Instructivo para rendiciones de cuentas de subvenciones municipales

 

Embed or link this publication

Description

Municipalidad de Talcahuano

Popular Pages


p. 1

INSTRUCTIVO PARA RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES MUNICIPALES Dirección de Control Ilustre Municipalidad de Talcahuano

[close]

p. 2

Con el fin de facilitar la confección de las rendiciones de cuentas correspondientes a subvenciones municipales aprobadas, esta Dirección de Control elaboró el presente instructivo que contiene las formalidades a seguir y un consolidado de preguntas frecuentes al respecto. Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 3

Formalidades Generales 1. Los recursos entregados deberán ser manejados en cuenta de ahorro o cuenta corriente bancaria a nombre de la institución y en ningún caso podrán ser depositados en cuentas bancarias particulares. 2. Aquellas instituciones que operen con cuentas de ahorro, deberán adjuntar a la rendición de cuentas copia de la libreta de ahorro, donde quedan registrados los movimientos generados por el depósito y giro de los recursos correspondientes a la subvención. 3. Las instituciones que operen con cuentas corrientes, deberán adjuntar a la rendición de cuentas copia de las cartolas bancarias, donde se hayan registrados los movimientos generados por el depósito y giro de los recursos correspondientes a la subvención. Junto con ello, deberán adjuntar a la rendición comprobantes de egresos foliados y correlativos, donde se registre al menos: nombre del proveedor o prestador de servicio, fecha, glosa con el detalle del gasto, factura o boleta, número de cheque y monto. 4. Los gastos deberán ser respaldados sólo con documentos legalmente emitidos, es decir, Boletas o Facturas originales, los que deberán venir ordenadas y adheridas en hojas tamaño oficio, siendo los requisitos para ambos documentos (boleta y Factura), los siguientes: Se deberá presenta r fa ctura , en el caso que el monto de lo adqui rido, materiales según convenio sea superior a $5.000 La fa ctura debe ser emi tida a nombre de la ins titución. Deberán especifi ca r clara mente lo adqui rido Factura En caso que la fa ctura no detalle lo adqui rido se deberá adjuntar guía de despa cho correspondiente . La fa ctura tendrá que encontra rse cancelada al momento de inclui rla en la rendi ción de cuentas , pa ra tal efecto, la casa comercial corrobora rá tal situa ción con su ti mbre y fi rma . Todas las fa cturas deberán veni r visadas con fi rma y timbre de la persona responsable de la i nsti tuci ón.(Presidente) Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 4

En lo posible, deberán efectua rse compras con boleta contadas ocasiones , por lo que será imprescindible ins ti tución confecci one un programa previ o que le determina r con anti cipa ción que y cuanto compra r. Boleta Se deberá indi ca r en luga r visible el detalle de lo adqui rido. Todas las boletas deben veni r debidamente visadas por el presidente de la ins titución con fi rma y ti mbre, dejando visible, fecha y monto de la boleta. En ningún caso se aceptaran documentos con alteraciones, remarcaciones o enmendaduras. 5. Una vez confeccionada la rendición de cuentas, esta deberá ser remitida por medio de oficio firmado por el presidente de la institución, al Sr. Alcalde de Talcahuano, hasta antes del 31 de diciembre del año en que se decretó la subvención. 6. Al efectuar gastos con los recursos de la Subvención Municipal, se deberán cumplir con los siguientes requisitos: - 1Sólo se aceptaran gastos que se ajusten estrictamente al convenio celebrado entre la institución y la Ilustre Municipalidad de Talcahuano. En caso, que la rendi ción de cuentas presente gastos que no cumplan l o anterior, se procederá a objeta r, por la que la insti tuci ón deberá reemplaza r los montos rechazados o efectua r reintegro por los montos que correspondan, sólo así la rendi ción de cuentas será aprobada e informada conforme al Sr. Al calde de Tal cahuano. - 2La rendición de cuentas debe incluir gastos efectuados entre la fecha del Decreto Alcaldicio que aprueba la subvención al 31 de diciembre del mismo año. - 3Todos los gastos efectuados de acuerdo a convenio, y presentados en la rendición de cuentas deberán ser informados de forma resumida en formulario de Detalle de Gastos (ver modelo en anexo 1). Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 5

7. En cuanto a los reintegros, ya sea por montos no ocupados de la remesa entregada o por montos de gastos objetados por la Dirección de Control, se efectuaran como sigue: Deben efectua rse en el Sub Depa rtamento de Renta y Pa tentes de la Muni cipalidad de Tal cahuano. Se deberá adjunta r ofi cio di rigi do a la unidad antes mencionado, indi cando el nombre y RUT de la ins ti tución, fe cha del reintegro, moti vo y el monto a reintegra r Reintegros Fi nalmente, se deberá adjunta r a la rendi ción de cuentas el ori ginal del comprobante de i ngreso y en el caso que se solici te por la Di rección de Control , un reintegro posterior a la entrega de la rendi ción de cuentas, el comprobante deberá ser remi tido di recta mente a es ta Di rección. Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 6

Formalidades Específicas El convenio suscrito con la Municipalidad señala en su cláusula tercera el destino que se le deberá dar a los fondos aprobados, los que deberán cumplir con las formalidades de acuerdo al Proyecto en particular presentado por la Institución y que estarán a cargo. A continuación, se citan algunas de esas formalidades a cumplir por las instituciones, consideradas para aquellos gastos de mayor recurrencia en los proyectos e incluidos en los respectivos convenios de subvenciones aprobadas. 1. Arriendo de inmueble para uso como sede social o comunitaria. Adjunta r contra to sus cri to con el dueño del inmueble que indique a lo menos :  Indi vidualiza ción del a rrendador y a rrenda tari o  Di recci ón del inmueble  Monto a Cancela r  Período de Arriendo Arriendo de Inmueble Adjunta r reci bo de a rriendo fi rmado por el a rrenda ta rio que señale lo siguiente:  Mes del a rriendo  Monto  Fecha Al término del contra to de a rriendo, las devoluciones correspondientes al mes de ga rantía, de ben ser reintegra das al Muni cipio, incluyendo el comprobante de ingreso munici pal en la rendi ción de cuenta . Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 7

2. Pago de Consumos Básicos como luz, agua, gas u otros. Boleta y comprobante de pa go Consumos Básicos Se deberán rebaja r del monto total cancelado por la ins ti tución, ya sea por l uz, a gua o gas , los montos por intereses por a traso en el pa go de estos servi cios . 3. Compra de Bienes Muebles. Bienes Muebles Cotiza ciones de a lo menos 3 proveedores por montos superiores a 3 UTM. Fa ctura con detalle de lo adqui rido. Inventa rio del o los bienes (ver formulario en anexo 2). 4. Compra de menaje o implementación deportiva, como por ejemplo juego de cuchillería, tazones, vasos, fuentes, jarros, manteles, camisetas deportivas, pantalones deportivos, balones, etc. Menaje o Implementación Deportiva Cotiza ciones de a lo menos 3 proveedores por montos superiores a 3 UTM. Fa ctura con detalle de lo adqui rido. Certi fi cado de Especie Controlable (ver formula rio en anexo 3). Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 8

5. Compra de Materiales de oficina, como por ejemplo, resmas de papel, lápices, cuadernos u otros similares. Materiales Bienes Fungibles de oficina Cotiza ciones de a lo menos 3 proveedores por montos superiores a 3 UTM. Fa ctura con detalle de lo adqui rido. 6. Colaciones para la atención de los participantes en las actividades comunitarias y reuniones mensuales, talleres y jornadas: Galletas, café, quesillo, atún, mermeladas, verduras y frutas de temporada, vasos, bandejas, cucharas, platos de cartón. Progra ma de los talleres, cha rlas o encuentros (debe inclui r fecha , luga r, hora rio, acti vi dades, temas y expositores). Colaciones Fa ctura con detalle de lo adqui rido. Nómina de parti cipantes . 7. Pago de pasajes a la directiva para trámites institucionales Todos los boletos deben ser adheri dos a Formula rio de rendi ción de Moviliza ción adjunto en anexo 4, especi fica ndo la fecha , lugar, cometido y monto. Los cometidos sólo deberán tener el ca rá cter de ins titucional y utilizados por personas autoriza das según conveni o. Pasajes Los recursos des tinados a Movili zación para trámi tes ins ti tucionales de la di recti va , no podrán supera r más del 10% del total de la subvención otorgada. Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 9

8. Gastos de confección de trípticos, volantes, afiches, fotocopias y pendón. Cotiza ciones de a lo menos 3 proveedores por montos superiores a 3 UTM. Trípti cos , volantes, afi ches, fotocopias y pendones Fa ctura con detalle de lo adqui rido. Muestra de Trípti cos , volantes y a fi ches (impreso o fotocopia). Fotografía del pendón. 9. Compra de materiales de construcción: ejemplo : arena, cemento, ladrillos, pilares, malla acma, maderas, clavos, soldadura, disco de corte, planchas de zinc, clavos de zinc, pintura, rodillos, brochas, diluyente, fierros, puerta de fierro, ángulo ruedas u otros similares. Cotiza ciones de a lo menos 3 proveedores por montos superiores a 3 UTM. Ma teriales de Materiales de construcción construcción Fa ctura con detalle de lo adqui rido. Certi fi cado que indique la recepci ón conforme de los ma teriales y su des tino. 10. Pago de mano de obra. Cotiza ciones de a lo menos 3 prov. montos superiores a 3 UTM. Fa ctura que especifique los traba jos realizados . Mano de Obra Contra to fi rmado por el contra tista y la ins ti tución que señale a lo menos traba jos a efectua r, monto, plazo y fecha . Certi fi cado de recepci ón conforme de los tra bajos. Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 10

11. Adquisición de Trofeos y Medallas Cotiza ciones de a lo menos 3 prov. montos superiores a 3 UTM. Trofeos y Trofeos y Medallas Medallas Fa ctura con detalle de los trofeos y medallas adquiri das. Actas de premia ción. Bases del ca mpeona to o concurs o y resultados . 12. Pago de arbitraje del Campeonato Oficial del año en curso Boleta de presta ción de servi cios (Asocia ciones de Árbi tros) Fi xture con detalle de los encuentros deporti vos respecti vos Arbitrajes Bases del ca mpeona to o encuentro deporti vo. Certi fi cado de la Ins titución que i ndique la recepci ón conforme de los servi cios de a rbi tra je . 13. Pago de Honorarios de Monitores Boleta de Honora ri os emi tida por el valor total, s in retención de impues to del 10%, se adjunta modelo en anexo 5. Honorarios Monitores Contra to de Honora rios que especi fique lo siguiente:  Nombre de la pers ona contra tada  Período de pres ta ción de servi cios  Que el Prestador de Servicio es responsable de pagar su Impuesto del 10% de los honorarios  Labores a efectua r, hora rio de traba jo y luga r.  Monto a ca ncelar Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 11

14. Movilización: Traslado dentro y fuera de la comuna a las delegaciones participantes de un campeonato o encuentro. Cotiza ciones de a lo menos 3 proveedores por montos superiores a 3 UTM Fa ctura emi tida por el proveedor debe indica r:  Des tino  Día (s) en que se efectúo el traslado Movilización Progra ma que ori ginó el traslado, que indique:  Acti vidades .  Luga r y fecha  Pa rti cipantes Lis tado de personas trasladadas Certi fi cado de recepci ón conforme del servi cio de traslado. Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 12

Preguntas Frecuentes 1. ¿Por algún motivo se puede realizar compras que no estén consideradas en el proyecto? No. Sólo se aceptaran gastos que se ajusten estrictamente al convenio celebrado entre la institución y la Ilustre Municipalidad de Talcahuano. En caso que la rendición de cuentas presente gastos que no cumplan lo anterior, se procederá a objetarlos, por la que la institución deberá reemplazarlos o efectuar reintegro por los montos que correspondan. Sólo así la rendición de cuentas será aprobada e informada conforme al Sr. Alcalde de Talcahuano. 2. ¿Cuál es el periodo en que deben realizarse las compras? La rendición de cuentas debe incluir gastos efectuados entre la fecha del Decreto Alcaldicio que aprueba la subvención al 31 de diciembre del mismo año. 3. ¿Qué ocurre si las compras se realizan fuera de este periodo? Los gastos serán objetados y la institución deberá reintegrar el dinero en la Tesorería Municipal. 4. ¿Que se debe hacer con los montos de la subvención no ocupados o por montos de gastos objetados por la Dirección de Control?  Estos deben reintegrarse en el Sub Departamento de Renta y Patentes de la Municipalidad de Talcahuano.  Se deberá adjuntar oficio dirigido a la unidad antes mencionado, indicando el nombre y RUT de la institución, fecha del reintegro, motivo y el monto a reintegrar.  Finalmente, se deberá adjuntar a la rendición de cuentas el original del comprobante de ingresos, y en el caso que se solicite por la Dirección de Control un reintegro posterior a la entrega de la rendición de cuentas, el comprobante deberá ser remitido directamente a esta Dirección. Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 13

5. ¿Que pasa si no se presenta Rendición de cuentas? Se agotarán los medios para que las Instituciones rindan, otorgando todas las facilidades que estén al alcance del municipio, caso contrario se oficiará al Sr. Alcalde y se iniciarán las acciones legales que correspondan. DINA CABRERA OLIVARES Directora de Control Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 14

ANEXOS Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

p. 15

Anexo 1 (1 DE 2) DETALLE DE GASTOS RENDICION Nº_____/ 20__ Institución:___________________________________________ Comprobante FECHA ITEM DE CONVENIO PROVEEDOR VALOR $ Total $ ________________________ V°B° Presidente Institución (Firma y Timbre) Dirección de Control – Bulnes 266, Talcahuano, Chile Teléfono: 56-41-250 3923 / www.talcahuano.cl

[close]

Comments

no comments yet