes berikut:(a) Jika jumlah perbelanjaan kurang daripada jumlah pendahuluan yang diambil, baki wang hendaklah dipulangkan di Kaunter Penerimaan Pejabat Bendahari dalam tempoh yang ditetapkan. (b) Jika perjalanan / projek atau aktiviti dibatalkan setelah wang pendahuluan diterima, keseluruhan jumlah pendahuluan hendaklah serta-merta dipulangkan di Kaunter Penerimaan Pejabat 2. Pekeliling Bendahari. 1. Pekeliling Bendahari Bil 7/2013 – Garis Panduan Pengurusan Pendahuluan Pelbagai, Pelarasan Dan Tuntutan Perbelanjaan Pelbagai Yang Telah Didahulukan Oleh Staf Bendahari Bil 2/2007 – Garis Panduan Kemas kini : Januari 2014 14

[close]

Comments

no comments yet